Senior Manager, Lazada: “Tiếp cận nhân viên bằng cảm tính và duy trì quan hệ bằng lý tính”

“Cảm tính là yếu tố không thể thiếu khi làm việc giữa người với người. Còn lý tính là yếu tố bắt buộc để duy trì quy trình ổn định và kết quả chất lượng” – anh Phan Trần Nguyên Thạnh, Senior Manager, Lazada, học viên MBA khóa 2023 – Đại học Western Sydney chia sẻ tại sự kiện MBA Meetup 9/24 do viện ISB và Đại học Western Sydney phối hợp tổ chức.

* Được biết anh hiện đang đảm nhận vị trí Senior Manager tại Lazada, anh có thể chia sẻ cụ thể hơn công việc của anh tại đây?

Với vai trò quản lý hơn 30 kho hàng ở TP.HCM và các tỉnh miền Tây, trách nhiệm của tôi là đảm bảo mang trải nghiệm giao nhận hoàn thiện nhất cho khách hàng. Tôi luôn tạo điều kiện để nhân viên làm việc trong một môi trường thân thiện và năng động, nơi họ được tôn trọng và khuyến khích phát triển. Tôi tin rằng, khi nhân viên cảm thấy hài lòng và gắn bó, họ sẽ mang đến những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, góp phần vào sự thành công của công ty.

Anh Phan Trần Nguyên Thạnh – Senior Manager, Lazada chia sẻ tại MBA Meetup tháng 9/2024.

* Với quy mô quản lý tương đối lớn, anh đã gặp khó khăn gì trong quá trình kiểm soát đội ngũ?

Một trong những thách thức lớn nhất mà tôi đang đối mặt là khoảng cách địa lý. Vì phải thường xuyên di chuyển giữa các địa điểm nên tôi không có nhiều thời gian tiếp xúc trực tiếp với từng nhân viên. Mặc dù chúng tôi vẫn duy trì liên lạc qua tin nhắn, nhưng tôi nhận thấy rằng, việc tương tác trực tiếp mới giúp tôi nắm bắt được toàn diện hơn về công việc cũng như tâm tư, nguyện vọng của từng cá nhân. Thế nên, tôi rất mong nhân viên sẽ chủ động chia sẻ khi cần giúp đỡ.

Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng mạnh dạn nêu lên khó khăn và biết cách tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần thiết. Điều này khiến cho leader rất khó nắm bắt được toàn bộ những vấn đề đang tồn đọng, và dần chúng sẽ trở thành những vấn đề bị “bỏ quên”.

Câu chuyện không chỉ dừng lại ở hiệu quả giao tiếp, mà những vấn đề bị “bỏ quên” đó rất có khả năng sẽ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tập thể. Một vấn đề nhỏ nếu không được giải quyết kịp thời sẽ tích tụ và trở thành vấn đề lớn ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động và chất lượng dịch vụ.

* Vậy anh đã giải quyết bài toán “khoảng cách địa lý” như thế nào để có thể giao tiếp với nhân viên hiệu quả hơn?

Khoảng cách địa lý có thể là một thách thức, nhưng nó cũng là cơ hội để chúng ta sáng tạo và tìm ra những cách thức làm việc hiệu quả hơn. Trong trường hợp của mình, tôi chủ động sắp xếp thời gian để tham gia các buổi gặp offline, là cơ hội giúp mọi người có thể tập hợp, trò chuyện và gắn kết với nhau hơn.

Một người lãnh đạo thực thụ sẽ không xem vấn đề là yếu tố cản trở. Hãy xem vấn đề là cơ hội để cả team cùng dìu dắt nhau qua khó khăn và nỗ lực tìm ra giải pháp tối ưu. Đồng thời, quá trình hỗ trợ nhân viên cũng đã giúp cá nhân tôi nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu.

Theo anh Thạnh, đừng nên xem thường những vấn đề nhỏ, vì rất dễ tồn đọng và tạo ra ảnh hưởng lớn.

* Đối với những nhân viên không chủ động chia sẻ, đâu là hướng tiếp cận phù hợp để khuyến khích họ bày tỏ vấn đề?

Tôi cho rằng việc tạo ra một môi trường cởi mở và sẻ chia là vô cùng quan trọng. Tôi luôn sẵn sàng chia sẻ những kiến thức và kinh nghiệm của mình, đồng thời khuyến khích các bạn chủ động tìm tòi, học hỏi và chia sẻ những khó khăn, thách thức mà mình gặp phải. Khi cùng nhau giải quyết vấn đề, đội ngũ sẽ trở nên mạnh mẽ hơn và gắn kết hơn.

