Quản trị doanh nghiệp là gì? Chức năng và 14 nguyên tắc vàng

Quản trị doanh nghiệp có vai trò chủ chốt trong các doanh nghiệp, quản lý tốt sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Dù bạn là một nhà quản lý dày dặn kinh nghiệm thì công việc này cũng chẳng hề dễ dàng. Vì vậy, hiểu rõ quản trị doanh nghiệp là gì, các chức năng và 14 nguyên tắc vàng giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả là chìa khóa để vượt qua mọi trở ngại. Tìm hiểu chi tiết với Sanze tại bài viết dưới.

1. Quản trị doanh nghiệp là gì? Các khái niệm cần biết khi quản trị doanh nghiệp

1.1. Quản trị là gì? Phân biệt quản lý & quản trị

a, Quản trị là gì?

Đây là một thuật ngữ được các nhà quản lý, nhà nghiên cứu định nghĩa theo nhiều cách khác nhau và đến nay vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất. Từ quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự cho đến quản lý dự án, đều thể hiện sự ứng dụng rộng rãi của khái niệm này.

Tuy nhiên để nói một cách khái quát thì quản trị là quá trình tổ chức, điều phối các nguồn lực và kiểm soát các hoạt động của một tổ chức/doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Qua đó, quản trị không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động mà còn góp phần tạo ra giá trị bền vững cho tổ chức.

b, Phân biệt quản lý và quản trị

Ranh giới giữa quản trị và quản lý thường bị mờ nhạt trong nhận thức của nhiều người. Cả hai đều liên quan đến việc điều hành một tổ chức, nhưng mỗi khái niệm lại có vai trò và phạm vi hoạt động riêng biệt.

Quản trị, hay còn gọi là hành động định hướng, tập trung vào việc thiết lập tầm nhìn, mục tiêu và các chính sách chung để "làm đúng việc" (do the right things). Ngược lại, quản lý là quá trình thực hiện, điều phối các nguồn lực để "làm việc đúng cách" (do the things right) nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.

Nói cách khác, nếu quản trị là việc vẽ nên một bức tranh toàn cảnh, thì quản lý là việc tô điểm và hoàn thiện từng chi tiết trong bức tranh đó. Dưới đây là một số tiêu chí so sánh thể hiện sự khác biệt của quản trị và quản lý.

1.2. Quản trị doanh nghiệp là gì? Phân biệt quản trị doanh nghiệp & quản trị kinh doanh

a, Quản trị doanh nghiệp là gì?

Ta đã biết định nghĩa của quản trị rồi, vậy quản trị doanh nghiệp là gì? Có giống với quản trị hay không? Chúng ta cùng đi vào lời giải đáp nhé!

Quản trị doanh nghiệp là bộ khung quy định chi phối mọi hoạt động của một tổ chức. Nó bao gồm việc xây dựng và thực thi các chiến lược, điều phối nguồn lực, cũng như tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Về cơ bản, quản trị doanh nghiệp là tối ưu hóa lợi ích cho tất cả các bên liên quan, từ cổ đông, nhân viên cho đến khách hàng và cộng đồng.

b, Phân biệt quản trị doanh nghiệp và quản trị kinh doanh

Quản trị kinh doanh là quá trình điều phối và tận dụng hiệu quả các nguồn lực (Tài chính, nhân lực, công nghệ,...) để tối đa hóa hiệu quả hoạt động và giá trị doanh nghiệp. Quản trị doanh nghiệp là một hệ thống quản lý nhằm tạo ra sự hài hòa giữa các bên liên quan, hướng tới sự phát triển bền vững của tổ chức.

Như vậy, quản trị doanh nghiệp đóng vai trò là khung khổ chung, định hướng và kiểm soát việc thực thi các hoạt động quản trị kinh doanh sao cho phù hợp với lợi ích lâu dài của các nhà đầu tư. Dưới đây là 4 tiêu chí so sánh thể hiện sự khác biệt của quản trị doanh nghiệp với quản trị kinh doanh.

1.3. Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống phần mềm tích hợp đa chức năng, bao quát toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiêu chính của ERP là giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn bằng cách tập trung quản lý dữ liệu, tối ưu hóa quy trình và hỗ trợ ra quyết định dựa trên thông tin chính xác, kịp thời.

2. Các chức năng thiết yếu trong quản trị doanh nghiệp

Để một chiếc máy hoạt động trơn tru, mỗi bộ phận đều phải được lắp ráp chính xác và ăn khớp với nhau. Tương tự, để quản trị doanh nghiệp thành công cũng cần phải có sự kết hợp hài hòa giữa các chức năng quản trị thiết yếu gồm: chức năng lập kế hoạch và dự báo, chức năng tổ chức, chức năng lãnh đạo, quản lý, chức năng điều phối, chức năng kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh.

