Sơ đồ Gantt là gì? Cách tạo sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Bạn đang cảm thấy rối rắm trước một “rừng” công việc cần hoàn thành trong dự án? Việc theo dõi và quản lý tiến độ các nhiệm vụ khiến bạn bế tắc, chật vật? Đừng lo lắng, sơ đồ Gantt sẽ giúp bạn ‘vén màn sương mù’, cho bạn cái nhìn trực quan nhất về dự án. Cùng Sanze khám phá và nhận hướng dẫn chi tiết 4 bước lập sơ đồ Gantt trong quản lý dự án đạt hiệu quả cao trong bài viết.

so-do-gantt

1. Sơ đồ Gantt là gì? Cấu trúc sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc

1.1. Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt, hay còn gọi là biểu đồ Gantt là một công cụ trình bày trực quan các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian, được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án và kế hoạch công việc. Gantt Chart gồm 2 trục biểu thị chính với trục tung là danh sách các công việc, trục hoành là mốc thời gian dự kiến hoàn thành công việc đó.

Nhờ sự bố trí dữ liệu đơn giản, rõ ràng, giúp hình dung dự án một cách tổng quát của nó mà Gantt Chart đã thành phương pháp được nhiều nhà quản trị và các doanh nghiệp lựa chọn để lập kế hoạch dự án, phân bổ thời gian thực hiện và quản lý tiến độ dự án.

1.2. Cấu trúc sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc

Tùy vào quy mô dự án to hay nhỏ mà người quản lý sẽ tạo kiểu sơ đồ Gantt Chart khác nhau về kế hoạch công việc, nhưng nhìn chung thì sẽ bao gồm các thành phần sau đây:

so-do-gantt-1

  • Danh sách công việc: Danh sách các nhiệm vụ trong dự án cần làm

  • Trục thời gian: Thể hiện dòng thời gian, được chia thành các đơn vị như ngày, tuần, tháng

  • Các thanh công việc: Mỗi một task nhỏ ứng với một thanh ngang trong Gantt Chart, có chiều dài thể hiện thời gian hoàn thành dự kiến công việc tương ứng và tùy vào quan hệ giữa các công việc mà Gantt Chart sẽ biểu thị chúng diễn ra song song/tuần tự

  • Thời gian bắt đầu và kết thúc dự kiến: Mỗi công việc trong Gantt Chart đều có các dấu hiệu hoặc nhãn dán để biểu thị thời gian bắt đầu và kết thúc một cách rõ ràng

  • Tiến trình: Thể hiện dưới định dạng phần trăm hoàn thành công việc

  • Người đảm nhận: Người thực hiện, chịu trách nhiệm về công việc đó

2. Ưu điểm của sơ đồ Gantt Chart là gì?

Gantt Chart là công cụ đắc lực hỗ trợ quá trình lập kế hoạch và quản lý dự án nhờ cấu trúc đơn giản, dễ dàng tạo lập lại có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin dự án. Dưới đây là một số ưu điểm của sơ đồ Gantt:

  • Lên kế hoạch hiệu quả: Hỗ trợ trong việc phân bổ khối lượng công việc và thời hạn một cách hợp lý, giúp tránh tình trạng quá tải hay chồng chéo công việc.

  • Theo dõi minh bạch và trực quan: Chỉ với một cái nhìn, bạn có thể nắm bắt toàn bộ thông tin về dự án, từ các công việc cần thực hiện, thời gian dự kiến đến mối quan hệ giữa các công việc.

  • Kiểm soát tiến độ dự án: Nhờ vào biểu diễn trực quan, nhà quản trị có thể nhanh chóng nhận biết các công việc đang bị chậm trễ và kịp thời điều chỉnh, đôn thúc.

  • Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ: Hiển thị công khai trách nhiệm và tiến độ của từng thành viên giúp mọi người hiểu rõ vai trò và chủ động hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.

so-do-gantt-2

3. Đối tượng nên dùng sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là một công cụ hữu ích cho nhiều đối tượng, đặc biệt là những người tham gia vào quá trình quản lý dự án. Các đối tượng này bao gồm:

  • Quản lý dự án: Để lên kế hoạch, theo dõi và quản lý tiến độ dự án, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

  • Các thành viên trong nhóm dự án: Để hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, phối hợp công việc hiệu quả hơn, đồng thời theo dõi tiến độ công việc cá nhân.

  • Các bên liên quan: Khách hàng, đối tác có thể sử dụng Gantt Chart để theo dõi tiến độ dự án, phản hồi khi cần nhằm đảm bảo rằng các yêu cầu và mong muốn của họ được đáp ứng.

4. Các bước tạo sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

4.1. Lập danh sách công việc cần thực hiện

Bước đầu tiên là liệt kê tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án bằng to do list. Các công việc này có thể được phân cấp thành các công việc chính và công việc con để tạo ra một cấu trúc rõ ràng hơn.

