Thay vì quản lý thời gian, hãy quản lý năng lượng

Khi những chủ đề như burn-out trong công việc hay trào lưu “flex” thành tích chạy deadline trở nên phổ biến, không ít người tự hỏi làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả mà không phải đánh đổi sức khỏe? Câu trả lời nằm ở cách tự quản lý nguồn năng lượng bản thân thay vì làm thêm giờ.

Hầu hết người lao động chọn cách làm thêm giờ khi đối mặt với khối lượng công việc tăng cao. Tuy nhiên, lối làm việc này làm suy giảm mức độ gắn kết của nhân viên, tăng sự xao nhãng, tỉ lệ nhảy việc và chi phí chữa bệnh. Energy Project – một dự án tư vấn và huấn luyện việc quản lý năng lượng cho nhiều quản lý cấp cao, đã phát hiện ra rằng các vị trí lãnh đạo vẫn đang chật vật để theo kịp tiến độ công việc và cũng ngày càng cảm thấy tuyệt vọng.

Vấn đề của “làm thêm giờ” là có thể đo lường thời gian nhưng năng lượng là một câu chuyện khác. Ở góc độ vật lý, năng lượng là khái niệm diễn tả khả năng cơ thể có thể hoạt động, bắt nguồn từ thể chất (body), cảm xúc (emotion), tâm trí (mind) và sự gắn kết tinh thần (spirit). Khi “nạp thêm” năng lượng cho một trong những yếu tố trên bằng cách xây dựng và rèn luyện những thói quen tích cực vào thời điểm thích hợp, dần dần những thói quen này sẽ trở thành hành vi được thực hiện một cách vô thức.

Khi chủ đề burn-out trong công việc và trào lưu “flex” thành tích chạy deadline trở nên phổ biến, không ít người tự hỏi làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả mà không phải đánh đổi sức khỏe?
Nguồn: Unsplash

Một chương trình quản lý năng lượng thử nghiệm tại Ngân hàng Wachovia triển khai vào năm 2016 cho thấy, những nhân viên tham gia chương trình hoàn thành công việc tốt hơn nhóm còn lại ở một loạt chỉ số, chẳng hạn như giá trị khoản vay mà họ tạo ra, cải thiện mối quan hệ với khách hàng, sự gắn kết với công việc và mức độ hài lòng của mỗi cá nhân.

Cụ thể, 106 nhân viên từ 12 ngân hàng trong khu vực phía Nam New Jersey cùng tham gia một chương trình gồm 4 học phần, mỗi học phần tập trung vào các chiến lược cụ thể để tăng cường một trong bốn khía cạnh chính thúc đẩy việc tái tạo năng lượng của nhân sự. Chương trình diễn ra mỗi tháng một lần với khoảng 20-25 người tham gia (từ lãnh đạo cấp cao đến quản lý cấp thấp).

Cơ thể: Năng lượng thể chất

Chương trình bắt đầu bằng việc tập trung vào năng lượng thể chất.

Ở đầu buổi học, người tham gia sẽ thực hiện bài kiểm tra năng lượng, bao gồm bốn câu hỏi cho mỗi chiều năng lượng — cơ thể, cảm xúc, tâm trí và tinh thần. Trung bình, họ sẽ có khoảng 8-10 câu trả lời chưa đạt trong số 16 câu hỏi, nghĩa là họ đang kẹt trong vòng lặp bỏ bữa sáng, chưa biết bày tỏ sự cảm kích với người khác, khó tập trung vào từng việc trong một thời điểm hoặc dành quá ít thời gian cho việc mang lại sự gắn kết với giá trị cốt lõi của bản thân... Nhìn chung, kết quả của bài kiểm tra cho thấy một sự thiếu hụt năng lượng lớn của hầu hết nhân viên.

Bước tiếp theo, chương trình giúp người học xác định thói quen giúp xây dựng và tái tạo năng lượng thể chất. Khi bắt đầu chương trình, ông Gary Faro, Phó Chủ tịch của Wachovia, bị thừa cân do ăn uống không điều độ, không có thói quen tập thể dục, làm việc nhiều giờ và ngủ không quá 5-6 tiếng mỗi đêm. Trong suốt chương trình, Faro đi ngủ vào một thời điểm nhất định và ngủ lâu hơn. Về chế độ ăn, ông chuyển từ ăn hai bữa ăn lớn mỗi ngày sang ăn nhiều bữa ăn nhỏ với đồ ăn nhẹ khoảng ba giờ một lần. Mục đích của việc thay đổi chế độ ăn là giúp cơ thể ổn định lượng đường trong ngày. Kết quả là ông ấy đã giảm được 50 pound trong quá trình này với mức năng lượng cải thiện đáng kể.

