Hợp nhất đơn hàng là gì và hành động này giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng như thế nào?

Hợp nhất đơn hàng (Order Consolidation, hay còn gọi là gom hàng) là một xu hướng mới trong E-commerce, vì nhiều nhà bán lẻ vốn đã quen với việc chia lô hàng. Bài viết này thảo luận chi tiết về việc hợp nhất đơn hàng và những lưu ý để cải thiện trải nghiệm khách hàng của doanh nghiệp.

Hợp nhất đơn hàng: Con đường hướng tới vận chuyển bền vững

Hợp nhất đơn hàng là quá trình kết hợp nhiều đơn hàng hoặc số lượng lớn hàng hóa trong một chuyến hàng. Điều kiện cần thiết để hợp nhất đơn hàng là tất cả các sản phẩm phải dành cho cùng một người nhận và ở một địa điểm duy nhất.

Hợp nhất đơn hàng là một quá trình phổ biến trong ngành vận tải biển, nơi các nhà cung cấp hợp nhất khối lượng hàng hóa lớn cho một nhà cung cấp khác. Cách làm này sẽ giúp giảm thời gian vận chuyển đường dài.

Theo thời gian, các công ty E-commerce nhận thấy hợp nhất đơn hàng là một phương pháp thực hiện đơn hàng bền vững. Họ dựa vào trường hợp tối ưu hóa việc giao hàng ở chặng cuối – một giai đoạn khiến các nhà bán lẻ phải gánh một loạt vấn đề. Thứ nhất, chi phí vận chuyển cao, và thứ hai, giao hàng thiếu hiệu quả do bị chậm trễ.

Trong những trường hợp như vậy, việc hợp nhất các sản phẩm được gửi đến cùng một địa chỉ giao hàng có thể làm giảm số lần vận chuyển. Điều này giúp tận dụng lợi thế quy mô hoặc lợi thế về chi phí của vận tải hàng rời.

Nguồn: Delivered Korea

Một số ví dụ về hợp nhất đơn hàng cho hoạt động vận chuyển E-commerce

Giả sử một khách hàng đặt nhiều đơn hàng từ một thương hiệu mỹ phẩm và phong cách sống E-commerce như Nykaa. Họ đặt mua một bộ son lì, một hộp bổ sung vitamin E và một chiếc máy sấy tóc. Tất cả những sản phẩm này đều được lưu trữ tại nhà kho hoặc trung tâm xử lý đơn hàng của Nykaa.

Có hai cách để Nykaa có thể thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng này. Một trong số đó là chọn và đóng gói từng sản phẩm theo đơn đặt hàng riêng lẻ và gửi chúng cho khách hàng với các mốc thời gian giao hàng khác nhau. Điều này thường đúng khi hàng tồn kho được phân chia và phân phối trên các cơ sở xử lý đơn hàng khác nhau.

Tuy nhiên, nếu tất cả các sản phẩm đều được lưu trữ trong cùng một nơi thì sẽ thuận tiện hơn cho những người đóng gói của Nykaa trong kết hợp mọi sản phẩm vào một đơn hàng. Khi làm như vậy, Nykaa có thể thực hiện đồng thời ba đơn hàng trong cùng một lúc. Hơn nữa, thương hiệu có thể tận dụng trọng lượng kích thước (DIM) của lô hàng để chứa ba mặt hàng và vận chuyển chúng với chi phí thấp hơn.

Với việc hợp nhất đơn hàng, Nykaa có thể giảm thiểu phí vận chuyển, đặc biệt là phụ phí đóng gói và vận chuyển. Hơn nữa, cách làm này cũng giúp rút ngắn thời gian vận chuyển hàng đến tay người mua.

5 bước để bắt đầu hợp nhất đơn hàng

Hợp nhất đơn hàng có thể là một chiến lược khó thực hiện nếu doanh nghiệp có hàng tồn kho trải rộng trên nhiều trung tâm phân phối. Để có thể hợp nhất các đơn đặt hàng khác nhau, hoạt động này đòi hỏi nỗ lực phối hợp của các đối tác kinh doanh và hậu cần khác nhau.

