Vòng đời dự án là gì? 4 giai đoạn và cách quản lý hiệu quả

Theo khảo sát trên 100 tổ chức của tập đoàn danh tiếng KPMG, tỷ lệ triển khai dự án thất bại, không đạt mục tiêu ít nhất một lần trong năm tại các doanh nghiệp lên đến 70%. Để điều hướng dự án đạt đến đích, việc hiểu lộ trình, vòng đời dự án là gì và làm sao để quản lý nó tối ưu nhất là điều cần thiết. Hãy cùng Sanze khám phá 4 giai đoạn trong project life cycle cùng các phương pháp quản lý hiện đại, hiệu quả tại bài viết.

1. Vòng đời dự án là gì?

Vòng đời dự án (Project life cycle) hay còn được gọi với tên chu kỳ dự án, là một chuỗi các giai đoạn mà bất cự dự án nào cũng phải trải qua từ khi khởi tạo cho đến khi hoàn thành. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất và mục tiêu của dự án cũng như nhu cầu của tổ chức mà số lượng và trình tự các giai đoạn trong vòng đời dự án có thể khác nhau. Nhưng nhìn chung giai đoạn nào của chu kỳ dự án đều bị ràng buộc bởi một khung thời gian nhất đinh, có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể.

Thông thường, một project life cycle sẽ gồm các giai đoạn cơ bản nhằm đảm bảo sự thành công của dự án như sau: Khởi động – Lập kế hoạch – Thực hiện – Kết thúc. Hiểu rõ vòng đời dự án là gì giúp các nhà quản trị điều phối công việc hiệu quả hơn, có cách quản lý dự án khoa học theo cấu trúc.

2. Tầm quan trọng của vòng đời dự án

• Cung cấp lộ trình minh bạch: Cung cấp khung làm việc rõ ràng cho dự án, giúp tối ưu hiệu quả, duy trì tập trung vào mục tiêu cuối cùng thông qua kế hoạch và thực thi có hệ thống, cấu trúc cụ thể.
• Đồng bộ mục tiêu: Đảm bảo mục tiêu của dự án luôn phù hợp với chiến lược chung của tổ chức, nâng cao giá trị và tính quan trọng của dự án.
• Quản lý phạm vi: Xác định rõ yêu cầu, mục tiêu và phạm vi dự án ngay từ đầu giúp tránh tình trạng vượt quá ngân sách, đảm bảo dự án đóng đúng tiến độ.
• Tối ưu nguồn lực: Lên kế hoạch phân bổ và kiểm soát hiệu quả nguồn lực từ chi phí, thời gian, nhân lực,… trong từng giai đoạn, tránh sự lãng phí.
• Giảm thiểu rủi ro: Khi có sự hiểu sâu các giai đoạn của vòng đời, nhà quản lý sẽ dễ dàng đánh giá, phát hiện những khó khăn tiềm ẩn và chuẩn bị các giải pháp kịp thời.
• Gắn kết các bên liên quan: Đảm bảo các bên liên quan tham gia xuyên suốt quá trình, duy trì sự đồng thuận và hỗ trợ liên tục.

3. 4 giai đoạn trong vòng đời dự án

3.1. Giai đoạn khởi động dự án

Giai đoạn khởi động là bước đệm đầu tiên trong vòng đời dự án, xây dựng nền tảng vững chắc cho các hoạt động tiếp theo. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp và các bên liên quan cùng thảo luận, đánh giá tính khả thi, lợi ích dự án đem lại đồng thời xác định mục tiêu và phạm vi của dự án được chính thức hóa thông qua điều lệ dự án (Project Charter) nhằm giúp tất cả người tham gia, đảm nhận dự án hiểu rõ trách nhiệm của mình.

Các bước quan trọng trong giai đoạn khởi tạo có thể kể đến như:

• Xác định lý do khởi động dự án: Bằng việc phân tích kỹ lưỡng các yếu tố nội ngoại qua mô hình SWOT, doanh nghiệp sẽ xác định được lý do thực hiện và những lợi ích mà dự án mang lại.
• Thiết lập mục tiêu và đánh giá tính khả thi: Xác định mục tiêu SMART cho dự án đồng thời kết hợp phân tích các yếu tố như tài nguyên, ngân sách để đánh giá mức độ khả thi của dự án nhằm đưa ra quyết định sáng suốt.
• Xác định các bên liên quan: Xây dựng danh sách các bên liên quan, những người tham gia, đóng góp chính trong vòng đời dự án để xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bên.
• Soạn thảo điều lệ dự án: Điều lệ dự án là một tài liệu tóm tắt, tổng quan về mục tiêu, phạm vi, quy định chung và các bên liên quan đến dự án. Đây sẽ là tài liệu tham khảo quan trọng trong suốt quá trình thực hiện dự án, giúp làm rõ định hướng cho tất cả mọi người.
• Tổ chức họp khởi động: Trong cuộc họp khởi động, doanh nghiệp sẽ trình bản điều lệ dự án cho các bên liên quan phê duyệt lại, giúp thống nhất, tạo sự đồng thuận ngay từ giai đoạn đầu để tránh hiểu lầm, xung đột sau này.

3.2. Giai đoạn lập kế hoạch

Giai đoạn lập kế hoạch cũng đóng vai trò quan trọng vào sự thành công của dự án, chỉ xếp sau giai đoạn thực hiện. Một kế hoạch dự án tỉ mỉ, chi tiết là điều kiện tiên quyết cho quá trình thực thi dự án đi đến mục tiêu được đơn giản, suôn sẻ hơn.

