Dashboard là gì? Lợi ích và cách xây dựng dashboard khoa học

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao các nhà quản lý lại có thể đưa ra những quyết định nhanh chóng và chính xác đến vậy? Bí quyết nằm ở những chiếc bảng điều khiển thông minh được gọi là Dashboard. Hãy cùng Sanze tìm hiểu xem khái niệm dashboard là gì, lợi ích, phân loại và cách xây dựng dashboard chuyên nghiệp, khoa học tại bài viết.

1. Dashboard là gì?

Dashboard (hay bảng điều khiển kỹ thuật số) là một giao diện đồ họa trực quan cung cấp cái nhìn tổng quát, chính xác về các chỉ số hiệu suất chính của một mục tiêu dự án hay quy trình kinh doanh cụ thể. Bằng cách trực quan hóa dữ liệu, dashboard giúp nhà quản trị hiểu nhanh về tình trạng quy trình hiện tại, rút ngắn thời gian ra quyết định.

2. Lợi ích của Dashboard trong doanh nghiệp

Trong thời đại dữ liệu bùng nổ, khả năng khai thác thông tin từ dữ liệu trở nên quan trọng, cấp thiết hơn bao giờ hết đối với các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững. Tuy nhiên, nếu không có một công cụ để trực quan hóa và tổng hợp dữ liệu, chúng ta sẽ dễ dàng bị “chìm” trong biển số liệu khổng lồ. Dashboard chính là giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này, biến những con số khô khan, khó nhằn ấy thành các biểu đồ dễ hiểu. Nó giúp doanh nghiệp:

• Tăng cường khả năng quan sát: Bằng cách trực quan hóa các chỉ số quan trọng nhất, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi toàn diện các hoạt động trong quy trình làm việc và kinh doanh.
• Cải thiện hiệu quả làm việc: Thay vì mất hàng giờ để thu thập và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thì với dashboard, bạn chỉ cần một cái nhìn để nắm bắt toàn bộ tình hình vì nó đã tự động hóa báo cáo theo thời gian thực. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc đáng kể.
• Tăng cường tính minh bạch: Biểu diễn số liệu, thông tin một cách rõ ràng, tạo sự đồng thuận và tin cậy giữa các bộ phận.
• Hỗ trợ ra quyết định: Dashboard cũng là một công cụ đắc lực hỗ trợ quá trình hoạch định chiến lược, giúp doanh nghiệp đặt ra những mục tiêu SMART và đo lường hiệu quả thực hiện dựa trên dữ liệu thực tế và đưa ra những điều chỉnh cần thiết, phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn.

3. Các loại Dashboard phổ biến

Dashboard với tính cá nhân hóa và khả năng tùy biến cao, được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Mặc dù có vô số cách phân loại dashboard là gì theo lĩnh vực, độ phức tạp,…, nhưng chúng ta thường bắt gặp 7 loại bảng điều khiển kỹ thuật số chính sau:

• Business Dashboard (Bảng phân tích kinh doanh): Loại dashboard phân tích và cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các chỉ số thường được theo dõi bao gồm doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách hàng, thị phần,…
• KPI Dashboard (Bảng theo dõi KPI): Tập trung vào việc đo lường các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) đã được xác định trước. Thường bảng này sẽ bao gồm các chỉ số như tỷ lệ chuyển đổi, giá trị đơn hàng trung bình, thời gian hoàn thành dự án,…
• Performance Dashboard (Bảng đo lường hiệu suất): Tương tự như KPI Dashboard nhưng tập trung hơn vào việc đánh giá hiệu suất của từng cá nhân, bộ phận hoặc dự án. Các chỉ số thường được sử dụng bao gồm mức độ hoàn thành công việc, năng suất, chất lượng sản phẩm/dịch vụ,…
• Financial Dashboard (Bảng theo dõi tài chính): Dành riêng cho việc theo dõi, phân tích tình hình và quản trị tài chính doanh nghiệp. Các chỉ số quan trọng bao gồm doanh thu, lợi nhuận, chi phí, dòng tiền, tỷ lệ nợ,…
• Project Dashboard (Bảng quản lý dự án): Được sử dụng để theo dõi, quản lý tiến độ dự án, chi phí, rủi ro và các nguồn lực liên quan. Dashboard dự án thường bao gồm các biểu đồ phần trăm hoàn thành công việc, sơ đồ biểu diễn tiến độ,…
• Marketing Dashboard (Bảng phân tích Marketing): Dành riêng cho các hoạt động Marketing, giúp theo dõi hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo, mức độ tương tác của khách hàng trên các kênh truyền thông xã hội, hiệu quả tiếp thị Email Marketing,…
• Operation Dashboard (Bảng điều khiển vận hành): Thống kê các hoạt động vận hành hàng ngày của doanh nghiệp như quá trình sản xuất, logistics, quản lý kho,…

Để tối ưu hóa việc sử dụng dashboard, các doanh nghiệp thường kết hợp nhiều loại dashboard khác nhau. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất có thể sử dụng cả dashboard vận hành doanh nghiệp để theo dõi quá trình sản xuất và dashboard tài chính để theo dõi chi phí sản xuất.

