Bao nhiêu thời gian cho việc planning là đủ trước khi bắt tay vào công việc?

Một chiến lược hiệu quả trong ngành marketing thường bắt đầu bằng một giai đoạn không thể thiếu: lập kế hoạch ̣(planning). Khi thị trường ngày càng đòi hỏi sự nhanh nhạy và khả năng thích ứng linh hoạt, việc dành thời gian để lập kế hoạch trở nên cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, không ít nhân sự ngành marketing cảm thấy mông lung không biết bắt đầu từ đâu, hay lo lắng liệu họ đã dành quá nhiều thời gian cho công đoạn này mà chưa thực sự chạm tay vào công việc.

Liệu có một khoảng thời gian lý tưởng dành cho việc planning, sao cho vừa đủ để chuẩn bị sẵn sàng nhưng không kéo dài đến mức làm mất đi động lực thực thi?

Khoảng thời gian planning dài ngắn ra sao được quyết định bởi 5 nguyên tắc dưới đây

Các lợi ích đáng kể của việc planning thường khiến nhiều người nghĩ rằng việc tập trung nhiều thời gian vào giai đoạn này là rất cần thiết, thậm chí dành càng nhiều thời gian thì cơ hội dự án/công việc thành công càng cao.

Nhưng không ít người có luồng ý kiến trái ngược và muốn rút ngắn thời gian planning. Một số nghiên cứu cho rằng kế hoạch của một dự án nếu quá chi tiết và khắt khe có thể hạn chế tính sáng tạo và linh hoạt khi bắt tay vào làm việc hoặc đối với các kế hoạch dài hạn, thực tế phát sinh các thay đổi đôi khi còn gây lãng phí thời gian và nguồn lực của bạn.

Như vậy, bạn nên dành bao nhiêu thời gian cho công đoạn lập kế hoạch?

Điều này phụ thuộc vào nhiều biến số của dự án mà nếu muốn xác định, bạn cần trả lời được câu hỏi “Làm sao biết được chúng ta đã planning xong hay chưa?”.

Hãy bắt đầu trả lời câu hỏi trên bằng cách xem xét các chức năng của một bản kế hoạch đã được đáp ứng chưa, bao gồm:

1. Là công cụ giao tiếp cho cả team triển khai, bám chắc mục tiêu và phạm vi.

2. Là phương tiện theo dõi tiến độ, giúp team nắm rõ yêu cầu công việc, nhân sự phụ trách, cách thức thực hiện, công cụ, lịch trình, cột mốc…

3. Là phương tiện dự đoán và phòng các rủi ro hay phát sinh khi đi vào thực hiện.

Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bảo việc planning cho dự án của mình tuân thủ các nguyên tắc liên quan đến tỉ lệ thời gian, giá trị cốt lõi mang lại của một bản kế hoạch. Nghĩa là, bạn cần đảm bảo sự cân bằng và hợp lý giữa thời gian planning và thời gian đi vào thực thi. Trên thực tế, hoạt động planning chỉ là phương tiện để đạt được mục tiêu của dự án. Kết quả cụ thể đến từ việc thực thi dự án sẽ mang lại giá trị cao gấp nhiều lần so với việc lập kế hoạch chỉnh chu. Bên cạnh đó, việc planning nên tập trung mang lại giá trị thực thay vì chỉ là một hoạt động mang tính chất chính trị, làm vừa lòng các bên tham gia.

Nếu bản kế hoạch của bạn đáp ứng tất cả các chức năng và khía cạnh trên, bản kế hoạch của bạn đã hoàn chỉnh. Từ đây, bạn có thể tự trả lời cho câu hỏi được đặt ra ban đầu nên dành bao nhiêu thời gian cho việc planning 1 dự án hay 1 công việc nào đó: Thời gian thực tế sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào các chi tiết cụ thể trong dự án của bạn.

Ngày nay, bạn cũng có thể xem xét áp dụng phương pháp quản lý đội nhóm Agile để cân đối thời gian planning và thực thi một cách hợp lý. Agile chia hoạt động đội nhóm của bạn thành các giai đoạn, thường được triển khai theo các chu kỳ ngắn để thúc đẩy cải tiến liên tục. Nó đảm bảo tính năng động, nhanh nhẹn giúp bản kế hoạch thích nghi với dòng chảy của công việc. Từ đó, việc planning ban đầu có thể được xem xét rút ngắn, và quá trình thực thi luôn mang tính cải tiến sẽ hiệu quả hơn.

Kết

Trong ngành marketing đầy biến động, planning là công cụ giúp bạn giữ vững mục tiêu và sẵn sàng đối phó với những thay đổi. Hãy tìm ra sự cân bằng giữa thời gian planning và thời gian thực hiện để đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Một bản kế hoạch tốt không cần phải dài dòng mà cần rõ ràng và thực tế. Nhờ vậy bạn mới duy trì được sự linh hoạt để thích nghi và tối ưu hóa kết quả trong suốt quá trình làm việc.

Cleeksy là nền tảng vận hành doanh nghiệp toàn diện, tập trung vào hiệu suất cao. Đồng bộ dữ liệu trên hai nền tảng desktop và di động, Cleeksy giúp các doanh nghiệp đổi mới phương thức làm việc và cộng tác trong thời kỳ số.

Kết nối với Cleeksy tại:

• Website: https://cleeksy.com/
• Điện thoại: 0901 960 959
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: Số 27 đường Chế Viết Tấn, phường Hòa Xuân, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng, Việt Nam.

Nội dung trên được tổng hợp bởi Cleeksy, vui lòng dẫn nguồn khi sử dụng nội dung bài viết này.

* Nguồn: Cleeksy