Quản lý dự án là gì? 12 nguyên tắc & quy trình quản lý dự án

Quản lý dự án cũng là một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp, giúp tổ chức hoàn thành dự án đúng tiến độ, đạt mục tiêu và đảm bảo rằng mọi nguồn lực đều được sử dụng một cách hiệu quả nhất. Vậy chính xác quản lý dự án là gì, làm sao để quản lý tối ưu? Cùng Sanze tìm hiểu 12 nguyên tắc và quy trình quản lý dự án chi tiết đạt hiệu quả cao trong bài viết.

1. Dự án là gì? Quản lý dự án là gì?

1.1. Dự án là gì?

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan được thực hiện để đạt được một mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Mỗi dự án đều có một mục tiêu duy nhất, được định hình bởi một phạm vi công việc cụ thể, nguồn lực và một kế hoạch chi tiết đã xác định. Các dự án dù nhỏ hay lớn đều cần đến sự phối hợp làm việc giữa nhiều thành viên trong đội nhóm.

Để thành công, một dự án thường trải qua nhiều giai đoạn từ khâu lên ý tưởng ban đầu, thực thi dự án cho đến khi hoàn thiện sản phẩm cuối cùng và đánh giá hiệu quả. Tuy nhiên, dự án thường đi kèm với những rủi ro chậm tiến độ hay thất bại không đạt KPI, do đó, việc quản lý dự án hiệu quả là rất quan trọng.

1.2. Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là gì? Nó là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa các yếu tố như lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện, điều phối và kiểm soát để đạt được các mục tiêu của dự án đã đề ra. Mục tiêu cuối cùng của quản lý dự án là đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các cam kết về hiệu quả với khách hàng.

Quy trình quản lý dự án thường bao gồm 5 giai đoạn chính như khởi động, lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi, kiểm soát và đóng dự án. Và để việc quản lý dự án đạt hiệu quả hơn, nhà quản trị dự án nên áp dụng các công cụ hỗ trợ như sơ đồ Gannt, bảng Kanban, sơ đồ PERT và các phần mềm giúp theo dõi và quản lý tiến độ dự án cập nhật tự động, chính xác, nhanh chóng.

2. Vai trò của quản trị dự án là gì?

Vai trò của quản lý dự án là gì đối với sự thành công của một dự án? Quản trị dự án không chỉ nằm ở việc hoàn thành đúng tiến độ, ngân sách mà còn ở việc giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi ích của dự án. Quản trị dự án đóng vai trò như kim chỉ nam, giúp định hướng và điều phối tất cả các hoạt động để dự án được thực hiện một cách suôn sẻ, hiệu quả và đạt các mục tiêu trên.

Một trong những vai trò cốt lõi của quản trị dự án là định hình rõ ràng mục tiêu và tầm nhìn cho dự án, đồng thời xây dựng kế hoạch cụ thể nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Bằng cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án, người quản lý có thể theo dõi tiến độ, phân bổ tài nguyên hiệu quả và đảm bảo chất lượng thành phẩm cuối cùng.

Song song với việc đạt được mục tiêu đề ra, quản trị dự án còn đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra một cách hiệu quả, đúng tiến độ. Bằng việc sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan như biểu đồ Gantt kết hợp với các phần mềm quản lý dự án chuyên dụng, nhà quản lý có thể theo dõi và quản lý sát sao tiến độ thực hiện, giúp kịp thời xử lý các vấn đề liên quan đến hiệu suất công việc.

Quản trị dự án cũng đóng vai trò quan trọng trong việc chủ động phòng ngừa và ứng phó với rủi ro. Qua việc xác định, đánh giá và lập kế hoạch đối phó với các rủi ro tiềm ẩn, quản trị dự án giúp giảm thiểu khả năng xảy ra các sự cố không mong muốn và đảm bảo sự ổn định của dự án.

Ngoài ra, quản trị dự án còn giúp tối đa hóa lợi ích của dự án. Nhờ sự thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng từ đầu và cân bằng các yếu tố tài chính, nhân lực, vật liệu, chúng ta có thể đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và giúp dự án đạt hiệu quả cao nhất.

3. Quy trình quản lý dự án hiệu quả, chuẩn ISO

Quy trình quản lý dự án hiệu quả là một yếu tố quyết định trong việc tối ưu hóa thời gian, chi phí và nguồn lực. Để đạt được điều này, việc áp dụng các tiêu chuẩn ISO 21500 vào quy trình quản lý dự án là rất cần thiết. Vậy các giai đoạn trong quy trình quản lý dự án là gì khi xét theo tiêu chuẩn ISO? Cùng theo dõi tiếp nhé.