Với danh sách nhiệm vụ đã hoàn thiện, hãy lên kế hoạch thực hiện chi tiết, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc dự kiến của các công việc ứng với từng giai đoạn của dự án. Việc lên kế hoạch về thời hạn (deadline) công việc này, nhà quản trị cần xem xét năng lực thực tế của các thành viên trong đội dự án, tốt nhất là hãy trao đổi trực tiếp với nhau để tránh việc căng thẳng, dồn ép công việc.

so-do-gantt-3

4.2. Xác định mối quan hệ giữa các đầu việc

Biểu đồ Gantt có một ưu điểm rất lớn trong việc thể hiện mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Với Gantt Chart, nhà quản lý có thể nhận biết rõ mối liên kết giữa các công việc, giúp xác định chính xác đâu những công việc tiền đề cần hoàn thành trước khi bắt đầu công việc kế tiếp, tạo nên một chuỗi các công việc tuần tự. Hay đâu là các công việc có thể làm song song cùng lúc để tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và rút ngắn thời gian hoàn thành dự án.

Các mối quan hệ phổ biến trong sơ đồ Gantt bao gồm:

  • FS (Finish to Start): Công việc B chỉ có thể bắt đầu khi công việc A hoàn thành.
  • SS (Start to Start): Công việc B chỉ có thể bắt đầu khi công việc A bắt đầu.
  • FF (Finish to Finish): Công việc B chỉ có thể hoàn thành khi công việc A hoàn thành.

Ngoài ra còn mối liên kết khác là SF (Start to Finish) – Công việc B chỉ có thể hoàn thành khi công việc A bắt đầu nhưng khá hiếm gặp trong quá trình thực thi dự án.

4.3. Biểu diễn sơ đồ Gantt Chart

Dữ liệu đã sẵn sàng, bước tiếp theo là biểu diễn sơ đồ Gantt Chart. Bạn có thể lựa chọn tạo bằng cách truyền thống như vẽ trên giấy, hiện đại hơn với Excel và Canva hoặc sử dụng công cụ hỗ trợ vẽ biểu đồ Gantt Chart trực tuyến hay các phần mềm quản lý dự án chuyên biệt có tích hợp tính năng Gantt Chart như Sanze.

4.4. Cập nhật và theo dõi tiến độ dự án

Gantt Chart là thước đo trực quan cho thấy tiến độ thực tế của dự án so với kế hoạch ban đầu. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện thường sẽ có những vấn đề không lường trước như công việc A bị trì hoãn hoặc khách hàng yêu cầu thêm/đổi yêu cầu, có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án.

Để đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng, việc thường xuyên theo dõi tiến độ dự án và cập nhật tình hình thực tế vào Gantt Chart là vô cùng quan trọng. Điều này giúp bạn nhanh chóng nhận biết, phát hiện sớm các vấn đề và đưa ra các biện pháp khắc phục linh hoạt, kịp thời và thông báo cho toàn bộ đội ngũ dự án về những thay đổi mới nhất.

so-do-gantt-4

5. Lưu ý quan trọng khi sử dụng Gantt Chart

Để khai thác tối đa tiềm năng của sơ đồ Gantt và đảm bảo dự án được quản lý hiệu quả, bạn cần chú ý đến một số điểm sau:

  • Lập kế hoạch chi tiết và thực tế: Đầu tư thời gian để lập kế hoạch chi tiết, xác định rõ các công việc, thời gian ước tính và mối quan hệ giữa các công việc. Một kế hoạch thực tế sẽ giúp bạn tránh được những điều chỉnh lớn và giữ cho dự án luôn đi đúng hướng.

  • Chia sẻ thông tin với đội ngũ: Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu rõ và biết sử dụng Gantt Chart. Điều này giúp tăng cường sự phối hợp và trách nhiệm của từng cá nhân.

  • Cập nhật thường xuyên: Thực hiện việc cập nhật Gantt Chart một cách định kỳ để phản ánh những thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, đảm bảo biểu đồ sát với thực tế.

  • Sử dụng công cụ hỗ trợ: Việc vẽ bằng tay hay nhập liệu thủ công có thể chiếm dụng nhiều thời gian, hãy thử sử dụng các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp để tạo và quản lý sơ đồ Gantt thông minh như Sanze. Đồng thời các phần mềm này thường cung cấp nhiều tính năng hữu ích đi kèm như tạo báo cáo, theo dõi tiến độ tự động, giúp nhà quản trị có thể quản lý rủi ro dự án hiệu quả hơn.

Trên đây là tất tần tật các kiến thức về sơ đồ Gantt được Sanze tổng hợp và chia sẻ. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thêm những tri thức hay về Gantt Chart và cách thiết lập, ứng dụng sơ đồ Gantt trong quản lý dự án đạt kết quả như mong đợi. Nếu bạn còn thắc mắc gì thì đừng ngại liên hệ cho chúng tôi để nhận tư vấn, giải đáp miễn phí, tận tâm nhé.

Nguồn: Sanze.vn