Báo cáo “State of AI at Work 2024” của Asana: Hành trình đến tương lai công việc thông minh

Báo cáo “State of AI at Work 2024” do Asana’s Work Innovation Lab hợp tác với Anthropic thực hiện, cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình trạng ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong môi trường làm việc hiện đại. Báo cáo được xây dựng dựa trên một cuộc khảo sát sâu rộng với 5.007 nhân viên tri thức tại Hoa Kỳ và Vương quốc Anh, nhằm đánh giá mức độ sử dụng AI, những thách thức và cơ hội mà công nghệ này mang lại.

Báo cáo không chỉ phân tích hiện trạng mà còn đưa ra các chiến lược để các tổ chức có thể tiến đến giai đoạn “trưởng thành AI”, từ đó khai thác tối đa tiềm năng của công nghệ này trong việc nâng cao hiệu suất và đổi mới sáng tạo.

Các tổ chức đã sẵn sàng sử dụng AI chưa?

Năm 2024 chứng kiến AI vượt qua ngưỡng cửa bùng phát của sự phổ biến, với 52% nhân viên sử dụng AI ít nhất một lần mỗi tuần, tăng đáng kể 44% chỉ trong vòng 9 tháng. Đặc biệt, tại Hoa Kỳ, con số này đạt tới 57%, và ở Vương quốc Anh, mức độ sử dụng AI hàng tuần đã tăng từ 29% lên 48% trong cùng khoảng thời gian. Những con số này cho thấy một sự dịch chuyển lớn trong cách thức làm việc và tương tác với công nghệ của con người.

Tuy nhiên, sự gia tăng nhanh chóng này cũng phản ánh một thực tế đầy thách thức: Phần lớn các tổ chức vẫn chưa đủ chuẩn bị để tận dụng tối đa tiềm năng của AI. Chỉ có 31% công ty hiện nay đã thiết lập một chiến lược AI một cách chính thức, trong khi 64% nhân viên cho biết họ có rất ít hoặc không có hiểu biết về các công cụ AI mà họ đang sử dụng. Điều này tạo ra một khoảng cách đáng kể giữa những tổ chức tiên phong trong việc áp dụng AI và những tổ chức chưa kịp bắt nhịp với sự phát triển của công nghệ.

1. Vai trò của AI trong việc tăng cường sáng tạo và quy trình tư duy

AI không chỉ hỗ trợ trong các công việc tự động hóa mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sáng tạo. Gần 1/3 (31%) nhân viên sử dụng AI để hỗ trợ quá trình lên ý tưởng. AI giúp nhân viên vượt qua tình trạng khó khăn khi bắt đầu một ý tưởng mới và kích thích sáng tạo bằng cách cung cấp những gợi ý và phản hồi mà không bị ảnh hưởng bởi ý kiến của người khác. Điều này cho phép các nhân viên khai thác tối đa tiềm năng cá nhân và phát triển những ý tưởng mới một cách độc lập và sáng tạo hơn.

2. Ứng dụng AI trong nhiều ngành nghề khác nhau

Báo cáo cung cấp một số liệu cụ thể về việc ứng dụng AI trong các ngành công nghiệp khác nhau, thể hiện rõ ràng cách mỗi ngành tận dụng AI để giải quyết các nhu cầu và thách thức riêng biệt:

• Ngành công nghệ: 84% nhân viên trong ngành này sử dụng AI để viết tài liệu kỹ thuật và tạo ra các hướng dẫn sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác cao trong quá trình phát triển sản phẩm.
• Dịch vụ tài chính: AI được sử dụng rộng rãi để tự động hóa các quy trình như duyệt khoản vay và onboarding khách hàng. Khoảng 69% nhân viên trong ngành này cho biết việc sử dụng AI đã giúp giảm thiểu lỗi và tăng cường hiệu quả làm việc.
• Truyền thông và giải trí: Trong ngành này, 91% nhân viên sử dụng AI để tạo ra các hình ảnh kỹ thuật số, video, và nội dung đa phương tiện. AI không chỉ giúp tăng tốc quá trình sáng tạo mà còn mở ra những khả năng mới trong việc sản xuất nội dung phong phú và hấp dẫn hơn.
• Giáo dục: AI được sử dụng để đặt ra các mục tiêu học tập cá nhân hóa cho học sinh, với 30% giáo viên áp dụng AI để theo dõi và phân tích tiến độ học tập của học sinh, giúp cải thiện kết quả học tập một cách rõ rệt.
• Phi lợi nhuận: 46% tổ chức sử dụng AI để ghi chép và tự động hóa việc ghi lại các cuộc họp, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng các thông tin quan trọng không bị bỏ sót.

