Mô hình Scrum là gì? Quy trình Scrum 6 bước để quản lý dự án
Trong thời đại công nghệ phát triển không ngừng, các dự án thường phải đối mặt với sự phức tạp và thay đổi nhanh chóng. Để giải quyết vấn đề này, mô hình Scrum đã trở thành một trong những phương pháp quản lý dự án được ưa chuộng nhất hiện nay. Vậy mô hình Scrum là gì? Quy trình Scrum gồm những bước nào? Hãy cùng Sanze khám phá chi tiết tại bài viết.
1. Mô hình Scrum là gì?
Scrum là một khung làm việc (framework) linh hoạt, được thiết kế ban đầu để tối ưu hóa quá trình phát triển phần mềm, nay đã trở thành một phương pháp quản lý dự án được ưa chuộng trong nhiều lĩnh vực vì sự hiệu quả rõ rệt khi áp dụng.
Mô hình Scrum tập trung vào việc phân chia dự án thành các giai đoạn, vòng lặp ngắn hạn gọi là Sprint, thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần để hoàn thiện các phần cụ thể trong dự án. Với các Sprint, Backlog rõ ràng và sự tương tác thường xuyên giữa khách hàng – đội ngũ, Scrum đặc biệt phù hợp với những dự án đòi hỏi sự thích ứng cao, sáng tạo và khả năng thay đổi, cải tiến liên tục.
Scrum còn là một phần của mô hình Agile và mượn hình ảnh từ môn bóng bầu dục để nhấn mạnh sự hợp tác, phối hợp nhịp nhàng và cam kết chung của cả đội. Trong Scrum, các thành viên trong đội được trao quyền, đóng góp ý kiến vào quá trình phát triển sản phẩm giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa sản phẩm chất lượng ra thị trường, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh.
2. 3 nguyên tắc cốt lõi của Scrum là gì?
2.1. Minh bạch (Transparency)
Minh bạch là yếu tố then chốt của mô hình Scrum, đóng vai trò nền tảng cho sự thành công của dự án. Điều này có nghĩa là tất cả các thông tin, từ yêu cầu của khách hàng, tiến độ công việc, trạng thái dự án cho đến các vấn đề phát sinh đều được chia sẻ một cách minh bạch, công khai và dễ hiểu đến mọi thành viên trong nhóm.
Tính minh bạch không chỉ giúp đảm bảo chất lượng dự án đạt yêu cầu khách hàng nhờ việc đội ngũ hiểu rõ mục tiêu mà còn tạo ra phong cách làm việc nhóm hiệu quả, tin cậy và hợp tác. Khi mọi thông tin được chia sẻ một cách mở, đội ngũ sẽ có cảm giác được trao quyền và cơ hội đóng góp ý kiến, đưa ra giải pháp và cùng nhau tìm ra hướng giải quyết tốt nhất.
2.2. Kiểm tra (Inspection)
Kiểm tra thường xuyên là một phần quan trọng trong mô hình Scrum. Nhóm dự án cần kiểm tra tiến độ và chất lượng của các tính năng, module trong quá trình phát triển để giảm thiểu tối đa độ lệch giữa sản phẩm thực tế với sản phẩm mong muốn. Việc kiểm soát chất lượng này giúp phát hiện sớm các lỗi, vấn đề khó khăn và kịp thời đưa ra giải pháp điều chỉnh. Nhưng các hoạt động kiểm tra nên được thực hiện ở những thời điểm phù hợp, đảm bảo không làm gián đoạn quá trình làm việc của nhóm.
2.3. Thích ứng (Adaptation)
Thích ứng là khả năng điều chỉnh nhanh chóng với những thay đổi. Khi lộ trình sản phẩm gặp phải trở ngại qua quá trình kiểm tra hay nhu cầu thị trường/yêu cầu khách hàng thay đổi, sự phát triển của công nghệ,… Doanh nghiệp và đội ngũ quản lý dự án cần kịp thời điều chỉnh quy trình làm việc và chiến lược phát triển để thích nghi, đảm bảo dự án thành công, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và duy trì tính cạnh tranh.
3. 5 giá trị chính của mô hình Scrum
Mô hình Scrum dựa trên 5 giá trị chính để định hình hành vi và tư duy của các thành viên trong nhóm khi vận hành một dự án, cụ thể:
- Tập trung (Focus): Mọi thành viên trong nhóm cần tập trung vào mục tiêu của Sprint và những công việc đang được thực hiện. Khung thời gian hạn hẹp, chỉ “vừa đủ” của mỗi Sprint càng làm nổi bật tầm quan trọng của sự tập trung. Một phút xao nhãng trong Sprint có thể gây ra hiệu ứng domino, ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án.
- Can đảm (Courage): Thành viên phải đủ can đảm để đối diện với những thử thách, những thay đổi khác so với những gì đã lên kế hoạch ban đầu, dám đề xuất các giải pháp và sẵn sàng điều chỉnh, cải tiến kế hoạch khi cần.
- Cam kết (Commitment): Trong mô hình Scrum, mỗi thành viên cần cam kết hoàn thành công việc trong Sprint để làm việc có trách nhiệm và hiệu quả hơn, tránh việc trì hoãn và đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Cởi mở (Openness): Mọi thành viên trong nhóm cần có sự cởi mở trong giao tiếp, thành thật với nhau khi cần sự hỗ trợ, sẵn sàng chia sẻ thông tin và hợp tác cùng nhau.
- Tôn trọng (Respect): Tất cả mọi người trong nhóm cần tôn trọng lẫn nhau và trân trọng những đóng góp cá nhân. Mô hình Scrum chỉ ra, mỗi thành viên đều là một mảnh ghép quan trọng, không có ai là thừa thãi, cùng nhau tạo nên sự thành công cho dự án.