Lập kế hoạch quản lý vòng đời dự án có thể chia thành hai phần là hoạch định chiến lược và lập kế hoạch thực hiện. Trong đó, hoạch định chiến lược tập trung vào việc xác định mục tiêu tổng quát, phân tích rủi ro tiềm ẩn và lộ trình chung của dự án. Còn lập kế hoạch thực hiện sẽ đi sâu vào chi tiết, bao gồm danh sách đầu việc cụ thể, thời hạn công việc, phân chia người đảm nhận và các thiết bị, chi phí sử dụng dự kiến.

3.3. Giai đoạn thực hiện

Giai đoạn thực hiện là giai đoạn quan trọng nhất và chiếm phần lớn thời gian của một vòng đời dự án. Tại giai đoạn này, người quản lý dự án phải đối mặt với nhiều thách thức, khối lượng công việc đồ sộ bao gồm kiểm soát chi phí, nguồn lực theo kế hoạch và quản lý rủi ro dự án nhằm giảm thiệt hại trước thay đổi, đảm bảo đúng tiến độ.

Việc này đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức chuyên môn, các kỹ năng cứng và kỹ năng mềm cần thiết như ra quyết định, giải quyết vấn đề, giao tiếp,… Đặc biệt giai đoạn này liên quan rất nhiều đến con người nên kỹ năng lẵng nghe, chỉ dẫn, giải quyết xung đột, mâu thuẫn,… sẽ là những kỹ năng vô cùng quan trọng mà bạn bắt buộc phải có.

3.4. Giai đoạn kết thúc

Giai đoạn kết thúc là khâu cuối cùng của dự án, nhằm đánh giá toàn diện các hoạt động đã thực hiện và tìm ra giải pháp cho những điểm chưa đạt. Các nhiệm vụ chính của người quản lý trong giai đoạn này thường gồm:

• Bàn giao sản phẩm dự án và thu thập phản hồi từ khách hàng.
• Đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân và toàn đội, đưa ra những nhận xét cụ thể để nhân viên cải thiện, phát triển.
• Báo cáo chi tiết về quá trình thực hiện dự án cho các bên liên quan.
• Xây dựng kế hoạch cải tiến dựa trên những kinh nghiệm đã thu được.

4. Các phương pháp quản lý vòng đời dự án hiệu quả

4.1. Mô hình Waterfall

Mô hình Waterfall là phương pháp quản lý dự án lâu đời nhưng vẫn được sử dụng rộng rãi để quản lý vòng đời dự án dù đã trải qua nhiều thập kỷ, hoạt động theo quy trình tuần tự: mỗi giai đoạn phải hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Phương pháp này phù hợp với các dự án quy mô nhỏ, có yêu cầu rõ ràng, ít thay đổi.

• Ưu điểm: Đơn giản, dễ sử dụng, quy trình rõ ràng, minh bạch và dễ quản lý
• Nhược điểm: Khó thích ứng với thay đổi, thiếu linh hoạt, các yêu cầu mới khó được đáp ứng khi dự án đã triển khai.

4.2. Lean Manufacturing

Lean Manufacturing là phương pháp quản lý tinh gọn, tập trung vào giảm thiểu lãng phí và tối ưu quy trình, nhằm tạo ra giá trị cao nhất với ít tài nguyên nhất qua góc nhìn, góp ý của khách hàng. Phương pháp này phù hợp với các tổ chức sản xuất hoặc dịch vụ hướng tới việc cải tiến liên tục sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường.

• Ưu điểm: Giảm chi phí tồn kho, tăng năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm và sự tương tác khách hàng.
• Nhược điểm: Dễ bị ảnh hưởng bởi vấn đề nguồn cung ứng, chi phí vận hành cao khi thay đổi hệ thống.

4.3. Mô hình Agile

Mô hình Agile chia dự án thành các hạng mục công việc nhỏ hơn để dễ dàng quản lý qua các vòng lặp ngắn, thường kéo dài 1-4 tuần trong suốt vòng đời của dự án. Đội ngũ sẽ liên tục kiểm tra và cải tiến qua từng vòng lặp, tiếp nhận và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu mới nhờ tính linh hoạt nên rất phù hợp với các dự án phức tạp, dễ phát sinh thay đổi như các dự án thuần sáng tạo như thiết kế.

• Ưu điểm: Linh hoạt, nhanh chóng thích ứng với thay đổi, tối ưu tài nguyên, tăng cường phối hợp đội nhóm và phản hồi khách hàng.
• Nhược điểm: Khó xác định thời gian và chi phí cụ thể, đòi hỏi cam kết tham gia cao từ các bên vì mô hình Agile tập trung vào mong muốn của khách hàng.

Đó là 3 phương pháp quản lý vòng đời dự án được rất nhiều nhà quản trị xuất chúng áp dụng mà các CEO có thể tham khảo. Quản lý tốt vòng đời dự án không chỉ là chìa khóa giúp dự án đạt được mục tiêu mà còn là nền tảng nâng cao hiệu suất và tối ưu nguồn lực trong mọi tổ chức. Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn và nếu cần thì đừng ngại liên hệ cho Sanze để được giải đáp, tư vấn tận tình, miễn phí.

Nguồn: Sanze.vn