Quy trình 6 bước quản lý tiến độ dự án đạt hiệu quả cao

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của kỷ nguyên số, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều áp lực trong việc quản lý hiệu quả các dự án và công việc đúng tiến độ, đạt mục tiêu. Để vượt qua những thách thức này và nắm bắt cơ hội phát triển, tạo lợi thế cạnh tranh tốt hơn, các doanh nghiệp cần có những điều chỉnh trong tư duy, tầm nhìn lẫn việc ứng dụng công nghệ mới khi quản lý dự án. Cùng Sanze khám phá quy trình 6 bước quản lý tiến độ dự án hiệu quả trong bài viết.

1. Quản lý tiến độ dự án là gì?

Quản lý tiến độ dự án là hoạt động kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện dự án, nhằm đảm bảo các mục tiêu được đạt được đúng theo kế hoạch. Trong quá trình này, người quản lý cần nắm bắt rõ tình hình thực tế của dự án, theo dõi các công việc đã hoàn thành, đang triển khai và chưa thực hiện, đồng thời điều phối nguồn lực một cách hiệu quả để phòng ngừa và ứng phó với các rủi ro có thể xảy ra.

2. Quy trình để hoạt động quản lý tiến độ dự án đạt hiệu quả cao

Quản lý tiến độ dự án giống như việc điều khiển một con tàu lớn trên biển. Để đảm bảo con tàu đi đúng lộ trình và đến đích an toàn, nhà quản lý cần có một bản đồ chi tiết và một kế hoạch hành trình cụ thể. Dưới đây là quy trình 6 bước chi tiết giúp quản lý đạt hiệu quả cao mà bạn nên biết để áp dụng cho dự án của mình.

2.1. Xác định các đầu mục công việc, quy trình quản lý dự án

Để khởi động một dự án thành công, việc đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ các giai đoạn, đầu mục công việc, quy trình chính của dự án. Nhà quản lý nên xây dựng, vẽ ra một sơ đồ công việc chi tiết, trực quan bao gồm thời gian ước tính và nguồn lực phân bổ hợp lý cho từng giai đoạn để có cái nhìn tổng quát nhất.

Ở bước này, nếu bạn biết cách chia nhỏ các giai đoạn lớn thành những nhiệm vụ cụ thể hơn sẽ giúp theo dõi, quản lý thời gian dự án và điều chỉnh tiến độ một cách linh hoạt. Giống như việc chia một hành trình dài thành những quãng đường ngắn, chúng ta sẽ dễ dàng đánh giá, quản lý tiến độ dự án và kịp thời điều chỉnh quy trình nếu cần.

2.2. Sắp xếp thứ tự công việc

Sau khi đã xác định rõ ràng phạm vi công việc, bước tiếp theo là sắp xếp thứ tự công việc trong dự án theo một trình tự liền mạch, hợp lý. Việc này giúp nhà quản lý có một tư duy tổng thể và rõ ràng hơn về cấu trúc của dự án.

Để sắp xếp công việc khoa học và hiệu quả, các đầu nhiệm vụ chính cần được sắp xếp theo một trình tự logic, trong đó nhiệm vụ trước là tiền đề, tạo điều kiện thuận lợi để làm các nhiệm vụ sau. 2 phương pháp giúp sắp xếp công việc hiệu quả, dễ kiểm soát mà các nhà quản lý có thể tham khảo là:

• Phương pháp Master List: chia nhỏ mục tiêu, công việc thành từng quý, từng tháng, từng tuần, từng ngày.

• Ma trận Eisenhower: phân loại công việc theo mức độ ưu tiên, quan trọng và khẩn cấp.

2.3. Đánh giá nguồn lực cần có

Việc xác định và phân bổ hợp lý các nguồn lực như nhân lực, ngân sách, trang thiết bị cho dự án là yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo dự án được triển khai suôn sẻ, đúng tiến độ. Điều này đòi hỏi người quản lý cần đánh giá và nắm rõ được chính xác yêu cầu của từng công việc, năng lực của nhân sự, trang thiết bị và ngân sách hiện tại có đủ để dự án thực hiện thành công hay không. Và từ đó đưa ra kế hoạch tuyển dụng bổ sung/phân bổ chi tiết.

2.4. Xác định thời gian cần để hoàn thành

Xác định thời gian thực thi là một trong những yếu tố cốt lõi trong quản lý tiến độ dự án. Có nhiều phương pháp giúp ước lượng thời gian thực hiện dự án một cách chính xác dưới đây:

• Tham khảo góp ý của các chuyên gia: Việc tham khảo ý kiến từ những người có kinh nghiệm, chuyên môn sâu sẽ giúp chúng ta có được những đánh giá khách quan và tiết kiệm đáng kể thời gian nghiên cứu.

