Tôi đang viết dở đi, và đang thực hành giải pháp!
Tôi đang viết dở đi
Thật vậy. Tôi đang viết dở đi, và rất hời hợt với bài viết của mình.
Ngày trước, tôi thường dành rất nhiều thời gian để nghiền ngẫm chủ đề, nghiền mãi trong đầu rồi đến một ngày đặt tay xuống mà viết thôi. Viết xong tôi đọc lại, sửa câu chữ, sửa cấu trúc, rồi để đó. Hôm sau tôi đọc lại tiếp một lần nữa rồi mới đăng.
Bây giờ, có một ý tưởng chút xíu trong đầu, tôi viết ngay. Không cấu trúc, sai chính tả, thiếu chữ,... Không kiểm tra gì, tôi vội vàng đăng lên ngay.
Và tôi tự hỏi, giữa 2 cách, cách nào sẽ hiệu quả hơn?
Tôi suy nghĩ một hồi lâu và kết luận: Không cách nào hiệu quả cả!
Với cách đầu, không thể mất quá nhiều thời gian chỉ cho một chủ đề được. Và cách làm việc ấy cũng quá dựa dẫm vào "cảm hứng", vốn là thứ làm cho công việc viết lách trở nên trì trệ.
Với cách thứ, viết nhanh mà thiếu sự am hiểu, và sự trình bày, người đọc không chỉ khó tiếp nhận mà còn có khi tiếp nhận sai thông tin mà người viết muốn truyền đạt.
Để xử lý vấn đề này, tôi cần tìm một giải pháp dung hòa được tốc độ cùng chất lượng của bài viết.
Tôi lục lại tủ sách của mình, và nhớ ra một cuốn sách mua cách đây mấy năm nhưng vẫn chưa đụng đến: Nguyên lý Kim tự tháp Minto - Barbara Minto.
Và đã có giải pháp - Nguyên lý Kim tự tháp Minto
Nguyên lý này được phát triển từ năm 1995 bởi bà Minto, cựu nhân viên tập đoàn tư vấn McKinsey, và vẫn còn áp dụng ở tập đoàn này cho đến ngày nay. Vì có nguồn gốc từ công ty tư vấn, Minto đã phát triển nguyên lý của bà theo cấu trúc 3 bước:
- Bắt đầu bằng câu trả lời (Answer)
- Gộp nhóm và tóm tắt các luận điểm (Argument)
- Sắp xếp các luận cứ một cách logic (Idea)
Bắt đầu bằng câu trả lời
Khi bạn có một chủ đề hoặc được hỏi một câu. Hãy trả lời ngay câu hỏi đó.
Khi sếp hỏi "Bài này viết về cái gì?" thì phải trả lời trực tiếp về nội dung chính của bài, và các luận điểm chính.
Chẳng hạn tôi viết bài về nội dung: Việc truyền thông kêu gọi người dân xử lý rác hiện giờ chưa hiệu quả ở 2 điểm:
- Brief sai
- Làm không tới
Brief sai vì nhận định sai vấn đề. Làm không tới vì Brief sai và vì không có kể hoạch thực thi cụ thể. Sau đó nội dung bài viết sẽ là triển khai các ý tưởng này.
Chỉ sau khi trả lời xong ta mới trình bày các luận điểm. Cách thức này giúp cho chúng ta:
Một, lôi kéo được người đọc. Người đọc có rất nhiều nguồn thông tin bao quanh. Trả lời ngay từ đầu giúp tạo ra một sự kỳ vọng để họ đọc đến cuối bài. Đồng thời, các câu trả lời có thể đúng với ý tưởng hoặc quyết định của họ khiến cho sự chấp thuận được cao hơn, hoặc giả như không trùng với ý tưởng của họ, họ sẽ có thể phản biện hoặc "say no" ngay lập tức giúp tiết kiệm thời gian (trong việc ra quyết định).
Hai, cho người xem bức tranh toàn cảnh về bài viết/ nội dung sắp nói. Cấu trúc từ trên xuống này giúp người đọc dễ theo dõi, và trong một số trường hợp, họ chỉ cần câu trả lời là đủ mà không cần xem tiểu tiết làm gì.
