To do list là gì? 5 bước tạo bảng to do list công việc chuẩn

Trong cuộc sống hiện đại với nhịp sống bận rộn, hẳn không ít lần bạn cảm thấy ngột thở vì khối lượng công việc mỗi ngày hay quên lịch họp, sót đầu việc. Đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần đến phương pháp quản lý công việc, thời gian hiệu quả với to do list. Vậy to do list là gì, tại sao nó lại là một thành phần bắt buộc trong bất cứ một phần mềm quản lý dự án nào? Cùng Sanze tìm hiểu lợi ích, các bước tạo bảng to do list công việc chuẩn chỉ kèm 5 tips hay giúp sử dụng to do list hiệu quả hơn trong bài viết dưới đây.

1. To do list là gì?

To do list là danh sách các công việc cần làm trong một khung thời gian nhất định, được sắp xếp logic theo thứ tự ưu tiên giúp bạn dễ dàng tổ chức, kiểm soát và quản lý công việc hiệu quả, có hệ thống. Qua đó tránh tình trạng “nhớ trước quên sau”, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và kỹ năng quản lý thời gian.

Trước đây, danh sách này thường được thực hiện thủ công qua sổ tay ghi chép, giấy note rồi dán ở một nơi “đập vào mắt” nhằm thấy và nhớ ngay. Tuy nhiên, theo sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, to do list đã được kết hợp trong các ứng dụng, phần mềm quản lý công việc - dự án chuyên nghiệp để nhận thông báo, nhắc nhở tự động khi gần đến hạn, đảm bảo bạn không thể quên lịch hay bỏ sót tác vụ quan trọng.

2. Lợi ích của to do list là gì trong quản lý công việc?

• Tăng khả năng tổ chức công việc rõ ràng: To do list giúp ta có cái nhìn tổng quan, xác định rõ các việc cần làm, giúp bạn phân bổ công việc hợp lý, tránh tình trạng chồng chéo, hỗn loạn hoặc quên mất nhiệm vụ quan trọng.

• Nâng cao hiệu suất làm việc: Nhờ sự sắp xếp và đặt deadline công việc cụ thể trên to do list khiến bạn có trách nhiệm đảm bảo hoàn thành đúng hạn và tập trung vào những nhiệm vụ cốt lõi theo biểu đồ Pareto 80-20, làm ít hơn những vẫn đạt hiệu quả cao.

• Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả: Bằng cách ước lượng thời gian cần thiết cho mỗi công việc và phân bổ phù hợp, chúng ta có thể tận dụng tối đa quỹ thời gian.

• Giảm căng thẳng: Khi có một danh sách rõ ràng các đầu việc cần làm và theo dõi được tiến độ, cá nhân sẽ chủ động hơn để không bị trễ deadline, giúp họ thấy tự tin hơn, giảm stress khi mọi thứ tiến triển theo kế hoạch.

• Duy trì động lực làm việc: Mỗi khi đánh dấu hoàn thành nhiệm vụ trên to do list, bạn sẽ cảm thấy vui vẻ, thành công chinh phục một thử thách. Cảm giác đó sẽ giúp bạn duy trì động lực cố gắng và kiên trì trong công việc.

3. 5 bước tạo bảng to do list công việc chuẩn chỉ, hiệu quả

3.1. Xác định mục tiêu và nhiệm vụ chính

Bước đầu tiên trong việc tạo bảng to do list hiệu quả là xác định rõ ràng mục tiêu dài hạn và ngắn hạn (sử dụng mô hình SMART) cùng các nhiệm vụ chính nhằm đạt mục tiêu đó. Công đoạn này giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng, ứng với 20% khối lượng công việc then chốt dẫn đến thành công trong nguyên tắc 80-20.

3.2. Liệt kê hết các công việc cần làm

Sau khi xác định mục tiêu, bước tiếp theo là liệt kê toàn bộ các công việc bạn cần thực hiện vào to do list. Hãy dành thời gian ghi chép, tạo task một cách chi tiết và không để bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào dù là nhỏ nhất. Một kỹ thuật hiệu quả mà bạn có thể tham khảo là brain dump, nghĩa là ghi hết mọi thứ đang hiện hữu trong não bộ xuống giấy mà không cần sắp xếp hay đánh giá vội vì điều quan trọng nhất trong bước hai là phải nhận diện được toàn bộ các công việc bạn có thể nghĩ ra.

3.3. Sắp xếp và phân loại ưu tiên cho công việc

Có đủ đầu việc cần làm rồi thì bạn sẽ tiến hành sắp xếp và phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên, nhiệm vụ nào quan trọng sẽ cần đặt ở đầu danh sách to do list, nhằm giúp bạn không bị bức bối trong một bớ bòng bong với quá nhiều thứ phải làm trong khoảng thời gian đó. Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để thực hiện thao tác trên là sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower kinh điển phân chia nhiệm vụ thành 4 nhóm chính:

• Khẩn cấp và quan trọng: Làm ngay

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch

• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Chuyển giao

• Không khẩn cấp và không quan trọng: Bỏ/Làm cuối cùng

3.4. Đặt deadline công việc cụ thể

Việc đặt thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ là yếu tố cốt lõi để to do list trở nên hiệu quả. Các deadline công việc khiến bạn rèn tính kỷ luật, chủ động hơn trong việc hoàn thành đúng tiến độ, tránh trì hoãn, qua đó giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình và hiệu suất làm việc chung. Hãy gán thời gian dự kiến khả thi trong tầm năng lực, đừng quá tham lam ôm nhiều việc xong không thể hoàn thành nổi, vừa khiến bạn chán nản lại tạo ra cái nhìn không tốt từ phía cấp trên.

