Làm việc hiệu quả hơn với mô hình lãnh đạo 4D
Khi bắt đầu vị trí Senior trong công ty hay trở thành lãnh đạo cấp trung, thời gian là yếu tố cực kỳ quan trọng. Lúc này, bạn vừa bắt đầu có những công việc từ cấp trên giao phó, vừa có những vấn đề liên tục cần xử lý và hỗ trợ từ cấp dưới. Vậy điều gì có thể giúp bạn tận dụng yếu tố thời gian một cách hiệu quả nhất? Bạn có từng cảm thấy mình bị mắc kẹt trong vòng xoáy công việc? Luôn bận rộn nhưng hiệu quả không cao?
Bí quyết để tăng giá trị thời gian cho 8 tiếng đi làm nằm ở sự cân bằng giữa 4 hoạt động then chốt: Làm (Do), Quyết định (Decide), Ủy quyền (Delegate), và Thiết kế (Design).
Thời gian là tài sản quý giá, cũng là rào cản lớn nhất nếu các nhà lãnh đạo không sử dụng đúng cách. Biết cách quản lý thời gian là kỹ năng then chốt, đặc biệt đối với các lãnh đạo, giám đốc điều hành và doanh nhân. Bởi vì ngoài việc hoàn thành công việc của mình, họ còn phải dẫn dắt và tạo điều kiện cho người khác làm việc hiệu quả.
Mô hình 4D được ông Mike Michalowicz giới thiệu trong cuốn sách “Clockwork: Design Your Business to Run Itself”.
Nguồn: Lanre Dahunsi
1. Giới thiệu về mô hình 4D
Trong cuốn sách “Clockwork: Design Your Business to Run Itself” (tựa Việt: Clockwork – Doanh nghiệp tự hành), tác giả Mike Michalowicz đề xuất một công cụ hữu ích gọi là mô hình 4D, nền tảng cốt lõi của quy trình Clockwork để quản lý thời gian cho lãnh đạo. Theo đó, ông phân loại các hành động thành bốn nhóm:
- Làm (Do): 80% – Thực hiện những công việc thiết yếu, không thể ủy quyền. Đây là công việc thường chiếm nhiều thời gian nhất của lãnh đạo, tuy nhiên lại không phải là hành động quan trọng nhất.
- Quyết định (Decide): 2% – Giao nhiệm vụ, đưa ra những lựa chọn quan trọng ảnh hưởng đến tương lai. Quyết định là một cấp độ cao hơn, nhưng vẫn không phải là hoạt động cốt lõi của lãnh đạo. Nếu bạn phải đưa ra mọi quyết định, nghĩa là bạn phải nắm bắt mọi thứ hoặc nhân viên của bạn đang chưa được trao đủ quyền để triển khai công việc.
- Ủy quyền (Delegate): 8% – Giao kết quả, những nhiệm vụ có thể cho người khác đảm nhận. Ủy quyền là một kỹ năng quan trọng của lãnh đạo. Thay vì tự làm việc hoặc đưa ra quyết định, hãy giao phó cho người khác. Nhiệm vụ của bạn là phân bổ trách nhiệm và theo dõi kết quả.
- Thiết kế (Design): 10% – Xây dựng chiến lược, tối ưu hệ thống và tạo ra tương lai cho doanh nghiệp. Đây là loại hành động quan trọng nhất, nhưng lại thường bị lãng quên do ở các công ty vừa và nhỏ, người quản lý cấp trung phải ôm đồm nhiều thứ dẫn đến việc bỏ qua yếu tố này.
Mấu chốt của mô hình nằm ở sự cân bằng của 4D. Theo Michalowicz, hầu hết chúng ta dành quá nhiều thời gian cho “Làm” mà bỏ bê “Thiết kế”, dẫn đến cạn kiệt năng lượng và giảm sút hiệu quả.
Nguồn: Jeroen Kraaijenbrink
2. Tại sao là Clockwork và mô hình 4D?
Clockwork hướng đến mục tiêu tối ưu hóa thời gian. Theo như cuốn sách, tác giả nhấn mạnh triết lý “làm thông minh, không phải làm cật lực” (work smarter, not harder).
Dù là doanh nghiệp chỉ 1 người hay 100 nhân viên, cốt lõi của Clockwork chính là hoàn thành những công việc quan trọng nhất với ít tài nguyên nhất. Nó không đòi hỏi bạn phải làm nhiều hơn, mà là tối ưu hóa cách làm việc. Bí quyết nằm ở việc giảm thời gian dành cho công việc, nhưng buộc bản thân đạt được nhiều hơn trong khoảng thời gian hạn chế đó. Bằng cách này, bạn có thể gia tăng tác động của mình lên doanh nghiệp và đồng thời giải phóng thời gian cho những lĩnh vực khác trong cuộc sống.
Nguồn: Getty Images
Áp dụng mô hình 4D sẽ giúp bạn:
- Tránh khỏi tình trạng quá tải công việc và kiệt sức.
- Tăng hiệu quả và năng suất.
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
- Gia tăng tự do và thời gian rảnh rỗi.
Hãy thử làm hai bài tập sau:
- Kiểm tra cách bạn đang sử dụng thời gian: Đánh giá phần trăm thời gian bạn dành cho mỗi nhóm hành động trong 4D.
- Xác định cách bạn nên sử dụng thời gian: Một lần nữa, hãy phân bổ phần trăm thời gian lý tưởng cho từng nhóm.
3. Kết luận
Mô hình 4D của lãnh đạo là một công cụ hữu ích giúp các lãnh đạo quản lý thời gian hiệu quả hơn. Bằng cách phân bổ thời gian cho từng nhóm hành động một cách hợp lý, bạn có thể tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất và đạt được mục tiêu của mình.
Theo dõi bản tin của mình cho một sự nghiệp thảnh thơi hơn mỗi hai tuần tại đây.