Đừng làm việc với tư duy này nếu không muốn trở thành “người dễ bị thay thế”

Xu hướng AI lên ngôi cộng với cơn bão suy thoái kinh tế càn quét hơn 1 năm qua gần như đã nhân đôi nỗi sợ khó có cơ hội trụ lại nơi làm việc của rất nhiều người. Không chỉ ở những công việc có tính lặp đi lặp lại dễ bị thay thế bởi máy móc và công nghệ, mà còn ở chính những công việc sáng tạo do “con sen” Marketing chịu trách nhiệm.

Câu hỏi đặt ra giờ đây là: Cần phải ngay lập tức thay đổi những kỹ năng nào, loại bỏ những tư duy nào để không rơi vào danh sách những nhân sự “dễ bị thay thế” trong công việc bởi AI hoặc bởi 1 nhân sự khác tài giỏi hơn? Câu trả lời nằm ở cách bạn tư duy thế nào là một kết quả công việc như ý, và cách thức để bạn đạt được kết quả như ý đó ra sao.

Tư duy làm việc đúng: Chăm chỉ thôi là chưa đủ

Chăm chỉ không đồng nghĩa với hiệu quả và hiệu suất. Nhưng rất nhiều người lại nhầm lẫn điều này nên lao vào công việc ngày đêm mà quên nhìn lại kết quả chưa như ý. Công việc có đạt hiệu quả hay không còn nằm ở việc bạn lập kế hoạch cho nó như thế nào, thực hiện ra sao và đo lường bằng cách nào để cải tiến.

Chăm chỉ không đồng nghĩa với hiệu quả và hiệu suất.
Nguồn: Envato

Có thể cách thức bạn thực hiện những điều này đang gặp những vấn đề sau, khiến bạn cứ vùi đầu làm mãi nhưng chưa thấy kết quả:

1. Không biết đang làm việc vì điều gì

Giống như một cuộc leo núi, leo mà không biết đâu là đích đến, đâu là hướng cần leo, đâu là cách thức leo hay nhất… thì quả là tai hại. Bạn sẽ cứ miệt mài leo, đến sai điểm thì quay đầu, thực hiện sai tư thế thì thay đổi… không biết đến khi nào mới leo xong. Đó là chưa kể là sẽ có thiệt hại về người, về của.

Thay vào đó, hãy làm việc với tinh thần chinh phục một ngọn núi thật rõ ràng và bài bản:

• Mình làm việc này để phục vụ cho mục tiêu gì?
• Mình mong đợi một kết quả công việc ra sao?
• Mình có đang sử dụng cách tối ưu nhất để thực hiện công việc này chưa?
• Mình sẽ làm việc này trong bao lâu là hiệu suất nhất?

Và bạn sẽ nhận được sự thay đổi rõ rệt về kết quả.

2. Quản lý thời gian qua loa

Nếu không quản lý được thời gian, thì ngược lại, bạn sẽ trở thành “nô lệ” của thời gian lúc nào không hay. Điển hình như bạn hay có thói quen ước tính khi lập kế hoạch, đến khi thực hiện thì thực tế lại khác xa tính toán khiến bạn trượt deadline liên tiếp. Hoặc do cách bạn đầu tư năng lượng và sự tập trung cho công việc không đúng khiến bạn dù ngồi làm việc cả ngày vẫn luôn dễ trì hoãn và trở thành người “hứa lèo”.

Nếu đầu tư năng lượng và sự tập trung cho công việc không đúng, thì bạn dù ngồi làm việc cả ngày vẫn luôn dễ trì hoãn.
Nguồn: Getty Images

3. Bị tư duy “Làm cực = Chăm chỉ = Thái độ làm việc đúng đắn” ăn sâu vào suy nghĩ

Tư duy này chỉ đúng một nửa, mà nếu không hiểu hết phần còn lại thì bạn quản lý công việc sai cách là điều rõ ràng. Bạn cần phải hiểu hết nửa còn lại của “hard” là “smart” – làm việc thông minh. Nửa “smart” này sẽ giúp cho nửa “hard” kia phát huy tối đa sức mạnh: Chăm chỉ đúng việc, đúng phương thức, đúng thời điểm. Nếu không, dù cần cù cách mấy bạn cũng dần kiệt sức vì không nhìn thấy kết quả và mục tiêu phía trước.

