Khung năng lực: Ứng dụng trong quản trị nhân sự và cách xây dựng

Muốn phát triển đội ngũ nhân sự vững mạnh, đòi hỏi tổ chức và nhà quản trị nhân sự phải hiểu rõ tiềm năng của doanh nghiệp và năng lực của từng cá nhân. Khung năng lực được xem là thước đo để đo lường, theo dõi và nhận định năng lực của nhân viên. Cùng Học Viện Tư Vấn Và Đào Tạo PMS tìm hiểu khung năng lực và cách ứng dụng công cụ hữu ích này vào quản lý nhân sự trong tổ chức.

Khung năng lực là gì?

Khung năng lực là một hệ thống tập hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và các đặc điểm cần thiết để nhân viên hoặc tổ chức cần có để hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu cụ thể. Hiểu đơn giản, khung năng lực là một bảng danh sách các điều cần trang bị để cá nhân hoặc tổ chức có được thành công.

Khung năng lực là một công cụ quản lý nhân sự hữu ích khi nó tổng hợp những tiêu chí cần thiết để đánh giá nhân viên. Đây là phương pháp giúp việc đánh giá và quản lý năng lực của nhân sự trong công ty trở nên thuận lợi hơn.

Các yếu tố cần thiết trong khung năng lực

Về cơ bản, khung năng lực sẽ có những yếu tố sau:

• Kiến thức (Knowledge): Là những thông tin, dữ liệu được tiếp thu thông qua quá trình học tập, làm việc và học hỏi từ người khác. Trong chuyên môn công việc, đó còn là sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực mà nhân viên đó đang đảm nhận.

• Kỹ năng (Skills): Là khả năng mà nhân viên thực hiện thành thạo một công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể. Kỹ năng được chia làm hai loại là kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn. Mỗi kỹ năng đều đều cần trau dồi và rèn luyện để bổ trợ hiệu quả cho công việc.

• Thái độ (Attitude): Là cách mà nhân viên thể hiện cảm xúc, thái độ làm việc của họ đối với công việc và tổ chức. Đây là yếu tố quan trọng bởi nó đóng vai trò là phương thức mà nhân viên bày tỏ suy nghĩ, niềm tin, động lực và hành vi của họ. Vì thế khi đánh giá nhân sự, thái độ chiếm phần lớn sự cân nhắc của nhà quản lý dành cho nhân viên.

Hiện nay, có khá nhiều bộ khung năng lực hoặc mô hình đánh giá nhân viên được sử dụng phổ biến và có tính ứng dụng cao. Một số mô hình đánh giá năng lực nhân sự được ứng dụng nhiều như:

• Mô hình ASK: đánh giá năng lực nhân dựa trên ba khía cạnh quan trọng: thái độ, kỹ năng và kiến thức.
• Mô hình đánh giá 360 độ: cung cấp cái nhìn toàn diện về nhân sự thông qua những phản hồi đa chiều từ nhiều nguồn khác nhau.
• Mô hình SWOT: phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức mà nhân viên đang có. Thông qua đó có kế hoạch đầu tư, phát triển nhân tài hợp lý.

Ứng dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự

Khung năng lực là phương pháp quản trị nhân sự tổng hợp được ứng dụng thường xuyên trong nhiều hoạt động quản lý nguồn nhân lực. Trong đó có ba khía cạnh được sử dụng phổ biến và mang lại hiệu quả cao:

Trong tuyển dụng và đánh giá nhân sự

Khung năng lực được xem là cơ sở để đo lường và nhận xét năng lực, kỹ năng, kiến thức, thái độ của ứng viên. Các tiêu chuẩn đặt ra trong khung năng lực có thể được sử dụng làm tiêu chuẩn đánh giá ứng viên. Chúng sẽ phản ánh đầy đủ những yếu tố mà ứng viên đáp ứng để phục vụ nhu cầu công việc.

Khác với bộ tiêu chuẩn tuyển dụng thông thường, nhà tuyển dụng có thể thiết kế khung năng lực riêng của doanh nghiệp với một số năng lực, kỹ năng cần thiết khác để kết quả đánh giá được trọn vẹn nhất.

