Tìm hiểu hệ thống quản lý đơn hàng hiện đại (OMS) trong lĩnh vực thương mại điện tử

Các công ty có mức tăng trưởng lớn hơn 10% thường sử dụng Phần mềm hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) cao hơn 208% so với các công ty khác. Trên thực tế điều này không phải là sự trùng hợp ngẫu nhiên. Vậy OMS là gì và làm thế nào các doanh nghiệp có thể tận dụng OMS để tăng trưởng và sinh lời trong dài hạn.

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là gì?

Nói một cách đơn giản, hệ thống quản lý đơn hàng là một cấu trúc hệ thống thực hiện nhiều nhiệm vụ có giá trị khác nhau trong việc quản lý và theo dõi đơn hàng từ khi nhận hàng cho đến khi hoàn thành.

OMS điều phối tập trung dữ liệu theo thời gian thực xung quanh việc xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển, lập hóa đơn, lập kế hoạch và giám sát hiệu suất. Hệ thống sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp phân bổ và thực hiện đơn hàng bằng cách cung cấp cái nhìn toàn diện về toàn bộ hệ sinh thái chuỗi cung ứng.

Các doanh nghiệp bán hàng qua nhiều kênh hoặc địa điểm có thể theo dõi tình trạng sẵn có của hàng hóa và theo dõi cách hàng tồn kho di chuyển qua nhiều điểm tiếp xúc dựa trên thông tin có độ chính xác cao và dễ truy cập. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả hoạt động, tốc độ, độ chính xác và giảm đáng kể tình trạng hết hàng, tồn kho hoặc tồn kho quá mức.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng OMS?

Khi một doanh nghiệp đã có các hoạt động quản lý kho hàng theo trình tự nhất định, doanh nghiệp sẽ bắt đầu khám phá các chiến lược mới để mở rộng quy mô thực hiện đơn hàng, vượt ra khỏi việc kiểm soát đơn thuần.

Thông thường, sự quan tâm này xảy ra sau khi họ nhận ra rằng hoạt động kho hàng của mình không tương ứng với mục tiêu tăng trưởng dài hạn do một số vấn đề như:

• Nhu cầu và khối lượng đặt hàng tăng cao 

• Các vấn đề về dịch vụ khách hàng 

• Chi phí hoạt động tăng và vấn đề liên quan đến lao động

• Hay đơn giản là mong muốn đưa ra các kênh bán hàng và lựa chọn mua hàng mới

Làm thế nào để bạn giải quyết những thách thức này cho doanh nghiệp của mình để đạt được lợi nhuận lâu dài trong thập kỷ tới? Việc thực hiện mở rộng quy mô cho đa kênh sẽ mất nhiều công sức hơn bạn tưởng tượng.

Hệ thống OMS giả định rằng các mảnh ghép cơ bản của nhà kho trong việc thực hiện xử lý đơn hàng đa kênh đều ở chế độ tự động. Có nghĩa là vượt ra ngoài những câu hỏi như: 

• Chúng ta có bao nhiêu hàng tồn kho? Hàng hóa nằm ở đâu? Làm thế nào chúng ta có thể tự động hóa quản lý kho?

• Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện, mở rộng quy mô và lặp lại/cải tiến để tăng trưởng có lợi nhuận?

• Quản lý đơn hàng là chất xúc tác quan trọng để mở rộng quy mô đa kênh. Đây là điều bạn nên ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn sử dụng hệ thống quản lý đơn hàng.

• Các doanh nghiệp marketing qua hơn 3 kênh có tỷ lệ mua hàng cao hơn 287% so với những doanh nghiệp sử dụng 1 kênh khi triển khai các chiến dịch quảng cáo.

• Các công ty có chiến lược tương tác đa kênh giữ chân được 89% khách hàng, so với 33% những công ty với chiến lược đa kênh yếu

• Người tiêu dùng đa kênh chi tiêu gấp 4 lần so với người tiêu dùng chỉ đến cửa hàng và gấp 10 lần so với người tiêu dùng chỉ mua hàng trực tuyến

Làm thế nào để tăng trưởng nhanh chóng hơn?

Quản lý đơn hàng là bước ngoặt khi các công ty hướng đến việc định hình tăng trưởng lớn hơn và tập trung rõ ràng vào tầm nhìn đa kênh của họ. OMS và hệ thống quản lý đơn hàng phân tán (DOM) tự động hóa và hợp lý hóa các điểm tiếp xúc của khách hàng thành một lăng kính chân lý duy nhất. Việc có cái nhìn phối hợp trong toàn doanh nghiệp sẽ mang lại trải nghiệm mua hàng thống nhất, đồng thời tối ưu hóa tất cả các hoạt động liên quan đến nhận, xử lý, thực hiện và theo dõi đơn hàng.

