Kanban là gì? 4 nguyên tắc & cách áp dụng phương pháp Kanban

Bạn có muốn biết bí quyết giúp Toyota trở thành một trong các nhà máy sản xuất ô tô hàng đầu nhất thế giới không? Câu trả lời có thể nằm ở phương pháp Kanban – một công cụ quản lý đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Vậy mô hình Kanban là gì, cách tạo bảng Kanban và cách áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý dự án – công việc hay nhất? Cùng khám phá với Sanze trong bài viết.

1. Kanban là gì?

Trong tiếng Nhật, “Kanban” có nghĩa là “thẻ thị giác/thẻ hiển thị”, ghép từ “kan” (thị giác) và “ban” (thẻ). Đây cũng là tên gọi của một phương pháp quản lý dự án linh hoạt và hiệu quả, được kỹ sư người Nhật Taiichi Ohno đề xuất nhằm cải tiến hệ thống sản xuất của tập đoàn Toyato trong những năm 1940 – giai đoạn tập đoàn đang ở thời kỳ khủng hoảng trước sự cạnh tranh mạnh mẽ.

Phương pháp Kanban hoạt động dựa trên việc trực quan hóa luồng công việc thông qua các bảng, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng nắm bắt giai đoạn, tiến độ và các công việc cần thực hiện. Nhờ đó, việc quản lý dự án trở nên minh bạch và hiệu quả hơn, tăng cường sự hợp tác và phối hợp giữa các thành viên.

Các cột thường gặp trong bảng Kanban bao gồm: To Do, In Progress (Doing), Done và có thể có thêm các cột tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý từng dự án, chẳng hạn như thêm cột Check/Test trước cột Done. Từ tên các cột, hẳn bạn đã hình dùng ra Kanban sử dụng hệ thống “kéo” (pull), nghĩa là công việc chỉ được bắt đầu khi có yêu cầu từ giai đoạn tiếp theo, giúp tránh tình trạng quá tải công việc.

2. Ưu nhược điểm của phương pháp Kanban là gì?

2.1. Ưu điểm của phương pháp Kanban

• Đáp ứng nhanh chóng trước những thay đổi: Nhờ cơ chế linh hoạt, bảng Kanban cho phép các nhiệm vụ mới có thể được thêm vào hoặc thay đổi ưu tiên một cách dễ dàng, giúp đội nhóm điều chỉnh kế hoạch và đáp ứng nhanh chóng trước những yêu cầu bất ngờ.
• Tăng hiệu suất: Bằng cách hạn chế số lượng công việc đang thực hiện cùng một lúc, Kanban giúp giảm thiểu tình trạng quá tải và tăng năng suất.
• Cải thiện chất lượng: Việc tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ hiện tại việc và theo dõi chặt chẽ tiến độ dự án giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng.
• Minh bạch và tăng tính trách nhiệm: Bảng Kanban giúp tất cả thành viên trong nhóm có cái nhìn rõ ràng về khối lượng và tiến độ công việc của cả nhóm, biết ai đang trễ deadline ngay, khiến nhân viên chủ động hơn trong làm việc.
• Phát hiện và giải quyết vấn đề nhanh chóng: Nhờ tính trực quan, Kanban Board giúp dễ dàng phát hiện các vướng mắc trong quy trình làm việc để kịp thời giải quyết.
• Dễ áp dụng và triển khai: Phương pháp Kanban có một cấu trúc đơn giản, dễ hiểu và có thể áp dụng vào nhiều hoàn cảnh, ngành nghề và dự án khác nhau.

2.2. Nhược điểm của phương pháp Kanban

Mặc dù Kanban có nhiều ưu điểm kể trên nhưng phương pháp này cũng đi kèm với một số hạn chế mà các doanh nghiệp cần lưu ý:

• Khó khăn trong quản lý thời gian: Kanban tập trung vào việc trực quan hóa công việc đang làm và cải thiện dòng chảy công việc, chứ không có một kế hoạch rõ ràng và chi tiết về các mốc thời gian.
• Yêu cầu sự cập nhật thường xuyên: Để đảm bảo bảng Kanban luôn phản ánh chính xác tình trạng công việc, các thành viên trong nhóm cần thường xuyên cập nhật trạng thái của các thẻ công việc. Nếu không, thông tin trên bảng sẽ trở nên lỗi thời và gây hiểu lầm.
• Khó áp dụng ở các dự án lớn: Kanban hoạt động tốt nhất với các dự án có quy mô vừa và nhỏ, các mối quan hệ giữa các công việc tương đối đơn giản. Đối với các dự án lớn và phức tạp, việc quản lý một lượng lớn thẻ công việc và các mối liên kết giữa chúng có thể trở nên khó khăn, cần kết hợp với sơ đồ Gantt để đảm bảo.
• Cần có sự tham gia tích cực của đội ngũ: Thành công của phương pháp Kanban phụ thuộc rất lớn vào sự hợp tác và tham gia của toàn bộ đội ngũ. Nếu các thành viên không thường xuyên cập nhật bảng Kanban hoặc không tuân thủ các quy tắc, hiệu quả của nó sẽ bị giảm sút.