3.1. Giai đoạn khởi động dự án

Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý dự án thường được gọi là giai đoạn khởi động, tập trung vào việc trả lời các câu hỏi cơ bản như: Tại sao dự án này được thực hiện? Ai sẽ hưởng lợi từ dự án? Mục tiêu cốt lõi của dự án là gì? Dự án này có độ khả thi cao không? Có rủi ro, thách thức, cơ hội gì? Ngân sách để triển khai dự án là bao nhiêu? Bạn có thể tham khảo sử dụng mô hình SWOT để làm rõ những câu hỏi trên.

Trong giai đoạn này, người quản lý dự án sẽ tiến hành khảo sát thị trường, xây dựng kế hoạch chi tiết và xác định rõ các cá nhân, tổ chức có liên quan sẽ tham gia vào dự án. Việc xây dựng tài liệu định hướng dự án (Project Charter) là vô cùng quan trọng, giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ mục tiêu chung và vai trò của mình trong dự án.

3.2. Giai đoạn lập kế hoạch

Lập kế hoạch dự án là một nghệ thuật kết hợp giữa tầm nhìn và thực tiễn. Bắt đầu từ việc hình dung một tương lai mong muốn, nhà quản lý sẽ xây dựng một kế hoạch chi tiết để hiện thực hóa tầm nhìn đó. Các yếu tố chính trong giai đoạn hai này bao gồm:

• Thiết lập mục tiêu SMART: Mục tiêu phải cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Achievable), có liên quan (Relevant) và có thời hạn (Time-bound).
• Phân tích rủi ro toàn diện: Bằng cách dự đoán các tình huống có thể xảy ra, doanh nghiệp có thể chuẩn bị các phương án ứng phó linh hoạt, giúp giảm ảnh hưởng từ các thay đổi bất ngờ và cho dự án đi đúng hướng.
• Lập kế hoạch chi tiết: Phân chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ, xác định thời gian thực hiện và phân bổ nguồn lực hợp lý là những yếu tố quan trọng trong quá trình lập kế hoạch, giúp việc quản lý tiến độ công việc, dự án sau đó dễ theo dõi hơn.
• Quản lý ngân sách chặt chẽ: Ngân sách dự án cần được dự trù hợp lý và được kiểm soát chặt chẽ để tránh tình trạng vượt quá ngân sách.
• Đánh giá liên tục: Việc đánh giá tiến độ dự án thường xuyên sẽ giúp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

3.3. Giai đoạn thực thi dự án

Nếu bạn thắc mắc giai đoạn quan trọng, then chốt nhất trong quy trình quản lý dự án là gì thì Sanze xin giải đáp chắc chắn rằng đó là giai đoạn thực thi. Vì đây là giai đoạn hiện thực hóa mục tiêu dự án, các kế hoạch được đưa vào hoạt động, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả cuối cùng. Do đó, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ và hiệu quả của toàn bộ đội ngũ để dự án diễn ra đúng kế hoạch và đạt kết quả tốt nhất.

3.4. Giai đoạn theo dõi và kiểm soát

Để đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra, các nhà quản trị cần không ngừng theo dõi và điều chỉnh các hoạt động. Việc kiểm soát chặt chẽ tiến độ, chất lượng và chi phí là vô cùng quan trọng.

Theo dõi và quản lý tiến độ dự án là một trong những nhiệm vụ hàng đầu. Các công cụ như sơ đồ Gantt, bảng Kanban và báo cáo tiến độ tự động sẽ giúp nhà quản trị hình dung rõ ràng từng giai đoạn, hiệu suất và thời gian hoàn thành tác vụ của từng thành viên trong đội ngũ để kịp thời đôn thúc. Sử dụng giải pháp quản lý dự án của Sanze đầy đủ các tính năng, công cụ trên để hỗ trợ công việc này hiệu quả.

Kiểm soát chất lượng không chỉ dừng lại ở thành phẩm, mục tiêu cuối cùng đạt được như cam kết với khách hàng mà còn bao gồm toàn bộ quá trình thực hiện. Việc đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế chi phí, thời gian sửa chữa và nâng cao uy tín của doanh nghiệp với các đối tác khi nhận dự án sau này.

Song song đó, quản lý chi phí và sự thay đổi cũng là một thách thức không nhỏ. Các nhà quản trị cần thường xuyên so sánh chi phí thực tế với kế hoạch ban đầu để tìm kiếm các giải pháp tối ưu chi phí. Việc xác định, đánh giá và phê duyệt các yêu cầu thay đổi một cách nhanh chóng và hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu tác động tiêu cực đến dự án, tránh ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí và chất lượng công việc.

