10 phần mềm quản lý dự án & theo dõi tiến độ tốt nhất 2024

Trong môi trường làm việc hiện đại, các dự án ngày càng trở nên phức tạp và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên và linh hoạt trong quản lý. Để giải quyết những vấn đề đó, phần mềm quản lý dự án ra đời giúp nhà lãnh đạo quản lý dự án một cách toàn diện nhất từ theo dõi công việc, quản lý tiến độ dự án, giám sát và báo cáo tự động. Cùng Sanze khám phá 10 phần mềm quản lý dự án và theo dõi tiến độ tốt nhất hiện nay để tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp bạn trong bài viết.

1. Phần mềm quản lý dự án là gì?

Phần mềm quản lý dự án là một công cụ hữu ích giúp các tổ chức, doanh nghiệp quản lý hiệu quả các dự án của mình. Với khả năng lập kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ, phân công công việc, quản lý tài nguyên dự án và báo cáo hiệu suất tự động, phần mềm này đóng vai trò như một trợ lý đắc lực, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, đạt chất lượng như mong muốn.

2. 10 phần mềm quản lý dự án, theo dõi tiến độ hiệu quả nhất hiện nay

2.1. Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, hiệu quả Sanze

Sanze không chỉ là một phần mềm quản lý dự án đơn thuần mà còn là một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, đã được rất nhiều công ty Nhật kỹ tính tin dùng. Với Sanze, bạn có thể dễ dàng quản lý dự án – công việc, quản lý tài liệu, quản lý phê duyệt, quản trị khách hàng và nhiều hơn thế nữa. Phần mềm quản lý tiến độ dự án Sanze có những điểm nổi trội sau:

• Quản lý dự án chi tiết: Lập kế hoạch, phân công, theo dõi tiến độ một cách trực quan và hiệu quả với bảng Kanban, sơ đồ Gantt và bảng điều khiển Dashboard báo cáo chi tiết, tự động giúp quản lý rủi ro dự án tốt hơn.

• Phân công nhiệm vụ minh bạch: Phân chia công việc theo phòng ban, người đảm nhận, theo nhãn tác vụ cũng như đặt hạn chót rõ ràng, linh hoạt thay đổi và thêm tác vụ con cho từng công việc.

• Cộng tác thời gian thực: Chia sẻ, bình luận và chỉnh sửa file PDF trực tiếp trên phần mềm, các thành viên có thể cùng chỉnh sửa với thời gian thực hệt như sử dụng khả năng phân quyền trên Canva, giúp tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm, tiết kiệm thời gian và an toàn bảo mật thông tin trong nội bộ.

• Tích hợp nhiều tính năng: Ngoài quản lý dự án, Sanze còn hỗ trợ quản lý nhân sự, khách hàng, tài liệu, giúp bạn quản lý toàn bộ doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất.

• Giao diện thân thiện: Giao diện trực quan, dễ sử dụng, cho phép tùy chỉnh cách xem giao diện từ dạng To do list đến các dạng bảng trực quan như Kanban Board, Gantt Chart, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và sử dụng phần mềm.

• Quản lý tài nguyên hiệu quả: Trong mỗi tác vụ của dự án đều có phần tệp đính kèm và đồng thời trên giao diện cũng mục Wiki – ứng với nơi lưu trữ tài liệu riêng của dự án đó.

• Chi phí hợp lý: Với mức giá yêu thương chỉ 85.000đ/user/tháng, vô cùng tối ưu với doanh nghiệp SMEs hay Start-up, không mất phí đào tạo và thời gian dùng thử miễn phí lên đến 30 ngày, phần mềm quản lý dự án Sanze là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

2.2. Phần mềm hỗ trợ quản trị dự án Asana

Phần mềm quản trị dự án Asana giúp việc quản lý trở nên trực quan và hiệu quả hơn bao giờ hết. Phần mềm này không chỉ cung cấp nhiều chế độ xem linh hoạt để phù hợp với phong cách làm việc của từng cá nhân mà còn sở hữu những tính năng thông minh giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn.

• Gán nhiệm vụ: Phần mềm quản lý dự án Asana cho phép bạn gắn vị trí, vai trò của các thành viên nhóm, đặt deadline cụ thể cho đến việc tạo các công việc con để quản lý dự án phân rã theo tầng.

