Xây dựng tổ chức học tập bắt đầu với quản trị tri thức hiệu quả

Trong thời đại hiện nay, nền kinh tế tri thức đang trở thành xu hướng chủ đạo, nơi mà sự cạnh tranh không chỉ dựa vào tài nguyên vật chất mà còn dựa vào tri thức và sự sáng tạo. Việc học tập và sáng tạo tri thức không chỉ giúp cá nhân phát triển mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.

Trong bài viết này, mình chia sẻ góc nhìn về việc xây dựng một tổ chức học tập liên tục bắt đầu từ một nền tảng cơ bản nhất: Quản trị tri thức hiệu quả.

Bài viết thể hiện góc nhìn cá nhân của tác giả Hồ Đông Thụ – Founder & CEO @Think Digital, THINKDEMY và là Giảng viên tại Brand Camp.

Một cách hiểu về “Tổ chức học tập”

Trong nền kinh tế tri thức, nguồn nhân lực chất lượng cao và tài sản tri thức là nguồn lực quan trọng nhất để tăng cường sức cạnh tranh. Học tập là yếu tố then chốt giúp cá nhân và tổ chức phát triển, tạo nên sự khác biệt và khả năng sáng tạo.

Chủ Tịch của Analog Devices Strata từng nhận định: “Tốc độ học hỏi có thể là lợi thế cạnh tranh bền vững duy nhất”.

“Tổ chức học tập” vừa là văn hóa, vừa là chiến lược, vừa là lợi thế cạnh tranh.. và đôi khi là tất cả đối với một doanh nghiệp.

Bài viết “A New Strategy For Corporate Learning” nêu ra quan điểm: “Ngày nay việc xây dựng lộ trình sự nghiệp cho nhân sự bắt đầu bằng việc xây dựng lộ trình học tập và phát triển kỹ năng của họ”.

Hàng năm diễn đàn kinh tế thế giới (WEF) đều công bố những kỹ năng cần thiết của nhân sự chuyên nghiệp. Trong giai đoạn năm 2024-2025 thì kỹ năng “Học tập chủ động và xây dựng chiến lược học tập” đứng thứ 2 chỉ sau kỹ năng về “tư duy phân tích và đổi mới sáng tạo”. Điều này cho chúng ta thấy được tầm quan trọng của việc học tập chủ động ảnh hưởng đến sự phát triển của nhân sự nói riêng và tổ chức nói chung.

Trong thế giới kinh doanh ngày càng cạnh tranh và thay đổi như hiện nay, việc đào tạo và phát triển nhân viên không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp.

Sự hiệu quả của một tổ chức học tập

Theo nghiên cứu của The Josh Bersin Company (2022), các công ty có văn hóa học tập và phát triển có khả năng:

• Tăng gấp 3 lần khả năng làm hài lòng khách hàng.
• Gấp 7,2 lần khả năng thu hút và giữ chân nhân viên.
• Gấp 4,1 lần khả năng thích nghi tốt với sự thay đổi.
• Gấp 2,6 lần khả năng vượt quá mục tiêu tài chính.
• Tăng 29 lần việc tạo môi trường làm việc nơi nhân viên có thể phát triển, phát huy tiềm năng tối đa.
• Tăng 4 lần thúc đẩy đổi mới hiệu quả.

Rõ ràng, những số liệu từ nghiên cứu của The Josh Bersin Company đã chỉ ra rõ ràng tác động tích cực của việc xây dựng văn hóa học tập và phát triển trong doanh nghiệp. Không chỉ giúp tăng cường hiệu quả kinh doanh, văn hóa này còn tạo ra một môi trường làm việc năng động và hấp dẫn.

Một tổ chức học tập cần có các cấp độ từ cá nhân đến nhóm và cuối cùng là tổ chức.

Một tổ chức học tập hiệu quả cần xây dựng và phát triển văn hóa học tập ở nhiều cấp độ khác nhau, bắt đầu từ cá nhân, mở rộng đến nhóm và cuối cùng là toàn bộ tổ chức. Mỗi cấp độ đóng vai trò quan trọng và có sự tương tác chặt chẽ với nhau, tạo nên một hệ sinh thái học tập toàn diện.