4. Cách xây dựng Dashboard khoa học, hiệu quả

4.1. Xác định mục tiêu và đối tượng áp dụng

Bước đầu tiên và quan trọng nhất khi xây dựng dashboard là xác định rõ mục tiêu mà bạn muốn đạt được khi sử dụng dashboard và đối tượng sẽ theo dõi bảng điều khiển kỹ thuật số. Để làm rõ bước này, bạn cần giải quyết các câu hỏi sau:

• Bạn dùng dashboard để làm gì?
• Bạn muốn dashboard hiển thị thông tin gì?
• Ai sẽ là người cần đến dashboard?
• Quyền hạn của các bộ phận trong việc theo dõi dashboard là gì?

4.2. Chọn đúng loại và nguồn dữ liệu

Dữ liệu là nền tảng của mọi dashboard. Bạn cần xác định đâu là dữ liệu quan trọng, cần thiết và đảm bảo dữ liệu đó chính xác, đầy đủ và hỗ trợ cho mục tiêu vừa xác định bên trên khi sử dụng dashboard. Chẳng hạn với Marketing Dashboard, dữ liệu cần thu thập có thể bao gồm các chỉ số về lượng như số lượng lượt truy cập, số lượng đơn hàng, số lượng khách hàng mới; các chỉ số về chất lượng như tỷ lệ thoát, thời gian ở lại trên trang,…

Đồng thời, bạn cũng cần để tâm vào các nguồn dữ liệu nhập vào bảng điều khiển kỹ thuật số xem có bị lỗi thời hay sai công thức (với excel) không. Thường có những nguồn dữ liệu hay gặp như dữ liệu từ các phần mềm quản lý CRM, phần mềm quản lý dự án, dữ liệu từ các công cụ phân tích Google Analytics, cơ sở dữ liệu SQL,…

4.3. Điều chỉnh bảng điều khiển thân thiện, dễ sử dụng

Giao diện của dashboard đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin. Một dashboard được thiết kế tốt sẽ giúp người dùng dễ dàng hiểu và nắm bắt thông tin. Khi thiết kế dashboard, bạn nên chú ý đến các yếu tố sau:

• Sử dụng các biểu đồ, đồ thị phù hợp: Biểu đồ tròn, biểu đồ cột, biểu đồ đường… mỗi loại biểu đồ đều có ưu điểm riêng, hãy chọn loại biểu đồ phù hợp với loại dữ liệu bạn muốn hiển thị.
• Chọn màu sắc hài hòa: Màu sắc có thể ảnh hưởng đến cảm xúc của người xem, đồng thời còn giúp phân biệt thông tin cho não bộ dễ phân loại. Bạn có thể thiết kế dashboard mang màu thương hiệu tạo cảm giác dễ chịu, gần gũi hoặc các trường màu tương phản để làm nổi bật các thông tin.
• Bố cục rõ ràng: Sắp xếp các yếu tố trên dashboard một cách hợp lý, vừa đủ để tránh quá tải thông tin, giúp dễ dàng tìm thấy thông tin trọng tâm.
• Chọn font chữ dễ đọc: Font chữ không chân sẽ giúp người theo dõi tập trung vào thông tin.

4.4. Đảm bảo tính nhất quán, chính xác và cập nhật của dữ liệu

Để xây dựng một dashboard hiệu quả, sự nhất quán và độ chính xác của dữ liệu là hai yếu tố không thể thiếu. Các chỉ số được lựa chọn phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phục vụ mục tiêu phân tích cụ thể. Ví dụ, trong một Dashboard về Marketing, chỉ số theo dõi số lượng nhân viên nghỉ việc là vô nghĩa.

Bên cạnh sự nhất quán, độ tin cậy của dữ liệu cũng đóng vai trò quan trọng. Một bảng điều khiển thông minh khi nó cung cấp những thông tin chính xác và cập nhật. Việc sử dụng dữ liệu sai lệch có thể dẫn đến những phân tích và quyết định sai lầm, gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

5. Phân biệt báo cáo Dashboard với báo cáo truyền thống

Báo cáo truyền thống thường tập trung vào việc cung cấp thông tin chi tiết về quá trình thực hiện, kết quả đạt được và những vấn đề phát sinh, thường có dạng văn bản dài với các số liệu được liệt kê. Trong khi đó, Dashboard lại hướng tới việc cung cấp một cái nhìn tổng quát, nhanh chóng và trực quan về tình hình kinh doanh qua biểu đồ, đồ thị sinh động và dễ hiểu hơn. Dưới đây là các tiêu chí phân biệt giữa báo cáo Dashboard với báo cáo truyền thống:

Trên đây là những chia sẻ tổng quan nhất của Sanze về Dashboard là gì. Hy vọng qua bài viết bạn đã nắm được khái niệm, lợi ích, 7 phân loại dashboard là gì theo lĩnh vực quản lý phổ biến và biết cách xây dựng, thiết kế dashboard trực quan, khoa học cho doanh nghiệp. Mọi thắc mắc liên quan đến Dashboard là gì nói riêng và kiến thức quản trị nói chung, bạn đừng ngại liên hệ cho Sanze để nhận tư vấn, hỗ trợ giải đáp miễn phí.

Nguồn: Sanze.vn