4. Quy trình Scrum 6 bước quản lý dự án hiệu quả
4.1. Bước 1: Tổ chức Backlog
Đặt bước nền móng này thường là trách nhiệm thuộc về Product Owner, họ sẽ đóng vai trò người dẫn đường, xây dựng bản đồ lộ trình cho dự án thông qua việc tổ chức Product Backlog. Product Backlog là một danh sách các hạng mục công việc cần thực hiện, các mục trong Backlog cần mô tả ngắn gọn, rõ ràng và được ưu tiên dựa trên giá trị kinh doanh và tầm quan trọng đối với người dùng.
4.2. Bước 2: Họp lập kế hoạch Sprint
Buổi họp Sprint Planning là bước thứ 2 của quy trình Scrum, là tiền đề để việc thực hiện mỗi Sprint được hiệu quả và đóng góp vào sự thành công của quá trình phát triển sản phẩm cuối cùng. Trong buổi họp này, nhóm thực thi dự án sẽ cùng nhau xác định mục tiêu rõ ràng cho Sprint, chọn lọc và ưu tiên các user story từ Product Backlog, đồng thời lên kế hoạch chi tiết cho từng công việc.
Để đảm bảo sự thành công của Sprint Planning, nhóm cần xem xét các yếu tố như độ ưu tiên, độ phức tạp của user story và khả năng hoàn thành trong một deadline công việc cụ thể. Việc sử dụng các công cụ trực quan như Kanban Board khi áp dụng mô hình Scrum sẽ là lựa chọn rất đáng trong việc quản lý tiến độ của Sprint trong dự án, đồng thời bảng Kanban còn tạo ra sự đồng thuận và cam kết từ toàn bộ thành viên trong nhóm nhờ tính minh bạch của nó.
4.3. Bước 3: Diễn biến của Sprint trong quy trình Scrum
Sprint là giai đoạn phát triển ngắn (thường dao động từ 1-4 tuần) trong đó đội tập trung vào xây dựng và hoàn thiện một phần chức năng mới của sản phẩm. Phạm vi công việc của mỗi Sprint có thể điều chỉnh tùy theo thay đổi của dự án nhưng cần đảm bảo mục tiêu chính vẫn là tạo ra một sản phẩm sử dụng tốt, mang lại giá trị cho khách hàng.
4.4. Bước 4: Tạo cuộc họp hàng ngày
Mỗi ngày, nhóm tổ chức các cuộc họp ngắn (Daily Scrum) thường kéo dài 15 – 20 phút, các thành viên sẽ cần trả lời ba câu hỏi đơn giản: “Hôm qua đã hoàn thành những gì?”, “Hôm nay sẽ làm nhiệm vụ nào?” và “Vấn đề đang gặp phải là gì?”. Nhờ đó, đội ngũ có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ chung của dự án, xác định các rào cản và cùng nhau đưa ra giải pháp, điều chỉnh Sprint Backlog nếu cần.
4.5. Bước 5: Họp sơ kết Sprint
Sau mỗi Sprint, nhóm sẽ tổ chức buổi họp sơ kết (Sprint Review) kéo dài khoảng 4 tiếng/Sprint/tháng để đội ngũ nhìn nhận lại kết quả đạt được trong Sprint vừa qua. Đây là lúc đội ngũ chia sẻ chi tiết về giá trị (tính năng) mới, quá trình tạo ra thành phẩm trong Sprint của quy trình Scrum và nhận phản hồi, đánh giá từ Product Owner cùng các bên liên quan, giúp đội ngũ xác định những ưu tiên cho Sprint tiếp theo.
4.6. Bước 6: Họp cải tiến Sprint
Cuộc họp cải tiến (Sprint Retrospective) là cơ hội vàng để đội thực thi dự án rút ra kinh nghiệm từ những phản hồi trong buổi họp sơ kết, học hỏi và phát triển. Nhóm sẽ xem xét những điều đã làm tốt, những điều cần cải thiện và đưa ra các giải pháp điều chỉnh quy trình Scrum cho Sprint tiếp theo để cải tiến và tối ưu hóa sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
5. Nội dung cần lưu tâm của quy trình Scrum
Trong quy trình Scrum, có một số điểm quan trọng cần lưu ý để đảm bảo dự án được triển khai hiệu quả và đúng tiến độ:
- Không triển khai tất cả yêu cầu cùng lúc: Không thực hiện xử lý toàn bộ yêu cầu hay tính năng của dự án trong một giai đoạn duy nhất vì dễ gây quá tải và không đạt chất lượng mong muốn.
- Thời gian của Sprint: Thời gian mỗi Sprint của mô hình Scrum không nên vượt quá 1 tháng. Thời gian này đủ cho nhóm có thể lập kế hoạch, thực hiện phát triển, test và hoàn thiện một phần nhỏ của dự án để chạy demo.
- Sự tham gia của Product Owner: Dù Scrum Master mới là người điều phối toàn bộ quy trình, đảm bảo nhóm làm việc theo đúng quy trình Scrum nhưng Product Owner cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý Backlog và cung cấp phản hồi kịp thời cho nhóm.
- Chất lượng giao tiếp: Scrum yêu cầu sự giao tiếp hiệu quả và liên tục giữa các thành viên trong nhóm, vì vậy việc duy trì sự cởi mở và trung thực rất cần thiết.
Trên đây là những chia sẻ chi tiết nhất của Sanze về mô hình Scrum. Hy vọng qua bài viết bạn đã nắm được khái niệm mô hình Scrum là gì, 3 nguyên tắc cốt lõi của Scrum và quy trình Scrum 6 bước quản lý dự án hiệu quả.
Nguồn: Sanze.vn