Hãy xem xét case study của Shopify. Công ty bắt đầu hoạt động vào năm 2004 với tư cách là một cửa hàng bán dụng cụ trượt tuyết trực tuyến và hiện sở hữu hệ sinh thái thương mại trị giá 10 tỷ USD, vượt qua lưu lượng truy cập trực tuyến của Amazon một cách đáng kinh ngạc vào quý 2 năm 2021.

Shopify hiện nhận được nhiều lưu lượng truy cập trực tuyến hơn Amazon. Số lượng khách truy cập trung bình hàng tháng của các trang web thương mại điện tử do Shopify cung cấp đạt 1,16 tỷ, so với 1,10 tỷ khách truy cập của Amazon trong cùng thời kỳ.

Lợi ích của hệ thống quản lý đơn hàng là gì?

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là yếu tố then chốt cho sự tăng trưởng nhanh chóng, bền vững, tiết kiệm chi phí lớn và đem lại luồng dữ liệu liền mạch. Cụ thể:

• Thực hiện tự động: Loại bỏ các quy trình thủ công để tăng hiệu quả, giảm sai sót và trao quyền cho người lao động.

• Dropshipping: Giảm thời gian giao tiếp với các đối tác dropship và dự đoán, sau đó tìm ra phương pháp giao hàng tối ưu trong ngày.

• Quản lý hàng tồn kho phù hợp theo kênh: Thể hiện mức tồn kho có sẵn được xác định theo từng mặt hàng, từ nhiều nguồn hàng tồn kho khác nhau.

• Định tuyến đơn hàng tự động: Hoạt động định tuyến hợp lý và đảm bảo tính sẵn có trong các tình huống phát sinh như nguồn thực hiện thay thế, tách đơn hàng hoặc một số trường hợp khác.

• Đặt hàng trước: Hiểu các mặt hàng có sẵn để đặt hàng trước mà không cần truy cập vào hệ thống thương mại điện tử – tăng doanh số bán hàng, lợi nhuận và danh tiếng thương hiệu.

Các tính năng của OMS giúp ích gì cho doanh nghiệp thương mại điện tử?

Thực hiện đơn hàng tự động

Có đến 80% khách hàng sẽ trả nhiều tiền hơn để nhận trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt hơn, trong khi 75% khách hàng đã ngừng sử dụng dịch vụ của tổ chức vì dịch vụ kém. Không trao quyền cho đúng nhân viên - chẳng hạn như nhân viên dịch vụ khách hàng hoặc nhân viên kho - để đưa ra các quyết định quan trọng sẽ dẫn đến sự thất vọng của khách hàng.

Khả năng hiển thị tự động, theo thời gian thực, đối với đơn đặt hàng của khách hàng tạo ra trải nghiệm mua sắm nhất quán và liền mạch, thời gian thực hiện nhanh hơn và giảm chi phí lao động vì không cần phải xem xét thủ công từng đơn đặt hàng của khách hàng.

OMS có vai trò như thế nào?

OMS lúc này sẽ là nơi kích hoạt quy trình trao quyền cho nhân viên để đưa ra quyết định dựa trên tương tác với khách hàng. Nhân viên phù hợp phải có khả năng thực hiện hành động thủ công khi cần thiết để đảm bảo rằng các đơn hàng được xem xét và xác nhận chính xác.

Hệ thống quản lý đơn hàng sử dụng các quy tắc kinh doanh để xử lý công việc nặng nhọc trong việc đánh giá đơn đặt hàng của khách hàng. Điều này giúp tăng tốc thời gian thực hiện, giảm sai sót và tái triển khai đầu tư lao động vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn nhằm tạo ra giá trị cho khách hàng.

Ví dụ: Nhân viên có thể định cấu hình các quy tắc tự động để xác định phương thức thực hiện đơn hàng tối ưu. Được trang bị dữ liệu phù hợp vào đúng thời điểm, nhân viên có thể chủ động trong việc đưa ra nhiều lựa chọn thực hiện đơn hàng - chẳng hạn như mua trực tuyến giao hàng trực tiếp, mua trực tuyến đến lấy hàng tại cửa hàng (BOPIS), mua trả lại trực tuyến tại cửa hàng (BORIS), trao đổi và trả lại – làm hài lòng cả khách hàng và tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.