Những số liệu này cho thấy AI không chỉ được sử dụng phổ biến mà còn được tùy chỉnh để phù hợp với từng ngành công nghiệp, giúp giải quyết các thách thức cụ thể và đạt được hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh doanh.

3. Thách thức đạo đức và trách nhiệm trong việc sử dụng AI

Mặc dù AI mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có những thách thức lớn về đạo đức và trách nhiệm mà các tổ chức cần phải đối mặt. Báo cáo chỉ ra rằng 47% nhân viên lo ngại về việc AI tạo ra các kết quả không chính xác, và 31% lo ngại rằng AI có thể vi phạm quyền riêng tư của dữ liệu. Đặc biệt, 30% nhân viên lo lắng về sự thiên vị trong kết quả do AI tạo ra. Những lo ngại này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng các nguyên tắc và chính sách rõ ràng về việc sử dụng AI để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và bảo vệ dữ liệu.

4. Sự khác biệt trong nhận thức và sử dụng AI giữa các nhóm nhân viên

Báo cáo cũng làm nổi bật sự khác biệt lớn giữa các cấp bậc trong tổ chức về cách thức sử dụng và nhận thức về AI. Trong khi 67% các nhà điều hành cao cấp cảm thấy lạc quan về việc sử dụng AI, chỉ có 50% nhân viên ở cấp độ thấp hơn chia sẻ quan điểm này. Điều này phần nào xuất phát từ sự chênh lệch trong việc tiếp cận công nghệ, khi các nhà điều hành thường có quyền truy cập vào các công cụ tiên tiến hơn và được đào tạo tốt hơn. Chỉ có 18% tổ chức cung cấp chương trình đào tạo AI cho nhân viên, điều này giới hạn khả năng của họ trong việc tận dụng AI để cải thiện năng suất.

Hành trình của AI: Từ Hoài nghi đến Trưởng thành

Báo cáo chỉ ra rằng, để tận dụng hiệu quả AI, các tổ chức cần phải trải qua một hành trình 5 giai đoạn trưởng thành: Hoài nghi, Kích hoạt, Thử nghiệm, Mở rộng, và Trưởng thành. Mỗi giai đoạn này đại diện cho một bước tiến quan trọng trong việc tích hợp AI vào hoạt động cốt lõi của tổ chức, từ việc khám phá tiềm năng của AI cho đến việc sử dụng nó như một phần không thể thiếu trong chiến lược dài hạn.

• Giai đoạn Hoài nghi (AI Skepticism): Đây là giai đoạn đầu tiên khi các tổ chức bắt đầu nhận thức về tiềm năng của AI, nhưng vẫn tồn tại sự hoài nghi và thiếu niềm tin vào công nghệ này. Ở giai đoạn này, chỉ có 12% tổ chức thực sự nghiêm túc trong việc áp dụng AI. Tại đây, hầu hết các tổ chức chỉ dừng lại ở việc thảo luận hoặc cân nhắc mà chưa có hành động cụ thể nào để triển khai AI vào quy trình làm việc.
• Giai đoạn Kích hoạt (AI Activation): Sau khi vượt qua sự hoài nghi ban đầu, tổ chức bắt đầu triển khai các dự án thử nghiệm nhỏ lẻ để kiểm chứng giá trị của AI. Tỷ lệ tổ chức ở giai đoạn này chiếm khoảng 14%. Tại đây, các dự án thí điểm được thực hiện để hiểu rõ hơn về cách AI có thể tác động đến quy trình kinh doanh và đánh giá xem AI có đáp ứng được kỳ vọng hay không.
• Giai đoạn Thử nghiệm (AI Experimentation): Với những kết quả tích cực từ các dự án thử nghiệm, các tổ chức bắt đầu mở rộng việc áp dụng AI vào nhiều lĩnh vực hơn trong hoạt động của họ. Giai đoạn này chiếm 41% trong số các tổ chức được khảo sát. Tại đây, AI bắt đầu được tích hợp vào các quy trình cụ thể, giúp cải thiện hiệu quả và năng suất. Những tổ chức ở giai đoạn này thường thấy tăng cường đáng kể trong việc sử dụng AI, với nhiều nhân viên bắt đầu thấy AI là một công cụ hữu ích trong công việc hàng ngày.
• Giai đoạn Mở rộng (AI Scaling): Khi các tổ chức tiếp tục thấy được giá trị từ AI, họ bắt đầu tích hợp nó vào các quy trình cốt lõi, biến AI thành một phần không thể thiếu trong việc ra quyết định và quản lý tổ chức. Khoảng 26% tổ chức đã đạt đến giai đoạn này. Ở giai đoạn Mở Rộng, AI không chỉ hỗ trợ các quy trình mà còn thúc đẩy sự đổi mới và ra quyết định chiến lược. Điều này giúp các tổ chức duy trì lợi thế cạnh tranh và đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi trong thị trường.
• Giai đoạn Trưởng thành (AI Maturity): Đây là đỉnh cao của việc áp dụng AI, khi tổ chức không chỉ tích hợp AI vào quy trình mà còn tận dụng tối đa tiềm năng của nó để đạt được những kết quả đột phá. Chỉ có 7% tổ chức đã đạt đến mức độ trưởng thành AI. Ở giai đoạn này, AI trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược dài hạn của tổ chức, với việc sử dụng AI không chỉ để tăng hiệu quả mà còn để phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, và thúc đẩy sự sáng tạo liên tục.