3.5. Giai đoạn hoàn thành dự án

Giai đoạn hoàn thành dự án là giai đoạn cuối cùng trong một vòng đời dự án. Ở giai đoạn này, mọi mục tiêu dự án đều được hoàn tất, sản phẩm được bàn giao cho khách hàng và quá trình đánh giá tổng kết được thực hiện.

Cụ thể, các hoạt động chính của giai đoạn này bao gồm: kiểm tra nghiệm thu sản phẩm, chuyển giao toàn bộ tài liệu kỹ thuật cho khách hàng và cuối cùng là tổng kết, đánh giá hiệu quả dự án dựa trên các tiêu chí như chất lượng dự án, tiến độ thực hiện, sự hài lòng của khách hàng,… Qua quá trình đánh giá này, nhóm dự án sẽ rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu để cải thiện, áp dụng vào các dự án tiếp theo.

4. 12 nguyên tắc quản lý dự án Agile

Quản lý dự án Agile đã và đang làm thay đổi cách thức các tổ chức tiếp cận việc phát triển sản phẩm trong nhiều doanh nghiệp. Với khả năng đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu thay đổi và đảm bảo chất lượng cao, Agile đã chứng tỏ được hiệu quả của mình trong nhiều dự án so với các mô hình quản lý dự án truyền thống như Waterfall. Dưới đây là 12 nguyên tắc quản lý dự án Agile.

• Tạo sự hài lòng cho khách hàng: Đáp ứng nhu cầu của khách hàng là ưu tiên hàng đầu, qua việc bàn giao sản phẩm sớm, đảm bảo chất lượng dự án.
• Sẵn sàng thay đổi theo yêu cầu: Việc đón nhận, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu sửa đổi của khách thay vì chống lại nó sẽ giúp mối quan hệ hợp tác bớt phần căng thẳng.
• Giao và nâng cấp sản phẩm thường xuyên cho khách hàng: Báo cáo, bàn giao sản phẩm cho khách hàng mỗi tuần/tháng sẽ tạo ra sự kết nối giữa doanh nghiệp với khách hàng.
• Khách hàng và đội quản lý dự án cần cộng tác liên tục: Tương tác, gặp mặt trao đổi liên rục giúp 2 bên hiểu nhau hơn để đưa ra các giải pháp phù hợp, nhanh chóng, giúp giảm thiểu hiểu lầm và cải thiện tiến độ dự án.
• Tin tưởng, tạo động lực và hỗ trợ đội ngũ: Tin tưởng giao trách nhiệm, cung cấp môi trường làm việc tốt, khen thường, khích lệ và hỗ trợ kịp thời cho nhân viên tham gia vào dự án
• Trao đổi thông tin trực tiếp là tốt nhất: Trao đổi trực tiếp giúp truyền đạt thông tin nhanh chóng, dễ hiểu và đầy đủ nhất vì kết hợp cả lời nói, cử chỉ, điệu bộ,…
• Lấy chất lượng sản phẩm, công việc làm thước đo: Tính năng có hoạt động chưa, cần cải thiện nữa không?/Video, bài đăng có lên xu hướng, được nhiều lượt tương tác?,… chính là câu trả lời về chất lượng dự án.
• Tập trung phát triển bền vững: Tình trạng tăng ca có thể diễn ra nhưng không nên để diễn ra thường xuyên và lâu dài, sẽ gây tâm trạng chán nản cho nhân viên khiến chất lượng công việc dễ tụt dốc. Do đó hãy duy trì hiệu suất công việc hiệu quả, liên tục và bền vững trong quá trình làm dự án, đừng để ngày ít việc thảnh thơi, ngày dồn dập tăng ca.
• Không ngừng cải tiến sản phẩm: Đặc biệt với các doanh nghiệp công nghệ thông tin, phần mềm cần update liên tục trong thời đại số hóa.
• Đơn giản hóa quy trình làm việc: Tối giản hóa quy trình làm việc để loại bỏ những bước thừa thãi, giúp nhóm tập trung vào những gì mang lại giá trị thực sự cho dự án.
• Khuyến khích sự sáng tạo, chủ động trong công việc: Tôn trọng, khuyến khích nhân viên nêu ý tưởng mới, khích lệ văn hóa chủ động học hỏi, trao đổi, phát biểu.
• Cập nhật tình hình dự án liên tục: Việc cập nhật kết quả và định hướng công việc tiếp theo trong dự án thường xuyên giúp cải thiện quy trình và sản phẩm, tránh việc sửa chữa một loạt vì không như ý khi thời gian dự án gần kết thúc.

