Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty: Kế hoạch, kịch bản và chi phí tổ chức

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là dịp tuyệt vời để nhìn lại hành trình đã qua, ghi nhận những thành tựu đạt được và tiếp thêm động lực cho tương lai. Để tổ chức một sự kiện thành công, ấn tượng, bạn cần có một kế hoạch chi tiết và bài bản. Bài viết này sẽ chia sẻ những bí quyết giúp bạn lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty hiệu quả.

Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

1. Xác định mục tiêu và đối tượng tham dự

• Mục tiêu của lễ kỷ niệm là gì? Bạn muốn truyền tải thông điệp gì đến nhân viên, khách hàng và đối tác?

• Ai là những người sẽ tham dự sự kiện? Nhân viên, khách hàng, đối tác, hay tất cả?

2. Lựa chọn chủ đề và phong cách

• Chọn chủ đề phù hợp với mục tiêu, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.

• Xác định phong cách tổ chức: sang trọng, trẻ trung, ấm cúng, v.v.

3. Lập kế hoạch ngân sách

• Xác định tổng số tiền bạn có thể chi cho sự kiện.

• Lập bảng dự toán chi tiết cho từng hạng mục: địa điểm, trang trí, thức ăn, âm thanh ánh sáng, quà tặng, v.v.

4. Lựa chọn địa điểm và thời gian

• Chọn địa điểm phù hợp với số lượng khách mời, chủ đề và ngân sách của sự kiện.

• Lựa chọn thời gian tổ chức hợp lý, tránh trùng với các sự kiện quan trọng khác.

5. Lên kế hoạch chương trình

• Lên kịch bản chi tiết cho từng phần của chương trình: lễ khai mạc, văn nghệ, trao giải thưởng, v.v.

• Chọn MC phù hợp với phong cách của sự kiện.

• Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ, trò chơi giải trí hấp dẫn.

6. Gửi thiệp mời và quảng bá sự kiện

• Thiết kế thiệp mời đẹp mắt và đầy đủ thông tin.

• Gửi thiệp mời đến khách mời ít nhất 2 tuần trước sự kiện.

• Quảng bá sự kiện trên các kênh truyền thông của công ty: website, fanpage, email, v.v.

7. Chuẩn bị hậu cần

• Thuê nhân viên phục vụ, bảo vệ, v.v.

• Đặt thức ăn, đồ uống.

• Chuẩn bị trang thiết bị âm thanh ánh sáng.

• Trang trí địa điểm theo chủ đề đã chọn.

8. Tổng duyệt và thực hiện sự kiện

• Tổng duyệt chương trình trước ngày tổ chức để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

• Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong ban tổ chức.

• Đảm bảo sự kiện diễn ra đúng giờ và theo đúng kịch bản.

9. Đánh giá và tổng kết

• Sau khi sự kiện kết thúc, hãy thu thập ý kiến phản hồi của khách mời để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau này.

• Viết báo cáo tổng kết sự kiện, bao gồm: số lượng khách mời tham dự, chi phí tổ chức, kết quả đạt được, v.v.

Kịch bản chương trình lễ kỷ niệm thành lập công ty

1. Mở đầu (15 phút)

• Tiếp đón khách mời: Khách mời đến tham dự được chào đón nồng nhiệt bởi ban tổ chức và nhân viên.

• Âm nhạc chào mừng: Phát nhạc sôi động tạo không khí vui tươi, phấn khởi.

• MC giới thiệu chương trình: MC giới thiệu về công ty, mục đích tổ chức lễ kỷ niệm và chương trình sắp diễn ra.

2. Phần chính (60 phút)

• Lễ khai mạc:

  • Lễ chào cờ

  • Ban lãnh đạo công ty lên dâng hương tưởng nhớ người có công thành lập công ty (nếu có).

  • Phát biểu khai mạc của đại diện ban lãnh đạo.

• Nhìn lại hành trình phát triển:

  • Chiếu video clip về lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

  • Chia sẻ câu chuyện truyền cảm hứng từ những cá nhân, tập thể xuất sắc.

• Vinh danh và khen thưởng:

  • Trao tặng bằng khen, giấy khen cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc.

  • Tổ chức chương trình bốc thăm may mắn với những phần quà hấp dẫn.

• Văn nghệ chào mừng:

  • Biểu diễn các tiết mục văn nghệ sôi động, đặc sắc.