Một thói quen quan trọng khác mà Faro áp dụng là nghỉ giải lao ngắn nhưng đều đặn vào những khoảng thời gian cụ thể xuyên suốt ngày làm việc. Giá trị của những lần nghỉ ngơi như vậy dựa trên cơ chế sinh học của con người. “Nhịp sinh học” (Ultradian rhythms) là khái niệm về các chu kỳ kéo dài 90 đến 120 phút khi cơ thể từ từ chuyển từ trạng thái năng lượng cao sang trạng thái đáy năng lượng. Đến cuối mỗi chu kỳ, cơ thể bắt đầu sẽ bồn chồn, ngáp nhiều hơn, cảm thấy đói và khó tập trung, nhưng nhiều người chọn bỏ qua và tiếp tục làm việc. Hậu quả là nguồn năng lượng dự trữ sẽ cạn kiệt dần đến cuối ngày.

Nghiên cứu của Project Energy nhận thấy rằng việc ngắt quãng (không quan trọng dài hay ngắn mà là chất lượng) để tái tạo năng lượng sẽ mang lại hiệu suất cao và bền vững hơn. Việc hồi phục có thể rất tốt với một khoảng nghỉ ngắn trong vài phút nếu thực sự ngừng làm việc để thư giãn nhẹ bằng các hoạt động như đứng dậy để trò chuyện với đồng nghiệp, nghe nhạc, đi lên xuống cầu thang trong tòa nhà văn phòng.

Cảm xúc: Chất lượng của năng lượng

Việc có thể điều tiết cảm xúc giúp cải thiện chất lượng năng lượng, bất kể áp lực bên ngoài. Trước tiên, mỗi người phải nhận thức rõ hơn về cảm giác của bản thân ở những thời điểm khác nhau trong ngày và tác động của những cảm xúc này đến hiệu quả làm việc. Hầu hết mọi người thấy rằng chỉ có năng lượng tích cực mới thúc đẩy họ làm việc tốt nhất.

Nếu không tái tạo năng lượng liên tục thì rất khó duy trì cảm xúc tích cực trong thời gian dài. Khi hàng tá yêu cầu công việc khó khăn liên tục ập đến, mọi người thường cảm thấy tiêu cực (não bộ sẽ bật trạng thái chiến đấu hoặc bỏ chạy). Những trạng thái như cáu kỉnh, thiếu kiên nhẫn, lo lắng và bất an làm tiêu hao năng lượng, tệ hơn là “châm ngòi” mâu thuẫn giữa các mối quan hệ. Những cảm xúc này cũng chặn mạch suy nghĩ rõ ràng và logic.

Một cách làm đơn giản nhưng có tác động mạnh mẽ để “xoa dịu” cảm xúc tiêu cực là nghệ thuật “câu giờ”. Hít thở sâu bằng bụng là một trong những cách để thực hành. Thở ra từ từ trong 5-6 giây sẽ tạo cảm giác thư giãn và giúp tái tạo năng lượng, đồng thời dập tắt phản ứng chiến đấu hoặc bỏ chạy. Trước kia, ông Fujio Nishida, Chủ Tịch Sony Châu Âu, có thói quen hút thuốc mỗi khi căng thẳng (ít nhất 2-3 lần/ngày) dù không nghiện thuốc lá. Chương trình đã hướng dẫn ông bài tập thở sâu trên và kết quả là ông không còn cảm giác thèm thuốc lá. Điều đó dẫn đến kết luận rằng không phải hút thuốc giúp giảm căng thẳng mà là cảm giác thư giãn, và được thay thế bằng bài tập hít thở sâu.

Hít thở sâu bằng bụng là một trong những cách thực hành đơn giản đơn giản nhưng có tác động mạnh mẽ để “xoa dịu” cảm xúc tiêu cực.
Nguồn: Getty Images

Kế đến, việc thúc đẩy cảm xúc tích cực là bày tỏ lòng biết ơn đối với người khác, một thói quen mang lại lợi ích cho cả người thực hiện và người nhận. Ông Ben Jenkins, Phó Chủ Tịch kiêm Chủ Tịch của Ngân hàng General Bank tại Wachovia ở Charlotte, Bắc Carolina, đã xây dựng thói quen biết ơn vào khoảng thời gian mentoring bằng cách lên lịch ăn trưa hoặc ăn tối thường xuyên với nhân viên. Trước đây, lần duy nhất ông ngồi xuống với cấp dưới của mình là trong các buổi họp báo cáo hàng tháng hoặc buổi đánh giá năm. Bây giờ, trong bữa ăn, ông sẽ ghi nhận thành tích của nhân viên và nói chuyện về cuộc sống cũng như nguyện vọng của họ thay vì trách nhiệm công việc.

