Quản trị website là gì? 6 quy trình quản lý website và công cụ hỗ trợ

Việc quản trị website không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tùy thuộc vào thời hạn dịch vụ và loại hình kinh doanh của bạn, bạn có thể phải thực hiện một số lượng quy trình lớn. Trong bài viết này, Ori sẽ trình bày 6 quy trình quản lý trang web cùng với các công cụ mà bạn cần để thực hiện chúng.

I - Quản trị web là gì?

Quản trị web là tập hợp các quy trình được sử dụng để đảm bảo website của bạn chuyên nghiệp, cập nhật và hoạt động như dự kiến. Nó bao gồm việc bảo trì chung, bảo mật và phát triển lâu dài của trang web, cũng như tổ chức chiến lược tiếp thị và phân phối nội dung của bạn.
 

Quản trị web là làm những gì?

Về cơ bản, quản trị trang web bao gồm các nhiệm vụ sau:

• Thực hiện bảo trì

• Thực hiện cập nhật thiết kế

• Lập kế hoạch và cung cấp nội dung cập nhật

• Thực hiện chiến lược tiếp thị

• Đảm bảo bảo mật trang web

• Cung cấp hỗ trợ web cho nhân viên và khách hàng

• Lập kế hoạch phát triển trong tương lai ở cả thị trường trong nước và quốc tế

• Đạt được trải nghiệm người dùng nhất quán trên các kênh

• Đảm bảo nội dung có thể được sử dụng lại trong nhiều ngữ cảnh khác nhau

Quản lý trang web đề cập đến một tập hợp các phương pháp và kỹ thuật. Hệ thống quản lý trang web là những nền tảng cung cấp cho các doanh nghiệp những công cụ cần thiết để quản lý hiệu quả trang web của mình, mang đến trải nghiệm khách hàng hiệu quả, đồng thời phát triển và phân phối nội dung.

II - Tầm quan trọng của việc quản lý website

1. Quản lý web tránh lỗi trang web

Website cần được bảo trì thường xuyên nhằm mục đích bảo trì web, tìm mã lỗi trên các trang web, tìm các trang web không còn tồn tại, làm sạch bộ nhớ cache và đảm bảo khách hàng có thể truy cập web đúng cách. Việc giảm nguy cơ lỗi sẽ bảo vệ và tăng uy tín cho doanh nghiệp

2. Tránh mất thông tin

Lỗ hổng bảo mật có thể khiến trang web bị người khác tiếp quản. Họ có thể xóa nội dung, hình ảnh trên web, làm cho thông tin của trang web không đầy đủ hoặc tải dữ liệu nhất định lên không gian lưu trữ, lưu trữ các tập tin bất hợp pháp trên hosting. Với quản lý trang web, bạn có thể giảm lỗi trong mã web và đảm bảo rằng không có bên nào khác có quyền truy cập vào trang web.

3. Tăng xếp hạng trang web trên SERP

Khi có một số mã lỗi trên một trang web, xếp hạng web sẽ tiếp tục giảm trong kết quả tìm kiếm của Google. Vì một trong những yếu tố để xác định vị trí của web trong công cụ tìm kiếm là trải nghiệm người dùng.

4. Duy trì danh tiếng

Khi một trang web được vận hành trơn tru, người dùng có thể lấy thông tin trên trang web một cách dễ dàng, có trải nghiệm tốt và tin tưởng doanh nghiệp hơn. Họ có thể giới thiệu web cho người thân của họ.

III - Hướng dẫn quản trị website: Học quản trị website qua 6 quy trình chính

Công việc sẽ không kết thúc khi xuất bản web. Quản trị web cần phải giải quyết với việc chỉnh sửa thiết kế web, quản lý máy chủ, phân tích, cải thiện hiệu suất trang web, cập nhật plugin, thách thức bảo mật,...
 

1. Thiết kế web

Trọng tâm chính của quản lý trang web là thiết kế của trang web. Bạn cần chú ý đến các yếu tố sau:

• Trải nghiệm người dùng (UX): Hành vi của người dùng phát triển theo thời gian. Những gì hoạt động cho thiết kế web UX tốt nhất cách đây 5 năm phần lớn đã lỗi thời.

• Kêu gọi hành động: Mỗi trang trên trang web cần phải có mục đích, khuyến khích người dùng hành động. Nó cần phải cực kỳ rõ ràng, đơn giản và bạn chỉ nên bao dồm 1 CTA trên 1 trang. 

• Nội dung: Nội dung trên website không chỉ nên được tối ưu cho SEO mà còn cần có tác động đến khách truy cập, đề xuất giá trị rõ ràng và mạnh mẽ ngay lập tức.

• Tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi (CRO): Chuyển đổi lưu lượng truy cập trang web thành khách hàng thực tế là một khía cạnh khác của quản lý trang web, đòi hỏi sự chú ý liên tục. Chỉnh sửa văn bản, thay đổi màu sắc, cải thiện trải nghiệm khách hàng và loại bỏ các rào cản mua hàng,... có thể tạo ra sự khác biệt.

• Thu hút khách hàng tiềm năng: Hình thức liên hệ là cách phổ biến nhất để thu hút khách hàng tiềm năng từ trang web, chẳng hạn như với email và điện thoại. Tuy nhiên, bạn nên chú ý để tránh làm hỏng trải nghiệm người dùng.

• Hình ảnh: Thiết kế web không chỉ là về những thứ công nghệ. Bạn nên giữ cho những hình ảnh trên web đồng nhất về phông chữ, màu sắc, kích thước,... và đảm bảo phù hợp với nội dung. 

2. Bảo trì trang web

2.1. Sao lưu

Một số lỗi có thể xảy ra với trang web của bạn bất cứ lúc nào. Nếu điều đó xảy ra, bạn sẽ cần khôi phục trang web của mình về phiên bản trước đó đang hoạt động tốt.
 

Công cụ quản trị trang web, hỗ trợ sao lưu: 

• iDrive

• SOS Online Backup

• Dropmysite.com

2.2. Giám sát thời gian hoạt động

Sử dụng dịch vụ lưu trữ của một công ty cung cấp tính năng giám sát thời gian hoạt động của trang web, đảm bảo rằng website luôn trực tuyến.

2.3. Kiểm tra trình duyệt

Quyết định trình duyệt nào quan trọng nhất đối với khách truy cập của bạn và ưu tiên cho phù hợp.

2.4. Tối ưu hóa cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu trang web chứa tất cả thông tin bạn đưa vào trang web. Tối ưu hóa cơ sở dữ liệu là tối ưu thời gian tải, không gian trong cơ sở dữ liệu,...

Công cụ hỗ trợ: 

• SolarWinds: Database Performance Analyzer

• Red-Gate

• EverSQL

2.5. Kiểm tra trang đích

Trang đích là trang đầu tiên mọi người sẽ được chuyển hướng đến từ các bài đăng trên mạng xã hội hoặc quảng cáo trên công cụ tìm kiếm. Vì vậy, nó bắt buộc phải được thiết lập, chạy và tối ưu hóa. Thực hiện kiểm tra thường xuyên để xem hành vi khách truy cập trên trang web, kiểm tra các yếu tố tốc dộ, CTA, số lượng sản phẩm còn hàng,...

Công cụ giúp tối ưu hóa trang đích:

• UnBounce

• AdWordsRobot

• VWO Landing Page Analyzer

2.6. Loại bỏ các yếu tố thừa

Nhiều yếu tố trên trang web có thể không cần thiết và thậm chí làm chậm tốc độ tải. Chúng bao gồm nhận xét gửi thư rác, thay đổi nội dung trang web,...

Công cụ quản lý trang web, loại bỏ các yếu tố thừa: 

• Autoptimize

• WP Optimize

• WP Super Cache

2.7. Phân tích

Google Analytics là hình thức phân tích trang web dễ dàng và miễn phí nhất, cho biết người dùng đang tương tác với trang web như thế nào. 

Một số công cu phân tích website khác bao gồm: Sisense, Domo, Zoho Reports, Infogram hoặc Google Data Studio

2.8. Cập nhật

Trang web có thể nhận được cập nhật liên tục cho mọi thứ, bao gồm chủ đề, plugin, CMS (Hệ thống Quản lý Nội dung), Máy chủ.

3. SEO trang web

Trang web cần được quản lý và hoạt động tốt cho Google:

3.1. Tốc độ tải

Cải thiện tốc độ tải trang rất quan trọng đối với sự thành công của thứ hạng trên Google, đặc biệt với bản cập nhật Core Vitals của Google.

Công cụ kiểm tra tốc độ trang web: GTMetrix, PageSpeed ​​Insights, Pingdom hoặc UpTrends.

3.2. Tối ưu hóa từ khóa

Tối ưu hóa từ khóa cung cấp cho các bot của Google một cách dễ dàng hơn để hiểu nội dung trang. 

Bạn có thể sử dụng một số công cụ SEO mạnh mẽ như Ahreft, Moz,... để thực hiện nghiên cứu và tối ưu từ khóa. 

3.3. Cập nhật thuật toán

Nếu bạn muốn xếp hạng, hãy cập nhật thông tin từ Google và các thuât toán. 

