Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện – cập nhật năm 2024

Để có thể tổ chức được sự kiện, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện của nhiều đơn vị vẫn còn gặp nhiều khó khăn, thời gian kéo dài, chi phí tốn kém.

Tại sao cần xin giấy phép tổ chức sự kiện?

Giấy phép tổ chức sự kiện là cơ sở pháp lý được cấp phép bởi cơ quan có thẩm quyền nhằm đảm bảo chương trình diễn ra hợp pháp, đúng theo quy định của pháp luật. Theo đó, doanh nghiệp cần xin giấy phép từ cơ quan chức năng có thẩm quyền trước khi tổ chức chương trình. Trong trường hợp sự kiện không được cấp phép nhưng vẫn tổ chức sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Đơn vị cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Tất cả các loại hình sự kiện đều phải xin giấy phép trước khi thực hiện chương trình, trừ các sự kiện mang tính nội bộ và cá nhân như: đám cưới, sinh nhật, liên hoan… thì không cần xin giấy phép.

Vậy cơ quan tiếp nhận giấy phép tổ chức sự kiện là cơ quan nào? Tùy vào loại hình sự kiện mà bạn tổ chức thì cơ quan tiếp nhận giấy phép sẽ khác nhau. Dưới đây là một số cơ quan và hình thức tổ chức tiêu biểu:

• Thủ tướng Chính phủ: Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao với thành viên tham dự là người đứng đầu/quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các quốc gia; Hội nghị, sự kiện có nội dung liên quan đến chính trị, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, nhân quyền hoặc liên quan đến bí mật quốc gia.
• Thủ trưởng cơ quan Nhà nước ở Trung ương, địa phương: Hội nghị, sự kiện quốc tế của cơ quan, địa phương mình và không thuộc các trường hợp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ.
• Cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân: Sự kiện, hội nghị theo quy định của Bộ Chính Trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng.
• Bộ/Sở thông tin truyền thông: Sự kiện họp báo, công bố, hoặc tuyên truyền, sự kiện có sự tham gia của đơn vị, cá nhân ngoài phạm vi lãnh thổ.
• Bộ/Ban chỉ huy quân sự/Bộ tư lệnh công binh/Tổng Cục (Cục) An ninh: Sự kiện có sử dụng vật thể như đèn trời, khinh khí cầu, pháo hoa… sự kiện có sự tham gia của chính phủ.
• Sở văn hóa và thể thao du lịch/Cục nghệ thuật biểu diễn/Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Sự kiện giải trí, ca nhạc, liveshow, khánh thành, khai trương, tiệc thành lập…
• Trung tâm bảo vệ quyền tác giả: Sự kiện có sử dụng âm nhạc do nhạc sĩ sáng tác và có đăng ký bản quyền.

Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.

Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện thường gặp nhất bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Các loại hồ sơ giấy phép tổ chức sự kiện

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao có công chứng).
• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.(bản chính có dấu đỏ).
• Kịch bản nội dung sự kiện (bản chính có dấu đỏ).
• Văn bản cam kết thực thi đầy đủ các quy định của pháp luật về quyền tác giả hoặc bản sao hợp đồng với tác giả hoặc chủ sở hữu quyền tác giả (bản chính có dấu đỏ).
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện (bản sao có công chứng).

Tuy nhiên, khi tổ chức các sự kiện có thêm các chương trình với nội dung khác nhau thì cần bổ sung thêm các thông tin, cụ thể:

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị

• Văn bản chứng nhận tư cách pháp lý của cơ quan tổ chức hội thảo, hội nghị.
• Đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện theo mẫu quy định.
• Bản sao các mẫu giấy tờ trình bày nội dung sự kiện hoặc kế hoạch, đề án tổ chức hội thảo.
• Bản sao các mẫu giấy tờ liên quan đến địa điểm lựa chọn tổ chức.

Tổ chức họp báo

• Đơn xin phép họp báo gồm ( Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Nội dung), người thuyết trình, người chủ trì (Họ và tên, chức vụ), đối tượng khách mời.
• Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng).
• Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…).
• Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ).

Tổ chức trình diễn thời trang

• Đơn xin phép trình diễn thời trang.
• Danh sách người mẫu.
• Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn.
• Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước ngày diễn).
• Hợp đồng địa điểm tổ chức.

Thẩm quyền thuộc Bộ văn hóa thể thao và Du lịch đối với đoàn nghệ thuật đó thuộc cơ quan trung ương, đoàn nước ngoài vào biểu diễn theo hệ hợp tác giữa Việt Nam và nước đó, những nghệ sĩ ở Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam để biểu diễn. Sở văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ có thẩm quyền cấp giấy phép biểu diễn thời trang, nghệ thuật cho những đoàn nghệ thuật ở địa phương, đoàn nghệ thuật, nghệ sĩ Việt Nam định cư ở nước ngoài biểu diễn ở tại địa phương mà không phải là đoàn nghệ thuật.