3. 4 nguyên tắc của Kanban

Phương pháp Kanban dựa trên bốn nguyên tắc cơ bản sau đây:

• Trực quan hóa quy trình làm việc: Biểu diễn dòng chảy công việc một cách rõ ràng và trực quan trên bảng Kanban qua việc sử dụng các thẻ, cột, biểu tượng để thể hiện các trạng thái khác nhau của công việc, từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành. Qua đó, Kanban Board giúp mọi thành viên trong nhóm dễ dàng nắm bắt tình hình và tiến độ của các nhiệm vụ.
• Giới hạn công việc đang làm (WIP): Đặt ra giới hạn về số lượng công việc có thể thực hiện đồng thời tại mỗi giai đoạn của quy trình, nhằm ngăn chặn tình trạng quá tải, giúp tăng cường sự tập trung và đảm bảo chất lượng công việc của từng cá nhân.
• Tập trung vào dòng chảy: Tối ưu hóa dòng chảy của công việc từ đầu đến cuối, nghĩa là các công việc sẽ được di chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác một cách trơn tru, liên tục và không bị tắc nghẽn (đảm bảo nhiệm vụ A xong, nhiệm vụ B mới bắt đầu).
• Cải tiến liên tục: Mô hình Kanban khuyến khích các nhóm làm việc liên tục cải thiện quy trình, thời gian và hiệu suất làm việc để làm việc hiệu quả.

4. Cách áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc, dự án

Kanban là phương pháp quản lý dòng chảy sản phẩm có nguồn gốc từ ngành sản xuất nhưng sau nhiều năm, mô hình Kanban đã chứng minh được khả năng thích ứng và phát triển vượt bậc. Mô hình Kanban giờ đây được ứng dụng thành công trong việc quản lý tiến độ dự án, từ lĩnh vực công nghệ, xây dựng đến Marketing, bán hàng. Vậy các bước để áp dụng phương pháp Kanban là gì? Cùng tìm hiểu tiếp với Sanze nhé.

4.1. Phác thảo quy trình làm việc trên bảng Kanban

Muốn áp dụng Kanban hiệu quả, bước đầu tiên bạn cần xác định các giai đoạn trong quy trình làm việc trên một bảng Kanban. Quy trình làm việc thường sẽ được chia nhỏ thành các giai đoạn khác nhau như: To do (Việc cần thực hiện), Doing (Việc đang làm), Check/Test (Việc cần qua kiểm tra) và Done (Việc đã hoàn thành).

4.2. Thiết lập hạn chế công việc (WIP Limit) cho từng cột

Để tối ưu hóa dòng chảy công việc và tránh tình trạng quá tải, việc đặt giới hạn công việc đang thực hiện (WIP Limit) cho mỗi giai đoạn trong quy trình Kanban là vô cùng quan trọng. Bằng cách giới hạn số lượng công việc được tiến hành đồng thời, chúng ta không chỉ ngăn chặn tình trạng dồn ứ, tắc nghẽn mà còn giúp mỗi thành viên tập trung hơn vào nhiệm vụ hiện tại.

Mỗi cột sẽ có một giới hạn về số lượng thẻ Kanban công việc. Việc xác định WIP Limit phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Khả năng của đội: Mỗi thành viên có thể làm việc với bao nhiêu công việc cùng một lúc? Thường mỗi cá nhân chỉ nên đặt giới hạn 2-3 nhiệm vụ/ngày để tránh quá tải và tập trung vào chất lượng công việc.
• Tính chất của công việc: Các công việc phức tạp như viết code, lên plan tháng,… có thể yêu cầu ít WIP và thời gian dài hơn so với những công việc đơn giản.
• Mục tiêu của dự án: Nếu mục tiêu là tăng tốc độ hoàn thành, bạn có thể tăng WIP Limit. Ngược lại, nếu mục tiêu là đảm bảo chất lượng, bạn có thể giảm WIP Limit.

4.3. Tạo thẻ Kanban

Sau khi đã xác định rõ các cột và công việc, bước tiếp theo là tạo ra các thẻ Kanban. Mỗi thẻ sẽ là một đại diện trực quan cho một nhiệm vụ cụ thể, chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết như tên tác vụ, người đảm nhận, deadline công việc và số giờ hoàn thành công việc dự kiến.

Để tăng tính linh hoạt cho việc quản lý theo phương pháp Kanban, chúng ta có thể tùy chỉnh mô tả trong thẻ, thêm các nhãn, bình luận hoặc các tệp đính kèm liên quan như hình sử dụng bảng Kanban trong phần mềm quản lý dự án – công việc với Sanze dưới đây.