4. Không tận dụng triệt để công nghệ

Nguyên nhân này cũng có thể đến từ nhiều lý do, ví dụ như bạn đã quen với việc làm việc theo phương thức truyền thống và chưa có nhu cầu chuyển sang không gian làm việc số, hoặc bạn muốn thay đổi nhưng lại chẳng biết bản thân đang có nhu cầu gì để chuyển đổi số, hoặc biết rõ ràng mong muốn là gì rồi nhưng lại không tìm ra công cụ phù hợp… Cuối cùng, cứ hết lần này đến lần khác bạn thử vô số các công cụ, khiến dữ liệu công việc phân tán khắp nơi và dẫn đến sự nản lòng.

Trong thời gian bạn loay hoay với những phương thức làm việc truyền thống như vậy, thì đồng nghiệp nhiều lúc đã tận dụng công nghệ và tự động hóa để hoàn thành công việc với hiệu suất X5. Vậy nên, việc nắm bắt và áp dụng các công nghệ mới cho công việc không chỉ là một lựa chọn, mà đã trở thành yêu cầu cấp thiết để không bị tụt hậu trên thị trường cạnh tranh như hiện nay.

Việc nắm bắt và áp dụng các công nghệ mới cho công việc không chỉ là một lựa chọn, mà đã trở thành yêu cầu cấp thiết.
Nguồn: Business Insider

Bước đầu để trở thành nhân sự “không dễ bị thay thế”: Bạn cần biết cách lập một kế hoạch công việc “dùng được”

Một kế hoạch công việc “dùng được” là một kế hoạch thực tế, đo lường được, thực hiện được và giúp bạn rõ ràng hơn về ngày/tuần làm việc sắp tới. Để đạt được điều này, bạn cần tập trung vào 3 bước chính trong giai đoạn lập kế hoạch:

1. Lập kế hoạch công việc tuần khớp với thực tế: Chuyện lập kế hoạch hằng tuần rất suôn sẻ nhưng cứ đến cuối tuần nhìn lại thì không xong bao nhiêu đầu việc… xảy ra rất phổ biến ở các team. Ba nguyên nhân nghiêm trọng nhất khiến bạn liên tục phải “vùi mặt trả task” vào cuối tuần như vậy có thể đến từ việc ước tính thiếu tính thực tế, hoặc nhồi nhẹt quá nhiều đầu việc vào kế hoạch, hoặc là kế hoạch của bạn đưa ra quá nhiều lựa chọn. Nếu bạn chỉ đang lập một kế hoạch mang tính “đối phó” và hình thức, tham khảo ngay 3 nguyên tắc lập kế hoạch trong ngày thứ Sáu giúp kế hoạch của bạn linh hoạt và hợp lý hơn!
2. Ưu tiên công việc giữa một “núi” việc quan trọng trong kế hoạch: Bản kế hoạch công việc sẽ đưa ra rất nhiều đầu việc cho bạn. Muốn tạo ra kết quả tốt, bạn phải có kỹ năng ưu tiên công việc tốt. Nhưng phải ưu tiên như thế nào khi có quá nhiều việc quan trọng? Đáp án ở đây chính là hãy tìm ra một công việc uni-task để đơn nhiệm bằng cách sử dụng ma trận Eisenhower và ma trận Tác động – Năng lượng. Các bước thực hành trong bài sẽ hướng dẫn bạn tìm ra 1 công việc cần ưu tiên duy nhất từ 1 danh sách 20-25 công việc trong tuần làm việc.
3. Phân chia khối lượng công việc trong team đồng đều giúp thúc đẩy sự đóng góp: Rất khó để duy trì một workload của tất cả mọi người đồng đều với nhau. Vì tùy vào năng lực, tùy vào thời điểm và tình trạng dự án mà bạn/leader/quản lý có các kiểu cách phân chia công việc khác nhau (có thể là giao cho nhân viên “được việc” nhiều task hơn, giao cho nhân viên giỏi những đầu việc quan trọng hơn, giao cho nhân viên làm việc hiệu suất kém với ít đầu việc hơn…). Về lâu dài, những tình trạng mất công bằng như vậy sẽ khiến team bị ảnh hưởng về tinh thần và hiệu suất. Muốn cải thiện, hãy thực hành phân chia khối lượng công việc theo năng lực và nỗ lực của nhân viên trong team, kết hợp với việc điều chỉnh workload bằng các buổi 1:1 trực tiếp.