Cuối cùng, việc nuôi dưỡng những cảm xúc tích cực có thể thực hiện bằng cách thay đổi góc nhìn. Thông thường, những người vướng vào xung đột thường “vào vai” nạn nhân, đổ lỗi cho yếu tố ngoại cảnh. Nhiều người trong chương trình học nhận ra rằng họ có quyền lựa chọn cách nhìn nhận và thừa nhận sự kiện đó ảnh hưởng đến cảm xúc của họ như thế nào.

Cách hiệu quả nhất để thay đổi góc nhìn với một câu chuyện là xem nó qua bất kỳ lăng kính nào trong số ba lăng kính mới (trừ góc độ nạn nhân). Ví dụ, với lăng kính ngược, hãy tự hỏi: “Trong cuộc xung đột này, người khác sẽ nói gì và điều đó có thể đúng ở khía cạnh nào?”. Với lăng kính dài hạn, hãy hỏi, "Tôi có thể nhìn nhận tình huống này như thế nào sau sáu tháng?”. Với lăng kính rộng, thử hỏi: “Bất kể kết quả của vấn đề này ra sao, làm cách nào tôi có thể phát triển và học hỏi từ nó?” Mỗi lăng kính này có thể giúp chúng ta chủ động nuôi dưỡng cảm xúc tích cực hơn.

Ông Nicolas Babin, Giám đốc Truyền thông Doanh nghiệp của Sony Châu Âu, là người “hứng trọn” các cuộc gọi từ phóng viên khi Sony tiến hành nhiều đợt thu hồi pin vào năm 2006. Theo thời gian, ông nhận thấy mình ngày càng mệt mỏi và chán nản. Sau khi thực hành các bài tập, ông ấy bắt đầu tìm cách nhìn câu chuyện một cách tích cực hơn về vai trò của mình, cụ thể là củng cố mối quan hệ với các nhà báo.

Tâm trí: Mức độ tập trung của năng lượng

Nhiều lãnh đạo cấp cao xem khả năng đa nhiệm là cần thiết để xử lý tất cả yêu cầu công việc, thực tế nó làm giảm năng suất làm việc. Việc “switching time” (tạm dịch: thời gian chuyển đổi) gây tổn hại rất lớn vì khi chuyển sự chú ý tạm thời từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, chẳng hạn như dừng lại để trả lời email hoặc nhận cuộc gọi điện thoại sẽ làm tăng lượng thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ chính lên tới 25%. Ngược lại, sẽ hiệu quả hơn nếu dành một thời gian “ultradian sprints” để tập trung hoàn toàn trong 90-120 phút, nghỉ ngơi và sau đó tập trung đến công việc tiếp theo.

Ông Dan Cluna, Phó Chủ Tịch của Wachovia, đã thiết lập hai thói quen để cải thiện sự chú ý. Đầu tiên là rời khỏi bàn làm việc và đi vào phòng họp, tránh xa điện thoại và email mỗi khi có công việc cần tập trung. Bây giờ ông có thể hoàn thành các báo cáo trong một phần ba thời gian được yêu cầu. Ngoài ra, Cluna xây dựng thói quen thứ hai mới khi họp. Trước đây, ông ấy luôn nhận điện thoại ngay trong các cuộc họp. Kết quả là, những cuộc họp thường kéo dài thành hai giờ, và ông hiếm khi thật sự tập trung. Bây giờ Cluna chuyển điện thoại sang chế độ hộp thư thoại để có thể tập trung hoàn toàn vào cuộc họp. Sau đó, ông sẽ trả lời các tin nhắn thư thoại khi có thời gian rảnh giữa các cuộc họp.

Một cách khác để sử dụng hiệu quả năng lượng tinh thần là thiết lập thói quen tập trung vào các hoạt động quan trọng trong dài hạn. Thông thường, con người có xu hướng trì hoãn những nhiệm vụ khó khăn rồi vội vàng hoàn thành vào phút cuối. Có lẽ thói quen tập trung hiệu quả nhất mà người tham gia chương trình đã áp dụng là xác định trước các nhiệm vụ quan trọng ngày hôm sau vào đêm trước đó. Ông Jean Luc Duquesne, Phó Chủ Tịch Sony Châu Âu ở Paris, thường trả lời email ngay khi ông đến văn phòng. Bây giờ ông sẽ cố gắng dành 1 giờ đầu tiên mỗi ngày vào nhiệm vụ quan trọng nhất. Và tận hưởng cảm giác thành tựu vào lúc 10 giờ sáng như thể đã có một ngày năng suất.

