7 mẹo giúp Marketing leader thúc đẩy giao tiếp rõ ràng trong đội ngũ

Các đội nhóm Marketing thường là đội nhóm đa dạng về kỹ năng, chuyên môn và làm việc dưới rất nhiều hình thức khác nhau như remote, hybrid, cộng tác viên… Nhiều trở ngại về giao tiếp được hình thành từ trạng thái “đa dạng” này khiến team không tìm được tiếng nói chung để cộng tác với hiệu suất cao.

Ở vai trò leader, bạn cần nắm vững bản chất của quá trình giao tiếp để biết đâu là những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình này, từ đó có những thiết lập hiệu quả giúp từng team member giao tiếp và cộng tác trôi chảy hơn.

Bản chất của giao tiếp trong team

Cốt lõi của giao tiếp không chỉ đơn thuần bàn đến việc truyền tải và tiếp nhận thông tin. Điều này được thể hiện rõ ở nguồn gốc của từ “giao tiếp” trong tiếng Latin là “communis”, có nghĩa là “phổ biến”. Hiểu một cách đơn giản, giao tiếp là làm cho thông tin được phổ biến đến tất cả các bên, là tìm và thiết lập một tiếng nói chung giữa mọi người.

Tiếng nói chung này hợp thành từ 3 yếu tố:

• Sự chính xác (Concision): Truyền đạt đúng trọng tâm, các lý do, ví dụ và điểm khái quát vấn đề để tối ưu thời gian tập trung có giới hạn của mọi người.
• Sự rõ ràng (Clarity): Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, linh hoạt, kết hợp với việc luyện tập truyền đạt mạch lạc, thể hiện rõ các mong muốn nhận được phản hồi trong giao tiếp.
• Sự kết nối (Connection): Đào sâu chi tiết và bối cảnh của quá trình giao tiếp cụ thể, đồng thời chú trọng các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ để kéo gần khoảng cách giữa các bên khi lắng nghe.

Giao tiếp là làm cho thông tin được phổ biến đến tất cả các bên, là tìm và thiết lập một tiếng nói chung giữa mọi người.
Nguồn: Getty Images

Những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp trong team

Giao tiếp trong các team đa dạng thường gặp trở ngại do yếu tố nhiễu. Các yếu tố này bao gồm:

• Tâm lý (cảm xúc, tính cách, kỳ vọng, mối quan hệ).
• Sinh lý (khả năng diễn đạt và lắng nghe).
• Văn hóa (khác biệt ngôn ngữ và văn hóa).
• Tổ chức (luồng thông tin, tài liệu nhất quán).
• Kỹ thuật (phương tiện truyền dẫn).

Những yếu tố này gây ra 4 hình thức giao tiếp không hiệu quả gồm:

• “Silo” thông tin (không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin).
• Quá tải giao tiếp.
• Rào cản giao tiếp.
• Sai lệch thông tin khi truyền đạt.

7 kỹ thuật cần thiết giúp loại bỏ các hình thức giao tiếp không hiệu quả trong team

Bên cạnh việc thiết lập Luồng công việc (workflow), leader cũng nên chú ý đến việc thấp lập Luồng thông tin (information flow) cho team.
Nguồn: corelens

1. Thiết lập luồng thông tin (information flow) minh bạch

Bên cạnh việc thiết lập Luồng công việc (workflow) trong giai đoạn lập kế hoạch cho các chiến dịch, leader nên chú ý đến việc thấp lập Luồng thông tin (information flow) cho team.

Luồng thông tin đơn giản là một sơ đồ xác định lối đi của thông tin, giúp việc giao tiếp và chia sẻ kiến thức được triển khai trên toàn team nhất quán, đúng và đủ các giai đoạn cần thiết, tránh việc lãng phí tài nguyên khi không đồng bộ thông tin.

Mỗi một loại thông tin như đơn xin cấp phép thiết bị, hay phản hồi kết quả công việc… trong team sẽ được quy định cách thức di chuyển trong một Luồng thông tin chi tiết.