Ở cấp độ cá nhân, mỗi nhân viên cần được khuyến khích và tạo điều kiện để:

• Chủ động học hỏi và phát triển kỹ năng mới
• Tự đặt mục tiêu học tập cá nhân
• Áp dụng kiến thức mới vào công việc hàng ngày
• Chia sẻ kinh nghiệm và góc nhìn với đồng nghiệp

Ở cấp độ nhóm, cần tạo ra môi trường để:

• Thúc đẩy học tập collaborative và chia sẻ kiến thức
• Tổ chức các buổi brainstorming và thảo luận nhóm
• Xây dựng các dự án học tập chung
• Tạo cơ hội cho các thành viên học hỏi lẫn nhau

Ở cấp độ tổ chức, cần có chiến lược tổng thể để:

• Xây dựng hệ thống quản lý tri thức toàn diện
• Thiết lập các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên
• Tạo văn hóa khuyến khích đổi mới và học hỏi liên tục
• Đầu tư vào công nghệ và cơ sở hạ tầng hỗ trợ học tập

Bằng cách kết nối chặt chẽ ba cấp độ này, tổ chức có thể tạo ra một hệ sinh thái học tập đồng bộ và hiệu quả. Kiến thức và kỹ năng được chia sẻ, lan tỏa từ cá nhân đến nhóm và cuối cùng trở thành tài sản chung của toàn tổ chức.

Vai trò của cộng đồng thực hành và đội ngũ Giảng viên nội bộ trong tổ chức học tập

Trong quá trình xây dựng một tổ chức học tập hiệu quả, cộng đồng thực hành (Communities of Practice – CoP) và đội ngũ Giảng viên nội bộ đóng vai trò then chốt, tạo nên những trụ cột quan trọng cho văn hóa học tập liên tục.

Cộng đồng thực hành (CoP)

Cộng đồng thực hành là nhóm người chia sẻ mối quan tâm hoặc đam mê chung về một lĩnh vực cụ thể và tương tác thường xuyên để nâng cao kiến thức, kỹ năng. Trong tổ chức học tập, CoP có vai trò:

• Thúc đẩy chia sẻ kiến thức: CoP tạo ra môi trường để các thành viên trao đổi kinh nghiệm, chia sẻ best practices và giải quyết vấn đề cùng nhau.
• Nuôi dưỡng sự đổi mới: Thông qua tương tác và brainstorming, CoP là nơi nảy sinh những ý tưởng mới và sáng tạo.
• Phát triển chuyên môn: Các thành viên trong CoP có cơ hội học hỏi từ những người có kinh nghiệm, nâng cao kỹ năng chuyên môn.
• Xây dựng mạng lưới: CoP giúp kết nối những người có cùng sở thích hoặc lĩnh vực công việc, tạo nên mạng lưới hỗ trợ lẫn nhau.

Đội ngũ Giảng viên nội bộ

Giảng viên nội bộ là những nhân viên có kinh nghiệm và chuyên môn cao được đào tạo để truyền đạt kiến thức cho đồng nghiệp. Họ đóng vai trò quan trọng trong:

• Chuyển giao kiến thức nội bộ: Giảng viên nội bộ hiểu rõ văn hóa và quy trình của tổ chức, có thể truyền đạt kiến thức một cách phù hợp và hiệu quả.
• Tiết kiệm chi phí: Việc sử dụng giảng viên nội bộ giúp tổ chức tiết kiệm chi phí đào tạo so với thuê chuyên gia bên ngoài.
• Tạo động lực học tập: Khi thấy đồng nghiệp trở thành giảng viên, nhân viên được truyền cảm hứng để học hỏi và phát triển bản thân.
• Xây dựng văn hóa chia sẻ: Việc khuyến khích nhân viên trở thành giảng viên nội bộ tạo ra văn hóa chia sẻ kiến thức trong tổ chức.

Sự kết hợp giữa CoP và Giảng viên nội bộ tạo nên một hệ sinh thái học tập đa dạng và phong phú. Trong khi CoP cung cấp môi trường học tập không chính thức và linh hoạt, Giảng viên nội bộ đảm bảo việc truyền đạt kiến thức một cách có cấu trúc và hệ thống.

Vậy là chúng ta đã đi qua phần tổng quan về tổ chức học tập, mới các bạn tới với phần tiếp theo bàn về chiến lược quản trị tri thức, nền móng đầu tiên để xây dựng tổ chức học tập hiệu quả.

Một cách hiểu về quản trị tri thức

I.Nonaka, lý thuyết gia rất có ảnh hưởng của trường phái quản lí dựa trên tri thức (knowledge-based management), đã nỗ lực trong nhiều năm để phát triển lí thuyết toàn diện về quản trị dựa vào tri thức.

Theo Nonaka, tri thức tồn tại dưới hai dạng: Ẩn (tacit knowledge) và Hiện (explicit knowledge).

Để quản trị tri thức hiệu quả, bạn sẽ cần nhận diện chúng và lên kế hoạch để chuyển hoá chúng thành tài nguyên của tổ chức. Dưới đây là một vài gợi ý.

