6 lời khuyên giúp doanh nghiệp “thay áo” truyền thông nội bộ

Nhiều chuyên gia cho rằng, năm 2017 sẽ đánh dấu sự trẻ hóa thị trường lao động. Sự xuất hiện của những nhà lãnh đạo trẻ, cũng như sự gia nhập của thế hệ 10x vào đội ngũ nhân viên doanh nghiệp sẽ đặt ra những thách thức lớn đối với chiến lược truyền thông của một doanh nghiệp.

Theo đó, sở hữu một chiến lược truyền thông nội bộ minh bạch, rõ ràng và đa chiều là yếu tố quyết định ưu thế phát triển và cạnh tranh bền vững của doanh nghiệp. Một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ không chỉ giúp gắn kết nhân viên doanh nghiệp, mà còn giúp lan tỏa hình ảnh của doanh nghiệp thu hút khách hàng và những ứng viên tiềm năng.

Trước tình hình này, câu hỏi được đặt ra chính là: Doanh nghiệp cần làm gì đề tối ưu hóa truyền thông nội bộ bước vào kỷ nguyên Social Media?

1. Xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ đón đầu xu hướng

Hãy tập trung xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ lâu dài với mục tiêu tạo dựng một môi trường mở nhằm thu hút và giữ chân những ứng viên tiềm năng. Thực tế cho thấy, ngày nay nhân viên tại các doanh nghiệp, phần lớn đều sở hữu ít nhất một tài khoản mạng xã hội và có nhu cầu kết nối, mở rộng mạng lưới thông tin mọi lúc mọi nơi. Đã đến lúc doanh nghiệp cần đón đầu xu thế và xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ với những công nghệ phù hợp nhằm đáp ứng kỳ vọng của nhân viên. Qua đó, góp phần thúc đẩy sự tương tác, tham gia đóng góp ý tưởng giữa nhân viên; nâng cao năng suất và hiệu quả công việc của họ.

2. “Số hóa” các kênh truyền thông nội bộ:

Nhằm tối ưu hóa việc quản lý, truyền tải thông tin đến nhân viên, không ít doanh nghiệp đã tích hợp công nghệ điện toán đám mây vào các kênh truyền thông nội bộ. Theo thống kê từ trang The Paperless Project, nhân viên văn phòng thường mất đến hơn 30% quỹ thời gian của mình để tìm kiếm thông tin dưới định dạng giấy tờ. Đây quả thật là một con số không hề nhỏ. Bằng giải pháp “số hóa” kênh truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa và giảm thiểu tối đa thời gian tìm kiếm và truy xuất dữ liệu cho đội ngũ nhân viên.

Ứng dụng điện toán đám mây vào truyền thông nội bộ sẽ giúp đơn giản hóa quá trình tìm kiếm và truy xuất dữ liệu của nhân viên.

3. Ưu tiên sự phát triển của đội ngũ nhân viên

Trong thực tế, truyền thông nội bộ chỉ hiệu quả khi đáp ứng được kỳ vọng của nhân viên doanh nghiệp. Nếu chiến lược truyền thông nội bộ không thỏa mãn những kỳ vọng và nhu cầu phát triển nhất định của nhân viên, sẽ khó có thể đem lại hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp. Vì thế, truyền thông nội bộ không nên chỉ chú trọng vào mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, thay vào đó hãy xem mục tiêu phát triển của từng nhân viên như ưu tiên hàng đầu.

4. Lắng nghe nhân viên khi xây dựng truyền thông nội bộ

Lựa chọn xây dựng truyền thông nội bộ theo chiều ngang, kêu gọi nhân viên tham gia đóng góp ý tưởng và lên giải pháp sẽ mở ra cho doanh nghiệp vô vàn cơ hội phát triển. Trong giai đoạn bùng nổ thông tin việc duy trì phương thức truyền thông một chiều, bỏ qua ý kiến đóng góp từ nhân viên đang là một sai lầm nghiêm trọng. Chúng ta cần thừa nhận rằng nhân viên là nguồn thông tin rất quý giá đối với mỗi doanh nghiệp. Trụ sở của tập đoàn Bosh tại Ba Lan nhận định thông qua việc ứng dụng những ý tưởng và giải pháp cung cấp bởi đội ngũ nhân viên vào công việc đã giúp họ tiết kiệm đến gần 400 triệu Euro.