2.1. Chức năng lập kế hoạch và dự báo

Để đạt được hiệu quả cao nhất, hoạt động quản trị doanh nghiệp đòi hỏi sự rõ ràng trong mục tiêu và sự linh hoạt trong chiến lược. Bên cạnh việc xác định mục tiêu cụ thể, các nhà quản lý còn phải dự báo và lên kế hoạch đối phó với những biến động không lường trước của thị trường.

Các hoạt động chủ yếu trong quá trình lập kế hoạch bao gồm:

• Nghiên cứu kỹ lưỡng về thị trường và các hoạt động kinh doanh hiện tại
• Đánh giá một cách toàn diện tình hình hoạt động nội bộ của mình
• Xác định rõ các mục tiêu và nguồn lực cần thiết: Doanh nghiệp muốn tăng trưởng doanh thu 20% trong năm tới cần xác định rõ các sản phẩm/dịch vụ chủ lực, phân khúc khách hàng mục tiêu và các nguồn lực tài chính, nhân sự cần thiết
• Cuối cùng là phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp

2.2. Chức năng tổ chức, bố trí nhân lực

Một doanh nghiệp thành công đòi hỏi một nền tảng vững chắc, đó chính là một cơ cấu tổ chức được thiết kế khoa học. Cơ cấu tổ chức không chỉ giúp phân chia công việc một cách hiệu quả mà còn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, từ đó tối ưu hóa hoạt động và đạt được mục tiêu chung.

Các hoạt động chính của chức năng tổ chức bao gồm: thiết lập hệ thống phân cấp rõ ràng, phân bổ tài nguyên và bố trí nhân sự hợp lý, xây dựng và triển khai các quy trình làm việc hiệu quả.

2.3. Chức năng lãnh đạo, quản lý

Sau khi hoàn thiện các chỉ thị và hướng dẫn chi tiết, nhà quản trị sẽ trực tiếp chỉ đạo, quản lý và hỗ trợ đội ngũ để đảm bảo công việc được triển khai một cách hiệu quả.

Chức năng lãnh đạo, quản lý này đòi hỏi nhà quản trị phải có khả năng giao tiếp tốt để truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên làm việc năng suất. Thành quả công việc của đội ngũ sẽ là minh chứng rõ nét cho khả năng lãnh đạo và tầm nhìn chiến lược của ban quản lý.

2.4. Chức năng điều phối

Điều phối là một trong những thách thức lớn nhất mà nhà quản trị phải đối mặt. Để hoạt động hiệu quả, một tổ chức cần sự cân bằng tinh tế giữa kỷ luật và sự thoải mái. Thành công của quá trình điều phối phụ thuộc vào khả năng tạo ra một môi trường làm việc mà tại đó, mọi cá nhân đều có thể đóng góp tối đa và cùng nhau hướng tới mục tiêu chung.

2.5. Chức năng kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh

Để đảm bảo hoạt động của tổ chức luôn diễn ra đúng hướng, nhà quản trị cần thường xuyên kiểm soát, đánh giá và điều chỉnh. Cụ thể, chức năng này bao gồm các hoạt động sau:

• Thiết lập KPI phù hợp để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu chung.
• Thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất làm việc thực tế so với KPI.
• Xác định những điểm mạnh, điểm yếu và các cơ hội cải tiến dựa trên kết quả đánh giá.
• Tiến hành điều chỉnh, đưa ra các giải pháp kịp thời và hiệu quả.

3. Sai lầm trong quản trị và vận hành mà các doanh nghiệp thường mắc

Trong hành trình phát triển, không doanh nghiệp nào là hoàn hảo. Những sai lầm thường gặp trong quản trị và vận hành doanh nghiệp có thể kể đến như:

• Lập kế hoạch kém, xa vời với thực tế
• Quản lý tài chính, dòng tiền kém
• Quản lý nhân sự kém
• Hoạt động marketing & sale chưa thật sự hiệu quả
• Quy trình vận hành kém hiệu quả
• Thiếu sự đổi mới, tiên phong
• Thiếu văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ

Giống như một con tàu cần có la bàn để định hướng, doanh nghiệp cần một chiến lược rõ ràng và sự linh hoạt để thích ứng với những thay đổi liên tục của thị trường. Việc nhận diện và khắc phục những điểm yếu này không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cường năng lực cạnh tranh mà còn tạo một nền móng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

4. 14 nguyên tắc vàng trong quản trị doanh nghiệp là gì?

Henri Fayol, một trong những nhà quản lý nổi tiếng nhất thế kỷ XX, đã đưa ra 14 nguyên tắc quản lý kinh điển, được nhiều doanh nghiệp áp dụng cho đến ngày nay. Sanze đã phân theo nhóm nguyên tắc, tóm tắt và đánh giá ngắn gọn để các nhà quản trị nắm được nhanh chóng hơn ở dưới đây.