Để sử dụng hiệu quả năng lượng tinh thần, hãy thiết lập thói quen tập trung vào các hoạt động quan trọng trong dài hạn.
Nguồn: Unsplash

Tinh thần: Năng lượng của ý nghĩa và mục đích

Mọi người thường vận dụng được năng lượng tinh thần khi công việc và hoạt động hàng ngày phù hợp với những giá trị cốt lõi của họ. Nếu công việc một người đang làm thực sự quan trọng, họ thường cảm thấy có nhiều năng lượng tích cực, tập trung tốt và kiên trì hơn. Tiếc là “nhịp sống” nhanh và yêu cầu công việc cao của phần lớn công ty khiến nhân viên không còn nhiều thời gian để quan tâm đến vấn đề này, thậm chí không nhận ra việc cảm thấy công việc ý nghĩa có thể thúc đẩy bản thân tái tạo năng lượng.

Vì vậy, nếu chương trình quản lý năng lượng từ đầu chỉ tập trung nói về ý nghĩa và giá trị của công việc, có lẽ sẽ không tạo được tác động lớn. Chỉ khi người tham gia đã trải nghiệm được giá trị của các thói quen họ thiết lập ở ba nguồn năng lượng trước (từ thân thể, cảm xúc và tâm trí), họ mới bắt đầu nhận ra những nhu cầu sâu hơn của bản thân sẽ ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả và mức độ hài lòng trong công việc.

Để tiếp cận nguồn năng lượng tinh thần của con người, chúng ta cần làm rõ các ưu tiên và thiết lập các thói quen ở ba hạng mục quan trọng:

• Làm những gì bản thân làm tốt và thích thú nhất trong công việc.
• Chủ động phân bổ thời gian và năng lượng cho các lĩnh vực trong cuộc sống: công việc, gia đình, sức khỏe, giúp đỡ những người quan trọng.
• Cố gắng sống theo các giá trị cốt lõi từ những hành vi hàng ngày.

Khi trải nghiệm được giá trị của các thói quen thiết lập từ thân thể, cảm xúc và tâm trí, chúng ta bắt đầu nhận ra những nhu cầu sâu hơn của bản thân sẽ ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả và mức độ hài lòng trong công việc.
Nguồn: irynakhabliuk

Chương trình quản lý năng lượng yêu cầu người tham gia nhớ lại ít nhất hai trải nghiệm làm việc trong vài tháng qua mà họ cảm thấy hiệu quả, dễ dàng học hỏi, được truyền cảm hứng và thỏa mãn. Sau đó, họ được yêu cầu giải mã những trải nghiệm đó để hiểu chính xác điều gì đã tiếp thêm năng lượng cho họ và những kỹ năng cụ thể nào mà họ đang phát huy. Sau khi xác định điểm khơi gợi năng lượng, chương trình sẽ khuyến khích mọi người thiết lập thói quen thường xuyên thực hiện những hoạt động tương tự khi làm việc.

Một lãnh đạo cấp cao tham gia chương trình nhận ra rằng hoạt động ông ít thích nhất là đọc và tóm tắt các báo cáo bán hàng chi tiết, trong khi một trong những hoạt động yêu thích của ông là lên ý tưởng cho chiến lược mới. Người lãnh đạo này tìm thấy một nhân viên “say đắm” các con số để giao nhiệm vụ đọc và phân tích báo cáo cho anh ta. Về phần mình, ông bắt đầu lên lịch cho một buổi thảo luận chiến lược kéo dài 90 phút mỗi tuần với những người sáng tạo nhất trong đội.

Trên thực tế, hầu hết các tổ chức lớn đều đầu tư vào việc phát triển kỹ năng, kiến ​​thức và năng lực của nhân viên. Rất ít doanh nghiệp giúp nhân viên xây dựng và duy trì khả năng làm việc lâu dài dù trên thực tế, gia tăng sức bền của năng lượng đồng nghĩa với nhân sự có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn với mức độ gắn kết cao hơn.

Vì vậy, từ những phân tích trên, ở cấp độ cá nhân, mỗi người có thể xây dựng thói quen giúp duy trì năng lượng để tăng năng suất làm việc. Ở góc độ doanh nghiệp, họ cần chuyển trọng tâm từ việc cố “khai thác” nhiều nhân sự hơn sang đầu tư nhiều hơn vào quá trình quản lý năng lượng của từng nhân sự, qua đó thúc đẩy hiệu suất làm việc lâu dài.

Theo Phương Quyên / Brands Vietnam
* Nguồn: Harvard Business Review