Dưới đây là lộ trình giúp doanh nghiệp bắt đầu kế hoạch hợp nhất đơn hàng của mình:

1. Bắt đầu bằng cách lập bản đồ quy trình thực hiện

Hợp nhất đơn hàng không khác gì quá trình thực hiện đơn hàng thông thường, vẫn tuân theo quy trình làm việc tương tự – chọn hàng, đóng gói và vận chuyển cho khách hàng.

Nguồn: Visual Paradigm

Để bắt đầu với việc hợp nhất đơn hàng, hãy lập kế hoạch về cách thức và địa điểm nhận hàng tồn kho. SMB thường lưu giữ hàng tồn kho tại nhà kho được thuê hoặc không gian riêng. Vì tất cả hàng hóa của họ đều ở dưới một mái nhà nên họ có thể triển khai việc hợp nhất đơn hàng sớm hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.

Tuy nhiên, các nhà bán lẻ vận chuyển khối lượng đặt hàng lớn và hoạt động theo chế độ đa kênh sẽ lưu trữ hàng tồn kho của họ ở một số trung tâm phân phối. Để tổng hợp các đơn hàng đến từ các địa điểm kho khác nhau, họ sẽ cần thêm cơ sở hạ tầng. Đây có thể là một nhà kho tổng hợp hoặc một trung tâm phân phối gần địa điểm của khách hàng, cung cấp dịch vụ hợp nhất đơn hàng.

Tiếp theo, doanh nghiệp có thể thực hành hợp nhất đơn hàng bằng cách tạo combo sản phẩm gồm các sản phẩm thường được mua cùng nhau. Các mặt hàng phải được cất giữ một cách có chiến lược để người lấy hàng có thể dễ dàng tiếp cận. Sau khi người lấy hàng hoàn tất phần việc của mình, người đóng gói có thể kết hợp các sản phẩm được đóng gói thành một bưu kiện duy nhất. 

Cùng với đó, doanh nghiệp có thể xem xét đâu là đối tác vận chuyển hoặc công ty vận chuyển hàng hóa tiềm năng dựa trên trọng lượng DIM khả thi và chi phí vận chuyển. Doanh nghiệp cũng sẽ được yêu cầu tạo trước nhãn vận chuyển hoặc nhãn trả lại. Do đó, việc lập sơ đồ quy trình thực hiện đơn hàng và tất cả các chi tiết nhỏ trong đó có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo việc hợp nhất đơn hàng suôn sẻ.

2. Chọn đối tác phù hợp

Hợp nhất đơn hàng là nỗ lực phối hợp của nhiều bên liên quan, bắt đầu từ trung tâm xử lý đơn hàng hoặc đối tác 3PL. Nhiều doanh nghiệp thương mại điện tử dựa vào kho hàng của bên thứ ba, trung tâm xử lý đơn hàng do 3PL lãnh đạo hoặc trung tâm phân phối để quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng vận chuyển.

Tất cả các cơ sở hậu cần này đều thực hiện nhiệm vụ nặng nề là thực hiện đơn hàng, nhưng chúng khác nhau về mức độ chức năng. Lấy ví dụ về một nhà kho thường được sử dụng để tiếp nhận và lưu trữ hàng tồn kho, đặc biệt là với số lượng lớn nhưng vẫn đảm bảo an toàn. Đây là nơi tốt để lưu trữ hàng tồn kho, bất kể biến động trong nhu cầu diễn ra như thế nào.

Mặt khác, trung tâm xử lý đơn hàng hoặc trung tâm phân phối chuyên về việc lấy hàng, đóng gói và vận chuyển đơn hàng trực tiếp đến khách hàng hoặc doanh nghiệp khác. Họ cũng có hợp đồng với các công ty vận chuyển và rất hữu ích trong quá trình đàm phán về giá vận chuyển và nhận chiết khấu vận chuyển. Họ còn khéo léo trong việc đóng gói, giữ trọng lượng DIM tối ưu.

Các nhà bán lẻ thương mại điện tử muốn hợp nhất các đơn đặt hàng sẽ phải đánh giá năng lực của nhà cung cấp kho hàng hoặc đối tác xử lý đơn hàng của họ.

