5 "mẹo" hay để chọn phần mềm quản lý hệ thống phân phối hiệu quả

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối (Distribution Management System – DMS) không còn xa lạ với các nhà sản xuất và phân phối hàng hóa tại Việt Nam. Thị trường DMS ngày càng sôi nổi với nhiều gói giải pháp DMS đa dạng trên nền tảng kỹ thuật tiên tiến.

Hiện nay, không chỉ doanh nghiệp lớn có mô hình phân phối, bán hàng phức tạp và đặc thù mà các doanh nghiệp quy mô vừa, hoặc mới xây dựng hệ thống phân phối đều có thể triển khai DMS.

Để lựa chọn phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS phù hợp và mang lại lợi tức đầu tư cao nhất, doanh nghiệp tuyệt đối không thể bỏ qua 5 yếu tố sau:

5 lời khuyên giúp bạn lựa chọn phần mềm quản lý hệ thống phân phối hiệu quả nhất.

1. Khả năng tích hợp (Integration)

Đây là khả năng phần mềm DMS tích hợp tốt vào các hệ thống quản trị thông dụng ở trụ sở như phần mềm quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý thông tin nhân sự (HRS)… đồng thời liên kết với hệ thống ở nhà phân phối.

Khả năng tích hợp còn liên quan đến việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ mà doanh nghiệp đã triển khai trước đây. Chẳng hạn nếu một công ty đang sử dụng phần mềm kế toán khác muốn quản lý đồng nhất dữ liệu bằng DMS, họ phải cân nhắc liệu phần mềm quản lý hệ thống phân phối này có cho phép nhập tất cả đơn hàng lịch sử lên hệ thống mới không?

Hơn nữa, không thể bỏ qua vai trò quan trọng của nhà phân phối, đặc biệt là các nhà phân phối đang sử dụng phần mềm quản trị của riêng họ. Những nhà phân phối quy mô lớn, bán nhiều ngành hàng khác nhau thường chỉ muốn tích hợp một phần các ngành hàng mà họ đang phân phối cho một nhà sản xuất nhất định. Hệ thống DMS cần thỏa mãn được nhu cầu thiết yếu này.

2. Tính bảo mật (Security)

Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm DMS đáp ứng quy chuẩn bảo mật quốc tế nhằm tăng cường phòng chống sự xâm phạm và thất thoát dữ liệu kinh doanh “nhạy cảm”. Quy chuẩn bao gồm đầy đủ các tính năng bảo mật từ cơ bản đến cao cấp như: bảo mật đăng nhập, bảo mật tự động ngắt kết nối sau một khoảng thời gian, bảo mật phân quyền người dùng…. Trong đó, các phần mềm được phát triển trên nền tảng ERP uy tín của thế giới như SAP Business One (Đức) hoặc Acumatica (Mỹ) mang nhiều lợi ích vượt trội nhờ tính bảo mật dữ liệu thông minh, chuyên sâu và mạnh mẽ.

Tính bảo mật của phần mềm quản lý hệ thống phân phối giúp ngăn ngừa thất thoát dữ liệu.

Ở khía cạnh thương mại, bảo mật phân quyền được rất nhiều nhà sản xuất và nhà phân phối quan tâm. 3 trong số những loại phân quyền tiêu biểu là:

• Phần mềm DMS phục vụ vài trăm đến vài ngàn người dùng từ nhân viên sales, kế toán nhà phân phối đến các cấp quản lý bán hàng, ban lãnh đạo…. Do đó, DMS phải phân quyền chính xác theo cấp độ người dùng, mỗi người dùng chỉ xem và thao tác trong phạm vi quyền hạn tương ứng. Ví dụ: nhân viên A có quyền xử lý đơn hàng nhưng chỉ nhân viên B mới được xử lý đơn trả hàng.
• Bảo mật công cụ bán hàng: quyền sử dụng mỗi thiết bị di động (smartphone hoặc tablet) chỉ được cấp cho một nhân viên sales, người khác không thể truy cập vào nếu chưa có sự cho phép. Giả sử thiết bị thất lạc trong quá trình nhân viên viếng thăm điểm bán, doanh nghiệp cần có khả năng khóa được ứng dụng DMS từ xa ngay lập tức.
• Một số nhà sản xuất áp dụng mô hình Công ty mẹ – Công ty con. Thực tế, mỗi công ty con có thể chạy chính sách khuyến mãi riêng mặc dù chúng cùng thuộc một chương trình do công ty mẹ triển khai xuống, và hiển nhiên họ không muốn dữ liệu kinh doanh bị “chồng lấn” với nhau. Phần mềm DMS sẽ hỗ trợ phân quyền cho các công ty con như thế nào?

3. Tính tương thích (Compatibility)

Tính tương thích quyết định phần mềm quản lý hệ thống phân phối nào sẽ thuận tiện nhất khi triển khai, mà không vấp phải khó khăn về hệ điều hành hay thiết bị.