5. Công việc quản lý dự án trong một số lĩnh vực

5.1. Ngành xây dựng

Trong ngành xây dựng, quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối các hoạt động từ lập kế hoạch đến thi công. Chúng ta cần đảm bảo rằng các yếu tố như vật liệu xây dựng, nhân lực được sử dụng hiệu quả để hoàn thành dự án công trình đúng hạn, trong phạm vi ngân sách. Lợi ích của việc áp dụng quản lý dự án chuyên nghiệp trong lĩnh vực này là giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng hoàn thành đúng tiến độ.

5.2. Ngành công nghệ thông tin

Ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh chóng, đồng nghĩa với việc quản lý dự án trong lĩnh vực này cũng trở nên phức tạp hơn. Các dự án thường phải đối mặt với những thay đổi liên tục trong yêu cầu của khách hàng và công nghệ. Việc sử dụng các phương pháp như Agile và Scrum giúp tăng cường tính linh hoạt và khả năng thích ứng của đội ngũ tham gia dự án.

5.3. Ngành Marketing – Bán hàng

Trong ngành Marketing – Bán hàng, quản lý dự án không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn tạo ra chiến dịch hiệu quả hơn. Bằng cách áp dụng các công cụ quản lý dự án, doanh nghiệp có thể phân bổ ngân sách Marketing hợp lý hơn, theo dõi tiến độ, sự phối hợp giữa 2 bộ phận và điều chỉnh kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả chiến dịch, đem về chuyển đổi.

5.4. Ngành tài chính – ngân hàng

Ngành tài chính – ngân hàng yêu cầu khắt khe trong quản lý dự án, đặc biệt là khi liên quan đến tuân thủ quy định và bảo mật thông tin. Những thách thức như rủi ro tài chính và biến động thị trường có thể ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả dự án. Việc áp dụng các kỹ thuật quản lý dự án giúp định hình một lộ trình rõ ràng, tăng cường khả năng ra quyết định, từ đó giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi nhuận.

6. Những thách thức, sai lầm đau đáu khiến dự án thất bại

Thực tế cho thấy, tỷ lệ doanh nghiệp thất bại ít nhất một dự án trong năm là rất cao (lên đến 90%), đặc biệt trong một số ngành có tính cạnh tranh cao. Qua nhiều nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế, Sanze đã tổng hợp lại 5 sai lầm đau đáu thường gặp khiến dự án thất bại sau đây:

• Đặt mục tiêu xa vời, tùy hứng: Đặt mục tiêu không đủ 5 tiêu chí trong mô hình SMART (mục 3.2) khiến mục tiêu xa vời thực tế, mơ hồ, không khả thi khiến dễ lạc lối và không đạt kết quả như mong muốn.
• Nguồn lực không đủ để tiếp tục triển khai: Một sai lầm phổ biến khác là không đảm bảo có đủ nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài chính) cần thiết cho dự án. Nguyên nhân chính của vấn đề này nằm ở khâu lập kế hoạch ban đầu, khi mà công tác dự trù và quản lý rủi ro chưa được thực hiện một cách đầy đủ.
• Thiếu sự linh hoạt khi thực thi dự án: Để kế hoạch dự án không trở nên lỗi thời, bạn cần thường xuyên cập nhật và điều chỉnh vì trong quá trình thực hiện, các yếu tố bên ngoài có thể tác động bất ngờ, đòi hỏi dự án phải có sự linh hoạt để thích ứng.
• Các bộ phận phối hợp rời rạc, không hiệu quả: Một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý dự án là thiếu sự giao tiếp, phối hợp giữa các thành viên trong nhóm. Khi thông tin không được truyền đạt đầy đủ, các thành viên có thể hiểu sai nhiệm vụ hoặc mục tiêu, dẫn đến việc thực hiện dự án không đúng hướng, làm giảm hiệu suất và gây chậm tiến độ.
• Không đánh giá và điều chỉnh thường xuyên: Nhiều dự án thất bại do không thực hiện đánh giá định kỳ. Khi bỏ qua bước này, nhóm có thể không nhận ra những vấn đề phát sinh cho đến khi quá muộn, dẫn đến việc không thể khắc phục kịp thời. Để tránh điều đó, bạn cần đảm bảo đã quản lý tiến độ dự án chặt chẽ theo thời gian thực qua các phần mềm chuyên biệt như Sanze.

Trên đây là toàn bộ chia sẻ của Sanze về Quản lý dự án là gì? Nguyên tắc & quy trình quản lý dự án. Hy vọng qua bài viết, bạn đã có cho mình thêm những kiến thức hữu ích về cách tránh những sai lầm khiến dự án gặp thất bại và biết áp dụng 12 nguyên tắc và quy trình quản lý dự án.

Nguồn: Sanze.vn