5 bước quy trình quản lý rủi ro dự án hiệu quả cho doanh nghiệp

Thật khó để một dự án có thể diễn ra hoàn toàn suôn sẻ mà không gặp bất kỳ trở ngại nào, do đó, việc quản lý rủi ro dự án hiệu quả là điều vô cùng cần thiết. Chúng giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa và giảm thiểu những tác động tiêu cực có thể xảy ra, đảm bảo chất lượng và thành công của một vòng đời dự án. Cùng Sanze khám phá 6 loại rủi ro thường gặp khi quản lý dự án, lợi ích và quy trình quản lý rủi ro dự án với 5 bước tinh gọn đạt hiệu quả cao mà CEO nên biết trong bài viết.

1. Các thuật ngữ về quản lý rủi ro dự án

1.1. Rủi ro là gì?

Mối đe dọa tiềm ẩn về những hậu quả không mong muốn trong tương lai được gọi là rủi ro. Trong kinh doanh, rủi ro có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau như sự biến động thị trường, đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn hoặc những sai lầm trong quá trình quản lý. Rủi ro trong dự án thì chủ yếu liên quan, được xác định qua 5 yếu tố gồm sự kiện rủi ro, thời gian có thể xảy ra, xác suất rủi ro, độ ảnh hưởng và nhân tố tác động.

1.2. Quản lý rủi ro dự án là gì?

Quản lý rủi ro dự án là quá trình toàn diện nhằm đảm bảo sự thành công của dự án bằng cách xác định, lường trước, đánh giá và kiểm soát các yếu tố bất định có thể ảnh hưởng đến kết quả của dự án. Quá trình này được thực hiện còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian thực hiện, đồng thời tăng sự hài lòng của khách hàng và nâng cao độ uy tín cho doanh nghiệp.

2. 6 loại rủi ro phổ biến trong dự án

Trong quá trình thực hiện dự án, các doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều loại rủi ro phổ biến bao gồm:

• Rủi ro phạm vi dự án: Mất mục tiêu chính của dự án khi có yêu cầu thay đổi quá nhiều, gây rối loạn, không thể nắm bắt được phạm vi dự án cần những gì.
• Rủi ro chi phí tài chính: Quản lý ngân sách kém, chi phí phát sinh ngoài dự kiến hoặc biến động tài chính của thị trường mà nhà quản trị không kịp thời có các biện pháp quản trị tài chính doanh nghiệp hiệu quả.
• Rủi ro thời gian, tiến độ: Việc không hoàn thành dự án đúng thời hạn có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng, bao gồm mất khách hàng, tăng chi phí và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Do vậy, các doanh nghiệp cần có giải pháp quản lý tiến độ dự án chuyên biệt để theo dõi, tránh nguy cơ này.
• Rủi ro công nghệ: Các vấn đề liên quan đến phần mềm, phần cứng, mạng lưới và các hệ thống thông tin khác có thể gây gián đoạn hoặc làm chậm tiến độ dự án.
• Rủi ro con người: Sự thiếu hụt nhân lực, năng lực chuyên môn của nhân viên chưa đủ hoặc các vấn đề về quan hệ đối tác đều có thể ảnh hưởng tới hiệu quả cuối của dự án.
• Rủi ro giao tiếp: Giao tiếp giữa các thành viên đội nhóm, phòng ban còn rời rạc khiến không nắm được quy trình và mục tiêu triển khai dự án một cách đồng bộ, thống nhất khiến chất lượng đầu việc không đạt.

3. Lợi ích của việc quản lý rủi ro dự án

Quản lý rủi ro dự án giống như việc xây dựng một ngôi nhà trên một nền móng vững chắc. Nếu chúng ta không lường trước và chuẩn bị cho những rủi ro có thể xảy ra, ngôi nhà của chúng ta có thể dễ dàng bị sụp đổ trước những cơn bão bất ngờ. Và nếu quản trị rủi ro dự án tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp như:

