Mẫu Timeline Quản lý Dự án (có cài hàm hiển thị thời gian)

Quản lý một dự án dài hơi với tiến trình thực hiện cần sự phối hợp của nhiều phòng ban là một việc không dễ dàng. Đặc biệt là khi các đầu việc có sự phụ thuộc với nhau, cần có sự điều phối và định hướng hiệu quả để tránh ảnh hướng đến tiến độ dự án chung.

Mẫu Quản lý Dự án có cài hàm thời gian này sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng mà không cần các công cụ hay phần mềm quá phức tạp.

Hướng dẫn sử dụng mẫu quản lý dự án:

• Bước 0: Xác định mục tiêu của dự án, kết quả mong muốn (KPI), thời gian cần hoàn thành (deadline) và những nhân sự/phòng ban có liên quan.
• Bước 1: Xác định khoảng thời gian (timeline) mà bạn có để thực hiện dự án.
  • Điều chỉnh ngày bắt đầu thực hiện dự án ở Ô E2 (Start) và Ô G1. Thời gian trên mẫu đang là 9/7/2024.
  • Điền số ngày thực hiện dự án (Ô D2 – Days). Thời gian trên mẫu đang là 70 ngày.
  • Lúc này, trang tính sẽ tự động tính ngày cần hoàn thành dự án (deadline) (Ô F2 – End) và các khoảng thời gian tương ứng. Lưu ý là trang tính đang được cài đặt hiển thị thời gian theo tuần, tuỳ vào độ dài của dự án mà bạn có thể tuỳ chỉnh sao cho phù hợp.
• Bước 2: Xác định những giai đoạn chính của dự án. Ở bước này, bạn cần lưu ý đây là giai đoạn độc lập hay giai đoạn có sự phụ thuộc. Giai đoạn có sự phụ thuộc là khi bạn cần hoàn thành nó thì mới có thể thực hiện giai đoạn tiếp theo. Điều này giúp bạn phân bổ thời gian và giao việc một cách hợp lý, đảm bảo tiến độ chung của dự án.
  • Ví dụ: Bạn phụ trách dự án khảo sát 100 khách hàng về mức độ hài lòng của sản phẩm/dịch vụ của công ty. Quy trình sơ bộ của dự án này bao gồm: (1) làm bảng khảo sát, (2) lên danh sách khách hàng đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ, (3) gửi khảo sát cho khách hàng, (4) thu hoạch và báo cáo. Trong quy trình này:
    • (1) (3) (4) là các giai đoạn có sự phụ thuộc và có thứ tự trước sau. Bạn cần có bảng khảo sát mới có thể gửi đi, từ đó mới có thể thu hoạch và báo cáo.
    • (1) và (2) là hai giai đoạn độc lập vì bạn có thể lập danh sách khách hàng mà không bắt buộc phải có bảng khảo sát. Hay nói cách khác (1) và (2) là hai giai đoạn có thể thực hiện song song.
    • Nhưng (2) và (3) là hai giai đoạn phụ thuộc với nhau vì bạn cần có danh sách khách hàng rồi mới có thể tiến hành gửi đi.
• Bước 3: Mỗi một giai đoạn sẽ có nhiều đầu việc khác nhau. Bạn cần chia nhỏ các nhiệm vụ trong mỗi giai đoạn này và phân công các nhiệm vụ theo nguyên tắc: một việc – một người – một thời điểm.
  • Tiếp tục ví dụ thu thập khảo sát ở trên, mỗi một giai đoạn sẽ có thể chia nhỏ thành nhiều đầu việc. Ở (1) làm bảng khảo sát có thể chia thành:
    • (1.1) Soạn bảng câu hỏi – phân công Nhân sự A – hoàn thành vào ngày 9/7.
    • (1.2) Duyệt bảng câu hỏi – phân công Nhân sự B – hoàn thành vào ngày 10/7.
    • (1.3) Đưa bảng câu hỏi lên Google Form – phân công Nhân sự A – hoàn thành vào ngày 11/7.
  • Song song đó, vì (1) làm bảng khảo sát và (2) lên danh sách khách hàng đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ có thể tiến hành cùng lúc nên cùng 1 ngày 9/7 bạn có thể giao 2 đầu việc này cho 2 bạn (A và B).
    • (1.1) Soạn bảng câu hỏi – phân công Nhân sự A – hoàn thành vào ngày 9/7.
    • (2) Lên danh sách khách hàng đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ – phân công Nhân sự B – hoàn thành vào ngày 9/7.
• Bước 4: Điền thông tin tương ứng vào biểu mẫu:
  • Điền tên các giai đoạn lớn và đầu việc tương ứng vào Cột B.
  • Điền tên người phụ trách từng đầu việc vào Cột C.
  • Điền khoảng thời gian thực hiện vào Cột D (số ngày làm việc).
  • Điền thời gian bắt đầu vào Cột E, trang tính sẽ tự động tính ngày cần hoàn thành dự án ở Cột F và tô màu timeline tương ứng.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng mẫu quản lý dự án. Hy vọng rằng, tài liệu này sẽ góp phần giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.