Mẹo thiết kế agenda cuộc họp hiệu quả
Làm thế nào để tổ chức một cuộc họp mà những người tham gia đều biết rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, giải quyết được hiệu quả những nội dung đề ra, tránh bị lạc đề và không lố giờ hay lãng phí thời gian của bất kỳ ai? Đáp án là bạn cần thiết kế một chương trình họp (agenda) thật hiệu quả. Bài viết này sẽ mách bạn một số mẹo hữu ích.
Thu thập ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhóm/tổ chức
Để tất cả mọi người đều thực sự tham gia và tham gia một cách tích cực vào cuộc họp, agenda cuộc họp cần bao gồm nhu cầu và mối quan tâm của họ. Vì vậy, hãy để các thành viên đề xuất những chủ đề cần thảo luận kèm lý do tại sao cần đưa chủ đề đó vào thảo luận chung với mọi người trong nhóm. Trong trường hợp, một chủ đề do thành viên đề xuất không được đưa vào agenda cuộc họp, người chủ trì cuộc họp cần giải thích rõ lý do.
Chọn những chủ đề ảnh hưởng đến cả nhóm/tổ chức
Thời gian của mỗi người đều rất quý giá và không dễ để sắp xếp một cuộc họp mà tất cả mọi người đều có thể tham gia. Vì vậy, cuộc họp cần dùng để thảo luận và đưa ra những quyết định về các vấn đề có ảnh hưởng đến toàn nhóm và cần mọi người ở các phòng ban cùng chung tay giải quyết.
Những chủ đề đưa ra trong cuộc họp nên là những vấn đề cần sự phối hợp hành động của các cá nhân, nhiều bộ phận trong tổ chức. Hoặc đó cũng có thể là những vấn đề mà mọi người có thông tin, nhu cầu và góc nhìn khác nhau.
Những chủ đề đưa ra trong cuộc họp nên là những vấn đề cần sự phối hợp hành động của các cá nhân, nhiều bộ phận trong tổ chức.
Nguồn: Dianne Rosario
Liệt kê các hạng mục trong agenda dưới dạng câu hỏi
Thông thường các hạng mục trong agenda chỉ đơn giản là một số từ được xâu chuỗi lại với nhau để tạo thành một cụm từ, ví dụ: “nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa các team”. Thay vì vậy, hãy liệt kê chủ đề dưới dạng một câu hỏi (hoặc nhiều câu hỏi), như “Trong những trường hợp nào thì chúng ta cần sự giao tiếp giữa các team?", "Chúng ta cần làm gì để giảm thời gian phản hồi giữa các team?”.
Câu hỏi giúp các thành viên trong nhóm chuẩn bị tốt hơn cho cuộc thảo luận và theo dõi xem ý kiến của họ và của những người khác có đang đi đúng hướng hay không. Một khi có bất cứ ý kiến nào đó đi “lạc đề”, những người còn lại trong cuộc họp đều có thể dễ dàng nhận ra và ngăn cản trước khi nội dung thảo luận đi quá xa. Và khi câu hỏi đã được giải đáp cũng là lúc chủ đề này đã được giải quyết.
Hãy liệt kê các chủ đề trong agenda dưới dạng câu hỏi.
Nguồn: Dianne Rosario
Xác định rõ mục đích của từng chủ đề trong chương trình họp
Hãy cho người tham gia biết rõ mục đích của từng chủ đề được nêu ra trong cuộc họp là gì. Bạn cần mọi người chia sẻ thông tin, thu thập ý kiến đóng góp của họ hay đưa ra quyết định. Khi các thành viên biết rõ mục đích của từng chủ đề, họ sẽ chuẩn bị tốt hơn cho cuộc thảo luận và có thể tham gia một cách tích cực hơn.
Cách tốt nhất là phổ biến nội dung cuộc họp đến tất cả những người tham gia trước khi cuộc họp diễn ra, đồng thời trả lời các câu hỏi nếu có để làm rõ mục đích của những chủ đề cần thảo luận. Nếu một chủ đề có mục đích là đưa ra quyết định, thì cần nêu rõ quy tắc cho quá trình đó.
Ví dụ, người chủ trì cuộc họp có thể đề xuất rằng quyết định sẽ được đưa ra bằng sự đồng thuận, nghĩa là mọi người đều được khuyến khích thể hiện quan điểm của mình. Nếu không thể đạt được sự đồng thuận trong một khoảng thời gian nhất định, người chủ trì cuộc họp hoặc lãnh đạo sẽ đưa ra quyết định cuối cùng dựa trên các ý kiến đã được thảo luận và thông báo cho các thành viên tham gia về quyết định và lý do của nó.
Xác định rõ mục đích của từng chủ đề trong chương trình họp.
Nguồn: Dianne Rosario
Ước tính thời lượng thảo luận cho mỗi chủ đề
Ở mỗi chủ đề, bạn cần tính toán khoảng thời gian hợp lý để đi từ việc giới thiệu chủ đề, trả lời các câu hỏi (nếu có), đến thảo luận, đóng góp ý kiến và đưa ra quyết định. Nhiều người thường sai sót trong việc ước lượng thời gian cần thiết để đưa ra quyết định trong các cuộc họp. Ví dụ, nếu trong một cuộc họp có 10 người tham gia và bạn chỉ dành 10 phút cho một chủ đề, thì rất có thể bạn đã ước lượng thời gian quá ít. Khi mỗi thành viên trong nhóm đều cần thời gian để phát biểu ý kiến, nếu mỗi người nói trong 1 phút, thì chỉ riêng phần phát biểu đã mất hết 10 phút. Điều này có nghĩa là không còn thời gian để thảo luận và đưa ra quyết định cuối cùng.