  • Giao lưu, trò chơi team building gắn kết tinh thần tập thể.

3. Kết thúc (15 phút)

• Phát biểu bế mạc: Đại diện ban lãnh đạo công ty phát biểu cảm ơn và tri ân khách mời.

• Tiệc buffet: Thưởng thức ẩm thực và giao lưu, trò chuyện trong không khí vui vẻ, thân mật.

• Kết thúc chương trình: Mời khách ra về và tiễn khách chu đáo.

Tổng hợp chi phí tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

1. Chi phí thuê địa điểm

Địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm ảnh hưởng lớn đến quy mô và chi phí sự kiện. Doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm phù hợp với số lượng khách mời, ngân sách và mục đích của chương trình. Một số lựa chọn phổ biến bao gồm:

• Nhà hàng: Thích hợp cho các sự kiện nhỏ, ấm cúng với dịch vụ ăn uống trọn gói.

• Khách sạn: Mang đến không gian sang trọng, chuyên nghiệp, phù hợp cho các sự kiện lớn.

• Trung tâm hội nghị: Cung cấp diện tích rộng rãi, linh hoạt cùng trang thiết bị hiện đại, đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện quy mô lớn.

• Khu nghỉ dưỡng: Lựa chọn lý tưởng cho các sự kiện kết hợp du lịch, nghỉ dưỡng.

2. Chi phí trang trí

Trang trí đóng vai trò quan trọng trong việc tạo bầu không khí và ấn tượng cho sự kiện. Chi phí trang trí phụ thuộc vào quy mô, chủ đề và mức độ cầu kỳ của thiết kế. Một số hạng mục trang trí phổ biến bao gồm:

• Bảng backdrop: In logo, khẩu hiệu, hình ảnh chủ đề của sự kiện.

• Hệ thống đèn chiếu sáng: Tạo hiệu ứng ánh sáng lung linh, rực rỡ.

• Hoa tươi: Mang đến sự tươi mới, sang trọng cho không gian sự kiện.

• Khăn trải bàn, ghế: Tạo điểm nhấn cho khu vực tiệc.

• Bảng tên, bảng chỉ dẫn: Giúp khách mời dễ dàng di chuyển và nhận biết khu vực.

3. Chi phí cho bữa tiệc

Bữa tiệc là phần quan trọng trong lễ kỷ niệm, bao gồm chi phí cho:

• Thực đơn: Thực đơn đa dạng, phong phú với các món ăn ngon miệng, phù hợp với khẩu vị của khách mời.

• Đồ uống: Nước ngọt, bia, rượu vang, cocktail,...

• Dịch vụ nấu nướng, phục vụ: Đảm bảo chất lượng món ăn và phục vụ chuyên nghiệp.

4. Chi phí quà tặng, khen thưởng

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị quà tặng cho cán bộ nhân viên, đối tác để tri ân những đóng góp của họ trong suốt thời gian qua. Quà tặng có thể là:

• Voucher mua sắm: Linh hoạt, phù hợp với sở thích của nhiều người.

• Bộ quà tặng logo công ty: Tạo ấn tượng và quảng bá thương hiệu hiệu quả.

• Giải thưởng vinh danh: Khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc.

5. Chi phí hoạt động giải trí

Các hoạt động giải trí giúp khuấy động không khí và tạo sự gắn kết giữa các khách mời. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hoạt động như:

• Chương trình ca nhạc, biểu diễn nghệ thuật: Mang đến sự giải trí và thư giãn cho khách mời.

• Các trò chơi team building: Tăng cường tinh thần đoàn kết và hợp tác.

• Bốc thăm trúng thưởng: Tạo sự hào hứng và thu hút khách mời tham gia.

Ngoài ra, còn có một số khoản chi phí khác cần lưu ý như:

• Chi phí in ấn: Banner, standee, thiệp mời,...

• Chi phí truyền thông: Quảng bá sự kiện trên các kênh online và offline.

• Chi phí nhân sự: Thuê MC, PG, nhân viên phục vụ,...

• Chi phí bảo vệ an ninh: Đảm bảo an toàn cho sự kiện.

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là một sự kiện quan trọng giúp gắn kết nhân viên, nâng cao hình ảnh thương hiệu và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn lên kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công và ấn tượng.

Nguồn: https://luxevent.net/to-chuc-le-ky-niem-thanh-lap-cong-ty/