• Nhận diện thức hiện hữu:
  • Dễ hệ thống, lưu trữ, truyền đạt: Các tri thức dưới dạng tài liệu, quy trình, văn bản.
  • Tổng hợp qua quá trình vận hành: Tri thức được tích lũy thông qua hoạt động của tổ chức.
  • Dễ chia sẻ, truyền đạt: Những tri thức có thể được chia sẻ và truyền đạt dễ dàng.
• Nhận diện tri thức tiềm ẩn:
  • Mang tính cá nhân, khó chính thức hóa, truyền đạt: Tri thức cá nhân, kinh nghiệm, trực giác của nhân viên.
  • Hình thái: kinh nghiệm, kỹ năng, trực giác: Các tri thức ngầm định, khó lượng hóa.
  • Đến từ kinh nghiệm, trải nghiệm cá nhân: Tri thức được tích lũy qua thực tế công việc.

Dựa trên báo cáo “The workplace knowledge & productivity report, 2019”, chúng ta có thể thấy tác động tài chính đáng kể của việc quản trị tri thức kém hiệu quả đối với các tổ chức.

Chi phí tổn thất tăng theo quy mô tổ chức:

• Công ty 1.000 nhân sự: Tổn thất 2,7 triệu USD
• Công ty 100.000 nhân sự: Tổn thất lên tới 265 triệu USD

Với các tập đoàn lớn, chi phí tổn thất có thể lên đến hàng trăm triệu USD, ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh. Chi phí tổn thất lớn như vậy không chỉ ảnh hưởng đến tài chính mà còn phản ánh sự lãng phí thời gian và nguồn lực, dẫn đến giảm hiệu suất làm việc tổng thể.

Một số gợi ý để tăng tri thức hiện hữu và giảm tri thức ẩn trong tổ chức

• Tăng cường tri thức hiện hữu:
  • Xây dựng hệ thống lưu trữ, quản lý và chia sẻ các tài liệu, quy trình, văn bản hiện có.
  • Khuyến khích nhân viên đóng góp, cập nhật các tri thức mới thu thập được từ quá trình vận hành.
  • Tổ chức các hoạt động chia sẻ kiến thức, như hội thảo, tọa đàm, để phổ biến các tri thức hiện hữu.
• Giảm tri thức ẩn:
  • Thiết lập quy trình để nhận diện, lượng hóa tri thức ngầm định của nhân viên.
  • Khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên chia sẻ kinh nghiệm, kỹ năng, trực giác cá nhân.
  • Xây dựng chương trình đào tạo, trao đổi giữa các nhân viên để chuyển hóa tri thức ẩn thành tri thức hiện hữu.
  • Áp dụng công nghệ để hỗ trợ việc thu thập, lưu trữ và chia sẻ tri thức ẩn, như hệ thống quản lý kiến thức, học máy...

Mô hình SECI (Socialization, Externalization, Combination, Internalization) giúp chuyển đổi và sáng tạo tri thức trong tổ chức

Theo mô hình này, tài sản tri thức được phân loại thành bốn loại chính:

1. Kinh nghiệm: Các bài học từ quá khứ.
2. Khái niệm: Các lý thuyết và mô hình.
3. Hệ thống: Các quy trình và công cụ hỗ trợ.
4. Thủ tục: Các bước thực hiện cụ thể.

Các lí thuyết cổ điển về quản trị tri thức truyền thống thường chỉ tập trung vào việc “lưu trữ” và khai thác thông tin (là các tri thức hiện), trong khi bỏ quên các tài sản vô giá khác như phân loại ở bảng trên.

Quan điểm của lí thuyết mới về sự kiến tạo và sử dụng tri thức không phải đơn thuần lưu trữ các thông tin (như các phần mềm Knowledge Management System hiện tại đang làm) mà là quản lí quá trình biến đổi tri thức thông qua chu trình SECI trong đó tri thức là một tiến trình động, biến đổi liên tục.

Cũng theo quan điểm mới, tri thức phải được kiến tạo chủ động từ bên trong, cùng với sự tương tác với các tri thức được đưa vào từ bên ngoài, chứ không phải là quá trình thu nhận thông tin một chiều.

SECI là viết tắt của Socialization, Externalization, Combination và Internalization.

Đó là các bước tuần tự nối tiếp nhau trong một chu trình khép kín để biến đổi tri thức ẩn từ người này chuyển sang người khác (S), từ tri thức ẩn sang dạng hiện (E), từ tri thức hiện rời rạc sang tri thức hiện có chất lượng cao hơn (C), và chuyển đổi từ tri thức hiện vào trong mỗi cá nhân (I).

Các bước trong SECI giúp biến đổi tri thức từ cá nhân đến tổ chức:

1. Socialization: Chia sẻ tri thức ẩn thông qua giao tiếp trực tiếp.
2. Externalization: Biến tri thức ẩn thành hiện thông qua tài liệu hóa.
3. Combination: Kết hợp các mảnh tri thức hiện để tạo ra tri thức mới.
4. Internalization: Triển khai tri thức hiện vào thực tiễn để biến nó thành tri thức ẩn mới.

