8 bước tổ chức sự kiện khai trương kín khách

Bạn đang ấp ủ tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu, không biết làm sao để tạo nên một lễ khai trương ấn tượng, thu hút cho cửa hàng bạn? Cùng Ori Agency tìm hiểu các bước cần chuẩn bị trước khi tổ chức khai trương cửa hàng và 8 bước chi tiết thực tế giúp bạn có một ngày khai trương thành công.

Ӏ. Các bước cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng

1. Lựa chọn ngày khai trương nhà hàng

Khai trương là một sự kiện quan trọng, đánh dấu khởi đầu mới cho công việc kinh doanh. Theo quan niệm của người Việt Nam, việc lựa chọn ngày đẹp và thời điểm thích hợp với tuổi của chủ kinh doanh sẽ thu hút năng lượng tích cực, mang đến nhiều may mắn, tài lộc và thành công cho cửa hàng.

Bên cạnh việc lựa chọn ngày giờ khai trương hợp tuổi, chủ các nhà hàng - cửa hàng cũng nên quan tâm những ngày nào thì khách hàng mục tiêu có nhu cầu mua sắm cao. Nhu cầu mua sắm của mọi người thường dâng cao vào dịp cuối tuần nên lựa chọn thời điểm này để tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng sẽ là lý tưởng để thu hút khách hàng và tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp.

2. Hoàn thiện menu và trang trí không gian nhà hàng

Trước khi tổ chức sự kiện khai trương, các chủ nhà hàng cần có một menu hoàn chỉnh được thiết kế đẹp mắt, logic cùng hình ảnh sản phẩm trực quan, bắt mắt sẽ hỗ trợ thu hút và kích thích giác quan của khách hàng, thúc đẩy họ gọi món. 

Ẩm thực không chỉ đơn thuần là thưởng thức hương vị, mà còn là trải nghiệm về không gian và cảm xúc. Trong ngày khai trương quán ăn, bên cạnh thực đơn hấp dẫn, việc kiến tạo một không gian ấn tượng sẽ góp phần ghi dấu ấn khó phai trong lòng thực khách. Hãy lựa chọn xây dựng và trang trí không gian quán theo một concept, phong cách thiết kế thống nhất, tạo cảm hứng lớn nhất cho khách hàng.

3. Lập danh sách khách mời tham dự

Sự kiện khai trương sắp tới hứa hẹn bùng nổ với sự góp mặt của những ai? Việc xác định và lập danh sách khách mời chính xác đóng vai trò then chốt cho một khởi đầu với những ấn tượng tốt đẹp nhờ sự chuẩn bị chu đáo đến khách hàng. Danh sách khách mời ưu tiên cho buổi tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng thường gồm có:

• Gia đình và bạn bè: Họ là những người thân thiết luôn ủng hộ bạn và sẽ góp phần tạo bầu không khí ấm cúng cho buổi lễ.

• Đối tác làm ăn: Đây là cơ hội để bạn giới thiệu doanh nghiệp và sản phẩm/dịch vụ đến các đối tác tiềm năng, từ đó mở rộng mối quan hệ hợp tác và phát triển kinh doanh.

• Khách hàng thân thiết: Lời mời tri ân thể hiện sự trân trọng của bạn đối với những khách hàng đã luôn ủng hộ doanh nghiệp.

• Phóng viên và nhà báo địa phương: Tham gia sự kiện khai trương sẽ giúp họ đưa tin về doanh nghiệp của bạn, góp phần nâng cao nhận thức thương hiệu.

4. Chuẩn bị nhân sự, các thiết bị để tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng

Sau khi có danh sách khách mời chính xác, chủ doanh nghiệp bắt đầu phân công nhiệm vụ cho các quản lý để họ chuẩn bị nhân sự, các thiết bị tổ chức sự kiện như MC, vũ đoàn văn nghệ, tiếp tân, nhân viên phục vụ, âm thanh - ánh sáng sân khấu,...

Tuy nhiên với những người không chuyên, không có kinh nghiệm thì khâu chuẩn bị cho tổ chức khai trương có thể gây mất thời gian, lộn xộn và thiếu sót. Do vậy, các doanh nghiệp nên tìm đến và thuê ngoài các đơn vị tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng chuyên nghiệp, uy tín như Ori Agency.

5. Thực hiện truyền thông quảng bá cho ngày khai trương

Khai trương là cột mốc quan trọng, đánh dấu sự ra mắt của một thương hiệu mới. Tuy nhiên, dù buổi lễ diễn ra hoành tráng đến đâu nhưng nếu công tác truyền thông không được chú trọng, mọi nỗ lực sẽ trở nên vô nghĩa.