Thông thường DMS có 2 phần: phần back-end dành cho nhà sản xuất và nhà phân phối; phần front-end dành cho đội ngũ sales đi “chinh chiến” thị trường.

Đối với phần back-end, các doanh nghiệp luôn ưu tiên dạng web-based (chạy trên nền tảng web) bởi cấp quản lý chỉ cần truy cập vào DMS thông qua web trên mọi hệ điều hành có hỗ trợ trình duyệt (web browsers) để xem báo cáo kinh doanh theo thời gian thực. Họ không phải cài đặt thêm phần mềm hay công cụ hỗ trợ khác.

Song song đó, do phần front-end được tích hợp trên thiết bị di động của nhân viên sales, nhà quản lý nên kiểm tra khả năng “multi-screen” của ứng dụng DMS – liệu nó có hoạt động tốt với các kích cỡ màn hình khác nhau như 4″, 7″, 12″… hay không?

Phần mềm DMS cần đảm bảo tương thích với các hệ điều hành và thiết bị khác nhau.

4. Tính linh hoạt (Flexibility)

Để công tác quản lý kênh phân phối được hiệu quả, phần mềm DMS thường cung cấp bộ tính năng sẵn có từ nhà phát triển, nhưng cũng cần linh hoạt may đo, tùy chỉnh (customization) theo thực tiễn sản xuất – phân phối của người sử dụng. Sau đây là một số trường hợp cần suy xét:

• Cơ cấu khuyến mãi đa dạng, phức tạp là một đặc thù của ngành bán lẻ Việt Nam. Giải pháp DMS đáp ứng được đến đâu trong việc giúp nhà sản xuất và nhà phân phối định nghĩa, tính toán chính xác nhiều chương trình khuyến mãi cùng lúc như mua hàng tặng hàng, mua hàng tặng voucher, mua hàng nhận chiết khấu...?
• Không hẳn mọi điểm bán đều có mạng internet ổn định. Vì thế, phần mềm quản lý hệ thống phân phối phải cho phép nhân viên thao tác trên thiết bị bán hàng ngay cả trong tình trạng ngắt mạng (offline), và có phương thức đồng bộ dữ liệu khi khôi phục kết nối internet.
• Nhiều đơn vị tư vấn giải pháp thường đưa ra các hình thức báo cáo quản trị chuẩn của DMS. Nhưng nếu doanh nghiệp có nhu cầu thêm bớt tiêu chí báo cáo, thậm chí tự đăng nhập và tạo báo cáo kinh doanh theo ý muốn thì thế nào?

Ngoài ra, phần mềm DMS phải tạo điều kiện cho doanh nghiệp thích nghi dễ dàng với những biến động trong kênh phân phối.

Hãy tưởng tượng: Nhà phân phối X quản lý 800 điểm bán, nhưng nay X không còn thuộc hệ thống phân phối nữa. Nhà sản xuất có phải chuyển “thủ công” dữ liệu của 800 điểm bán đó sang một nhà phân phối khác – bao gồm vô số thông tin công nợ, trưng bày, khuyến mãi, trả thưởng…? Giải pháp DMS nên hỗ trợ người dùng giải bài quyết bài toán phân phối càng đơn giản càng tốt, thay vì thực hiện nhiều thao tác cồng kềnh và mất thời gian.

5. Khả năng mở rộng (Scalability)

Khả năng mở rộng có thể hiểu là hệ thống vẫn hoạt động ổn định cho dù doanh nghiệp thay đổi quy mô kênh phân phối bán hàng.

Ví dụ: Nếu lực lượng sales là 10, 100 hay 1.000 người; số nhà phân phối là 10, 50 hay 200; hoặc tình hình giao dịch tăng đột biến trong ngày thì hiệu suất có bị ảnh hưởng? Mỗi lần thay đổi quy mô như vậy, nhà sản xuất sẽ tốn bao nhiêu chi phí để nâng cấp lên hệ thống DMS phù hợp?

Phần mềm quản lý kênh phân phối DMS trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud DMS) đang là một lựa chọn phổ biến, nhờ vào khả năng hệ thống tự điều chỉnh (scale) theo lưu lượng truy cập ở từng thời điểm, giúp tiết kiệm thời gian và công sức vận hành đáng kể. Về góc độ này, các giải pháp quản lý phân phối khác chưa đáp ứng tốt bằng.

Muốn khai thác hiệu quả ứng dụng DMS và tối đa hóa lợi tức đầu tư, nên đặt “mảnh ghép” DMS trong chiến lược kinh doanh tổng thể, cả ngắn hạn lẫn dài hạn. Tâm lý “ngon – bổ – rẻ” đôi khi sẽ ẩn chứa nhiều rủi ro và cơ hội kinh doanh bị lãng phí, nếu doanh nghiệp không tính toán những bước đi dài hơi cùng lợi ích lâu bền của việc phát triển kênh phân phối, cũng như lựa chọn phần mềm quản lý hệ thống phân phối phù hợp.