Sau cùng, leader cần truyền đạt tất cả các thông số và kế hoạch cho toàn bộ team và đảm bảo tất cả các bên liên quan có thể truy cập kế hoạch giao tiếp này để có nguồn thông tin chính xác.

2. Linh hoạt phong cách giao tiếp tùy vào nhóm tính cách nào trong DISC

Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý linh hoạt áp dụng phong cách giao tiếp mà các thành viên trong dự án hướng tới chứ không chỉ thực hiện đúng theo quy trình và công cụ. Để nắm được các phong cách giao tiếp thường thấy, bạn cần nắm được các loại tính cách phổ biến ở bất kỳ đội ngũ nào theo DISC, bao gồm:

• Nhóm tính cách “Thống trị”: Những thành viên thuộc nhóm tính cách này thường là người quản lý, hoặc ở các cấp bậc điều hành đội nhóm, có xu hướng quyết đoán, khá thẳng thắn, thích hành động độc lập và tập trung vào bức tranh toàn cảnh, kết quả công việc. Khi giao tiếp, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về những gì sắp trao đổi, tập trung đi thẳng vào vấn đề. Vì đa phần quá trình giao tiếp với nhóm tính cách “Thống trị” đều mang tính chất định hướng hoặc báo cáo, nên việc mong đợi họ sẽ cởi mở hoặc bạn đưa ra các kế hoạch nhưng không thực hiện được là điều nên hạn chế hoàn toàn.
• Nhóm tính cách “Có ảnh hưởng”: Những thành viên ở nhóm này thường rất lạc quan, thân thiện và có sự cập nhật với mọi sự kiện xung quanh team, tuy nhiên họ lại ít có sự kiên trì dài hạn để theo đuổi và cộng tác dài lâu. Đối với nhóm “Có ảnh hưởng”, bạn có thể đón nhận sự cởi mở của họ và trong quá trình giao tiếp có thể chèn thêm sự hài hước và lạc quan. Nhưng cũng cần lưu ý nhóm tính cách này có xu hướng nhạy cảm với mọi vấn đề, bạn nên hạn chế những cuộc trò chuyện cộc lốc, và cũng không quá mong đợi họ ở việc đào sâu dài hạn cùng bạn một vấn đề chi tiết nào đó.
• Nhóm tính cách “Kiên định”: Nhóm này chỉ những thành viên có xu hướng tận tuỵ, kiên nhẫn, coi trọng sự nhất quán và cộng tác trong team. Do vậy, họ thường mong đợi sự lắng nghe tích cực và thấu hiểu thực sự những gì họ truyền đạt để có được công nhận từ đối phương. Ở một số trường hợp, điều cần hạn chế với nhóm tính cách “Kiên định” là trao quyền cho họ ra quyết định hoặc đưa họ lên vị trí dẫn đầu một đội nhóm.
• Nhóm tính cách “Tuân thủ”: Đây là những cá nhân chú trọng vào sự tỉ mỉ và chính xác, vì vậy họ dường như là chuyên gia hiểu biết về một chuyên môn nào đó. Những thành viên ở nhóm này phù hợp làm việc ở các vị trí phân tích hoặc kỹ thuật… Khi giao tiếp, đặc biệt là khi giao việc cho họ, bạn có thể cung cấp yêu cầu càng chi tiết càng tốt, và đưa ra những kỳ vọng rõ ràng để đạt hiệu quả và hiệu suất cao.

Nguồn: IMS

3. Thông điệp đơn giản, rõ ràng và súc tích, đặc biệt là các vấn đề phức tạp

Giao tiếp hiệu quả chú trọng vào việc lựa chọn từ ngữ chính xác và cô đọng. Điều quan trọng là truyền đạt thông tin cần thiết một cách rõ ràng, tránh từ ngữ phức tạp hoặc các sáo ngữ.