3.4. Xây dựng liên kết

Xây dựng một cấu trúc liên kết lành mạnh, bao gồm cả liên kết nội bộ và liên kết ngoài là một phần quan trọng trong chiến lược SEO

4. Hiệu suất trang web

Để giữ cho trang web luôn ở trạng thái tốt nhất, bạn cần quản lý những thứ sau:

• Trang web lưu trữ (hosting)

• Quản lý cơ sở dữ liệu: Đây là công việc nâng cao. Cơ sở dữ liệu trang web thường sử dụng phần mềm như SQL và PHP. Trên thực tế, một số người thiết kế lại website nhưng máy chủ hiện tại đã quá cũ nên phiên bản PHP của họ không thể hoạt động được.

• Mã bloat: Trang web phình to khi mã của một trang web trở nên lộn xộn và rời rạc, có thể làm hỏng hiệu suất và trải nghiệm người dùng. Nguyên nhân là do chủ sở hữu trang web cài đặt nhiều plugin hơn mức họ cần và chưa tối ưu hóa đúng cách các phương tiện trước khi tải lên. 

Công cụ quả trị website, giúp kiểm tra hiệu suất trang web trên tất cả các trình duyệt và thiết bị:

Kiểm tra tính tương thích của trang web với trình duyệt 

• CrossBrowserTesting

• LambdaTest

• TestComplete

Kiểm tra tính tương thích của thiết bị với trang web

• Catalan

• BrowserStack

• Ranorex

5. Bảo mật trang web

Giữ trang web của bạn an toàn bằng cách đảm bảo:

• Máy chủ: Đầu tư các nguồn lực thích hợp để bảo vệ máy chủ của bạn khỏi các cuộc tấn công từ spam, DDoS, bot và hackers.

• CMS: Hầu hết các công ty lưu trữ không cung cấp các bản cập nhật tự động. Một số người nói rằng CMS nên được cập nhật ngay lập tức, nhưng bạn có thể thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày bản cập nhật được phát hành, để đảm bảo rằng WordPress không vô tình đưa ra bất kỳ lỗi mới nào cần được khắc phục bằng bản cập nhật tiếp theo.

• Plugin: Các plugin phát hành các bản cập nhật thường xuyên hơn nhiều so với CMS hoặc phần mềm máy chủ. Hầu hết nó được thực hiện cho các tính năng mới, nâng cấp và sửa lỗi.

Các bước bổ sung để tăng cường bảo mật trang web

• Đảm bảo rằng chứng chỉ SSL trang web của bạn được gia hạn. Thường xuyên liên hệ với công ty lưu trữ web của bạn để được cập nhật về các tính năng bảo mật của họ và yêu cầu các khuyến nghị. Nếu có thể, hãy chuyển sang một máy chủ chuyên dụng.

• Đảm bảo rằng quyền truy cập phụ trợ của trang web không được cấp cho bất kỳ người nào không cần nó hoặc những người không còn làm việc cho bạn.

• Thuê chuyên gia bảo mật để cài đặt phần mềm có thể theo dõi địa chỉ IP của kẻ tấn công. Nếu bạn biết địa chỉ đó, bạn sẽ có thể chặn địa chỉ đó.

• Thực hiện kiểm tra bảo mật thường xuyên trên trang web của bạn. Bạn có thể sử dụng NetSparker, IndusFace hoặc NoGoToFail của Google cho việc này. Ngoài ra, bạn có thể chọn thuê một chuyên gia và giúp bạn.

6. Hỗ trợ trang web

Các kênh hỗ trợ khách hàng phổ biến bao gồm:

• E-mail: Nếu đang thực hiện nhiều chỉnh sửa cho trang web của mình, bạn sẽ cần có một máy chủ lưu trữ web đáp ứng

• Nhắn tin văn bản / trò chuyện: Chat trực tuyến là hình thức giao tiếp online phổ biến nhất trên website. 

• Điện thoại: Mặc dù hỗ trợ qua điện thoại là hình thức ít được yêu thích nhất, nhưng nó thương hiệu quả nhất để hỗ trợ khách hàng thỏa đáng. 

Quản trị web không cố định với 6 yếu tố mà chúng tôi để cập ở trên. Nếu website có các yếu tố mới và sáng tạo được thêm vào, việc quản lý nó sẽ yêu cầu các quy trình mới hơn. Một trang web được bảo trì đúng cách sẽ không chỉ phục vụ bạn lâu hơn mà còn bảo vệ bạn khỏi những rủi ro lớn trong nhiều năm.

Thực hiện bởi: Ori Marketing Agency