• Theo dõi tiến độ trực quan: Với tính năng dòng thời gian và biểu đồ Gantt, bạn có thể dễ dàng hình dung toàn bộ quá trình thực hiện dự án, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời để đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng.

• Kết nối với các công cụ khác: Phần mềm quản trị dự án Asana tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Slack, Google Drive, giúp bạn tập trung làm việc mà không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng khác nhau.

• Quản lý tài chính hiệu quả: Tính năng quản lý ngân sách giúp bạn kiểm soát chi phí dự án một cách chặt chẽ, đảm bảo không vượt quá ngân sách đã đặt ra.

Tuy nhiên chi phí để sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án Asana khá cao so với mức giá chung của thị trường mà dịch vụ hỗ trợ khách hàng chưa thực sự xứng đáng với cái giá doanh nghiệp bỏ ra. Với gói Starter, bạn sẽ phải trả 10.99 USD/người/tháng (274.203đ), gói Advanced là 24.99 USD/người/tháng (623.505đ) khi thanh toán theo năm và đắt hơn nữa nếu bạn trả theo tháng hay dùng gói cao hơn.

2.3. Phần mềm quản lý dự án Misa Amis

MISA AMIS cung cấp một nền tảng quản lý dự án linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tùy biến và điều chỉnh quy trình làm việc theo nhu cầu riêng. Với AMIS Công việc, bạn có thể:

• Lập kế hoạch chi tiết: Tổ chức hàng trăm dự án với cấu trúc rõ ràng, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, giúp mọi người nắm rõ mục tiêu và trách nhiệm của mình.

• Kiểm soát chặt chẽ: Cấp quyền truy cập phù hợp cho từng người dùng, đảm bảo thông tin được bảo mật và công việc được thực hiện đúng quy trình.

• Theo dõi, đánh giá hiệu quả: Theo dõi tiến độ công việc, tạo và kéo duyệt nhiệm vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng. Phần mềm quản lý dự án MISA cũng đánh giá toàn diện hiệu suất của dự án và từng thành viên, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời.

• Tích hợp liền mạch: Kết nối với các phần mềm khác như CRM MISA, giúp bạn quản lý đồng bộ thông tin khách hàng và tiến độ bán hàng.

• Dùng thử miễn phí 14 ngày: Phiên bản dùng thử để bạn trải nghiệm đầy đủ các tính năng và đánh giá hiệu quả của phần mềm trước khi quyết định đầu tư.

2.4. Phần mềm quản lý tiến độ dự án Trello

Trello là một công cụ quản lý tiến độ dự án trực quan và linh hoạt, được ưa chuộng bởi nhiều đội ngũ làm việc trên toàn thế giới. Với giao diện dạng bảng Kanban đặc trưng, Trello giúp các thành viên dễ dàng hình dung tổng quan về dự án và theo dõi tiến độ công việc.

Tính năng tùy biến cao với đa dạng các template của Trello cho phép các đội nhóm tạo ra các bảng, danh sách và thẻ phù hợp với quy trình làm việc riêng. Bên cạnh đó, các tính năng cộng tác mạnh mẽ như bình luận, đính kèm tập tin và tag thành viên giúp các thành viên luôn được kết nối và làm việc hiệu quả. Đặc biệt công cụ quản lý dự án Trello có khả năng tích hợp với tận 186 ứng dụng gồm Jira, Gmail, Google Drive,…

2.5. Phần mềm quản trị dự án online Wrike

Wrike được biết đến như một công cụ linh hoạt trong quản lý dự án, đặc biệt phù hợp với các nhóm nhỏ và startup. Khả năng tùy biến cao cho phép người dùng thiết kế các bảng điều khiển theo đúng yêu cầu của từng dự án, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc. Tích hợp với Zapier để bao trùm theo dõi thời gian hiệu quả và giúp tự động hóa nhiều tác vụ cũng là một điểm cộng lớn.

Ngoài ra, phần mềm quản lý dự án Wrike còn cho phép đồng bộ dữ liệu với Github và cung cấp bản miễn phí cho đội nhóm nhỏ (dưới 5 người) nhưng để tận dụng đầy đủ các tính năng chuyên sâu của Wrike thì bạn sẽ cần đầu tư vào các gói trả phí giá cao như với gói Business là 24.80 USD/người/tháng (618.574đ)

2.6. Quản lý tiến độ dự án dễ dàng với Microsoft Project

Microsoft Project là một công cụ quản lý tiến độ dự án đơn giản nhưng hiệu quả mạnh mẽ. Với bảng điều khiển trực quan, người dùng có thể dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ, mốc thời gian quan trọng và các nguồn lực đang phân bổ trong dự án giúp nhanh chóng xác định các rủi ro tiềm ẩn.

