4 bước quản trị và giảm thiểu rủi ro hiệu quả với Enterprise Social Network

Là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả triển khai đối với một dự án bất kỳ, quản trị rủi ro chính là quá trình xác định trước các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình triển khai, và đề ra giải pháp phù hợp tăng cơ hội thành công và giảm thiệt hại cho dự án. Tuy nhiên, thực tế trên thị trường vẫn còn không ít doanh nghiệp bỏ sót giai đoạn này, dẫn đến những thất thoát nghiêm trọng về thời gian và nguồn lực.

Bất kỳ dự án nào cũng phải đối diện với những rủi ro hữu hình hoặc vô hình, khó lường trước và tác động trực tiếp đến mục tiêu dự án, tiến độ, ngân sách, cũng như uy tín và quan hệ khách hàng cho doanh nghiệp. Vì thế, quản trị rủi ro là một quá trình cần được triển khai song song và xuyên suốt dự án, đóng vai trò như một biện pháp dự phòng, giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với những rủi ro tiềm ẩn.

Những năm gần đây, nhằm đáp ứng nhu cầu giám sát dự án, hạn chế/loại bỏ những rủi ro tiềm ẩn, phát sinh không cần thiết về nguồn lực, thời gian, chi phí, một số doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp Việt Nam đã từng bước triển khai những hệ thống cộng tác vào môi trường doanh nghiệp. Trong đó, nền tảng Enterprise Social Network là một trong những giải pháp nổi bật sở hữu tính năng vượt trội, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả truyền thông giữa các bộ phận, giải quyết triệt để bài toán về quản trị rủi ro với mức chi phí hợp lý.

Vậy chính xác Enterprise Social Network hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào trong việc cung cấp một giải pháp quản lý rủi ro toàn diện, đảm bảo hiệu quả và tiến độ triển khai cho dự án?

1. Đồng bộ hóa & xây dựng chiến lược quản trị rủi ro đa chiều

Theo đánh giá từ Deloitte Việt Nam, công tác quản trị rủi ro tại các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang được thực hiện một cách rời rạc giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.

Điều đáng nói chính là rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào, từ giai đoạn đầu triển khai cho đến giai đoạn nghiệm thu dự án. Bên cạnh đó, những nhóm rủi ro diễn ra trong môi trường nội bộ bao gồm: sự thiếu nhất quán trong hoạt động truyền thông, thiếu tương tác trong các hoạt động của phòng ban lại đang được xem là nguyên nhân chủ yếu tác động tiêu cực đến hiệu quả triển khai, chi phí, tiến độ và hiệu suất của dự án.

Công tác quản trị rủi ro tại các doanh nghiệp Việt Nam thuộc mức độ 2 trong thang bảng 5 cấp độ của Deloitte. (ảnh sưu tầm)

Là một giải pháp toàn diện, Enterprise Social Network đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị trong việc xây dựng một môi trường truyền thông nội bộ hiện đại, đồng nhất và xuyên suốt, loại bỏ tối đa những rủi ro phát sinh từ môi trường nội bộ, tác động đến chất lượng dự án. Enterprise Social Network sẽ nâng cao hiệu quả cộng tác, truyền thông cho đội ngũ nhân viên, tăng cường mối liên kết giữa các phòng ban, cho phép doanh nghiệp xây dựng chiến lược quản trị rủi ro đa chiều.

2. Kết nối & khuyến khích đội ngũ nhân sự tham gia vào quy trình quản trị rủi ro cho dự án

Một sai lầm mà nhà quản trị doanh nghiệp thường mắc phải chính là tập trung quá nhiều thời gian, nguồn lực để hạn chế những rủi ro có khả năng phát sinh thấp, thay vì ưu tiên xử lý những rủi ro có khả năng tác động nghiêm trọng đến chất lượng, tiến độ của dự án. Với Enterprise Social Network, doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc mở mà ở đó các rào cản về truyền thông giữa các nhóm/phòng ban được loại bỏ, đội ngũ nhân viên luôn tiếp cận được với nguồn thông tin dự án (tiến độ, chi phí, tình trạng, yêu cầu…) một cách tự chủ và linh hoạt. Môi trường đó khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình xác định rủi ro ngay từ giai đoạn đầu của dự án, đề ra giải pháp dự phòng, nâng cao chất lượng, và rút ngắn thời gian triển khai dự án.

Enterprise Social Network giúp doanh nghiệp phối hợp cùng đội ngũ nhân viên phân tích & đưa ra thứ tự xử lý rủi ro cụ thể.

Enterprise Social Network cũng cho phép doanh nghiệp phối hợp, tổng hợp ý kiến chuyên môn cùng đội ngũ nhân viên để xác định được những rủi ro tiềm ẩn, qua đó phân tích đánh giá chính xác mức độ nghiêm trọng, tính toán khả năng (xác suất) xảy ra, sức ảnh hưởng của những rủi ro này đến dự án, nhờ đó đưa ra thứ tự ưu tiên xử lý cụ thể, tiết kiệm chi phí triển khai cho doanh nghiệp, đây là điểm vượt trội lớn nhất giữa Enterprise Social Network với các phương pháp/ công cụ quản trị rủi ro truyền thống.