Ba, có tính thuyết phục cao. Người đọc hoặc người nghe sẽ dễ chấp nhận một người trả lời thẳng thừng, trực tiếp hơn là cách nói vòng vo. Nhất là cách đi đường vòng là các copywriter thường mắc phải.
Gộp nhóm và tóm tắt các luận điểm
Một cách tự nhiên, người đọc cũng sẽ phân nhóm các luận điểm của bài viết. Thay vì để họ phải làm việc này, mình chủ động gộp nhóm và tóm tắt sẽ giúp cho người đọc đi theo đúng flow mà mình mong muốn. Đảm bảo cách thức truyền thông hiệu quả và dễ nhớ hơn. Và đương nhiên theo nguyên lý Minto thì luận điểm bên trên sẽ phải bao hàm luận cứ bên dưới. Giống như [Phương tiện] thì phải bao hàm [Xe đạp, xe máy, máy bay], chứ không thể bao hàm [Quả táo] được.
Ngoài ra, còn một kỹ thuật được nhắc đến nữa là viết tối đa 3 luận cứ. Nếu có nhiều hơn 3, hãy lựa chọn 3 luận cứ quan trọng nhất.
Sắp xếp các luận cứ một cách logic
Các luận cứ trên có thể cùng dưới một luận điểm nhưng phải cho nó một logic để người đọc hiểu được. Ở trường hợp trên, tôi lấy ví dụ về Phương tiện: Xe đạp, xe máy, máy bay thì phải nhắc đến Logic về "chức năng di chuyển". Ở đây tôi lấy ví dụ cho dễ hình dung, còn thực tế bài viết thì thường chỉ khi viết mới biết các luận cứ có thể là gì. Và không phải người đọc nào cũng có cùng tính Logic như nhau.
Một số gợi ý về việc sắp xếp như:
- Theo thời gian: khi các luận cứ là một chuỗi sự kiện theo trình tự có nguyên nhân và hệ quả
- Theo không gian: khi các luận cứ là sự chia nhỏ của luận điểm (như ví dụ Phương tiện)
- Theo mức độ: sắp xếp theo tính quan trọng, từ nhiều nhất đến ít nhất
Áp dụng vào thực tế?
Về tóm tắt cơ bản từ cuốn sách thì tôi có thể mô tả như vậy. Tuy chưa thực sự áp dụng vào bài viết, nhưng tôi đã dùng khá nhiều trong công việc và cảm thấy nó rất hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin, và cũng dễ dàng để người đọc phản hồi hơn.
Ví dụ khi tôi giao công việc cho nhân viên:
X., anh có 3 tasks:
(1) Chuẩn bị cho Campaign với Brand Y
(2) Chốt thanh toán chiến dịch cũ
(3) Lên lịch training
Task 1: Sắp tới mình sẽ làm việc với Brand Y, yêu cầu của họ thế này:
Thời gian: | Khu vực:
Yêu cầu chi tiết: (1) (2) (3)
Để chuẩn bị cho chiến dịch mới anh cần:
- Danh sách các đối tác thỏa mãn yêu cầu (1) (2) (3). Lưu ý thông tin về thời gian và khu vực.
- Deadline: 12h thứ sáu tuần này
Task 2: Hoàn tất danh sách thanh toán cho đối tác, đi kèm số tiền. Dealine 11h thứ bảy tuần này.
Anh sẽ không thanh toán nếu thiếu một trong hai điều sau:
- Bằng chứng a
- Bằng chứng b
Task 3: Em lấy lịch của các bạn, cả Part-time và Full-time rồi đưa anh 3 time slot để cuối tuần này anh training một buổi về chủ đề "Làm sao để viết bớt dở? (Mà không nhăn và vẫn đẹp như anh)"
Cảm ơn em!
Và feedback sẽ là:
- Anh ơi, task 2 em KHÔNG đưa bằng chứng b đúng deadline được. Vì xyz.
- Ok em. Vậy dời deadline sang 11h thứ 2
Clear?
Update:
Tôi cũng vừa thử phương pháp trên với bài viết "Ngành Quảng cáo hoạt động thế nào? (Phần 1)". Bạn có thể click xem và nhận xét.