ERP - "Cơn sóng" công nghệ: Doanh nghiệp làm thế nào để chinh phục "cơn sóng"?

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đang trở thành một "cơn sóng" công nghệ mạnh mẽ, cuốn theo sự thay đổi và chuyển mình của các doanh nghiệp trong thời đại mới. Thế nhưng, cần làm gì để “lướt sóng” thành công thì không phải doanh nghiệp nào cũng biết. 

ERP là giải pháp công nghệ giúp quản lý mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp, từ tài chính, kế toán, sản xuất, bán hàng, đến quản lý kho hàng, quản lý dự án và nhân sự. ERP không chỉ đơn thuần là một công cụ quản lý, mà còn là một nền tảng chiến lược giúp doanh nghiệp: Tăng hiệu quả hoạt động; nâng cao khả năng quản lý; cải thiện dịch vụ khách hàng; tăng cường khả năng cạnh tranh.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng ERP để đơn giản hóa hoạt động, tăng hiệu quả quản lý. Các tập đoàn lớn có thể sử dụng ERP để thống nhất dữ liệu, quy trình sản xuất & phân phối và nâng cao khả năng kiểm soát. Với những lợi ích to lớn và xu hướng áp dụng ngày càng phổ biến, ERP hứa hẹn sẽ tiếp tục là "cơn sóng" công nghệ dẫn dắt sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai.

Để triển khai ERP hiệu quả và khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng một số yếu tố quan trọng. 

Sự hỗ trợ và quyết tâm của Ban lãnh đạo 

Sự hỗ trợ và quyết tâm của Ban lãnh đạo được xem là yếu tố quan trọng nhất để triển khai ERP thành công cho Doanh nghiệp. Sự hỗ trợ bao gồm hai khía cạnh chính: cung cấp định hướng rõ ràng và cung cấp nguồn lực cần thiết trong suốt thời gian triển khai dự án.

Ngoài ra, Nhà lãnh đạo cũng cần trực tiếp tham gia vào các cuộc họp với đội ngũ triển khai dự án ERP để giải thích các nghi ngờ đối với hệ thống đồng thời thiết lập các mục tiêu cần đạt được và truyền đạt chiến lược của Doanh nghiệp tới tất cả nhân viên.

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Triển khai hệ thống ERP liên quan đến việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh (Business Process Reengineering, BPR) để đạt quy trình kinh doanh chuẩn nhất, từ đó giúp Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo chất lượng dịch vụ/ hàng hóa. Khi một Doanh nghiệp sẵn sàng tái cấu trúc thì mức độ triển khai hệ thống ERP thành công càng cao.

Tái cấu trúc các quy trình kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn đầu triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hơn nữa, nó rất quan trọng trong giai đoạn chấp nhận và có xu hướng ít quan trọng hơn khi việc áp dụng giải pháp công nghệ trở thành thói quen.

Tuy nhiên, việc tái cấu trúc nên được duy trì để tận dụng tối đa hệ thống ERP khi hệ thống đã được vận hành, thay vì thực hiện các tùy chỉnh phức tạp, không cần thiết trên phần mềm ERP. 

Nhóm triển khai ERP

Các phòng ban trong doanh nghiệp cần tham gia nhiệt tình và đóng góp cho dự án bằng cách phối hợp làm việc với cá chuyên gia, kỹ thuật, các đơn vị tư vấn triển khai và những người dùng cuối trong các giai đoạn khác nhau của dự án. 

Nhóm triển khai dự án hay nhóm tiên phong cần hội tụ các thành viên giỏi với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm tốt để tối đa hóa khả năng thành công của dự án ERP.

Lựa chọn hệ thống ERP 

Không có một hệ thống ERP nào có thể cung cấp tất cả các chức năng cần thiết, chuyên sâu, cụ thể cho nhu cầu quản trị của từng Doanh nghiệp, vì vậy việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp là quá trình đầy thách thức và tốn thời gian. 

Có nhiều hệ thống ERP khác nhau trên thị trường với chức năng tương tự nhau như: ERPNext, SAP, Oracle  Netsuite, Odoo, Tally… Bài toán đặt ra cho Doanh nghiệp là phải chọn lựa giải pháp phù hợp chặt chẽ với hầu hết quy trình kinh doanh hiện tại, đồng thời phải linh hoạt, thân thiện với người dùng và dễ sử dụng. Ngoài ra, Doanh nghiệp nên ưu tiên những giải pháp được tin dùng, có bề dày lịch sử, tính ứng dụng cao và được tạo nên bởi đội ngũ các chuyên gia đầu ngành. 

Đơn cử như Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERPNext - hệ thống ERP mã nguồn mở và miễn phí được phát triển bởi Frappe Technologies, doanh nghiệp công nghệ hàng đầu Ấn Độ. ERPNext còn là giải pháp ERP mã nguồn mở được kỳ vọng có thể thay thế SAP, Oracle Netsuite, … khi chi phí triển khai ERPNext rẻ hơn 5 lần so với Oracle NetSuite, rẻ hơn 10 lần so với SAP hoặc các Nhà cung cấp ERP hàng đầu khác. ERPNext đã và đang khẳng định vị thế đầu ngành của mình với hơn 10.000 doanh nghiệp sử dụng tại 100 quốc gia trên thế giới. 

Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP 

Lựa chọn đơn vị tư vấn và hỗ trợ triển khai giải pháp ERP là một yếu tố quan trọng giúp Doanh nghiệp đạt được thành công nhanh chóng. Đơn vị được lựa chọn không chỉ đáp ứng về chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, mà còn cần phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, cần đảm bảo đơn vị tư vấn sẽ hỗ trợ đào tạo và cùng đồng hành trong quá trình vận hành để quá trình sử dụng hệ thống được suôn sẻ. 

MBW - Đối tác triển khai ERPNext chính thức và duy nhất tại thị trường Việt Nam của Frappe Technologies. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chắc chắn MBW sẽ là đối tác tư vấn hiệu quả cho các doanh nghiệp trong việc triển khai thành công hệ thống ERPNext. 

Ngoài ra, vì là đối tác triển khai chính thức của Frappe tại Việt Nam nên đội ngũ MBW được Frappe hỗ trợ đào tạo sử dụng thành thạo ERPNext. Đặc biệt, nhân sự của MBW cần đạt các chứng chỉ (certificate) về sử dụng framework, ERPNext. Để đạt các chứng chỉ này, đội ngũ MBW được tham gia các khóa học, bài kiểm tra và dự án thực hành do Frappe tổ chức. Đây là sự khác biệt lớn nhất với các cá nhân/tổ chức đang triển khai các giải pháp của Frappe tại Việt Nam.

Đào tạo người dùng

Đào tạo người dùng tác động mạnh đến sự thành công của dự án ERP. Bởi thực tế, hệ thống ERP không dễ sử dụng ngay cả với những cá nhân sở hữu kỹ năng công nghệ thông tin tốt. Do đó, các Doanh nghiệp cần quan tâm và chú trọng nhiều hơn tới việc đào tạo nội bộ, nâng cao kiến thức về hệ thống ERP cho nhân viên đồng thời hướng dẫn nhân viên sử dụng thành thạo những thao tác của hệ thống. Điều này đảm bảo hạ thấp khả năng xảy ra sai sót, thông tin được cung cấp kịp thời và chính xác trong quá trình ứng dụng hệ thống. 

Nguồn: Blog.mbw.vn