• Tăng khả năng thành công của dự án: Bằng cách chủ động phòng ngừa và ứng phó với các rủi ro, bạn có thể giảm thiểu các tác động tiêu cực, đảm bảo dự án được diễn ra trơn tru, hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và ngân sách.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Bằng cách xác định và xử lý các rủi ro sớm, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực như thời gian, con người và tài chính, hạn chế tối đa các chi phí phát sinh trong quá trình triển khai dự án hoặc khắc phục sự cố.
• Cải thiện chất lượng: Quản lý rủi ro dự án sẽ nâng cao năng suất công việc, hiệu quả tổng thể của dự án, giúp đảm bảo rằng chất lượng của các task nhỏ đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng.
• Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: Khi dự án được thực hiện đúng kế hoạch, thậm chí là trước thời hạn và mang lại kết quả như mong đợi, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng và tin tưởng vào doanh nghiệp.
• Nâng cao độ uy tín: Thành công của các dự án sẽ góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của tổ chức.
• Tạo một văn hóa doanh nghiệp không ngừng cải tiến: Quản lý rủi ro dự án là động lực thúc đẩy doanh nghiệp không ngừng đổi mới, sáng tạo, tiếp thu và đưa ra các giải pháp hiệu quả hơn để rút kinh nghiệm, nâng cao năng suất.

4. Hướng dẫn 5 bước thiết lập quy trình quản lý rủi ro dự án hiệu quả

4.1. Xác định và đánh giá xác suất, mức độ ảnh hưởng của các rủi ro tiềm ẩn

Để quản lý rủi ro dự án hiệu quả, việc nhận biết các rủi ro là vô cùng quan trọng, giống như việc tìm kiếm những tảng đá ngầm trước khi ra khơi. Nếu không phát hiện và xử lý kịp thời, chúng có thể gây ra những thiệt hại nghiêm trọng cho hành trình của bạn.

Việc này đòi hỏi bạn phải có một cái nhìn bao quát và kỹ lưỡng về toàn bộ dự án, biết đánh giá toàn diện, bao gồm cả việc thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Bạn có thể tổ chức các buổi Brainstorming với đội nhóm, phỏng vấn các chuyên gia có kinh nghiệm hoặc đơn giản là tự mình phân tích chuyên sâu qua mô hình SWOT, phương pháp phân tích nguyên nhân – gốc rễ.

Bằng cách này, bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn, đánh giá được rủi ro đấy đem lại thách thức, cơ hội gì, xác suất rủi ro xảy ra là cao/trung bình/thấp và mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đối với tổng thể dự án để dễ dàng đưa ra các biện pháp phòng ngừa.

4.2. Lập kế hoạch quản trị rủi ro dự án

Sau khi đã xác định và đánh giá toàn diện các rủi ro tiềm ẩn, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch quản trị rủi ro chi tiết. Kế hoạch này không chỉ là một tài liệu mà còn là một công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với những yếu tố bất ngờ trong quá trình thực hiện dự án.

Mỗi rủi ro được xác định sẽ được đi kèm với một kế hoạch hành động cụ thể, bao gồm các biện pháp phòng ngừa và khắc phục. Việc phân công trách nhiệm rõ ràng cho ai, khi nào, quản trị rủi ro dự án bằng cách nào, phân bổ nguồn lực xử lý rủi ro ra sao và theo dõi, trao đổi lại với nhau là yếu tố quan trọng để đảm bảo kế hoạch quản lý rủi ro dự án được thực hiện hiệu quả.

Bên cạnh đó, việc sử dụng công nghệ, phần mềm hỗ trợ quản lý dự án như Sanze và các công cụ phân tích rủi ro chuyên biệt cũng góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình quản lý rủi ro.

4.3. Xác định người quản lý rủi ro dự án

Để đảm bảo quản lý rủi ro dự án được thực hiện hiệu quả, việc phân công trách nhiệm giám sát là vô cùng thiết yếu. Việc lựa chọn người giám sát không chỉ dựa trên kinh nghiệm mà còn dựa trên các kỹ năng liên quan đến từng loại rủi ro cụ thể. Ví dụ, nếu rủi ro liên quan đến vấn đề kỹ thuật, công nghệ nên giao cho kỹ sư phần mềm chịu trách nhiệm. Bằng cách làm như vậy, chúng ta không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn tăng cường tính trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm.