Dựa trên khung năng lực, nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn khách quan và toàn diện về chân dung ứng viên tiềm năng. Đồng thời, dựa trên các tiêu chuẩn sẽ có đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của nhân sự khi đã làm tại công ty. Bảng đánh giá là nền tảng để xem xét sự phát triển và thăng tiến của nhân viên trong thời gian cống hiến tại doanh nghiệp.

Trong đào tạo và phát triển

Khung năng lực là yếu tố quan trọng để hoạch định các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân tài của doanh nghiệp. Kết quả đánh giá dựa trên khung năng lực sẽ phản ánh loại năng lực và cấp độ năng lực của nhân viên có phù hợp để thăng tiến hay không. Dựa trên dữ liệu này, bộ phận nhân sự có thể thiết lập được kế hoạch bồi dưỡng nhân viên với mục tiêu đào tạo rõ ràng, đối tượng tham gia và nội dung đào tạo.

Việc áp dụng khung năng lực vào đào tạo và phát triển nhân viên sẽ khai thác tối đa hiệu quả quản lý nhân viên. Bên cạnh đó, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cần thiết khi triển khai hoạt động trau dồi năng lực cho người tài.

Trong quản lý hiệu quả làm việc

Khung năng lực còn được ứng dụng hữu ích cho việc quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp. Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng hệ thống quản lý thành tích và chế độ đãi ngộ cho các thành viên trong tổ chức.

Với hoạt động quản lý kết quả làm việc, khung năng lực cung cấp những điều kiện cần thiết để kiểm soát và đo lường hiệu quả công việc của nhân viên. Dựa trên đó, người quản lý có thể xác định những gì cần tập trung phát triển và khắc phục trong thảo luận đánh giá thành tích. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để đối chiếu khi thiết lập bảng lương, quyết định bậc lương cho người lao động, hạn chế tình trạng trả lương không đúng năng lực.

Quy trình xây dựng khung năng lực chuẩn

Chuẩn hóa hệ thống chức danh, chức năng nhân sự

Để xây dựng khung năng lực chuẩn, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống bài bản các chức danh và vai trò, nhiệm vụ phù hợp với từng chức danh đó. Bởi vì năng lực thường gắn liền với quyền hạn và vai trò cụ thể theo từng vị trí, chức danh cụ thể. Sự chuẩn hóa sẽ là nền tảng để hoạch định, theo dõi và đánh giá nhân sự theo vị trí công việc họ đang đảm nhận.

Thiết lập yêu cầu năng lực cần thiết

Sau khi có hệ thống chức danh bài bản, bước tiếp theo là thiết lập những yêu cầu năng lực cần thiết cho từng vị trí chuyên môn. Thông thường sẽ có hai phương án được các công ty lựa chọn triển khai: sử dụng khung năng lực có sẵn và thiết kế khung năng lực riêng dựa trên tình hình doanh nghiệp.

Khung năng lực có sẵn sẽ bao gồm ba nhóm năng lực cơ bản: Nhóm năng lực chung hoặc năng lực cốt lõi, Nhóm năng lực chuyên môn hoặc khả năng chung, Nhóm năng lực quản lý, lãnh đạo.

Bộ khung năng lực riêng sẽ được doanh nghiệp thiết kế dựa trên những yêu cầu về công việc, đặc thù ngành nghề. Nhằm đảm bảo tìm ra nhân sự phù hợp, đáp ứng được các nhu cầu kinh doanh và phát triển trong tương lai.

Xác định năng lực và cấp độ nhân viên

Sau khi có được bộ từ điển năng lực với đầy đủ thông tin về định nghĩa chức danh và mô tả cấp độ, nhà quản lý nhân sự cần ứng dụng bộ khung ấy vào việc nhận định năng lực nhân viên và phân loại cấp độ nhân sự. Việc nhận định năng lực cần được diễn ra theo quy trình và có sự đánh giá khách quan từ nhà quản lý nhằm đảm bảo kết quả thực tế nhất. Đồng thời, hoạt động xác định phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ, kết quả của từng chức danh để đảm bảo tuyển chọn được người phù hợp.

Xác định năng lực và cấp độ nhân viên là bước cực kỳ quan trọng trong kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Tuyển đúng người phù hợp, trao đúng việc hợp lý sẽ giúp nhân sự có thêm động lực cống hiến, góp phần vào sự thăng tiến vượt bậc của tổ chức.