Phản ứng, phản hồi, phản biện và phản tư trong công sở
Cách giao tiếp hiệu quả nơi công sở là “express” trước rồi “impress” sau, có nghĩa là bày tỏ trước rồi sau đó mới gây ấn tượng.
Trong chuyện giao tiếp, đặc biệt là với các “tân binh” mới gia nhập vào thị trường lao động, khi các bạn truyền tải và tiếp nhận thì giữa “expression” và “impression” hay bị pha trộn lẫn nhau. Khi vui rất “ríu rít” nhưng khi mất tâm trạng lại rất hời hợt qua loa.
Tất nhiên, không ai có thể tách bạch 100% cảm xúc ra khỏi công việc, nhưng hãy luôn nhắc bản thân “tách bạch”. Những khi cảm thấy bản thân có quá nhiều cảm xúc và không thể tách bạch được, bạn hãy làm những việc mang tính chất cá nhân cao để hạn chế những phản ứng kém chuyên nghiệp.
Ghi âm – Thói quen giúp bạn tập “phản hồi” thay vì chỉ “phản ứng”
Một trong những thói quen giúp cho việc truyền tải đúng chủ ý cá nhân là hãy ghi âm giọng nói để gửi đi, không phải trên các nền tảng như Messenger mà là trên máy tính, thông qua một phần mềm nào đó và lưu trữ thành một tệp để có thể nghe lại.
Một trong những thói quen giúp cho việc truyền tải đúng chủ ý cá nhân là hãy ghi âm giọng nói để gửi đi.
Nguồn: Syda Productions
Tại sao và khi nào cần ghi âm?
Thu âm trước tiên là để tiết kiệm thời gian. Đôi lúc, việc cầm điện thoại lên và ghi âm sẽ ổn hơn việc phải ngồi xuống đâu đó để viết ra hết ý. Quan trọng nhất, ghi âm cho mình cơ hội được nói ra thành lời để bản thân cũng nghe lại ngay lúc đó.
Từ đó, mình sẽ dễ dàng phát hiện ra được những điểm chưa ổn trong cách lập luận, liệu nó có quá ngắn hay quá dài, có bị “ậm ừ” nhiều quá không. Nói và ghi âm một đến hai lần như vậy sẽ giúp mình nhận ra, sau đó loại bỏ được những thiên kiến cá nhân trong thông tin hay thông điệp gửi đến người tiếp nhận.
Làm sao để có một bản ghi âm “đạt chuẩn”?
Thư in ra thì khoan gửi, bản ghi âm cũng vậy. Nếu gửi liền, xác suất người bên kia nhận thông điệp không đúng ý của bạn rất cao. Bạn nên nghe lại bản ghi âm của mình sau ít nhất là sau 3 tiếng đồng hồ.
Bởi lẽ, khi đã qua được cảm giác quá hứng khởi ban đầu, bạn sẽ đủ bình tĩnh để cẩn thận xem xét dưới góc nhìn của người nghe, để xem thông điệp đã đủ rõ ràng chưa, có bị chủ quan hay không. Quan trọng hơn hết là có thông tin nào cần được bổ sung hay không. Nếu thật sự mọi thứ đều đã ổn thì mới nên gửi đi, để không hối hận khi đã kiểm tra mọi thứ kỹ lưỡng.
Thời điểm nào nên gửi đi bản ghi âm?
Lý tưởng nhất là bạn nên gửi 24 tiếng trước khi cần phản hồi từ người nhận, còn ít nhất cũng nên trước 3 tiếng, có nghĩa là cách hai buổi sáng và chiều. Làm như vậy để người nghe có quyền lựa chọn thời điểm thích hợp nhất với họ để thoải mái nghe nội dung mình chia sẻ.
Hãy chủ động nói và chủ động nghe trong lúc bản thân bình thản và tập trung nhất, không bị áp lực phải phản hồi lại thật nhanh. Dân sáng tạo có một câu là “Let that idea grow up on you”, có nghĩa là hãy để cho ý tưởng đó lớn dần trong bạn, chứ đừng vừa mới nghĩ ra là vội vã muốn gửi đi ngay lập tức.
Hãy chủ động nói và chủ động nghe trong lúc bản thân bình thản và tập trung nhất, không bị áp lực phải phản hồi lại thật nhanh.
Nguồn: corelens
5 gợi ý cách phản ứng, phản hồi, phản biện và phản tư hiệu quả
- Đầu tiên, đừng phản ứng quá nhanh trước một thông tin/sự việc, bởi thường nó sẽ không chính xác và dễ gây ra nhiều hệ quả không mong muốn.
- Thứ hai, hãy tập quan sát những người/tình huống/hệ thống bắt mình phải phản ứng nhanh và tìm cách điều chỉnh dần.
- Thứ ba, ở vị trí manager, bạn đừng ham “gánh team”. Hãy tập trung giao việc đúng và phản hồi hiệu quả, đừng để mình phải mãi là người đi “chữa cháy”.
- Khuyến khích phản biện đúng lúc: Nếu nhìn thấy vấn đề, hãy nói ngay giai đoạn đầu của công việc vì lúc đó còn có thể điều chỉnh. Đừng để đến khi muộn hơn mới bắt đầu “em cảm thấy”. Sau một cột mốc nhất định, thay vì liên tục “bàn ra”, hãy tập trung làm.
- Phản hồi, phản biện và phản tư đều cần thời gian. Với phản tư, cột mốc thích hợp để nhìn lại là ngay khi làm xong, 2 tuần, 4 tuần, vài tháng và một năm sau. Vì thời gian thay đổi sẽ hé lộ nhiều giá trị, thành quả hoặc hậu quả cần bạn xem xét, chiêm nghiệm.
5 kỹ năng trên cũng là thang đo mà các Director hay Senior Manager dùng để chọn người nối nghiệp. Có thể nói, đây cũng chính là một trong những góc nhìn của trí tuệ cảm xúc và trí tuệ cảm xúc muốn nâng cao thì phải rèn luyện, phải dấn thân.