Bên cạnh đó, việc ước lượng thời gian cho phép các thành viên điều chỉnh cách trình bày ý kiến của họ sao cho phù hợp với thời gian đã được phân bổ. Nếu nhận thấy rằng thời gian không đủ, họ có thể đề xuất thêm thời gian.
Ở mỗi chủ đề, bạn cần tính toán và phân bổ thời gian hợp lý.
Nguồn: Dianne Rosario
Lưu ý rằng, mục tiêu của việc xác định thời gian không phải là để cuộc thảo luận kết thúc vào đúng thời điểm hết giờ, vì điều này có thể dẫn đến việc ra quyết định vội vã, không sáng suốt. Thay vào đó, mục đích của việc này là đảm bảo nhóm có đủ thời gian để thảo luận và phản hồi hiệu quả các câu hỏi đã đặt ra.
Đề xuất quy trình giải quyết từng mục trong agenda
Quy trình này xác định các bước cụ thể mà nhóm sẽ thực hiện để hoàn tất thảo luận hoặc đưa ra quyết định. Khi không có quy trình chung, mỗi thành viên sẽ tham gia cuộc họp theo quan điểm và cách tiếp cận riêng.
Quy trình giải quyết mỗi mục cần phải được ghi rõ trong agenda.
Nguồn: Dianne Rosario
Ví dụ, có người tập trung vào việc xác định vấn đề, trong khi người khác lại thắc mắc về lý do chủ đề nào đó có mặt trong agenda, và một số khác lại đang tìm kiếm hoặc đánh giá các giải pháp. Điều này có thể gây ra sự mất đồng bộ và làm giảm hiệu quả của cuộc họp.
Vì vậy, quy trình giải quyết mỗi chủ đề cần phải được ghi rõ trong agenda. Khi đến thời điểm thảo luận về chủ đề đó trong cuộc họp, người điều phối nên giải thích quy trình và tìm kiếm sự thống nhất từ nhóm.
Ví dụ, người điều phối có thể đề xuất một quy trình từng bước, bao gồm việc thu thập ý kiến đóng góp từ các thành viên, đánh giá các đề xuất, thảo luận và đưa ra quyết định cuối cùng. Bạn cũng nên khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến để cải thiện quy trình đó. Điều này sẽ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
Chỉ rõ cách các thành viên nên chuẩn bị cho cuộc họp
Thông báo về chương trình họp đến tất cả các thành viên trước khi cuộc họp diễn ra, để mọi người có thời gian đọc tài liệu và chuẩn bị những gì cần thiết cho từng mục trong chương trình họp.
Xác định ai là người chịu trách nhiệm dẫn dắt từng chủ đề
Bên cạnh người chủ trì cuộc họp, bạn có thể phân công thêm người chịu trách nhiệm dẫn dắt cho từng chủ đề trong cuộc họp. Họ là những người có chuyên môn hoặc kinh nghiệm trong chủ đề cần thảo luận. Nhiệm vụ của họ có thể là giải thích bối cảnh cho chủ đề hoặc phân tích dữ liệu liên quan. Dĩ nhiên người này cần được thông báo trước và họ có trách nhiệm chuẩn bị những nội dung này trước cuộc họp.
Ví dụ, trong một cuộc họp cập nhật tình hình hoạt động của công ty hàng tháng, thành phần tham dự sẽ có ban lãnh đạo và quản lý của các bộ phận như quản lý phòng kinh doanh, quản lý phòng marketing, quản lý phòng sản xuất...). Lúc này, ngoài người điều phối phụ trách dẫn dắt cuộc họp mỗi người quản lý sẽ có trách nhiệm trình bày về tình hình hoạt động của bộ phận mình phụ trách trước toàn thể các thành viên trong buổi họp này.
Đừng quên xem xét và điều chỉnh chương trình agenda khi cần thiết
Ngay cả khi các bạn đã thống nhất agenda, hãy đưa chủ đề “xem xét và điều chỉnh chương trình họp” ngay đầu cuộc họp để đánh giá xem liệu có điều gì cần thay đổi hay điều chỉnh không, vì biết đâu có sự kiện nào đó đột xuất xảy ra.
Hãy đưa chủ đề “xem xét và điều chỉnh chương trình họp” ngay đầu cuộc họp để xem liệu có điều gì cần thay đổi hay không.
Nguồn: Dianne Rosario
Đánh giá lại agenda cuộc họp sau khi họp
Nếu bạn phải họp thường xuyên, đây là 2 câu hỏi đơn giản để bạn có thể từng ngày cải thiện hiệu quả các cuộc họp của mình: (1) Chúng ta đã làm tốt điều gì?; (2) Chúng ta muốn cải thiện điều gì cho cuộc họp tiếp theo?
Đây là một số câu hỏi để đánh giá lại agenda sau mỗi cuộc họp:
- Chương trình họp có được thông báo kịp thời để mọi người có thời gian chuẩn bị hay không?
- Những người tham gia đã chuẩn bị cho cuộc họp tốt như thế nào?
- Bạn đã ước tính thời gian cho từng mục trong agenda tốt như thế nào?
- Chúng ta đã phân bổ thời gian cho việc ra quyết định và thảo luận tốt như thế nào?
- Mọi người bám sát chủ đề tốt như thế nào? Các thành viên trong nhóm lên tiếng tốt như thế nào khi họ nghĩ rằng ai đó lạc đề?
- Quá trình thực hiện từng mục trong chương trình agenda hiệu quả như thế nào?
Và dưới đây là một agenda mẫu dựa trên những điều vừa chia sẻ bên trên, hy vọng nó sẽ hữu ích với bạn!
Theo Mai Trâm / Brands Vietnam
* Nguồn: Harvard Business Review