Phòng truyền thông là gì? Chức năng và chi phí xây dựng đội ngũ

Trong thời đại thông tin phát triển như vũ bão, hình ảnh và danh tiếng của một doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Để xây dựng và bảo vệ hình ảnh đó, các doanh nghiệp không thể thiếu sự hỗ trợ của một bộ phận chuyên biệt - phòng truyền thông. Vậy phòng truyền thông là gì và chức năng chính của họ đối với doanh nghiệp ra sao? Cùng khám phá ngay dưới đây.

Phòng truyền thông là gì?

Phòng truyền thông trong marketing là một bộ phận chuyên trách xây dựng và bảo vệ hình ảnh của một doanh nghiệp. Họ làm việc để đảm bảo thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm chiến lược của được truyền đạt một cách rõ ràng, chính xác và hấp dẫn đến công chúng.

Ví dụ

• Khi một công ty ra mắt sản phẩm mới, phòng truyền thông sẽ lên kế hoạch để thông báo tin tức này đến báo chí, tổ chức các sự kiện ra mắt, và tạo ra các nội dung quảng cáo hấp dẫn trên mạng xã hội để thu hút sự chú ý của khách hàng.
• Nếu một công ty gặp phải một khủng hoảng truyền thông, phòng truyền thông sẽ là những người đầu tiên xử lý tình huống, đưa ra các thông cáo báo chí chính thức và làm dịu tình hình.

Nói cách khác, phòng truyền thông là "người phát ngôn" của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác và công chúng.

Các hoạt động chính của phòng truyền thông có thể bao gồm:

• Viết bài báo, thông cáo báo chí
• Tổ chức sự kiện
• Quản lý mạng xã hội
• Xử lý khủng hoảng truyền thông
• Nghiên cứu thị trường

Chức năng của phòng truyền thông

Phòng truyền thông có các chức năng chính sau.

Xây dựng hình ảnh thương hiệu

Phòng truyền thông chịu trách nhiệm tạo dựng và duy trì một hình ảnh nhận diện thương hiệu nhất quán, rõ ràng, và hấp dẫn cho doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc thiết kế logo, lựa chọn màu sắc chủ đạo, xác định phong cách và giọng điệu trong truyền thông.

Sau đó là đảm bảo tất cả các yếu tố này đồng nhất trên mọi nền tảng và kênh truyền thông từ Name card, Flyer, Brochure, Poster, OOH, ... Từ đó tạo ra sự nhận diện mạnh mẽ trong tâm trí khách hàng.

Quản lý danh tiếng

Phòng truyền thông theo dõi liên tục các thông tin và phản hồi từ công chúng về doanh nghiệp, nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh và bảo vệ danh tiếng của công ty. Khi có khủng hoảng truyền thông xảy ra, phòng truyền thông phải có kế hoạch đối phó kịp thời và hiệu quả, đồng thời truyền tải thông điệp tích cực để lấy lại niềm tin từ công chúng và khách hàng.

Truyền thông nội bộ

Đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong doanh nghiệp đều nắm rõ mục tiêu, giá trị và thông điệp của công ty. Phòng truyền thông cần xây dựng các chiến lược nhằm thúc đẩy sự gắn kết và tinh thần làm việc giữa nhân viên, như tổ chức các buổi họp mặt, sự kiện nội bộ, hay các chương trình truyền thông nội bộ nhằm tăng cường mối quan hệ và sự đồng lòng giữa các thành viên trong công ty.

Quan hệ công chúng

Phòng truyền thông phát triển và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác chiến lược, khách hàng, nhà báo, và các tổ chức xã hội. Điều này bao gồm việc tổ chức các buổi họp báo, sự kiện gặp gỡ, hoặc các hoạt động hợp tác nhằm tạo dựng hình ảnh tích cực và mở rộng mạng lưới quan hệ của doanh nghiệp.

Truyền thông sản phẩm

Phòng truyền thông đảm nhận vai trò quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp đến đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Các chiến lược truyền thông sản phẩm có thể bao gồm viết bài PR, tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, sử dụng kênh truyền thông xã hội, hay các chiến dịch quảng cáo sáng tạo nhằm tăng cường nhận diện và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Quảng cáo

Phòng truyền thông chịu trách nhiệm lập kế hoạch, triển khai và theo dõi hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo. Từ việc xác định đối tượng khách hàng, lựa chọn phương tiện truyền thông, đến thiết kế nội dung quảng cáo, tất cả đều nhằm mục đích tối ưu hóa hiệu quả và ngân sách, đảm bảo các chiến dịch quảng cáo đạt được kết quả tốt nhất.

Sự kiện

Phòng truyền thông tổ chức và quản lý các sự kiện như hội thảo, triển lãm, buổi ra mắt sản phẩm, hay các hoạt động xã hội nhằm tạo ra cơ hội tương tác trực tiếp với khách hàng và đối tác. Các sự kiện này không chỉ giúp tăng cường sự gắn kết, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định vị thế và quảng bá thương hiệu một cách trực tiếp và hiệu quả.