Hành trình từ Hoài nghi đến Trưởng thành với AI không phải là con đường dễ dàng, nhưng với những tổ chức dám đầu tư và thử nghiệm, phần thưởng là rất lớn. Các tổ chức càng tiến xa trong hành trình này, họ càng có khả năng tận dụng AI để thúc đẩy sự đổi mới, tăng cường hiệu quả và duy trì lợi thế cạnh tranh bền vững. Những số liệu từ báo cáo “2024 State of AI at Work” cho thấy rõ ràng rằng việc vượt qua từng giai đoạn trong hành trình này là chìa khóa để đạt được sự thành công trong việc ứng dụng AI.

Chiến lược 5 “C” để đạt được thành công với AI

Báo cáo “2024 State of AI at Work” đề xuất một mô hình chiến lược 5 “C” nhằm hỗ trợ các tổ chức trên hành trình tiến đến giai đoạn trưởng thành AI. Mỗi yếu tố của mô hình đều được hỗ trợ bởi các số liệu cụ thể để minh chứng cho tầm quan trọng của chúng:

• Comprehension (Hiểu biết): Đầu tư vào đào tạo và nâng cao kỹ năng về AI là yếu tố then chốt để tạo ra một lực lượng lao động tự tin và thành thạo trong việc sử dụng công nghệ. Theo báo cáo, chỉ có 18% các tổ chức đã thực hiện các chương trình đào tạo AI cho nhân viên. Tuy nhiên, ở các tổ chức đạt đến giai đoạn trưởng thành AI, có đến 94% quản lý xem việc phát triển kỹ năng AI là ưu tiên hàng đầu.
• Concerns (Lo ngại): Việc chọn lựa các công cụ AI đáng tin cậy là vô cùng quan trọng. Khoảng 47% nhân viên lo ngại về độ chính xác của kết quả mà AI đưa ra, và 31% lo ngại rằng AI có thể ảnh hưởng đến quyền riêng tư của dữ liệu. Để giảm thiểu những lo ngại này, các tổ chức cần chọn những công cụ AI có khả năng kiểm soát tốt và minh bạch trong quy trình hoạt động.
• Collaboration (Hợp tác): Xây dựng môi trường làm việc mà AI được xem như một đồng đội có thể giúp tăng cường sự hợp tác giữa con người và máy móc. Báo cáo cho thấy rằng những nhân viên xem AI như một đồng đội có khả năng báo cáo tăng năng suất cao hơn 33% so với những người chỉ coi AI là một công cụ. Tại các tổ chức trưởng thành AI, 15% nhân viên đã nhìn nhận AI như một đồng đội, tăng từ 6% ở các tổ chức mới bắt đầu.
• Context (Ngữ cảnh): Phát triển các chính sách và nguyên tắc rõ ràng về việc sử dụng AI là cần thiết để đảm bảo việc triển khai AI có trách nhiệm và hiệu quả. Tuy nhiên, chỉ có 13% tổ chức đã thiết lập các nguyên tắc AI chung cho nhân viên tuân thủ, trong khi con số này tăng lên 68% ở các tổ chức trưởng thành AI. Điều này cho thấy sự cần thiết của việc có một ngữ cảnh rõ ràng để hướng dẫn việc sử dụng AI trong tổ chức.
• Calibration (Hiệu chỉnh): Liên tục đo lường và cải thiện hiệu suất của AI thông qua các chỉ số rõ ràng, và tích hợp phản hồi của nhân viên vào quá trình này là bước không thể thiếu để đảm bảo AI hoạt động hiệu quả. Chỉ 17% tổ chức ở giai đoạn đầu thu thập phản hồi của nhân viên về việc sử dụng AI, nhưng con số này tăng lên 91% ở các tổ chức đã đạt được giai đoạn trưởng thành AI, cho thấy việc hiệu chỉnh liên tục là chìa khóa để tối ưu hóa AI.