5. Tối ưu hóa tốc độ truyền tải thông tin đến nhân viên

Theo thống kê gân đây của Trung tâm nghiên cứu Pew (Mỹ), ngày nay nhân viên dưới 35 tuổi có xu hướng muốn được tiếp cận nhanh chóng và tức thời với các nguồn thông tin. Việc phải chờ đợi quá lâu trước khi nhận được phản hồi từ cấp trên hoặc đồng nghiệp sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả công việc. Chính vì lý do này, để có thể tiếp cận và tăng hiệu suất cũng như sự gắn kết giữa bộ phận nhân viên trẻ, doanh nghiệp cần thay đổi phương thức truyền tải thông tin. Cụ thể, một số doanh nghiệp đã bắt đầu thay thế việc sử dụng email bằng cách phát triển truyền thông nội bô theo mô hình Enterprise Social Network (E.S.N) nhằm truyền tải những thông điệp chính xác, ngắn gọn và tức thời đến nhân viên.

Enterprise Social Network (E.S.N) sẽ cho phép doanh nghiêp truyền tải thông tin đến cho nhân viên một cách chính xác, ngắn gọn và tức thời.

6. Xây dựng truyền thông nội bộ trên nền tảng Enterprise Social Network (E.S.N)

Theo thống kê từ một nghiên cứu của McKinsey, việc xây dựng truyền thông nội bộ trên nền tảng Enterprise Social Network đã giúp tăng hiệu suất làm việc lên 23%, tương tác giữa các thành viên trong tổ chức tăng 22%, hòa nhập văn hóa tổ chức tăng 16% và kiến thức quản lý tăng 10%. Trong đó, 70% các tổ chức đã ứng dụng mô hình Enterprise Social Network phản hồi rằng các hoạt động cộng tác và truyền thông của doanh nghiệp đã thay đổi rõ rệt. Có đến 69% nhà lãnh đạo đánh giá hệ thống Enterprise Social Network giúp tăng cường trao đổi thông tin giữa các cấp, thúc đẩy việc triển khai và nắm bắt tốt hơn các sản phẩm và dịch vụ mới của doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp lớn trên thế giới đã ứng dụng mô hình Enterprise Social Network gồm: Tập đoàn Toshiba, Tập đoàn Hewlett-Packard, Công ty Viễn thông T-Mobile… Trong đó, Tập đoàn Toshiba cho biết doanh thu sau 6 tháng ứng dụng Enterprise Social Network tăng 30%; Tập đoàn Hewlett-Packard đánh giá rằng Enterprise Social Network cho phép nhân viên kết nối thông tin khách hàng nhanh gấp 4 lần so với các công cụ truyền thống.

Một số thông tin về YouNet SI:

YouNet SI (www.younetsi.com) là một trong những doanh nghiệp tiên phong cung cấp giải pháp Enterprise Social Network trên nền tảng Bitrix24 tại thị trường Việt Nam và Đông Nam Á. Với hơn 200 dự án đã được triển khai thành công, YouNet SI dẫn đầu về kinh nghiệm tư vấn và triển khai Enterprise Social Network phiên bản self-hosted cho các công ty quy mô lớn (10.000-20.000 người dùng), cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ toàn diện của YouNet SI bao gồm tư vấn, triển khai và tích hợp hệ thống, tuỳ biến theo yêu cầu, đào tạo/huấn luyện và module market. YouNet SI đã và đang nhận được sự tin tưởng của nhiều doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực như: viễn thông, xây dựng, ngân hàng, bán lẻ, giáo dục...

Trải nghiệm miễn phí giải pháp Enterprise Social Network (ESN) tại: https://younetsi.com/demo