Trong trường hợp thông điệp không đủ thuyết phục, cần linh hoạt lặp lại thông tin cho đối phương, nhưng với một cách có chủ đích để tránh nhàm chán.

Một nghiên cứu của HBR còn chỉ ra mỗi nội dung giao tiếp nên tập trung vào một nhóm nhỏ chủ đề giúp bộ não chú ý sắp xếp thông tin cần nắm bắt. Để tối ưu hóa điều này và dễ đi sâu vào từng vấn đề, bạn cần làm cho mỗi thông điệp càng tập trung càng tốt.

Ví dụ như thay vì nhồi nhét thông tin báo cáo trong một email dài bao gồm 3 chủ đề, cách làm hiệu quả hơn là gửi riêng biệt thành 3 bài báo cáo đến đối phương.

4. Chú ý đến giao tiếp phi ngôn ngữ với nguyên tắc 7-38-55

Ngoài những gì cần được truyền đạt bằng lời nói hoặc câu chữ ra, khi giao tiếp trực tiếp, còn nhiều yếu tố phi ngôn ngữ khác ảnh hưởng vào quá trình này.

Nguyên tắc 7-38-55 chỉ ra rằng: 7% nội dung giao tiếp của chúng ta là bằng lời nói; 38% được truyền tải thông qua chất lượng giọng nói như âm sắc, âm lượng, tốc độ, cao độ…; 55% thông qua tư thế, cử động, cử chỉ, nét mặt, hơi thở và sự thay đổi màu da.

Nguồn: SlideModel

Như vậy, giọng nói, nét mặt và ngôn ngữ cơ thể thường nói lên nhiều điều hơn là nội dung lời nói. Và trong quá trình giao tiếp thực tế, chúng ta có khả năng tập trung tin vào những yếu tố phi ngôn ngữ hơn là lời nói, nếu cả hai điều này không thống nhất từ một thành viên trong dự án.

Cả người quản lý và các cá nhân khác trong dự án có thể dựa vào điểm mấu chốt này để thực hiện 2 động tác:

• Thấu hiểu nhau khi đối phương giao tiếp phi ngôn ngữ: Ví dụ như khéo léo nhìn ra sự bất đồng hoặc quan ngại của thành viên trong dự án, thể hiện ở những cử chỉ hoặc biểu cảm dễ thấy như khoanh tay, không giao tiếp bằng mắt… Những nhận biết này giúp mọi thành viên điều chỉnh chiến thuật giao tiếp của mình một cách thích hợp.
• Kiểm soát những cách thức giao tiếp phi ngôn ngữ của chính mình: Cố gắng đồng bộ về mặt thị giác và giọng nói để giao tiếp hài hòa với các cá nhân khác.

Trong quá trình giao tiếp thực tế, chúng ta có khả năng tập trung tin vào những yếu tố phi ngôn ngữ hơn là lời nói.
Nguồn: Envato

5. Lắng nghe tích cực

Lắng nghe cũng quan trọng trong giao tiếp ở đội nhóm như giai đoạn truyền đạt nội dung. Khi lắng nghe tốt, bạn đang làm tốt việc tiếp nhận để chuẩn bị cho quá trình giải mã thông tin và thực hiện phản hồi. Đây cũng là cốt lõi của việc cộng tác trong đội nhóm: lắng nghe ý tưởng của người khác thay vì chỉ cố gắng đưa ra ý tưởng của riêng mình. Đó chính là sự khác biệt ở 2 kiểu nghe phổ biến:

• Nghe để trả lời: Khi lắng nghe lời nói của đối phương, bạn tập trung vào điều mình sắp nói tiếp theo hơn là điều họ đang nói, nên bạn có nguy cơ bỏ lỡ thông tin quan trọng hoặc thậm chí là lặp lại những gì đối phương vừa truyền đạt. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến việc nắm bắt thông tin sai lệch.
• Nghe để thấu hiểu: Bạn lắng nghe những gì người khác nói và tạm quên đi việc suy nghĩ xem bạn sẽ trả lời tiếp sau đó như thế nào. Hoặc nếu có, bạn có thể ghi chép để có thể quay lại truyền đạt sau mà không làm gián đoạn giao tiếp.