Kênh truyền thông hiệu quả đóng vai trò như cầu nối, giúp cửa hàng tiếp cận khách hàng tiềm năng ngay từ những ngày đầu tiên hoạt động. Đây là cơ hội để giới thiệu thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ và tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng.

Hiện nay, với sự phát triển của thời đại công nghệ, hoạt động truyền thông không chỉ còn dừng ở các chiến dịch Marketing truyền thống mà còn có sự kết hợp của những chiến dịch Marketing quảng bá online. 

Đối với kênh truyền thống, nhà hàng có thể sử dụng chiến thuật phát tờ rơi tại những nơi đông người, bán kính trong vòng 1000m xung quanh khu vực địa điểm bạn chọn khai trương. Hay nếu chủ doanh nghiệp có điều kiện kinh phí lớn hơn thì mời người nổi tiếng PR, check-in tại cửa hàng để có thể tiếp cận những fans trẻ trung thành của họ và biến fans họ thành khách hàng của bạn nhanh chóng hơn. Với kênh online thì càng có nhiều lựa chọn kênh truyền thông cho nhà hàng bạn từ kênh mạng xã hội lớn như Facebook, TikTok,... đến kênh Website, Email Marketing.

Ⅱ. 8 bước tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng cần có

1. Đón khách mời

Ấn tượng đầu tiên luôn đóng vai trò then chốt, đặc biệt là trong ngành dịch vụ nhà hàng. Nụ cười chào đón nồng nhiệt chính là chìa khóa mở ra cánh cửa dẫn đến trải nghiệm hoàn hảo cho thực khách.

Hãy đón khách mời một cách thiện chí, lịch sự, để lại ấn tượng về một nhà hàng uy tín có thái độ dịch vụ chuyên nghiệp, tuyệt vời trong tâm trí khách hàng qua:

• Chào đón khách hàng ngay từ khi họ gửi xe: Nhân viên trông xe cần hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng một cách chu đáo, thể hiện sự chuyên nghiệp và sẵn sàng phục vụ.

• Nụ cười rạng rỡ và lời chào hỏi thân thiện: Lễ tân chính là bộ mặt của nhà hàng, hãy chào đón khách hàng với nụ cười rạng rỡ và lời chào hỏi ân cần, tạo cảm giác thoải mái và thiện chí.

• Mời khách vào nhà hàng với tinh thần hăng hái và vui vẻ: Thể hiện sự quan tâm và mong muốn được phục vụ khách hàng, dẫn dắt họ đến chỗ ngồi một cách lịch thiệp.

Hãy biến nụ cười thành một phần văn hóa của nhà hàng. Nụ cười chào đón nồng nhiệt cùng với dịch vụ chu đáo sẽ mang đến cho khách hàng trải nghiệm hoàn hảo ngày tổ chức khai trương cửa hàng và khiến họ muốn quay trở lại lần sau.

2. Tiến hành tổ chức khai trương cửa hàng

Sau khi ổn định chỗ ngồi cho khách mời, MC sẽ bắt đầu dẫn dắt vào buổi khai trương, giới thiệu lý do của buổi lễ, lịch sử hình thành và phát triển của nhà hàng. MC đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc dẫn dắt bầu không khí và tạo nên sự thành công cho buổi lễ tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng. Lựa chọn MC phù hợp sẽ góp phần tạo nên bầu không khí sôi động, thu hút và tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng.

Các tiêu chí để lựa chọn MC chuyên nghiệp cho tổ chức khai trương cửa hàng gồm:

• Khả năng ăn nói lưu loát và tự tin: MC cần có khả năng truyền tải thông tin một cách rõ ràng, mạch lạc, giọng nói truyền cảm và thu hút người nghe.

• Nắm rõ kịch bản và chương trình: MC phải nắm rõ nội dung kịch bản, thời gian diễn ra từng phần để dẫn dắt chương trình đúng khung kịch bản, cho ngày khai trương diễn ra suôn sẻ.

• Khả năng chuyển đổi và xử lý tình huống linh hoạt: Khả năng xử lý tình huống nhanh chóng và câu từ chuyển đổi giữa các phần của chương trình khéo léo, có sự kết nối cũng là tiêu chí cần có của người MC.