• So sánh với các dự án tương tự: Bằng cách phân tích dữ liệu từ các dự án đã hoàn thành, chúng ta có thể dự đoán tương đối chính xác về thời gian và nguồn lực cần thiết cho dự án hiện tại.

• Áp dụng phương pháp ước lượng tham số PMI: Phương pháp này dựa trên các thông số kỹ thuật và kinh nghiệm thực tế để đưa ra một con số ước tính.

• Sử dụng phương pháp đánh giá ba điểm: Đây là một kỹ thuật phổ biến trong quản lý dự án, cho phép chúng ta xác định một khoảng thời gian dự kiến bao gồm 3 khía cạnh: thuận lợi nhất, bất lợi nhất và khả thi nhất. Công thức tính thời gian của phương pháp 3 điểm này như sau: (Thời gian bất lợi + 4*Thời gian thuận lợi + Thời gian khả thi)/6.

2.5. Xây dựng tiến độ quản lý dự án

Lập kế hoạch, xây dựng tiến độ quản lý dự án là điều kiện cần để đảm bảo dự án được hoành thành đúng chất lượng và theo thời gian dự kiến. Kế hoạch này đóng vai trò như một thước đo, giúp so sánh tiến độ thực tế với mục tiêu đã đặt ra. Nhờ đó, nếu phát sinh bất kỳ chậm trễ nào, nhà quản lý có thể nhanh chóng xác định nguyên nhân và đưa ra các giải pháp điều chỉnh kịp thời.

Phương pháp đường găng CPM là một công cụ hữu ích để xây dựng kế hoạch này, giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực. Bằng cách tạo ra một sơ đồ mạng lưới trực quan, CPM giúp xác định các công việc quan trọng, thời gian cho mỗi công việc và xây dựng các kịch bản “nếu – thì” để ứng phó linh hoạt trước những thay đổi không lường trước.

2.6. Giám sát và quản lý tiến độ dự án

Việc theo dõi sát sao tiến độ thực hiện dự án giúp doanh nghiệp nắm vững tình hình triển khai thực tế, từ đó đưa ra những quyết định kịp thời để điều chỉnh hướng đi cho phù hợp, đánh giá khả năng thành công của dự án và chủ động phòng ngừa, giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn.

Ngày nay, khi công nghệ phát triển ngày càng hiện đại, nhiều doanh nghiệp đã ưu tiên lựa chọn các giải pháp quản lý tiến độ dự án bằng phần mềm quản lý dự án – công việc như Sanze để tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng hiệu quả và độ chính xác trong việc giám sát, đánh giá, thay thế cho phương pháp quản lý truyền thống vốn có nhiều hạn chế.

3. Các vấn đề thường gặp khiến quản lý dự án bị chậm tiến độ

Một trong những thách thức lớn mà các dự án thường gặp phải là việc chậm tiến độ. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, nhưng một số vấn đề điển hình có thể kể đến như:

• Quản lý công việc không hiệu quả: Việc sử dụng các phương pháp quản lý, ghi chú công việc truyền thống qua giấy tờ khiến thông tin dự án dễ bị thất lạc, tác vụ bị bỏ sót.

• Thiếu rõ ràng về ưu tiên và mục tiêu: Khi không có một hệ thống rõ ràng để xác định và ưu tiên các công việc quan trọng, nhân viên sẽ khó tập trung vào những nhiệm vụ cốt lõi, dẫn đến tình trạng trì hoãn và công việc bị chồng chéo.

• Khả năng ứng phó với sự cố kém: Việc giải quyết các vấn đề phát sinh trở nên chậm trễ và phức tạp khi không có các quy trình ứng phó với rủi ro, tình huống bất ngờ.

• Việc theo dõi, quản lý tiến độ dự án không thường xuyên: Việc giám sát dự án thủ công dễ xảy ra sai sót, không được thông báo và cập nhật thường xuyên, khiến các nhà quản lý khó nắm bắt được tình hình thực tế, làm giảm khả năng phát hiện và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn.

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của Sanze về quy trình 6 bước quản lý tiến độ dự án đạt hiệu quả cao. Hy vọng qua bài viết, bạn đã có thêm các kiến thức hữu ích về các cản trở trong quản lý tiến độ dự án để khắc phục và cách quản lý dự án hiệu quả qua 6 bước hướng dẫn bên trên.

Nguồn: Sanze.vn