Xây dựng khung thời gian hoàn hảo
Hẳn bạn rất nằm lòng nguyên tắc nổi tiếng nhất trong năng suất: 20% công việc sẽ tạo ra 80% kết quả? Chính theo đó, nhiều người dành liên tục 3 - 4 tiếng, thậm chí là cả ngày để cố gắng hoàn tất những việc ưu tiên. Và đó là cách bạn... đốt thời gian & tự giết hại mình một cách hiệu quả.
Bởi theo nghiên cứu, não bộ chúng ta không thể tập trung quá 120 phút vào một việc gì đó -- nên việc tập trung quá lâu sẽ gây phản tác dụng, về lâu về dài mà nói. Một nhiệm vụ càng quan trọng thì đòi hỏi tư duy càng sắc bén, sáng tạo càng cao độ chứ không phải cứ dành nhiều thời gian... ngồi bên cạnh công việc là có thể hoàn tất.
Những người thành công nhất tôi biết đều có thói quen tổ chức công việc vào các khung thời gian hoàn hảo. Đó là khung thời gian vàng để họ có thể tập trung hoàn toàn tâm trí và làm việc nghiêm túc nhất vào các công việc quan trọng như xây dựng chiến lược, lên kế hoạch cho dự án, sản xuất nội dung… Và đây là 3 ý tưởng mà tôi học được từ Brian Tracy đã đúc kết từ những người thành công nhất trên thế giới - với tư cách là người đại diện chính thức của ông - để giúp bạn đặt ra những khung thời gian vàng và tăng cường hiệu quả đáng kể.
01. Làm việc tại nhà 60 - 90 phút trước khi đi làm
Theo các nghiên cứu về sức khỏe và tâm lý, gần như 100% mọi người sẽ có năng suất cao nhất vào sáng sớm. Bởi đây là thời điểm chúng ta tỉnh táo, sảng khoái và minh mẫn nhất khi vừa phục hồi năng lượng sau giấc ngủ dài. Do đó, bất kỳ việc gì được thực hiện vào lúc này đều hiệu quả hơn những thời điểm khác trong ngày.
Phần lớn những người hiệu suất cao luôn tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc này. Họ đi ngủ sớm, thức dậy lúc 5 - 6h để làm việc trong 60 - 90 phút mà không bị gián đoạn rồi sau đó mới đến văn phòng. Thậm chí, bạn của tôi, nếu trong tình trạng năng lượng và trí tuệ tốt nhất, có khi bạn có thể hoàn tất mọi công việc quan trọng chnàyả một ngày nữa, chỉ với khung thời gian buổi sớm này.
02. Tập trung trong mỗi 90 phút không gián đoạn
Để kích hoạt và duy trì được sự tập trung, bạn nên thực hiện theo phương pháp làm việc trong 90 phút, sau đó nghỉ trong 15 phút và bắt đầu 90 phút tiếp theo, rồi lại nghỉ ngơi thư giãn 15 phút... Hãy đảm bảo trong khoảng thời gian vàng đó, không có bất kỳ điều gì được quấy nhiễu bạn, bởi chỉ một sự xao nhãng xen ngang, bạn có thể sẽ mất toàn bộ sự tập trung đã xây dựng trước đó và phải tạo đà lại từ đầu. Cũng như khi bạn chạy xe ở tốc độ 75 km/h mà phải dừng lại vì đèn đỏ, bạn phải mất một khoảng thời gian để đạt được vận tốc cũ.
Dũng cảm… tắt toàn bộ di động, thiết bị điện tử, email, mạng xã hội, thậm chí mạnh dạn treo biển không làm phiền trong mỗi 90 phút ngồi xuống. Đây là cách mà một số tổ chức lớn tôi từng kinh qua đã áp dụng rất hiệu quả.
03. Đến sớm hơn, làm nhiều hơn và về trễ hơn
Đến sớm hơn 30 - 60 phút
Khi đi lên văn phòng trước ít nhất 30 - 60 phút, bạn sẽ tránh khỏi tình trạng kẹt xe để cảm xúc đầu ngày được tốt nhất, có thời gian chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ & bắt đầu tạo đà dễ dàng hơn khi chưa có sự gián đoạn xuất hiện của… chính các đồng nghiệp.
Làm vượt giờ trưa 30 phút
Không có luật nào nói bạn phải đi ăn trưa khi mọi người đi ăn hay bạn phải đi ăn đúng 12 giờ cả. Khi mọi người đều ra ngoài ăn trưa, không còn tụm 3 tụm 7, không còn cuộc thảo luận hay phiền nhiễu nào tồn tại, chính là cơ hội tuyệt vời để có thêm 30 - 45 phút yên tĩnh tập trung vào công việc. Hoặc bạn có thể tranh thủ ăn nhanh trước 12 giờ để quay lại làm việc; hoặc bạn làm vượt giờ trưa, sau đó đi ăn lúc 1h chiều.
Ở lại trễ hơn 60 phút
Đây là thời điểm hoàn hảo để bạn đảm bảo không còn nhiệm vụ quan trọng nào tồn đọng và bị dời sang ngày khác. Bạn có thể thực hiện báo cáo trong ngày, rá soát và lên danh sách công việc cho ngày mai. Đồng thời bạn cũng có thể tránh kẹt xe tối thiểu để dành cảm xúc tích cực nhất cho gia đình mình.
Kết luận toàn bài sau đây rất rất quan trọng với bạn: bởi thống kê cho thấy, chứ 1 giờ làm việc tập trung, bạn sẽ tạo ra hiệu suất bằng ít nhất 3 giờ làm việc thông thường. Nếu để ý, bạn sẽ thấy ý tưởng này có thể giúp bạn có thêm khoảng 3 - 4 tiếng tập trung tương đương khoảng 9 - 12 tiếng thông thường (đấy là còn chưa tính bạn đã tập trung hơn hẳn khi áp dụng công thức 90-15-90). Một con số giật mình & đáng thèm khát với những tay ghiền hiệu suất.
Bạn có thể khám phá lên đến trên dưới 500 bí quyết tuyệt vời như vậy trong chuỗi series Maximize Productivity Performance của tôi - thậm chí không chỉ đối với hiệu suất cá nhân, mà cả với quy mô dự án & tập thể. Những bí quyết này sẽ lấp đầy mọi ngóc ngách về hiệu suất & cam kết áp dụng thành công cả với những cá nhân đơn lẻ, hay tổ chức lên đến hàng ngàn người. Đó là những gì mà chúng tôi hoàn toàn có đủ cơ sở bảo chứng, một cách đầy lý tính tới bạn. Khám phá ngay tại đây.
Nguyễn Khắc Long
Chuyên gia Huấn luyện Năng lực Doanh Nghiệp