Senior Manager, FMCG Sales, NielsenIQ: “Khoảng hở trong quy trình làm việc là điều khó tránh khỏi”
Dù tuân thủ quy trình chặt chẽ đến đâu thì trong quá trình làm việc chắc chắn sẽ xuất hiện những khoảng hở. Và truyền đạt thông tin có lẽ là chuỗi quy trình dễ bị đứt gãy và tồn tại nhiều khoảng hở nhất”. - Anh Phạm Chí Uy, Senior Manager, FMCG Sales, NielsenIQ, học viên MBA khóa 2023 - Đại học Western Sydney chia sẻ tại sự kiện Meetup 9/24 do viện ISB và đại học Western Sydney phối hợp tổ chức.
Anh Phạm Chí Uy - Senior Manager, FMCG Sales, NielsenIQ tham gia chia sẻ tại MBA Meetup 9/24.
*Trước hết, mời anh giới thiệu đôi nét về công việc hiện tại của anh ở NielsenIQ?
Hiện tại, tôi đảm nhận vị trí Manager bộ phận Account Development tại NielsenIQ. Công việc chính của tôi bao gồm việc trao đổi và làm việc trực tiếp với khách hàng là các nhà sản xuất Hàng tiêu dùng để tìm hiểu sâu sắc về nhu cầu của họ. Từ đó, tôi cùng đội ngũ xây dựng những giải pháp “đo ni đóng giày”, giúp khách hàng đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả. Song song đó, tôi còn đảm nhiệm vai trò xây dựng và triển khai các chiến lược tăng trưởng, nhằm mở rộng thị phần và tăng cường năng lực cạnh tranh của công ty.
*Được biết, tính chất công việc của anh là làm việc cross team. Hình thức này liệu có khiến anh gặp nhiều khó khăn trong quá trình làm việc không?
Trong tổ chức, việc quản lý thông tin hiệu quả luôn là một thách thức. Khi quy mô đội nhóm càng lớn, khả năng thông tin bị "lọt" trong quá trình truyền đạt càng cao. Đặc biệt trong môi trường làm việc cross-team, việc đảm bảo rằng mọi người đều nắm rõ thông tin và cùng hướng tới một mục tiêu chung là điều không hề dễ dàng.
Dù tuân thủ quy trình chặt chẽ đến đâu thì trong quá trình làm việc chắc chắn sẽ xuất hiện những khoảng hở. Và truyền đạt thông tin có lẽ là chuỗi quy trình dễ bị đứt gãy và tồn tại nhiều khoảng hở nhất. Có nhiều lý do khiến cho thông tin không truyền được đến đến điểm cuối cùng.
Thứ nhất, quản trị đội nhóm quy mô càng lớn thì khả năng lost track thông tin lại càng cao. Theo lý thuyết, leader cần phải kiểm soát toàn bộ hoạt động của đội ngũ để theo dõi và phản ứng kịp thời với những tình huống công việc khẩn cấp. Nhưng thực tế lại không đơn giản như vậy, đặc biệt là khi bạn đang quản lý một bộ phận gồm nhiều nhân viên và nhiều khách hàng. Khi làm việc với các khách hàng là tập đoàn đa quốc gia (MNCs), với quy trình làm việc phức tạp và chặt chẽ, việc có được cái nhìn bao quát lại càng thêm khó khăn.
Thứ hai, đối với một số tình huống quá cấp bách, nhân viên sẽ có xu hướng tập trung giải quyết vấn đề trước rồi mới báo với cấp trên hoặc với những bộ phận có liên quan.
Thứ ba, nhân viên ngại chia sẻ vấn đề vì lo lắng rằng việc thông báo cho cấp trên sẽ dẫn đến quy trình phức tạp, trong khi vấn đề đó có thể được giải quyết nhanh chóng hơn nếu xử lý trực tiếp. Vì vậy, nhiều nhân viên có xu hướng tự linh hoạt giải quyết vấn đề trước, và chỉ báo cáo cho leader khi sự việc đã được xử lý xong.
*Anh đã làm gì để việc trao đổi thông tin trong công việc trở nên hiệu quả hơn?
Tôi cho rằng leader và nhân viên cần nên thống nhất với nhau để thiết lập một framework để phân định đâu là các thông tin cần được chia sẻ và những công việc mà các bạn có thể tự quyết định. Framework này chính là không gian, nơi các bạn có thể tự tin đưa ra các quyết định thuộc phạm vi kiểm soát của mình. Mục tiêu không chỉ là để các bạn thực hiện theo định hướng của cấp trên mà còn để tạo cơ hội cho các bạn rèn luyện kỹ năng ra quyết định. Việc này giúp nhân viên phát triển khả năng tự quản lý và đưa ra quyết định hiệu quả.
