Bỏ túi các ghi chú khi tìm giải pháp CRM cho doanh nghiệp!

Bạn nên đọc bài viết này, trước khi muốn tìm cho mình một giải pháp CRM phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!

Trước đây thì mình hoạt động và làm việc ở các hạng mục công việc về Digital Marketing / Fullstack / Leader trong nhánh B2B (Business to Business), nên là mình khá quen với việc tiếp cận và sử dụng các công cụ (Digital Ads, Email Crawl, Email Marketing,... ) trong mảng Digital; mình cũng đóng vai trò làm việc / kết nối với đội ngũ bán hàng trong Doanh nghiệp.

Từ những kinh nghiệm được đút kết trong các hoạt động Sale & Marketing từ khâu tìm LEAD, chăm sóc, theo dõi, chốt sale và đo lường hiệu quả, cũng như hiểu được cách các hệ thống phần mềm, công cụ quản lý được ứng dụng như thế nào trong doanh nghiệp, mình rất mong muốn bạn có thể tìm hiểu các sản phẩm phần mềm công nghệ hỗ trợ các công việc chuyên môn, các nghiệp vụ hằng ngày và hỗ trợ hoàn thành các mục tiêu thật hiệu quả.

Dù là tự ghi chú cá nhân, dù là thực hiện quản trị trên google sheet, excel, ghi chú công việc với zalo,.. hay bất cứ công cụ hỗ trợ nào. Hãy tận dụng thật hiệu quả các công cụ có sẵn hoặc bắt đầu tìm hiểu các phần mềm / công cụ CRM trên thị trường hiện nay nhé!

Vậy bạn cần chuẩn bị những gì trước khi bắt đầu tìm kiếm các giải pháp CRM trên thị trường? Cùng mình "bỏ túi" các hoạt động ngay bên dưới nhé!

Đầu tiên: Bạn cần hình dung được tổng quan các mục tiêu khi chuẩn bị chi ngân sách và sử dụng các phần mềm CRM. Các hạng mục được thiết lập chỉ số ưu tiên từ F0 -> F3 tương ứng với Bắt buộc -> Quan trọng -> Bổ sung sau -> Không quan trọng/Có thể loại bỏ.

Một số câu hỏi mở giúp bạn hiểu rõ nhu cầu của mình hơn:

• Tại sao doanh nghiệp lại muốn sử dụng phần mềm? Có vấn đề gì mà hiện tại doanh nghiệp không/chưa tìm được cách giải quyết.
• Hiện tại doanh nghiệp có đang sử dụng phần mềm, hoặc bất kỳ hệ thống quản trị nội bộ nào không? Lý do thay đổi / mua mới là gì?
• 5 mục tiêu quan trọng nhất mà bạn muốn có trên CRM? Vì mỗi một hệ thống CRM hiện tại sẽ giải quyết các bài toán khác nhau trong tổ chức/doanh nghiệp đó. Tùy vào lĩnh vực và cách thức chăm sóc / kết nối với khách hàng cũng như tùy thuộc vào quy trình quản trị nội bộ của doanh nghiệp mà nhu cầu sử dụng CRM là khác nhau.

• Nếu bắt đầu làm quen và sử dụng CRM thì các nhóm nhân sự / phòng ban nào sẽ trực tiếp sử dụng phần mềm này? Ở các giai đoạn 2,3,.. thì có sự tham gia của các phòng ban nào khác liên quan hay không?
• Quy trình làm việc liên phòng ban hiện tại đã có sẵn hay chưa?
• Cấu trúc nhân sự hiện tại của các bộ phận liên quan? Trưởng phòng / Phó phòng / Nhân sự phòng ban. Mô hình và sơ đồ tổ chức như thế nào?
• Quy định về phân quyền và phê duyệt trong quy trình làm việc và điều lệ doanh nghiệp đã được quy định rõ ràng và tính ứng dụng như thế nào?
• Một số đặc thù nhất định trong nội bộ doanh nghiệp hoặc trong chính lĩnh vực/ngành nghề của doanh nghiệp.
• Diễn giải được luồng công việc nội bộ ngắn gọn nhất mà bạn có thể cung cấp cho đơn vị tư vấn phần mềm.
• Lập được danh sách nhu cầu/chức năng cần thiết cho CRM tương lai của bạn, nhớ ghi kèm chỉ số ưu tiên từ P0 -> P3 như bên trên.
• Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu việc ứng dụng Automation, AI hoặc bất kỳ các quy trình tự động hóa nào đề cần được đánh giá cẩn thận trước khi đưa vào ứng dụng trong doanh nghiệp, ngay cả khi các tính năng này có sẵn hay cần cần phải setup mới. Ghi chú cẩn thận mức độ ưu tiên từ P0 -> P3 cho các hạng mục này.
• Trả lời câu hỏi rằng: Đây có phải là lần tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm cuối cùng trong khoảng 2 hoặc 3 năm tới hay không? Điều này rất quan trọng cho các nhu cầu mở rộng hệ thống hoặc lựa chọn các giải pháp tổng thể all-in-one hoặc một giải pháp riêng biệt nào đó - có thể là được viết riêng cho mỗi ngành / lĩnh vực khác nhau.

• Số lượng nhân sự sử dụng/có thao tác trên phần mềm, số lượng nhân sự không cần trực tiếp sử dụng mà chỉ cần đọc/xem thông tin (nếu có).
• Ngân sách cho việc lựa chọn và thay đổi hoặc mới đưa vào sử dụng phần mềm cho doanh nghiệp của bạn nằm trong khoảng giá như thế nào. Phần ngân sách triển khai phần mềm thường bao gồm các cụm chi phí sau đây: Chi phí bản quyền phần mềm (license) + chi phí tư vấn & triển khai (tùy nhà cung cấp) + chi phí thuê hệ thống lưu trữ riêng của doanh nghiệp hoặc chọn lưu trữ đám mây (on-cloud).

Sau đó, bạn cần lập kế hoạch tìm kiếm, nhận tư vấn phần mềm với các đối tác triển khai CRM. Với các yêu cầu rõ ràng mà bạn đã lập danh sách bên trên, việc lựa chọn CRM trở nên rất dễ dàng và đảm bảo khả năng hoàn thiện tốt nhất cho doanh nghiệp để sớm đưa vào ứng dụng thực tế.

Hiểu được rất rõ mục tiêu của doanh nghiệp trong việc sử dụng CRM giúp cho việc lựa chọn, triển khai và ứng dụng CRM trở nên nhanh nhất, hiệu quả nhất, hữu dụng nhất, mang về chỉ số ROI tốt nhất!

Công cụ luôn đứng ở vai trò hỗ trợ, làm đơn giản hóa phần nhiệm vụ và công việc vận hành. Việc ứng dụng công nghệ, sử dụng các nền tảng công nghệ trong quản lý / quản trị có vai trò cực kỳ quan trọng và cấp thiết trong việc vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp.

Cre: Duyen Doan | Solutions Consultant

@MAX Solution - Odoo Partner