3.5. Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh thường xuyên

Một dự án bạn tham gia thực hiện gần như chẳng bao giờ đúng theo khuôn khổ mà thường sẽ có một vài yêu cầu mới đến từ khách hàng. Do vậy cần theo dõi, đánh giá tiến độ và điều chỉnh các công việc trong to do list thường xuyên mỗi ngày hoặc mỗi cuối tuần nhằm đảm bảo độ ưu tiên của các nhiệm vụ phù hợp với thực tế.

4. Hướng dẫn sử dụng to do list hiệu quả hơn với 5 tips hay

4.1. Kiểm tra và cập nhật tác vụ thường xuyên

Việc kiểm tra to do list thường xuyên là chìa khóa để duy trì hiệu quả của việc áp dụng công cụ này. Hãy dành 10-15 phút mỗi ngày để xem xét và cập nhật danh sách công việc của bạn:

• Đầu ngày: Dành 5 phút buổi sáng rà soát các công việc cần làm hôm nay, bắt tay làm nhiệm vụ khó nhằn, quan trọng nhất.

• Cuối ngày: Trước khi kết thúc ngày làm việc, hãy dành khoảng 10 phút để cập nhật tiến độ hoàn thành các công việc, xóa những gì đã hoàn thành và lên kế hoạch cho ngày làm việc tiếp theo (thêm task mới, sắp xếp thực hiện tiếp task còn dang dở trong ngày hôm đó).

4.2. Chia nhỏ khối lượng công việc

Tips quan trọng nhất để sử dụng to do list hiệu quả là biết cách chia nhỏ các hạng mục lớn, phức tạp thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý, giúp bạn theo hình dung và đảm bảo chất lượng công việc ở mỗi giai đoạn. Ví dụ nếu bạn có một dự án về thiết kế landingpage, hãy chia nó thành các đầu việc chi tiết hơn như “Xác định tông màu giao diện”, “Thiết kế wireframe”, “Viết nội dung cho landingpage” và “Kiểm tra UX”.

4.3. Đặt thời hạn “dư” cho các đầu việc

Thực tế, không phải lúc nào bạn cũng có khoảng thời gian “không bị làm phiền” đủ để hoàn thành tác vụ theo đúng năng lực của mình. Có thể bạn sẽ phải tham gia các hoạt động như họp báo cáo, nhận xét gợi ý cho cấp dưới, thảo luận, trao đổi cùng đồng nghiệp,… Do vậy hãy cộng dư ra một khoảng thời gian ngắn từ 30 phút – 1 tiếng vào thời gian dự kiến hoàn thành công việc.

4.4. Tìm biện pháp xử lý những việc chưa hoàn thành

Khi có công việc bị trì hoãn trong to do list, điều quan trọng là cần xác định rõ nguyên nhân và tìm kiếm các giải pháp hiệu quả để hoàn thành đúng tiến độ. Để giải quyết tình trạng này, chúng ta có thể:

• Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp: Không nên ngại ngần nhờ đến sự giúp đỡ của những người xung quanh khi gặp khó khăn.

• Điều chỉnh phương pháp làm việc hiện tại: Có thể thử nghiệm các phương pháp làm việc mới hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ để tăng hiệu quả.

• Lập một kế hoạch chi tiết và cụ thể hơn: Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, xác định rõ thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ và theo dõi tiến độ thường xuyên.

• Nếu công việc bị trì hoãn do thiếu thông tin: Hãy chủ động liên hệ với các bên liên quan để thu thập đầy đủ dữ liệu cần thiết (thường gặp ở các công việc về báo cáo).

4.5. Sử dụng công cụ hỗ trợ tạo bảng to do list

Ngày nay có rất nhiều ứng dụng, công cụ hỗ trợ quản lý công việc từ cơ bản (chỉ to do list) đến chuyên nghiệp (kết hợp bảng Kanban, sơ đồ Gantt, Dashboard báo cáo). Một số ứng dụng phổ biến như to do list Notion, Todoist (cơ bản) – phù hợp với nhu cầu cá nhân hay Trello, Asana, Sanze (nâng cao) – phù hợp với nhu cầu đội nhóm, doanh nghiệp.

Sanze đã chia sẻ mọi kiến thức hay về khái niệm to do list là gì, 5 tips và cách tạo bảng to do list công việc hiệu quả trong bài viết. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn tìm thấy giải pháp quản lý công việc phù hợp nhất.

Nguồn: Sanze.vn