Giới hạn của framework không hẳn là những việc “không phận sự miễn vào”. Nói đúng hơn, nếu các bạn vượt ra khỏi framework, bạn buộc sẽ phải chấp nhận các rủi ro mà các bạn chưa đủ năng lực chuyên môn để giải quyết. Trong những trường hợp cần ra những quyết định nằm ngoài framework, các bạn nên chủ động tham khảo ý kiến của leader để có được lời khuyên và hướng dẫn phù hợp.
Anh Phạm Chí Uy đề xuất xây dựng framework để giúp nhân viên nhận diện những vấn đề cần tham khảo ý kiến cấp trên,
*Với kinh nghiệm làm việc cross team, anh cho rằng đâu là yếu tố tạo nên sự nhất quán trong đội nhóm?
Trong bất kỳ tập thể nào, mục tiêu chung đều là yếu tố tạo nên sự nhất quán trong quá trình làm việc. Mục tiêu chung giúp mình biết được mình đang phấn đấu cho điều gì. Đặc biệt, bộ phận Commercial hoạt động dựa trên bộ KPI cụ thể cho từng cá nhân theo mục tiêu kinh doanh của công ty. Vì thế, các thành viên trong team không thể nào tách biệt bản thân ra khỏi mục tiêu chung được.
Bên cạnh đó, ý thức trách nhiệm cũng góp phần thúc đẩy đội ngũ tiến về phía trước. Mỗi thành viên trong team đều có trọng trách “lèo lái con thuyền” và sẽ không có câu chuyện Leader làm ít hơn trong khi nhân viên phải gồng mình chống chọi. Toàn đội sẽ phải cùng nhau phấn đấu, đặc biệt là trong những giai đoạn công ty gặp nhiều khó khăn hoặc là có nhiều sự thay đổi. Như tại NielsenIQ Việt Nam, trước những thay đổi từ tập đoàn, toàn bộ đội ngũ đã sẵn sàng thích ứng và cùng nhau tạo nên những bước tiến mới.
*Mục tiêu chung có phải là yếu tố tạo nên sự gắn bó giữa anh và thành viên trong lớp học MBA?
Khác với trong môi trường làm việc, học viên MBA mang trong mình những mục tiêu và động lực khác biệt. Thế nên, lớp học MBA không phải là nơi diễn ra câu chuyện về KPI hay về mục tiêu chung nữa mà là câu chuyện kết nối giữa người với người.
Do đó, tôi cho rằng bản thân mình phải mở lòng ra trước để lắng nghe và thấu hiểu câu chuyện của các bạn, để tìm hiểu kỳ vọng của mọi người khi bước vào chương trình và mục tiêu phấn đấu cho từng môn học. Khi nắm bắt được hết những thông tin đó, mọi người sẽ dễ dàng cộng tác với nhau trong từng chặng của hành trình này mà không lo sẽ tồn tại những mâu thuẫn trong mục tiêu học tập.
Tóm lại, trong một môi trường mà mọi người đều nỗ lực, sự cảm thông và hiểu biết lẫn nhau sẽ trở thành yếu tố quan trọng hơn.
*Nếu có cơ hội, anh sẽ chia sẻ kinh nghiệm gì đến các bạn trẻ vừa mới bước vào hành trì quản lý?
Đầu tiên, hãy dành thời gian để thấu hiểu bản thân và tìm hiểu phong cách làm việc mà bạn lựa chọn. Nếu chưa xác định được phong cách làm việc phù hợp, bạn có thể bắt đầu từ những gì làm bạn cảm thấy thoải mái. Hoặc bạn có thể chọn thử nghiệm một phong cách và từ từ điều chỉnh.
"Hãy bắt đầu xây dựng phong cách lãnh đạo từ những yếu tố khiến bạn thoải mái," Anh Uy chia sẻ.
Và đừng vội vàng tham gia chương trình đào tạo nâng cao ngay trong giai đoạn First-time Manager. Thay vào đó, hãy tập trung tích lũy kinh nghiệm thực tế trong công việc và quản lý con người trước. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu sắc và áp dụng hiệu quả những kiến thức học được từ các chương trình như MBA sau này.
Cảm ơn anh Uy đã dành thời gian tham gia MBA Meetup 9/24 và mang đến những chia sẻ kinh nghiệm vô cùng quý báu. Chúc anh luôn thật năng lượng trong công việc và gặt hái thêm nhiều thành công trong tương lai!