Dropshipping

Làm thế nào để bắt đầu đơn hàng dropshipping?

Nếu không có hệ thống quản lý đơn hàng để duy trì dữ liệu đối tác dropshipping, bạn phải phụ thuộc vào các quy trình thủ công do người dùng điều khiển, chẳng hạn như gửi email cho các đối tác dropship, để xác định xem một mặt hàng có thể thực hiện dropship hay không và từ đối tác nào.

Việc giao tiếp với các đối tác dropship thường diễn ra qua email, một quá trình quá chậm so với các tiêu chuẩn tiêu dùng đa kênh ngày nay. Điều này có thể dẫn đến việc chứa nhiều hàng tồn kho hơn, chi phí vận chuyển cao hơn hoặc thời gian thực hiện chậm hơn do khả năng hiển thị về các tùy chọn bổ sung bị hạn chế.

OMS có vai trò như thế nào?

Các doanh nghiệp ecommerce có thể kích hoạt dữ liệu thực hiện đơn hàng theo thời gian thực trên đám mây. Nhân viên có thể nhanh chóng so sánh các tùy chọn dropshipping (những sản phẩm nào có thể được vận chuyển, thời điểm vận chuyển và hàng hóa sẽ vận chuyển từ đối tác nào) và xác định phương pháp tốt nhất. Sau đó, hệ thống sẽ gửi sản phẩm trực tiếp đến người tiêu dùng từ nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc nhà cung cấp.

Việc kết nối nhà cung cấp dịch vụ dropshipping với hệ thống quản lý đơn hàng thông qua kết nối EDI cung cấp khả năng hiển thị hàng tồn kho vào các tùy chọn thực hiện bổ sung. Mục đích là tự động xác thực tất cả các tùy chọn và cải thiện hoạt động thực hiện đơn hàng.

Ví dụ: Nếu một mặt hàng có thể được thực hiện bởi 3 đối tác dropshipping khác nhau, hệ thống quản lý đơn hàng sẽ tự động hiển thị đối tác nào cung cấp dịch vụ vận chuyển rẻ nhất hoặc nhanh nhất. Nếu một mặt hàng còn hàng tại cửa hàng, tốt hơn bạn nên thực hiện đơn hàng từ đó. Hệ thống cũng có thể tự động phân chia các đơn đặt hàng nhiều mặt hàng giữa các cửa hàng, trung tâm phân phối đơn hàng, nhà kho hoặc nhà cung cấp để đảm bảo chi phí và tốc độ tốt nhất có thể.

Hàng tồn kho phù hợp theo kênh

Các quy trình vốn được thiết lập theo truyền thống cho hoạt động bán buôn giờ đây phải được điều chỉnh lại để xử lý quy trình làm việc D2C (Direct to Consumer).

Việc duy trì hàng tồn kho có sẵn trên các kênh khác nhau không phải là điều đơn giản vì hàng tồn kho của mỗi kênh yêu cầu quản lý riêng biệt. Việc thực hiện đơn hàng truyền thống và quy trình làm việc ERP khiến nhân viên của bạn phải làm việc với bảng tính cả ngày trong khi vẫn gây ra các lỗi và quyết định không chính xác. Ngoài ra, các quy trình này chỉ cung cấp khả năng hiển thị ở cấp CASE, trong khi người tiêu dùng ngày nay thường đặt hàng ở cấp độ một đơn vị (EACH).

Việc sắp xếp các đơn đặt hàng bằng quy trình thủ công do người dùng điều khiển sẽ gây ra sự thiếu chính xác, bán hàng vượt mức, đặt hàng trễ và khiến khách hàng thất vọng. Khi bạn xem xét một báo cáo BRP mới, cho thấy 63% người tiêu dùng có khả năng ngừng mua sắm một thương hiệu nếu gặp phải trải nghiệm không hài lòng, do đó rủi ro là quá lớn.

OMS có vai trò như thế nào?

Tự động liên lạc với (các) hệ thống thương mại của kênh bán hàng để thể hiện mức tồn kho sẵn có để tối ưu hóa cấu hình bán hàng cho đủ loại sản phẩm từ nhiều nguồn tồn kho khác nhau.

Hệ thống quản lý đơn hàng và hệ thống DOM tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân đoạn hàng tồn kho. Trong đó số lượng có sẵn để bán có thể khác nhau giữa các kênh bán hàng dựa trên quy tắc đã định cấu hình. Hệ thống sẽ hiển thị số lượng hàng tồn kho cập nhật cho cơ sở khách hàng của bạn, tính toán những gì có sẵn và đưa những sản phẩm đó lên các kênh bán hàng thích hợp thông qua đám mây hoặc trang web.