• Tạo ấn tượng tốt với khách hàng: Một MC có ngoại hình ưa nhìn, phong cách lịch sự và chuyên nghiệp sẽ tạo thiện cảm với khách hàng hơn.

3. Chương trình văn nghệ tăng sự chú ý

Biểu diễn văn nghệ là một phần không thể thiếu trong ngày khai trương nhà hàng, mang đến niềm vui và giá trị tinh thần cho cả khách mời và chủ nhà. Tuy nhiên, để tạo nên một sự kiện thực sự thu hút và ấn tượng, gia tăng sự chú ý của khách mời về phía sân khấu thì bạn cần kết hợp đa dạng các hoạt động giải trí, mini game bên cạnh các tiết mục văn nghệ truyền thống như múa lân, vũ đoàn biểu diễn thông thường.

4. Chủ nhà hàng phát biểu cảm xúc

Khách hàng thường mong muốn được gặp gỡ và chúc mừng chủ nhà trong ngày tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng. Bài phát biểu sẽ là cầu nối để chủ cửa hàng bày tỏ cảm xúc về niềm vui, sự vinh dự khi được khách mời quan tâm và chia sẻ mục tiêu, nỗ lực sắp tới với khách hàng.

5. Thực hiện nghi lễ khai trương và cắt băng khánh thành

Tiếp tục buổi lễ khai trương - khánh thành sẽ là phần dành cho những hoạt động truyền thống là cúng khai trương một cách thành tâm, cầu mong sự may mắn của chủ nhà hàng. Sau khi hoàn thành nghi thức truyền thống trang trọng, chủ doanh nghiệp cùng ban lãnh đạo sẽ tiến hành cắt băng khánh thành công bố chính thức khai trương cửa hàng. Lưu ý nên có pháo kim tuyến hay bóng nổ tạo hiệu ứng rộn ràng cho lúc cắt băng để có sự khởi đầu mới rực rỡ.

6. MC giới thiệu những sản phẩm, dịch vụ và chương trình ưu đãi khai trương

Tiếp đó, MC sẽ dẫn dắt buổi khai trương đến phần giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và những chương trình ưu đãi hấp dẫn dành riêng cho khách mời tham dự. MC hãy truyền tải thông tin về các món ăn đặc trưng, phong cách ẩm thực độc đáo và không gian nhà hàng một cách thu hút, khơi gợi sự tò mò và mong muốn trải nghiệm của khách hàng ngay cả sau khai trương.

7. Đãi tiệc mời khách đến ngày tổ chức khai trương cửa hàng

Tiệc chiêu đãi trong buổi lễ khai trương nhà hàng không chỉ đơn thuần là một bữa ăn, mà còn là lời tri ân chân thành đến quý khách, là cơ hội để nhà hàng lắng nghe những đánh giá quý báu và tạo ấn tượng khó phai trong lòng thực khách. 

Thông qua bữa tiệc đãi khách bằng chính những sản phẩm của nhà hàng sẽ cho nhà hàng cơ hội để hoàn thiện và phát triển chất lượng món ăn, dịch vụ theo đúng nhu cầu khách hàng mục tiêu mong muốn. Nhà hàng hãy thu thập phản hồi trực tiếp từ khách hàng, nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của thực khách để điều chỉnh thực đơn và phong cách phục vụ phù hợp.

8. Kết thúc buổi tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng

Cuối cùng là lời bế mạc và cảm ơn chân thành khách mời, các cửa hàng nên chuẩn bị những món quà nhỏ tặng trước khi khách ra về để thể hiện sự chu đáo, chuyên nghiệp cũng như thành ý mong khách sẽ quay lại với mình. 

Ⅲ. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng thành công

1. Đặt mục tiêu cụ thể và chi tiết

Dù bận rộn chuẩn bị trước thềm khai trương đến mức nào thì chủ nhà hàng cũng phải dành thời gian để vạch ra những mục tiêu rõ ràng với những con số cụ thể cho buổi lễ khai trương. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công, đạt hiệu quả như mong muốn.

Việc xác định mục tiêu, KPI cụ thể cho buổi sự kiện sẽ giúp bạn:

• Định hướng rõ ràng: Hiểu rõ bạn muốn đạt được điều gì từ buổi lễ khai trương, từ đó xây dựng kế hoạch hiệu quả.

• Đánh giá hiệu quả: Có thước đo chính xác để đánh giá mức độ thành công của sự kiện sau khi kết thúc.