Những số liệu này không chỉ làm rõ tầm quan trọng của chiến lược 5 “C” mà còn minh chứng cho hiệu quả của việc triển khai các yếu tố này trong quá trình tiến đến giai đoạn trưởng thành AI của một tổ chức.

Tương lai của AI trong công việc: Hướng đi mới cho các tổ chức

Báo cáo “2024 State of AI at Work” không chỉ là một tài liệu phân tích hiện trạng của trí tuệ nhân tạo (AI) trong môi trường làm việc mà còn là một bản đồ chiến lược giúp các tổ chức chuẩn bị cho tương lai. Từ những kết quả khảo sát và phân tích trong báo cáo, rõ ràng rằng AI sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc định hình cách thức làm việc, tạo ra sự đột phá trong năng suất và thúc đẩy sự đổi mới.

Một trong những thông điệp quan trọng nhất từ báo cáo là việc các tổ chức cần đầu tư đúng đắn vào ba yếu tố chính: con người, quy trình, và công nghệ. Báo cáo cho thấy rằng những tổ chức đã tiến xa trong hành trình trưởng thành AI không chỉ tập trung vào việc triển khai công nghệ mà còn chú trọng vào việc phát triển kỹ năng và năng lực của nhân viên.

• Đầu tư vào con người: Ở các tổ chức đã đạt đến giai đoạn trưởng thành AI, có đến 94% nhà quản lý coi việc phát triển kỹ năng AI cho nhân viên là ưu tiên hàng đầu. Điều này so với chỉ 30% ở giai đoạn đầu cho thấy tầm quan trọng của việc nâng cao nhận thức và kỹ năng về AI để tận dụng toàn bộ tiềm năng của công nghệ này.
• Quy trình và chiến lược rõ ràng: Chỉ có 13% tổ chức có chính sách AI rõ ràng ở giai đoạn đầu, nhưng con số này tăng lên 68% ở các tổ chức trưởng thành. Việc phát triển và thực hiện các quy trình AI rõ ràng là điều cần thiết để đảm bảo rằng công nghệ được sử dụng một cách có trách nhiệm và hiệu quả, đồng thời giúp tổ chức sẵn sàng đón nhận những thách thức và cơ hội mới.
• Công nghệ tiên tiến: Các tổ chức tiên phong trong việc sử dụng AI cũng là những đơn vị đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ tiên tiến. Báo cáo cho thấy rằng việc tích hợp AI vào các quy trình cốt lõi giúp tăng hiệu quả và tạo ra những giải pháp mới đột phá. Ví dụ, 89% những người sử dụng AI hàng ngày báo cáo rằng họ thấy sự gia tăng năng suất, so với chỉ 39% ở những người sử dụng AI hàng tháng.

AI không chỉ đơn thuần là một công cụ để tăng cường hiệu suất làm việc; nó còn mở ra những cơ hội mới để khám phá và phát triển tiềm năng con người. AI có khả năng tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, cho phép nhân viên tập trung vào những công việc mang tính chiến lược và sáng tạo hơn, ví dụ như:

• Khám phá ý tưởng mới: Gần một phần ba (31%) nhân viên sử dụng AI để hỗ trợ trong việc lên ý tưởng và sáng tạo. AI giúp nhân viên vượt qua những rào cản tư duy, mở ra những hướng đi mới mà họ có thể chưa nghĩ đến.
• Phát triển sáng tạo và đổi mới: Ở các ngành như truyền thông và giải trí, 91% nhân viên sử dụng AI để tạo ra nội dung đa phương tiện và hình ảnh kỹ thuật số, giúp tăng cường sự sáng tạo và thu hút sự chú ý của khán giả. AI không chỉ làm việc nhanh hơn mà còn giúp tạo ra những sản phẩm độc đáo và đa dạng hơn.

Việc tận dụng AI không chỉ là về việc nâng cao năng suất hay hiệu quả làm việc, mà còn là về việc khám phá và phát triển tiềm năng con người, tạo ra những đột phá trong cách thức làm việc và sáng tạo. Những tổ chức có chiến lược rõ ràng và sẵn sàng đón nhận AI như một đồng đội sẽ là những người dẫn đầu, mở ra những khả năng mới và tạo dựng một tương lai công việc thông minh và bền vững.

Quan Dinh H.
* Nguồn: Asana