Trước hết, tôi chủ động chia sẻ những bài học kinh nghiệm trong quá trình làm việc để dựa vào đó, các bạn biết cách tự “sơ cứu” khi gặp các vấn đề tương tự. Đôi khi, leader không cần trực tiếp giải quyết, mà hãy giúp các bạn tự tìm ra hướng giải quyết bằng cách đồng hành, gợi mở... cũng tạo dựng lòng tin để sau này các bạn sẽ tìm đến mình khi có vấn đề.

Theo lý thuyết, một nhà lãnh đạo nên ghi nhận và xem xét tất cả những chia sẻ và đề xuất từ nhân viên, sau đó tổng hợp và cân nhắc cách cải thiện phù hợp. Tuy nhiên, thứ tự giải quyết cũng cần được sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Tôi sẽ ưu tiên giải quyết những vấn đề có tác động lớn đến hoạt động chung của tổ chức hoặc những đề xuất mang lại nhiều giá trị.

Cách làm của tôi, nhìn chung là tiếp cận bằng cảm tính và duy trì bằng lý tính. Cảm tính là yếu tố không thể thiếu khi làm việc giữa người với người. Còn lý tính là yếu tố bắt buộc để duy trì quy trình ổn định và kết quả chất lượng. Tôi lựa chọn kết hợp lý tính – cảm tính theo tỷ lệ 80:20 để giúp nhân viên có một môi trường làm việc tích cực. Hạn chế yếu tố cảm tính giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cách làm việc của cấp trên và mạnh dạn trong việc bày tỏ ý kiến.

* Theo anh, cảm tính – lý tính có là cách tiếp cận khả thi trong môi trường có nhiều nhân tố tài năng như lớp học MBA không?

Cảm tính đóng vai trò khá quan trọng trong lớp học MBA, đặc biệt là nâng cao tính cảm thông trong tập thể. Việc cân nhắc đến hoàn cảnh và khó khăn của mỗi cá nhân sẽ giúp tạo ra một không khí lớp học ấm áp và thân thiện, từ đó thúc đẩy tinh thần học tập và hợp tác. Ràng buộc bạn học và bản thân trong những quy tắc cứng nhắc sẽ chỉ tạo ra tâm lý học tập căng thẳng.

Cảm tính giúp tạo điều kiện cho một môi trường học tập thân thiện và gắn bó hơn, giúp các học viên hỗ trợ lẫn nhau và duy trì sự kết nối trong suốt quá trình học. Việc tạo dựng mối quan hệ là cực kỳ hữu ích vì tất cả bạn học đều thật sự tài năng và có chuyên môn cao. Qua quá trình học tập, tôi nhận thấy những gì mình học được không chỉ đến từ giáo trình mà còn có một phần đáng kể từ bạn học.

Đến giai đoạn mà khối lượng công việc – học tập – trách nhiệm gia đình trở nên quá tải, lý tính sẽ lên tiếng và kéo tôi ra khỏi những suy nghĩ tiêu cực. Lý tính có vai trò như là cột trụ giúp tôi vững vàng khi tinh thần lẫn thể chất đều đang mệt mỏi. Lý tính giúp tôi quyết tâm theo đuổi con đường MBA đến cùng và kiên nhẫn tích lũy những kiến thức có giá trị về mặt dài hạn.

“Đừng phụ thuộc vào bất kỳ một phong cách lãnh đạo nào vì bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh và phát triển theo cách riêng”, anh Thạnh nhấn mạnh.

* Với kinh nghiệm đáng kể trong hoạt động quản trị, anh có lời khuyên gì gửi đến các nhà quản lý trẻ?

Khó khăn trong thời gian đầu làm quản lý là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt là khi bạn chưa biết làm sao để giao tiếp hiệu quả với nhân viên. Hãy bắt đầu bằng cách đặt mình vào vị trí của đồng đội.

Theo thời gian, phong cách lãnh đạo của bạn sẽ được hình thành, phát triển thông qua rèn luyện và trau dồi. Đừng phụ thuộc vào bất kỳ một phong cách lãnh đạo nào vì bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh và phát triển theo cách riêng. Quan trọng nhất, hãy giữ cho tư duy của bạn không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ yếu tố nào, để đảm bảo chất lượng công việc luôn được duy trì ở trạng thái ổn định.

* Cảm ơn anh Thạnh vì đã đồng hành cùng MBA Meetup tháng 9/2024. Mong rằng với những chia sẻ thú vị từ anh, những nhà quản lý trẻ trong giai đoạn First-time Manager sẽ có được thêm nhiều lời khuyên hữu ích.