Chỉ số KPI: Những điều cần biết về KPI

KPI là chỉ số được áp dụng rất phổ biến trên thế giới và tại Việt Nam chỉ số KPI cũng đang được sử dụng ngày càng rộng rãi hơn tại các doanh nghiệp, cá nhân. Vậy bạn hiểu KPI là gì? KPI là từ viết tắt của cụm từ Key performance Indicator là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc của cá nhân, tổ chức hay toàn bộ doanh nghiệp. Để có thể đánh giá được tổng thể toàn bộ doanh nghiệp yêu cầu cần xây dựng hệ thống KPI cấp cao, ngược lại đối với hệ thống KPI cấp thấp sẽ tập trung đánh giá vào quy trình trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị hay chăm sóc khách hàng.

Hệ thống KPI hiệu quả nhờ những yếu nào?

Để xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp nên bắt đầu với những yếu tố cơ bản và hiểu rõ mục tiêu doanh nghiệp của mình là gì, làm thế nào để đạt được chúng và ai có thể thực hiện dựa trên những thông tin này. Đó phải là một quá trình lặp đi lặp lại, bao gồm phản hồi từ các nhà phân tích, trưởng phòng và các quản lý. Cùng với nhiệm vụ tìm hiểu thông tin này, doanh nghiệp cũng sẽ có được những hiểu biết rõ ràng hơn về những quy trình kinh doanh nào nên được đánh giá với Hệ thống KPI và những ai có thể được chia sẻ những thông tin đó.

Quy trình chung xây dựng hệ thống KPI

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những hệ thống KPI riêng biệt, vì sẽ phụ thuộc vào kế hoạch cũng như mục tiêu riêng của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn sẽ có những điểm khung quy trình chung để các nhà quản lý có thể dựa theo đó mà phát triển thành hệ thống KPI phù hợp với đơn vị mình, dưới đây sẽ là các bước quy trình xây dựng KPI chung bạn nên tham khảo qua:

Bước 1: Cần xác định chủ thể xây dựng KPI
Những người xây dựng KPI cần phải là những người quản lý, các trưởng bộ phận... họ sẽ là những người có kiến thức cao về chuyên môn, nắm bắt rõ về các mục tiêu, kế hoạch của công việc, đồng thời cũng cần phải hiểu được về KPI là gì?
Bước 2: Xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Khi bạn xây dựng 1 hệ thống KPI cần phải gắn liền với nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận, cá nhân.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của từng bộ phận

Bạn cần phải mô tả rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân, tổ chức đồng thời đưa ra những trách nhiệm của từng chức danh đó.
Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

· Chỉ số cá nhân: Theo yêu cầu của chỉ số SMART được nêu ở trên.

· Chỉ số nhóm, bộ phận: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

· Xây dựng kỳ đánh giá cụ thể từng chỉ số cụ thể.

Bước 5: Xác định các khung điểm số cho từng kết quả

Từng chỉ số sẽ có 1 khung điểm khác nhau, nó sẽ phụ thuộc vào mức độ hoàn thành cũng như tính hiệu quả của công việc.

Bước 6: Đo lường - tổng kết - điều chỉnh

Các nhà quản lý sẽ dựa trên những khung điểm để đưa ra những đánh giá và kết luận, cũng như những điều chỉnh trong tương lai.

Ưu điểm & nhược điểm của KPI trong marketing

Ưu điểm của KPI trong Marketing

Trong marketing chỉ số KPI phát huy những ưu điểm vượt trội, đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý hiệu suất công việc như quản lý nhân sự, hiệu quả bán hàng... Dưới đây sẽ là một số ưu điểm của KPI trong marketing:

• Chỉ số KPI giúp các tổ chức, doanh nghiệp đo lường được sự tăng trưởng so với mục tiêu được đề ra một cách rõ nhất.
• Việc áp dụng hợp lý những chỉ số đo lường hiệu suất, sẽ giúp bạn quản lý theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của từng phòng ban, bộ phận, từng nhân viên… đặc biệt là so sánh các đối thủ cạnh tranh.
• Đây là chỉ số có thể lượng hóa, chính vì vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao hơn.
• Chỉ số KPI giúp gia tang liên kết nhóm làm việc, các bộ phận trong từng 1 tổ chức.

Nhược điểm của KPI trong marketing

Ngoài những ưu điểm của chỉ số KPI được kế ở trên, cũng tồn tại 1 số nhược điểm, hạn chế gặp phải khi áp dụng chỉ số KPI như:

• Để xây dựng được 1 hệ thống KPI yêu cầu người dùng cần phải có chuyên môn cao, hiểu rõ được mục tiêu kế hoạch của doanh nghiệp, tổ chức mình, cũng như hiểu rõ về KPI là gì?
• KPI sẽ không phát huy được hết tác dụng và hiệu quả tốt nhất của nó khi áp dụng trong 1 thời gian dài hạn. Chính vì vậy luôn phải cập nhật những chỉ số, các mục sao cho phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp.
• Khi áp dụng chỉ số KPI nếu không đáp ứng được những yêu cầu hợp lý có thể gây phản tác dụng.

Như vậy trên đây là những chia sẻ về khái niệm chỉ số KPI, cũng như những vấn đề liên quan đến KPI như quy trình chung xây dựng KPI, ưu và nhược điểm của KPI. Hy vọng rằng đây sẽ là bài viết hữu ích giúp bạn hiểu hơn được về chỉ số đo lường, đánh giá tuyệt vời này.

Tham khảo: https://marketingai.admicro.vn/kpi-la-gi/