Các vị trí trong phòng truyền thông? Chi phí xây dựng đội ngũ truyền thông

Các vị trí thường gặp trong phòng truyền thông

Trưởng phòng Truyền thông

Là người lãnh đạo cao nhất của phòng truyền thông, chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai chiến lược truyền thông tổng thể cho doanh nghiệp. Trưởng phòng truyền thông giám sát và quản lý toàn bộ đội ngũ, đảm bảo công việc được phân chia hợp lý và hiệu quả.

Ngoài ra, họ cũng là người trực tiếp báo cáo kết quả hoạt động của phòng lên ban lãnh đạo cấp trên, đề xuất các phương án cải tiến và tối ưu hóa chiến lược khi cần thiết.

Chuyên viên PR

Đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà báo, cơ quan truyền thông, và công chúng. Công việc của chuyên viên PR bao gồm viết bài PR, soạn thảo thông cáo báo chí, tổ chức các buổi họp báo, và đảm bảo rằng thông tin về doanh nghiệp luôn được truyền tải một cách chính xác và tích cực. Họ cũng thường xuyên theo dõi, đánh giá phản hồi từ công chúng và báo cáo lại cho đội ngũ truyền thông.

Chuyên viên Digital Marketing

Phụ trách quản lý và tối ưu hóa các kênh truyền thông số của doanh nghiệp như website, mạng xã hội, và các nền tảng quảng cáo trực tuyến. Chuyên viên Digital Marketing thực hiện các chiến dịch quảng cáo trả phí (PPC), tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO), và xây dựng nội dung số phù hợp với đối tượng mục tiêu. Họ cũng theo dõi và phân tích dữ liệu để điều chỉnh chiến lược nhằm đạt hiệu quả cao nhất.

Chuyên viên Sự kiện

Chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức và điều phối các sự kiện như hội thảo, triển lãm, buổi ra mắt sản phẩm, và các hoạt động tương tác với khách hàng và đối tác. Chuyên viên sự kiện đảm bảo rằng mọi chi tiết trong sự kiện đều được chuẩn bị kỹ lưỡng, từ chọn địa điểm, thiết kế sân khấu, đến quản lý khách mời, với mục tiêu tạo ra những trải nghiệm ấn tượng và đáng nhớ.

Chuyên viên Truyền thông nội bộ

Tập trung vào việc truyền đạt thông tin và xây dựng văn hóa doanh nghiệp bên trong tổ chức. Họ tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, các buổi họp mặt, và các chương trình truyền thông nội bộ nhằm gắn kết nhân viên và thúc đẩy tinh thần làm việc. Chuyên viên truyền thông nội bộ cũng thường xuyên cung cấp thông tin về các chính sách mới, hoạt động của công ty, và lắng nghe phản hồi từ nhân viên.

Nhân viên Hỗ trợ

Hỗ trợ các chuyên viên trong việc thực hiện các công việc liên quan đến truyền thông. Nhân viên hỗ trợ có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ như thiết kế đồ họa, quay phim, chụp ảnh, và các công việc hậu cần khác. Họ đảm bảo rằng các yêu cầu kỹ thuật và sáng tạo của các chiến dịch truyền thông được thực hiện chính xác và hiệu quả, góp phần tạo nên thành công chung cho phòng truyền thông.

Chi phí xây dựng đội ngũ phòng truyền thông

Chi phí xây dựng đội ngũ phòng truyền thông bao gồm nhiều khoản khác nhau và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Từ quy mô doanh nghiệp, vị trí địa lý, đến kinh nghiệm và kỹ năng của nhân viên. Dưới đây là bảng chi phí phòng truyền thông trung bình theo quy mô doanh nghiệp.

Doanh nghiệp quy mô nhỏ (Dưới 50 nhân viên)

Doanh nghiệp vừa (50-200 nhân viên)

Doanh nghiệp quy mô lớn (Trên 200 nhân viên)

Lưu ý: Trên đây chỉ là chi phí xây dựng đội ngũ phòng truyền thông trung bình của các công ty và mức lương khảo sát từ các báo cáo website tuyển dụng. Sẽ có sự thay đổi và chênh lệch nhiều hơn với các đội ngũ truyền thông tại các Agency hay các công ty chuyên về dịch vụ giải trí truyền thông, bất động sản, ...

Lời kết

Trong một thế giới mà thông tin được chia sẻ với tốc độ chóng mặt, phòng truyền thông đóng vai trò là lá chắn bảo vệ và là cánh tay nối dài của doanh nghiệp. Qua những chia sẻ ở trên, chúng ta đã cùng nhau khám phá những chức năng quan trọng của phòng truyền thông, từ việc xây dựng hình ảnh thương hiệu, quản lý danh tiếng, đến việc truyền thông nội bộ và quan hệ công chúng. Cảm ơn bạn đã quan tâm bài viết.

Nguồn bài viết - Công ty Dương Gia Phát