• Quản lý nguồn lực: Dự trù và phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng hạng mục, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

2. Dành thời gian lớn cho việc chuẩn bị chỉn chu nhất

Thật là một ấn tượng xấu với khách mời đến dự nếu cửa hàng sắp xếp lộn xộn, thiếu nhân viên phục vụ, hướng dẫn,... trong buổi tổ chức khai trương cửa hàng. Để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo, các chủ doanh nghiệp luôn phải ghi nhớ một bí quyết vàng “Chuẩn bị kỹ lưỡng từ sớm”. Nếu nhà hàng bạn không tự tin được ở khâu chuẩn bị này, hãy cân nhắc thuê ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng để có sự chuẩn bị chỉn chu nhất.

3. Hấp dẫn khách hàng qua việc tổ chức hoạt động giao lưu, mini game

Một buổi lễ khai trương nhàm chán, thiếu đi sự sôi động và quà tặng hấp dẫn sẽ là một khởi đầu không mấy ấn tượng cho cửa hàng của bạn. Để tạo nên một sự kiện thu hút và đáng nhớ, hãy biến ngày khai trương thành một bữa tiệc đầy ắp niềm vui và quà tặng cho khách hàng.

Với các nhà hàng, quán ăn bình dân, hãy tổ chức một bữa tiệc nhỏ với đồ ăn, thức uống miễn phí để chào đón khách hàng và tạo bầu không khí náo nhiệt. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình đến khách hàng mục tiêu.

Bên cạnh bữa tiệc, việc có các trò chơi mini game tương tác như quay số may mắn, nhắm phi tiêu, rút thăm trúng thưởng,... sẽ thu hút sự tham gia từ khách hàng và nếu họ nhận được những phần quà, giải thưởng hợp ý thì khách hàng sẽ có ấn tượng tốt và miễn phí PR cho nhà hàng bạn.

4. Mời KOLs, Influencer phù hợp với phong cách nhà hàng đến dự

Sự hiện diện của các Influencer, KOLs và phóng viên đóng vai trò quan trọng trong việc lan tỏa thông tin và tạo sức hút cho sự kiện. Họ sở hữu lượng người theo dõi khổng lồ, sẵn sàng tiếp cận và truyền tải thông điệp về quán ăn của bạn đến hàng nghìn, thậm chí hàng triệu người. Do vậy, với các doanh nghiệp có kinh tế thì chủ nhà hàng nên mời KOLs, KOC đến tham dự để hoạt động truyền thông đạt hiệu quả cao hơn

5. Giấy mời tham dự đẹp mắt, trang trọng

Tấm thiệp mời tuy nhỏ bé nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng đầu tiên với khách mời và góp phần cho sự thành công của sự kiện. Một thiết kế thiệp đẹp mắt, nội dung đầy đủ, ngắn gọn và súc tích sẽ khiến khách mời để tâm và dành thời gian đến dự ngày tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng khi họ cảm nhận được sự thành tâm từ nhà hàng.

6. Phân bổ ngân sách hợp lý

Lập kế hoạch và phân bổ ngân sách hợp lý cho lễ khai trương là bước nền tảng quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Việc dự trù chi phí cần được thực hiện cẩn trọng, chi tiết và bám sát mục tiêu đề ra để tránh việc lãng phí hay rủi ro thiếu kinh phí tổ chức khai trương cửa hàng.

Ⅳ. Đơn vị tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng hiệu quả

Ori Agency tự hào là Performance Agency chuyên nghiệp, được sự tin tưởng của hàng trăm khách hàng trong lĩnh vực tổ chức khai trương với quy trình bài bản, đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trên toàn quốc. 

Ori sở hữu đội ngũ truyền thông, marketing mạnh mẽ và chuyên nghiệp, giúp quảng bá sự kiện khai trương cửa hàng hiệu quả thông qua các kênh online và offline, tăng độ nhận diện thương hiệu và thúc đẩy doanh số cho doanh nghiệp. Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng của Ori Agency đầy đủ và trọn gói từ khâu lên ý tưởng kịch bản, thiết kế và trang trí sự kiện đến hậu cần, truyền thông trước - trong - sau khai trương.

Trên đây là tất cả chia sẻ, hướng dẫn tổ chức sự kiện khai trương nhà hàng từ A-Z cho các chủ nhà hàng, cửa hàng tham khảo và thực thi theo. Nếu quý khách hàng còn những vấn đề chưa được giải đáp, hãy liên hệ với Ori Agency để được tư vấn nhiệt tình.

* Nguồn: Ori Marketing Agency