4.4. Thực thi, theo dõi kế hoạch

Việc triển khai, theo dõi kế hoạch quản trị rủi ro dự án đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên. Các hoạt động chính bao gồm:

• Can thiệp kịp thời: Khi rủi ro xảy ra, nhanh chóng kích hoạt các biện pháp đã chuẩn bị để hạn chế tối đa thiệt hại.

• Theo dõi sát sao quá trình quản lý rủi ro dự án: Có rủi ro mới nào xuất hiện trong quá trình thực hiện dự án không? Nếu có, chúng đã được đánh giá và xử lý ra sao? Quy trình quản lý rủi ro có được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả trong lúc thực thi dự án hay không?

• Đánh giá việc quản trị rủi ro dự án: Các biện pháp ứng phó rủi ro đã triển khai có hiệu quả trong việc giảm thiểu các rủi ro đã xác định trước đó hay không? Phương pháp quản lý rủi ro dự án hiện tại có còn phù hợp với tình hình thực tế không?

4.5. Điều chỉnh kế hoạch quản lý rủi ro dự án

Trong suốt quá trình thực hiện dự án, các yếu tố rủi ro luôn biến động không ngừng. Những rủi ro mới có thể bất ngờ xuất hiện, trong khi mức độ nghiêm trọng của các rủi ro cũ cũng có thể thay đổi nên cần thường xuyên cập nhật, điều chỉnh kế hoạch quản lý rủi ro dự án.

Giai đoạn này tập trung vào việc phát hiện các rủi ro tiềm ẩn mới, phân loại chúng dựa trên mức độ tác động và xác suất xảy ra. Dựa trên kết quả đánh giá, người quản lý dự án cần điều chỉnh và bổ sung các biện pháp quản lý rủi ro hiện hành để đảm bảo kế hoạch luôn sát với thực tế.

5. Các sai lầm thường gặp khi quản trị rủi ro dự án

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại của dự án là việc quản trị rủi ro chưa được thực hiện một cách toàn diện. Nhiều nhà quản trị mắc phải những sai lầm trong quản lý rủi ro dự án như:

• Đánh giá rủi ro sơ sài, ngắn hạn: Một thực tế đáng lo ngại là nhiều dự án không dành đủ thời gian và nguồn lực để quản lý rủi ro dự án. Đặc biệt, thay vì thực hiện một phân tích toàn diện, nhiều dự án mới chỉ xác định những rủi ro dễ nhận thấy qua cá phương pháp đơn giản như bảng câu hỏi, dẫn đến việc bỏ sót những rủi ro quan trọng nhưng khó nhận biết.

• Đánh giá rủi ro dựa trên cảm tính: Thay vì dựa trên dữ liệu thì nhiều nhà quản trị rủi ro dự án lại chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân, dẫn đến những đánh giá chủ quan và không chính xác.

• Danh mục rủi ro không đầy đủ: Danh sách rủi ro thường quá ngắn gọn, không phản ánh đầy đủ các thách thức mà dự án có thể gặp phải.

• Quản lý dự phòng thiếu khoa học: Việc bổ sung dự phòng không dựa trên đánh giá rủi ro chi tiết, dẫn đến việc phân bổ tài nguyên không kịp thời, hiệu quả.

• Thiếu sự tham gia của nhiều người: Quá trình xác định rủi ro không được thực hiện một cách mở, khiến cho nhiều ý kiến đóng góp quan trọng bị bỏ qua, không đầy đủ và thiếu đi góc nhìn đa chiều.

• Thiếu sự cập nhật: Danh mục rủi ro thường không được cập nhật thường xuyên, dẫn đến việc không nắm bắt được các thay đổi của dự án.

Trên đây là tất cả chia sẻ của Sanze về kiến thức quản lý rủi ro dự án. Hy vọng khi đọc bài viết bạn đã trau dồi thêm cho mình những thông tin hay như cách xây dựng quy trình quản lý rủi ro dự án hiệu quả, các sai lầm phổ biến khi quản lý rủi ro để khắc phục.

Nguồn: Sanze.vn