4.1. Nhóm nguyên tắc về cấu trúc tổ chức

Sanze nhóm 5 nguyên tắc sau vào nguyên tắc cấu trúc tổ chức:

• Phân công lao động đúng chuyên môn: Mỗi người làm việc phù hợp với năng lực, tăng hiệu quả.
• Thẩm quyền và trách nhiệm: Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm, đảm bảo sự rõ ràng trong phân công công việc.
• Kỷ luật: Kỷ luật là nền tảng của tổ chức, tạo ra sự thống nhất và hiệu quả.
• Thống nhất mệnh lệnh: Mỗi nhân viên chỉ nhận lệnh từ một người quản lý, tránh xung đột.
• Thống nhất đường lối: Toàn bộ tổ chức hướng tới một mục tiêu chung, dưới sự lãnh đạo thống nhất.

4.2. Nhóm nguyên tắc về con người

Có 7 nguyên tắc được Sanze xếp vào nhóm nguyên tắc về con người bao gồm:

• Lợi ích chung: Lợi ích của tổ chức được đặt lên hàng đầu.
• Thù lao: Thù lao tương xứng và công bằng với năng suất làm việc để tạo động lực làm việc cho nhân viên.
• Tập trung hóa: Cân bằng giữa tập trung và phân quyền để tối ưu hóa hiệu quả.
• Xích lãnh đạo: Sơ đồ tổ chức rõ ràng giúp mọi người hiểu rõ vị trí và vai trò của mình.
• Trật tự: Sắp xếp công việc và tài nguyên một cách khoa học.
• Sự công bằng: Đối xử công bằng với mọi người tạo ra môi trường làm việc tích cực.
• Sự ổn định: Giữ chân nhân tài bằng cách đảm bảo sự ổn định trong công việc.

4.3. Nhóm nguyên tắc về quản lý

Có 2 nguyên tắc liên quan trực tiếp đến quá trình quản lý là: Khuyến khích sáng tạo - Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển & trình bày ý tưởng mới và Đoàn kết - Xây dựng tinh thần đoàn kết, hỗ trợ lẫn nhau trong tổ chức.

Tuy nhiên, trong thế giới kinh doanh luôn thay đổi chóng mặt, việc áp dụng cứng nhắc 14 nguyên tắc này có thể không còn phù hợp. Các nhà quản trị hiện đại cần linh hoạt kết hợp các nguyên tắc của Fayol với những kiến thức quản lý mới để quản trị doanh nghiệp thành công và bền vững.

5. 6 nội dung quan trọng để quản trị doanh nghiệp thành công

Trong thời đại kinh doanh cạnh tranh ngày nay, quản trị hiệu quả là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Và 6 nội dung quan trọng để quản trị doanh nghiệp thành công mà các nhà quản trị không thể bỏ qua là: quản lý tài chính, quản trị tài sản, quản lý dự án - công việc, quản lý nhân sự, quản trị khách hàng và quản trị rủi ro.

• Quản lý tài chính: Cần nắm rõ cách tổ chức nguồn tài chính, quản lý thu chi sao cho hiệu quả, làm sao để tận dụng nguồn tiền hiện có để sinh lợi, xây dựng phương án dự phòng cho các tình huống xấu
• Quản trị tài sản: Quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp qua bộ hồ sơ, phân loại rõ ràng, theo nguyên giá và khấu hao qua từng năm
• Quản lý dự án - công việc: Lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các nguồn lực để hoàn thành dự án một cách hiệu quả, đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách cho phép
• Quản lý nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo và hỗ trợ phát triển nhân sự, đánh giá hiệu suất, xây dựng chính sách, chế độ đãi ngộ, tạo môi trường làm việc thoải mái nhưng vẫn có kỷ luật
• Quản trị khách hàng: Xây dựng, nuôi dưỡng và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đáp ứng tối đa nhu cầu, kỳ vọng về trải nghiệm chất lượng sản phẩm, dịch vụ, từ đó tạo dựng lòng trung thành với thương hiệu
• Quản trị rủi ro: Dự đoán các rủi ro có thể xảy ra, lập phương án dự phòng trong tương lai và đầu tư thông minh vào phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp

Trên đây là toàn bộ các chia sẻ, thông tin liên quan đến quản trị doanh nghiệp là gì, các chức năng, nguyên tắc và nội dung quan trọng để quản trị doanh nghiệp thành công trong thời đại số hóa. Hi vọng bạn đã có thêm những kiến thức hay và bổ ích về quản trị khi đọc bài viết này. Mọi thắc mắc còn trăn trở vui lòng liên hệ với Sanze để được giải đáp tận tình.

Nguồn: Sanze.vn