4.4. Bắt đầu làm việc theo luồng (Dòng chảy công việc)

Khi một công việc mới được tạo ra, nó sẽ được đặt vào cột To Do. Khi muốn bắt đầu thực hiện công việc đó, hãy di chuyển thẻ sang cột Doing và sau khi công việc hoàn thành, thẻ sẽ được di chuyển sang cột Check/Test nếu nhiệm vụ đó cần qua quá trình duyệt, chẳng hạn như duyệt bản phác thảo thiết kế, còn không sẽ di chuyển thẻ Kanban trực tiếp sang cột Done.

Khi một công việc hoàn thành, một công việc mới sẽ được đưa vào để thay thế trong cột Doing. Bằng cách này, chúng ta đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ quên và toàn bộ quy trình luôn được duy trì ở trạng thái cân bằng.

4.5. Cải tiến và tối ưu phương pháp Kanban

Để tối ưu hóa hệ thống Kanban, bạn cần thu thập và lắng nghe ý kiến đóng góp từ mọi thành viên trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan qua việc tổ chức các cuộc họp đánh giá và cải tiến quy trình. Các câu hỏi cần được đặt ra bao gồm:

• Có quá nhiều công việc đang chờ xử lý ở một giai đoạn nào đó không?
• Có công việc nào bị trì hoãn quá lâu không?
• Có những rào cản nào đang cản trở dòng chảy công việc?

Thông tin thu thập được sẽ giúp chúng ta điều chỉnh và cải tiến không ngừng quy trình làm việc, cấu trúc bảng Kanban cũng như cách thức trình bày các task, nâng cao năng suất làm việc.

5. So sánh mô hình Kanban và Scrum, Agile

Agile, Scrum và Kanban là những thuật ngữ thường được nhắc đến trong quản lý dự án hiện đại, nhằm giúp các đội nhóm làm việc hiệu quả hơn. Trong khi Agile là một triết lý tổng quan, thì Scrum và Kanban là hai khung tổ chức công việc cụ thể giúp triển khai Agile. Do đó, chúng ta sẽ chỉ đi sâu vào so sánh giữa Kanban và Scrum để phát hiện những điểm khác biệt rõ rệt trong cách tổ chức và ưu tiên các nhiệm vụ.

5.1. Kanban và Scrum

Kanban và Scrum có điểm giống nhau là đều dựa trên phương pháp luận Agile nhưng lại rất khác nhau nếu xét các yếu tố sau:

• Mục tiêu: Scrum tập trung vào việc hoàn thành một khối lượng công việc lớn trong một khoảng thời gian nhất định, trong khi phương pháp Kanban tập trung vào việc cải thiện liên tục quy trình làm việc.
• Quy trình: Scrum thúc đẩy sự cải tiến liên tục bằng cách chia nhỏ dự án thành các vòng lặp ngắn (Sprint) và thường xuyên đánh giá, điều chỉnh dựa trên kết quả thực tế của mỗi vòng lặp. Còn bảng Kanban thì trực quan hóa luồng công việc qua hình ảnh hiển thị thẻ Kanban trên các cột.
• Cấu trúc: Scrum có cấu trúc đội nhóm các vai trò hoàn chỉnh như Scrum Master, Product Owner và Development Team. Kanban lại không phân rõ ràng như thế, giúp dễ áp dụng với mội cấu trúc đội nhóm khác nhau.
• Đo lường: Scrum tập trung vào các chỉ số như khối lượng và tốc độ hoàn thành công việc so với Sprint (vòng lặp) trước đó. Kanban tập trung vào hiệu quả quy trình làm việc và thời gian hoàn thành.

5.2. Vậy nên chọn phương pháp Kanban hay Scrum?

Tóm lại, bạn nên lựa chọn phương pháp Kanban khi:

• Bạn muốn một phương pháp linh hoạt và dễ thích nghi.
• Bạn muốn cải thiện quy trình làm việc hiện tại.
• Bạn không cần một quy trình làm việc quá chặt chẽ.

Và chọn Scrum khi:

• Bạn cần một phương pháp làm việc có cấu trúc hơn.
• Bạn muốn phát triển sản phẩm theo các chu kỳ ngắn.
• Bạn muốn có một đội ngũ làm việc tự tổ chức cao.

Bài viết đã tổng hợp mọi kiến thức mà Sanze muốn chia sẻ về khái niệm Kanban là gì, ưu nhược điểm của phương pháp Kanban, 4 nguyên tắc và cách áp dụng mô hình Kanban trong quản lý dự án – công việc. Hy vọng bạn đã nhận được nhiều kiến thức hữu dụng với bản thân và doanh nghiệp qua bài viết.

Nguồn: Sanze.vn