Một kế hoạch công việc “dùng được” là một kế hoạch thực tế, đo lường được, thực hiện được và giúp bạn rõ ràng hơn về ngày/tuần làm việc sắp tới.
Nguồn: Getty Images

Thứ hai, hãy sử dụng thời gian thật hiệu quả để tạo ra kết quả công việc

Thực hiện công việc chắc chắn là giai đoạn dài nhất khi bạn quản lý công việc, có thể chiếm đến 80% tổng thời gian. Khi kế hoạch công việc đã được lập hiệu quả và kỹ lưỡng, việc thực hiện “vô guồng” và có định hướng hơn. Nhưng muốn biến kế hoạch thành hiện thực, bạn cần phải điêu luyện hơn trong các kỹ năng dưới đây: 

1. Quản lý thời gian làm việc bằng cách chú ý hơn vào năng lượng và sự tập trung: Quản lý thời gian là một bài toán cũ, bởi đã có rất nhiều lời giải cho nó, từ cách khai thác hiệu suất với Pomodoro, thuyết Bốn lò lửa, hay dùng ma trận Eisenhower… Nhưng “ảo tưởng” về sự bận rộn và việc mất tập trung vào vô vàn các phiền nhiễu ngày nay vẫn cho thấy chúng ta quản lý thời gian không tốt. Muốn hiệu quả, bạn phải hiểu cốt lõi của quản lý thời gian chính là quản lý năng lượng và sự tập trung của bản thân. Làm tốt điều này, bạn sẽ tiến gần hơn đến Top 10% những người quản lý thời gian xuất sắc. 

2. Làm việc tập trung và thăng hoa với trạng thái dòng chảy (flow state): Đối với quan niệm của nhiều người, tập trung là thói quen làm việc chứ không phải một kỹ năng có thể học được. Nhưng đây là hiểu biết sai lầm. Bởi bạn có thể rèn luyện theo thời gian để đạt được trạng thái tập trung và thăng hoa trong công việc. Khi đó, bạn sẽ cân bằng được giữa kỹ năng làm việc và mức độ thách thức của công việc và tìm được vùng Goldilock của bản thân. Hãy tìm hiểu xem hiện tại bạn đang làm việc ở trong vùng trạng thái nào, và bạn đã từng thăng hoa trong “flow” chưa?

Bạn có thể rèn luyện theo thời gian để đạt được trạng thái tập trung và thăng hoa trong công việc.
Nguồn: Unsplash

3. Cộng tác khi làm việc từ xa hiệu suất hơn: Những thách thức về quản lý công việc sẽ còn nhân đôi độ khó khi team bạn làm việc từ xa (remote/hibrid). Nhân viên có thể thích thú với remote work, nhưng leader nghe đến hình thức này phần lớn lại áp lực. Bởi không những team thiếu gắn kết trực tiếp, mà tất cả còn ít có sự đồng bộ về mục tiêu, quy trình, tiến độ công việc… giữa các bên, dần dà đánh mất sự tin tưởng. Tham khảo và áp dụng ngay mô hình 3 trụ cột quan trọng khi cộng tác và quản lý team làm việc từ xa – bao gồm Tư duy, Năng lực, Công cụ – và quy trình hỗ trợ, để cộng tác với một remote team tối ưu ngay từ đầu và làm việc ăn ý với nhau.