3. Tích hợp những hệ thống quản trị chuyên sâu, hỗ trợ theo dõi và kiểm soát rủi ro cho dự án

Thông qua những công cụ quản lý chuyên sâu được tích hợp sẵn trên Enterprise Social Network (Vd: hệ thống CRM, Call Center, quy trình quản lý kho vật tư chuyên sâu, quản lý hợp đồng, kênh thông tin extranet với bên thứ 3…) tất cả thông tin, tiến độ của dự án sẽ được cập nhật liên tục và tức thì vào hệ thống quản lý, tạo ra luồng thông tin xuyên suốt và minh bạch, cho phép nhiều phòng ban cùng theo sát tiến độ dự án, dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thường trong quy trình, hệ thống tổ chức của nội bộ, cách phân chia trách nhiệm và quyền hạn, giảm thiểu tối đa những sai sót liên quan đến yếu tố con người.

Enterprise Social Network cho phép nhiều phòng ban cùng theo sát tiến độ dự án, dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thường trong quy trình.

Đặc biệt, giải pháp này còn có thể được tích hợp vào ứng dụng trên các thiết bị di động giúp đội ngũ nhân viên, nhà quản trị truy cập mọi lúc mọi nơi, nắm bắt thông tin dự án nhanh chóng.

4. Tăng cường khả năng ứng phó khi rủi ro xảy ra

Trước những nỗ lực của doanh nghiệp trong việc quản trị, hạn chế khả năng phát sinh các nguy cơ tiềm ẩn, đôi khi vẫn có thể xuất hiện một số rủi ro nằm ngoài tầm kiểm soát ảnh hưởng nghiêm trọng đến dự án. Khi đó, nhiệm vụ của nhà quản trị trong giai đoạn này chính là xây dựng một kênh thông tin xuyên suốt, kết nối với đội ngũ nhân sự, nhờ đó đề ra những giải pháp ứng phó kịp thời giảm thiểu tối đa những nhân tố làm xáo trộn kế hoạch triển khai dự án.

Tuy nhiên, với cơ chế quản lý rời rạc, thiếu truyền thông đa chiều, không nhất quán tại đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, khi rủi ro xảy đồng loạt trên nhiều phương diện, bộ phận khác nhau của dự án, việc triển khai những phương án dự phòng, điều chỉnh và kiểm soát thiệt hại rất khó đạt hiệu quả cao. Đặc biệt, khi số lượng dự án tăng lên, việc rủi ro xảy ra trên nhiều dự án khác nhau tại cùng một thời điểm sẽ đưa doanh nghiệp vào vị trí vô cùng bất lợi.

Với giao diện thân thiện, sở hữu một giao thức trực tuyến và hoạt động như một “mạng xã hội doanh nghiệp", Enterprise Social Network cho phép cập nhật liên tục theo trình tự thời gian các thông tin xoay quanh dự án. Doanh nghiệp cũng có thể kết nối với đội ngũ nhân viên nhanh chóng và dễ dàng, giúp mỗi cá nhân nắm bắt được vai trò của mình trong toàn bộ quá trình ứng phó rủi ro. Nền tảng truyền thông đóng vai trò cốt lõi trên tất cả các lĩnh vực của dự án, khi đã có một kênh truyền thông xuyên suốt, gắn kết đội ngũ nhân viên vào từng giai đoạn của dự án, thì một khi có vấn đề nảy sinh, đội ngũ quản lý cùng các nhân sự chủ chốt sẽ có thể nhanh chóng phối hợp, cùng nhau xác định nguyên nhân phát sinh, và lựa chọn những phương án đối phó hợp lý, nâng cao tiềm năng cạnh tranh cho dự án.

Enterprise Social Network xây dựng kênh thông tin xuyên suốt cho phép bộ phận quản lý giám sát & đề ra phương án dự phòng phù hợp ngay khi rủi ra xảy ra.

Từ những yếu tố trên, Enterprise Social Network đã và đang trở thành trợ thủ đắc lực của nhà quản trị trong việc xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất, xuyên suốt, tối ưu hóa khả năng tầm soát rủi ro dự án với mức chi phí triển khai linh hoạt.

Hiện tại giải pháp toàn diện này được YouNet SI tiên phong cung cấp, triển khai tại thị trường Việt Nam và Đông Nam Á.

Về YouNet SI

Với hơn 200 dự án đã được triển khai thành công, YouNet SI dẫn đầu về kinh nghiệm tư vấn và triển khai Enterprise Social Network phiên bản Self-hosted cho các công ty quy mô lớn (10.000-20.000 người dùng), cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ toàn diện của YouNet SI bao gồm tư vấn, triển khai và tích hợp hệ thống, tuỳ biến theo yêu cầu, đào tạo/huấn luyện và module market. YouNet SI đã và đang nhận được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực như: viễn thông, xây dựng, ngân hàng, bán lẻ, giáo dục…

Trải nghiệm miễn phí giải pháp Enterprise Social Network (ESN) tại: https://younetsi.com/demo