Điểm cuối cùng: Hãy chuẩn bị “cánh đồng màu mỡ” để gieo trồng các hạt giống của tổ chức học tập

Khái niệm “cánh đồng xã hội” (Social Field) trong bối cảnh xây dựng tổ chức học tập đề cập đến việc chuẩn bị nền tảng văn hóa và môi trường tổ chức thuận lợi cho sự phát triển của học tập liên tục. Giống như một cánh đồng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi gieo hạt, một tổ chức cũng cần “bón phân” và “xới đất” về mặt văn hóa để tạo ra môi trường màu mỡ cho việc học tập và phát triển.

Vai trò của lãnh đạo trong quá trình này là vô cùng quan trọng. Họ cần:

• Thể hiện cam kết mạnh mẽ với việc học tập liên tục
• Tạo ra tầm nhìn rõ ràng về tổ chức học tập
• Khuyến khích và tưởng thưởng cho những nỗ lực học hỏi và chia sẻ kiến thức
• Đầu tư vào cơ sở hạ tầng hỗ trợ học tập

Nếu thiếu sự chuẩn bị này, việc triển khai các sáng kiến học tập sẽ gặp nhiều khó khăn, giống như hạt giống rơi trên đất cằn. Nhân viên có thể thiếu động lực học tập, không thấy được giá trị của việc chia sẻ kiến thức, hoặc không có công cụ và nguồn lực cần thiết để phát triển.

7 yếu tố/văn hóa quan trọng của tổ chức học tập

7 yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một tổ chức học tập hiệu quả sau đây có thể xem như tấm bản đồ quy hoạch, giúp nhà lãnh đạo từng bước tạo ra một môi trường thúc đẩy học tập liên tục và phát triển:

1. Kiến tạo môi trường khuyến khích học hỏi, trao đổi: Đây là nền tảng cơ bản, tạo ra bầu không khí cởi mở và tích cực cho việc học tập và chia sẻ kiến thức.
2. Xây dựng cơ chế phản hồi và đối thoại cởi mở trong tổ chức: Khuyến khích giao tiếp hai chiều, giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và đóng góp ý kiến.
3. Khuyến khích sự cộng tác và học tập theo nhóm: Tận dụng sức mạnh của học tập collaborative, thúc đẩy sự sáng tạo và giải quyết vấn đề hiệu quả.
4. Tạo ra các quy trình để tạo ra, lưu lại và chia sẻ kiến thức nội bộ: Xây dựng hệ thống quản lý tri thức, đảm bảo kiến thức được lưu trữ và chia sẻ một cách có hệ thống.
5. Trao quyền cho nhân viên cùng thực hiện tầm nhìn chung: Giúp nhân viên hiểu và gắn kết với mục tiêu của tổ chức, tạo động lực học tập và phát triển.
6. Kết nối định hướng học tập của tổ chức với môi trường và các bên hữu quan: Đảm bảo việc học tập phù hợp với nhu cầu thực tế của thị trường và các bên liên quan.
7. Xây dựng chiến lược lãnh đạo hỗ trợ cho văn hóa học tập và phát triển của tổ chức: Cam kết của lãnh đạo trong việc thúc đẩy và duy trì văn hóa học tập.

Các yếu tố này tạo thành một hệ sinh thái học tập toàn diện, trong đó:

• Môi trường và văn hóa tổ chức (1, 2, 3) tạo nền tảng.
• Hệ thống và quy trình (4) hỗ trợ việc quản lý tri thức.
• Sự tham gia của nhân viên (5) đảm bảo sự gắn kết.
• Liên kết với bên ngoài (6) giúp học tập phù hợp với thực tế.
• Sự hỗ trợ của lãnh đạo (7) đảm bảo tính bền vững.

Bằng cách tích hợp và phát triển đồng bộ cả 7 yếu tố này, tổ chức có thể xây dựng một văn hóa học tập mạnh mẽ, thúc đẩy sự phát triển liên tục và tăng cường khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.

Kết luận

Xây dựng một tổ chức học tập liên tục không chỉ giúp phát triển năng lực cá nhân mà còn nâng cao sức mạnh cạnh tranh của tổ chức trên thị trường toàn cầu. Như Peter Drucker đã từng nói: “Cần một học thuyết đặt tri thức vào trung tâm của sự thịnh vượng” – việc hướng tổ chức thành “tổ chức sáng tạo tri thức” sẽ giúp tổ chức không ngừng gia tăng tài sản tri thức, đóng góp vào sự đổi mới và sáng tạo vượt bậc một cách bền vững.

Các bạn có thể tìm hiểu thêm về Tổ chức học tập, các phương pháp Xây dựng đội ngũ giảng viên nội bộ qua khóa học “Train-the-Trainer: Cẩm nang triển khai đào tạo Doanh nghiệp và xây dựng đội ngũ Giảng viên nội bộ” tại Brand Camp.

* Bài viết gốc: hodongthu.com