4. Tổ chức kênh chat nội bộ giúp giao việc chuyên nghiệp: Nhắc đến các ứng dụng chat khi làm việc thì có vô vàn cái tên, từ Zalo hay Messenger đến Skype, MS Teams… Đôi khi đội nhóm chỉ mong muốn có một không gian tập trung đủ các thành viên trong team lại để nắm bắt thông tin công việc, mà không chú trọng vào việc thiết lập các kênh này sao cho hiệu quả. Cứ mỗi việc là mỗi group chat, cứ có task là giao việc phân tán khắp các group, chẳng có quy tắc giao tiếp nào trong team. Kết quả là dữ liệu rải rác khắp nơi, nhân viên thì “bội thực” thông báo còn bạn thì chẳng biết đâu là nơi giao – nhận việc hợp lý.

5. Tổ chức meeting chất lượng bằng cách cắt giảm thời gian cho các buổi họp vô ích: Hội họp không hiệu quả là một cách tiêu tốn chi phí và nguồn lực của doanh nghiệp. Không hiệu quả ở đây có thể bắt nguồn từ những lý do như họp dài, họp lan man không trọng tâm, họp xong chẳng chốt được gì lại phải tiếp tục tổ chức họp tiếp, hay là mời sai người tham gia cuộc họp, vào meeting mà không có đóng góp gì… Vấn đề nan giải này nay đã có lời giải tối ưu, chính là công thức 5 nguyên tắc tổ chức meeting B-L-I-S-S – B (Be efficient), L (Look Back Look Forward), I (Insist on Accountability), S (Simplify the Agenda), S (Stay focused). Áp dụng ngay 5 nguyên tắc này giúp việc tổ chức “họp” không còn “hành” hay ám ảnh nhiều nhân viên trong team.

Áp dụng nguyên tắc B-L-I-S-S để việc tổ chức “họp” không còn “hành” và ám ảnh nhiều nhân viên trong team.
Nguồn: Pixabay

Kết

Bằng cách nắm được tư duy làm việc đúng đắn, lập kế hoạch công việc cụ thể, và quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc để giúp bản thân nổi bật hơn trong team. Tuy nhiên, không thể bỏ qua một khâu quan trọng nữa trong quản lý công việc có hiệu quả, đó chính là việc đo lường và đánh giá. Làm việc hiệu quả và hiệu suất không chỉ đến từ việc thực hiện mà còn từ việc liên tục đánh giá, phản hồi và điều chỉnh để đảm bảo mục tiêu được hoàn thành một cách tối ưu nhất.

Nhờ vậy, dù xu hướng AI hay làn sóng cắt giảm nhân sự vẫn cứ tiếp diễn, bạn cũng sẽ tận dụng được một số khía cạnh của các vấn đề này để thích nghi và rèn luyện kỹ năng làm việc hiệu suất của bản thân.

Cleeksy là nền tảng vận hành doanh nghiệp toàn diện, tập trung vào hiệu suất cao. Đồng bộ dữ liệu trên hai nền tảng desktop và di động, Cleeksy giúp các doanh nghiệp đổi mới phương thức làm việc và cộng tác trong thời kỳ số.

Kết nối với Cleeksy tại:

• Website: https://cleeksy.com/
• Điện thoại: 0901 960 959
• Email: [email protected]
• Địa chỉ: Số 27 đường Chế Viết Tấn, phường Hòa Xuân, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng, Việt Nam.

Nội dung trên được tổng hợp bởi Cleeksy, vui lòng dẫn nguồn khi sử dụng nội dung bài viết này.

* Nguồn: Cleeksy