Phân đoạn hàng tồn kho là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất mà bạn có thể hưởng lợi từ khả năng hiển thị trên toàn doanh nghiệp được cung cấp bởi phần mềm quản lý đơn hàng và DOM. Phân khúc cho phép bạn bán hàng trên nhiều kênh như Amazon và Walmart để tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho. Ví dụ: bạn có thể phân bổ nhiều hàng tồn kho hơn cho kênh Amazon xung quanh sự kiện Prime Day của họ. Hoặc phân bổ vào một cửa hàng hoặc khu vực địa lý cụ thể nơi doanh số bán hàng cao hơn để đạt được lợi thế cạnh tranh. 

Định tuyến đơn hàng tự động

Làm thế nào để tự động định tuyến các đơn hàng nhằm đảm bảo tình trạng còn hàng trong các tình huống phức tạp, chẳng hạn như các nguồn thực hiện đơn hàng thay thế, tách đơn hàng và các trường hợp ngoại lệ? Có bao giờ bạn tự hỏi việc lựa chọn định tuyến đơn hàng có phải là điều đúng đắn hay không?

Tại sao điều này lại quan trọng?

Nếu không có định tuyến đơn hàng tự động, người dùng sẽ phải đưa ra quyết định dựa trên sự chủ quan. Điều này có thể dẫn đến việc khó khăn trong việc xác nhận tình trạng còn hàng trên các nguồn thực hiện đơn hàng mà không có cách tối ưu hóa, đặc biệt là khi thực hiện thao tác thủ công.

Trong trường hợp này, việc xử lý ngoại lệ yêu cầu liên lạc truyền thống qua email/điện thoại giữa các nhóm khác nhau trong tổ chức, chẳng hạn như nhân viên dịch vụ khách hàng và kho hàng. Mạng lưới xử lý đơn hàng của bạn càng phức tạp thì việc định tuyến đơn hàng đúng cách sẽ trở nên khó khăn hơn.

OMS có vai trò như thế nào?

Định tuyến đơn hàng thông minh mang lại lợi ích vượt trội cho khách hàng. Khả năng thực hiện các đơn đặt hàng từ các nguồn thay thế, chẳng hạn như cửa hàng bán lẻ hoặc đối tác bên thứ ba, với khả năng liên lạc tập trung và tự động ở mỗi bước, sẽ trở thành yếu tố quan trọng khi bạn mở rộng quy mô.

Phần mềm hệ thống quản lý đơn hàng với chức năng định tuyến đơn hàng sử dụng các quy tắc kinh doanh có thể định cấu hình để xác định nguồn thực hiện tối ưu cho vòng đời của đơn hàng, từ đặt hàng đến vận chuyển.

Bạn cũng có thể dễ dàng quản lý các trường hợp ngoại lệ của đơn hàng, chẳng hạn như sai sót về giá hoặc chênh lệch hàng tồn kho, để thực hiện đơn hàng một cách liền mạch trước ngày giao hàng dự kiến. Nếu một đơn hàng cần tách và vận chuyển từ các nguồn riêng biệt thì việc điều phối đơn hàng dựa trên sự kiện sẽ hoạt động để cung cấp khả năng hiển thị và theo dõi cho cả hai lô hàng, được quản lý như một đơn hàng của một khách hàng.

OMS tốt nhất và phù hợp sẽ cung cấp khả năng hiển thị về kết quả định tuyến đơn hàng. Vì vậy, bạn có thể điều chỉnh các quy tắc định tuyến và tiếp tục cải thiện theo thời gian.

Đặt hàng trước 

Bạn có thể sẽ tự hỏi làm thế nào để tôi có thể kích hoạt tính năng đặt hàng trước, để sớm hiểu rõ hơn về nhu cầu và cải thiện Tình trạng sẵn có để bán/Hàng có sẵn.

Tại sao điều này lại quan trọng?

Quản lý đơn đặt hàng trước theo cách thủ công có nghĩa là việc cung cấp các mặt hàng đặt hàng trước phải được thực hiện trực tiếp trong (các) hệ thống thương mại. Nếu không có bức tranh rõ ràng về nhu cầu đối với các mặt hàng đặt hàng trước hoặc thời điểm hàng hóa chuẩn bị đến, doanh nghiệp sẽ khó hiểu được nhu cầu hoặc thực hiện đúng lời hứa đã đưa ra với khách hàng.