Ngay cả khi đã thực hiện tốt việc lắng nghe để hiểu, và thỉnh thoảng bạn nghĩ rằng bạn biết chính xác những gì đối phương sắp nói, một xu hướng rất dễ xảy ra lúc này là ngắt lời đối phương. Sai lầm này đến từ việc nghĩ rằng chen vào giữa câu nói của ai đó để trình bày ý tưởng sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn. Nhưng sự thật là nó làm mất thời gian hơn. Hãy để đối phương trình bày xong, sau đó thay phiên thảo luận hoặc phản biện giữa các bên.

Khi tiếp nhận thông tin, bạn nên thúc đẩy việc phản hồi rõ ràng và liên tục.
Nguồn: Envato

6. Thúc đẩy phản hồi liên tục

Dù giao tiếp với bất kỳ nhóm tính cách nào, bạn cũng cần đảm bảo quá trình này đang diễn ra 2 chiều. Nghĩa là khi tiếp nhận thông tin, bạn nên thúc đẩy việc phản hồi rõ ràng và liên tục. Nếu không, bạn có thể không bao giờ nhận được phản hồi vì đôi khi các thành viên trong đội nhóm không nghĩ rằng đó là vấn đề yêu cầu tính kịp thời hoặc cần thiết.

Đừng đợi đối phương xác nhận rằng họ đã hiểu thông điệp bạn truyền đạt hay chưa. Bạn có thể đưa ra các câu hỏi như “Bạn hiểu những gì tôi trình bày như thế nào?” hoặc “Những gì tôi đã trình bày có ý nghĩa hay tác động với bạn như thế nào?” để đẩy nhanh phản hồi. Đồng thời, điều này cũng đảm bảo đối phương nắm bắt tất cả những gì bạn truyền đạt, tránh mắc các sai lầm liên quan đến việc hiểu nhầm, tự mặc định thông tin là đúng (making assumption). Các biểu hiện như “Em tưởng”, “Tôi tưởng”… khi hoàn thành công việc được giao không hiệu quả không phải là điều ít thấy ở nhiều đội nhóm hiện nay.

7. Không đổ lỗi

Khi quá trình giao tiếp gần như đã diễn ra xong, nhưng kết quả lại không tích cực vì thông tin truyền đạt của bạn không được hiểu như mong muốn, dẫn đến các xung đột trong dự án. Một cảm giác thường xuyên xuất hiện ở người truyền đạt lúc này là muốn đổ lỗi cho khả năng tiếp nhận của đối phương, và ít soi xét để đánh giá lại cách giao tiếp của bản thân. Sự bất đồng thông tin giữa các bên giao tiếp cần được thu hẹp từ nhiều bên, mà bản thân bạn là người cần cố gắng đầu tiên.

Bên cạnh đó, bạn còn cần một chút đồng cảm nếu lỗi giao tiếp thực sự đến từ đối phương, với những yếu tố cá nhân như trạng thái cảm xúc, bối cảnh giao tiếp hoặc các tác động khó thay đổi trong tích tắc như khả năng ngôn ngữ. Bằng cách đó, những vấn đề hoặc hiểu lầm nhỏ không biến thành các xung đột lớn trong dự án.

Kết

Giao tiếp thành công trong team không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin, nó liên quan đến việc học cách hiểu và sử dụng hiệu quả ngôn ngữ, lắng nghe để phản hồi tích cực và hạn chế xung đột xảy ra. Bằng cách này, thành viên trong team mới có thể giúp bản thân và đối phương giao tiếp có tiếng nói chung. Việc phát triển được các mối quan hệ tích cực và kết quả công việc trong đội nhóm sẽ được cải thiện khi bạn thực sự giao tiếp hiệu quả.

Ánh Lê
* Nguồn: Cleeksy