Đặc biệt với khả năng tích hợp liền mạch với Microsoft Teams, việc cộng tác và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết.

2.7. Công cụ quản lý dự án Fastdo

Fastdo là công cụ quản lý dự án trực tuyến giúp doanh nghiệp mọi tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất qua các tính năng hỗ trợ việc lên kế hoạch, theo dõi tiến độ và phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả. Công cụ quản lý dự án Fastdo có các ưu điểm gồm: Giao diện dễ sử dụng, khả năng tùy biến cao, chuyển giao và bảo mật dữ liệu khách hàng, tăng cường khả năng hợp tác nhóm,….

2.8. Phần mềm theo dõi và quản lý tiến độ dự án Bitrix 24

Là một nền tảng CRM trực tuyến, Bitrix24 cung cấp một bộ công cụ quản lý đa dạng, bao gồm quản lý tiến độ dự án. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng, hỗ trợ đa ngôn ngữ và các ưu điểm dưới đây, Bitrix24 nhanh chóng trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều tổ chức.

• Quản lý khách hàng thông minh: Hệ thống CRM tích hợp giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ tương tác với khách hàng, từ việc tạo lead, quản lý pipeline đến phân tích hiệu quả bán hàng.

• Quản lý dự án – công việc: Các công cụ quản lý dự án như To-do list, bảng Kanban và biểu đồ Gantt giúp các nhóm làm việc phối hợp chặt chẽ, đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc, dự án.

• Tổng đài ảo chuyên nghiệp: Tích hợp nhiều kênh giao tiếp, liên hệ qua biểu mẫu web, gọi điện, video call, chat trực tiếp,… trên một hệ thống, giúp dễ dàng liên hệ khi gặp sự cố trong quá trình sử dụng.

• Tùy chỉnh linh hoạt: Phần mềm quản lý dự án Bitrix24 cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu riêng, đảm bảo phù hợp với quy trình làm việc của từng tổ chức.

2.9. Phần mềm quản lý dự án miễn phí Click Up

Phần mềm quản trị dự án ClickUp trang bị một kho tàng các tính năng phong phú, từ quản lý nhiệm vụ chi tiết, lưu trữ tài liệu tập trung, đến các công cụ cộng tác mạnh mẽ như trò chuyện trực tiếp, bảng trắng trực quan và tự động hóa quy trình làm việc.

Với khả năng phân chia không gian làm việc thành các thư mục và danh sách, ClickUp giúp nhà quản lý dễ dàng gán nhiệm vụ có thời hạn cho từng thành viên, đồng thời theo dõi tiến độ chi tiết của từng nhiệm vụ, từ nhiệm vụ chính đến các nhiệm vụ con. Bên cạnh đó, công cụ quản lý dự án ClickUp còn giúp các đội nhóm tối ưu hóa thời gian làm việc nhờ các công cụ theo dõi thời gian chính xác, từ đó nâng cao hiệu suất và hoàn thành dự án đúng hạn.

2.10. Công cụ, phần mềm hỗ trợ quản lý dự án Due

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án – công việc đơn giản, tập trung vào việc nhắc nhở và theo dõi tiến độ, thì Due là lựa chọn hoàn hảo. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án Due đặc biệt thích hợp với cá nhân và nhóm nhỏ muốn tối ưu hóa việc quản lý thời gian và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.

Với hệ thống nhắc nhở thông minh, Due sẽ liên tục nhắc nhở bạn về các công việc cần hoàn thành cho đến khi bạn đánh dấu chúng là đã xong. Tính năng làm việc ngoại tuyến của công cụ này là một điểm cộng lớn, giúp bạn luôn kiểm soát công việc mọi lúc mọi nơi, kể cả khi không có kết nối internet.

3. Lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý dự án vào doanh nghiệp

• Tăng hiệu quả làm việc: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như tạo báo cáo, gửi thông báo,…, giảm thiểu thời gian và công sức cho nhà quản trị. Đồng thời với các tính năng như đặt hạn chót, theo dõi tiến độ và thời gian hoàn thành của từng tác vụ, phần mềm giúp nhân viên quản lý thời gian hiệu quả hơn, tránh tình trạng trì hoãn.

• Giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết: Thông qua các tính năng cập nhật tiến độ trực tuyến hàng ngày, các cuộc họp về báo cáo công việc có thể được giảm thiểu, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.

• Cải thiện khả năng cộng tác: Tạo một môi trường làm việc trực tuyến, nơi các thành viên có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, ý tưởng qua các công cụ chat, bình luận, tệp đính kèm, giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm.

• Giảm thiểu rủi ro: Phần mềm quản lý dự án thường cung cấp các công cụ, báo cáo phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp dự đoán, phát hiện và xử lý các vấn đề tiềm ẩn một cách nhanh chóng, kịp thời để giảm thiểu rủi ro cho dự án.

• Nâng cao tính minh bạch và kiểm soát: Cung cấp các báo cáo chi tiết qua biểu đồ trực quan giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả công việc của từng thành viên và đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Thêm vào đó, tất cả các thông tin về dự án đều được lưu trữ và chia sẻ trên một nền tảng chung, giúp tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm của từng cá nhân.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Phần mềm quản lý tiến độ dự án phải tối ưu hóa được quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí tài nguyên.

4. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý tiến độ dự án phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm quản lý tiến độ dự án phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo ngân sách cũng như hiệu quả áp dụng. Dưới đây là một vài tiêu chí bạn cần cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định:

• Quy mô dự án: Dự án lớn hay nhỏ? Số lượng thành viên tham gia là bao nhiêu? Phần mềm có đáp ứng được số lượng người dùng của doanh nghiệp không?

• Tính chất dự án: Dự án có tính chất lặp đi lặp lại hay là dự án một lần? Dự án có nhiều công việc phụ thuộc lẫn nhau hay không?

• Ngành nghề: Phần mềm có những tính năng đặc biệt phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp không? Ví dụ phần mềm quản lý dự án Sanze có tính năng đồng chỉnh sửa PDF bản vẽ, thiết kế rất hữu ích với doanh nghiệp thiết kế nội thất, xây dựng,…

• Giao diện và tính ứng dụng: Giao diện có thân thiện, dễ sử dụng không? Điều này ảnh hưởng rất lớn đến thời gian và công sức đào tạo nhân viên khi triển khai vào doanh nghiệp. Giao diện của Sanze được thiết kế theo nguyên tắc tối giản của Nhật, đảm bảo người mới sử dụng, lần đầu trải nghiệm phần mềm cũng nhanh chóng nắm bắt và thao tác.

• Tính năng phần mềm: Đã đầy đủ tính năng cho việc quản lý dự án và theo dõi tiến độ chưa? Nhớ chỉ cần “đủ”, không cần số lượng quá nhiều hay các tính năng quá nâng cao có thể không cần thiết lại gây lãng phí cho doanh nghiệp SME.

• Khả năng tích hợp: Phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống hiện có như phần mềm CRM, kế toán,… của doanh nghiệp không? Hoặc CEO có thể lựa chọn một phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện, tích hợp tất cả các giải pháp ngay từ đầu.

• Chi phí: Chi phí mua sử dụng, chi phí cài đặt, đào tạo, nâng cấp và bảo trì có tối ưu, phù hợp với tài chính doanh nghiệp không? Thường các phần mềm quản lý dự án hiện nay (Base, Fastdo,…) đều tính phí đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm nhưng với Sanze thì hoàn toàn miễn phí.

• Dịch vụ hỗ trợ: Có cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7 không? Có đầy đủ tài liệu hướng dẫn sử dụng không? Sanze cung cấp dịch vụ hỗ trợ, xử lý các vấn đề của khách hàng miễn phí, nhanh chóng.

Trên đây là tất cả những chia sẻ của Sanze về Top 10 phần mềm quản lý dự án và theo dõi tiến độ tốt nhất 2024. Hy vọng khi đọc hết bài viết, bạn đã trau dồi thêm được các kiến thức hay, biết lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất đối với nhu cầu doanh nghiệp.

Nguồn: Sanze.vn