Mặt khác, việc có được bức tranh đáng tin cậy về nhu cầu đối với (các) mặt hàng trước khi đặt hàng hoặc quản lý hàng tồn kho sẽ cho phép bạn tự tin nói: “Có, chúng tôi có thể” thay vì “Xin lỗi, chúng tôi không thể”.

OMS có vai trò như thế nào?

Đặt hàng trước là một chiến lược tuyệt vời để tạo tiếng vang cho sản phẩm mới, đảm bảo nguồn vốn cho doanh nghiệp nếu khách hàng chấp nhận thanh toán trước, cải thiện hiệu quả của chương trình khuyến mãi và đưa ra giảm giá để củng cố lòng trung thành của khách hàng.

Với tính năng đặt hàng trước, bạn có thể dễ dàng theo dõi tình trạng còn hàng trong kho, đảm bảo hàng hóa được thể hiện là có sẵn để bán. Điều này cho phép bạn phân bổ và xử lý hàng tồn kho cho các đơn đặt hàng trước hiệu quả hơn.

OMS được xây dựng để thực hiện đơn hàng đa kênh

Hầu hết các công ty đều biết rằng họ cần triển khai các giải pháp và tận dụng tiềm năng của hệ thống OMS. Nhưng đơn giản là họ quá bận rộn, thiếu nguồn lực hoặc không được giao nhiệm vụ xử lý một dự án lớn. Hoặc nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng việc bổ sung thêm tính năng khác vào hệ thống ERP, WMS là điều không cần thiết.

Lợi ích của hệ thống quản lý đơn hàng tích hợp

Việc chuyển sang OMS liền mạch với khả năng thực hiện tự động, giảm vận chuyển, kiểm kê phù hợp theo kênh, định tuyến đơn hàng tự động và đặt hàng trước sẽ tạo ra sự tăng trưởng nhanh chóng và có thể đo lường được. OMS phù hợp cũng giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.

OMS đang làm gì để giúp doanh nghiệp tăng trưởng?

• Sở hữu dữ liệu cực kỳ đáng tin cậy, cập nhật từng phút để cân bằng lượng hàng tồn kho có sẵn để bán

• Hiếm khi gặp lỗi trong nhiệm vụ vận chuyển đơn hàng

• Tiết kiệm nhân công – tăng quy mô đơn hàng từ 4X đến 9X mà không cần thêm nhân viên

• Tự tin rằng sản phẩm sẽ giao đúng hạn, bất kể chúng được đặt hàng hay thực hiện ở đâu

• Khách hàng có thể theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực

• Thời gian thực hiện nhanh chóng và nhất quán – dưới 24 giờ

• Giảm chi phí liên tục và cải thiện năng suất của nhân viên thông qua phân tích dữ liệu chuỗi cung ứng, phù hợp với doanh nghiệp 

• Giúp việc quản lý đơn hàng trở nên dễ dàng – phần mềm chuỗi cung ứng được tích hợp đầy đủ

Quản lý đơn hàng là một nền tảng phần mềm chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp dễ dàng biết được hàng tồn kho của họ đang ở kho hàng nào. Trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm đối tác OMS, điều quan trọng là phải hiểu những gì cần thiết để tăng trưởng:

• MỘT GIẢI PHÁP kết nối liền mạch các điểm tiếp xúc của đơn hàng để cải thiện các quyết định và tăng tốc quy trình công việc. Có nghĩa là bạn cần kết nối từ thời điểm khách hàng đặt hàng cho đến khi sản phẩm được giao đến tận nhà.

• MỘT TRỌNG TÂM vào việc mở rộng quy mô. Các “tính năng bổ sung” tích hợp, thích ứng như tích hợp phần mềm chuỗi cung ứng sẽ loại bỏ quy trình phức tạp và tốn kém khi quản lý các hệ thống khác nhau cũng như xuất dữ liệu để đồng bộ hóa (bao gồm WMS, ERP, hệ thống chuỗi cung ứng cũ, hãng vận chuyển, theo dõi đơn hàng, POS và thậm chí cả các hệ thống hướng tới khách hàng như phần mềm thực hiện đơn hàng thương mại điện tử).

• MỘT NHÓM đảm bảo bạn đặt đúng câu hỏi để giải quyết hiệu quả các ưu tiên hàng đầu, chẳng hạn như quản lý lao động. Đối tác phải gặp gỡ thường xuyên với nhóm của bạn, cung cấp các phân tích và đề xuất các quyết định có lợi.

Nguồn: Deposco

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88