Tổ chức biểu diễn ca nhạc

• Đơn xin phép: Thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết),thời gian phúc khảo, có bán vé hay không?
• Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng).
• Hợp đồng thuê địa điểm.
• Thời gian cấp: 7 ngày ( không kể ngày nghỉ).

Thủ tục cấp giấy phép triển lãm

Hồ sơ yêu cầu cấp giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm bao gồm những giấy tờ hồ sơ sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép thực hiện tổ chức sự kiện triển lãm trong đơn cần phải nêu rõ thời gian và địa điểm dự kiến tổ chức.
• Danh mục những tác phẩm, tác giả chuẩn bị triển lãm; kích thước những tác phẩm dự kiến triển lãm; nếu tác phẩm có kích từ 9 x 12 cm trở lên thì cần nêu rõ ràng cụ thể hơn về chất liệu tác phẩm, kích thước tác phẩm.
• Mẫu giấy mời được sử dụng để mời các khách mời tham gia sự kiện, nội dung triển lãm.
• Bản cam kết không vi phạm quy chế tổ chức sự kiện theo quy định của pháp luật.
• Nếu là tổ chức, cá nhân nước ngoài muốn tổ chức sự kiện tại Việt Nam thì cần phải có những văn bản có liên quan đến tổ chức, cá nhân đó cũng như trương trình sự kiện và những giấy tờ này sẽ được dịch ra tiếng việt được hợp pháp lãnh sự.
• Thời gian cấp: 10 ngày (không kể ngày nghỉ). Trường hợp từ chối cấp thì phải trả lời bằng văn bản cho chủ thể đó biết.

Nguồn: kasto

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ Hồ sơ như đã được nêu ở trên.

Bước 2: Tiến hành nộp hồ sơ và lệ phí.

• Có 3 hình thức nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện là:
  • Nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý.
  • Chuyển phát nhanh.
  • Nộp online qua Cổng Dịch vụ Công.
• Đặc biệt cần lưu ý:
  • Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trụ sở hoặc cư trú tại địa phương; chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức ở trung ương đặt tại địa phương gửi hồ sơ đề nghị cấp giấy phép tổ chức triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm đến Sở.
  • Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở phải cấp giấy phép tổ chức triển lãm, hội chợ xuất bản phẩm; trường hợp không cấp giấy phép phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do.

Bước 3: Chờ cơ quan thẩm quyền xét duyệt hồ sơ. Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thể quyền sẽ yêu cầu duyệt sự kiện, chương trình hoặc xin ý kiến của cơ quan ban ngành có liên quan khác.

Bước 4: Nhận kết quả. Đến ngày hẹn trả kết quả, người nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền để nhận kết quả. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bằng văn bản đến người nộp hồ sơ và nêu rõ lý do.

Nguồn: atlasstudio

Các câu hỏi thường gặp về việc xin giấy phép tổ chức sự kiện

Câu hỏi 1: Tổ chức sự kiện có bắt buộc phải xin giấy phép hay không?

Hiện tại, theo quy định của pháp luật, tất cả các sự kiện của doanh nghiệp đều cần phải được cấp phép. Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp trên thị trường đang tổ chức sự kiện nhưng không xin giấy phép. Điều này có thể đem lại rủi ro về mặt pháp lý cho sự kiện và có thể ảnh hưởng đến quá trình tổ chức. Trong trường hợp sự kiện không được cấp phép nhưng vẫn tổ chức sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Câu hỏi 2: Kinh phí xin giấy phép tổ chức sự kiện như thế nào?

Tùy theo độ phức tạp, loại hình và độ dài của sự kiện sẽ có các thủ tục hành chính & biểu phí tương đương. Với các sự kiện của doanh nghiệp thông thường như lễ kỷ niệm thành lập công ty, tổ chức họp báo... mức phí cấp phép tổ chức sẽ từ 1.500.000-5.000.000 VNĐ. Với các sự kiện bán vé hoặc có tính chất phức tạp hơn, mức phí sẽ cao hơn.

Câu hỏi 3: Thời hạn nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện?

Tùy tính chất sự kiện và cơ quan cấp phép, thời gian tiếp nhận hồ sơ sẽ khác nhau. Thường bạn phải gửi hồ sơ ít nhất 10 ngày, một vài sự kiện có thời gian ngắn hơn, ví dụ họp báo là 3 ngày. Tuy nhiên đối với các sự kiện cần duyệt phác thảo thì cần 30 ngày trước khi chương trình diễn ra. Doanh nghiệp và cá nhân nên dự trù thời gian, xin giấy phép sớm hơn thời gian dự kiến để tránh các rủi ro không mong muốn.

Dựa trên các thông tin trên và theo kinh nghiệm của Thần Long Event, bạn nên nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện càng sớm càng tốt.

* Nguồn: Thần Long Event