Ví dụ như hợp tác với một công ty 3PL có nhiều nhà kho hoặc trung tâm xử lý đơn hàng trên một quốc gia hoặc thậm chí ở nhiều quốc gia. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tập hợp các đơn hàng tại một trạm gần khách hàng nhất, từ đó giảm thời gian vận chuyển và chi phí hơn nữa.

3. Vạch ra chiến lược hợp nhất các đơn hàng

Như đã gợi ý trong các đoạn trên, việc hợp nhất đơn hàng đòi hỏi kế hoạch chặt chẽ trong quản lý hàng tồn kho, lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Có rất nhiều yếu tố mà doanh nghiệp cần phải tính đến. Ví dụ như không phải tất cả các đơn hàng đều phù hợp để kết hợp với nhau, đặc biệt là các mặt hàng dễ vỡ có yêu cầu đóng gói đặc biệt.

Nguồn: Frontiers Journals

Nhà bán thương mại điện tử trước tiên phải xác định các điều kiện để cung cấp hợp nhất đơn hàng. Dưới đây là ba trường hợp có thể đảm bảo hợp nhất đơn hàng:

• Các sản phẩm thích hợp để bán cùng nhau. Ví dụ như máy khuếch tán và tinh dầu.
• Sản phẩm có kích thước nhỏ, có thể được vận chuyển với số lượng lớn nhằm sử dụng tối ưu trọng lượng gói hàng DIM.
• Việc hợp nhất các đơn hàng sẽ có lợi khi chi phí vận chuyển các mặt hàng riêng lẻ cao hơn, đặc biệt vì việc hợp nhất các đơn hàng giúp giảm chi phí vận chuyển liên quan đến phụ phí nhiên liệu.

Ngoài những điều này, nhà bán lẻ cùng với đối tác thực hiện đơn hàng của họ có thể lập kế hoạch để lấy hàng và đóng gói. Ví dụ, trong trường hợp hợp nhất đơn hàng, người lấy hàng có thể tập hợp nhiều mặt hàng bằng phương pháp chọn sóng (wave-picking) hoặc chọn theo đợt (batch-picking). Tương tự, nhóm đóng gói có thể đặt sản phẩm một cách chiến lược để tận dụng không gian có sẵn trong hộp đóng gói một cách tối ưu.

Hơn nữa, các nhà bán lẻ có thể xem xét các lựa chọn thay thế cho các trung tâm thực hiện hoặc nhà kho làm trạm hợp nhất đơn hàng. Trong một nghiên cứu chung do Đại học Đại Liên và Chiết Giang (Trung Quốc) thực hiện, các tác giả nhận thấy rằng việc hợp nhất đơn hàng có thể được tối ưu hóa nếu được thực hiện tại các trạm phân phối.

Trong trường hợp này, các bưu kiện riêng lẻ sẽ đến trạm phân phối vào những thời điểm khác nhau và sau đó nhân viên trạm sẽ đóng gói chúng thành các chuyến hàng tổng hợp. Điều này có thể giúp giải quyết vấn đề phân chia hàng tồn kho.

Nhà bán lẻ cùng với đối tác thực hiện đơn hàng của họ có thể lập kế hoạch để lấy hàng và đóng gói.
Nguồn: Envato

4. Số hóa hợp nhất đơn hàng

Số hóa và tự động hóa đã trở thành một tiêu chuẩn trong ngành hậu cần nhằm tăng cường các quy trình sử dụng nhiều lao động như lưu kho thủ công. Để giảm bớt thời gian hợp nhất đơn hàng, các nhà bán lẻ có thể sử dụng hệ thống quản lý kho hàng (WMS) và phần mềm vận chuyển đa hãng.

Có nhiều lợi ích của việc số hóa quy trình hợp nhất đơn hàng bằng công cụ WMS và vận chuyển SaaS, dưới đây là một số lợi ích trong số đó:

• Xác định vị trí SKU trong kệ lưu trữ hoặc giá đỡ để người lấy hàng có thể dễ dàng tìm thấy mặt hàng và đến khu vực tập kết đúng giờ.
• Xác định các sản phẩm để hợp nhất và thông báo cho người đóng gói về đơn vị và tải trọng của lô hàng.
• Tạo và in nhãn vận chuyển, nhãn trả lại và hóa đơn đường hàng không với số lượng lớn.
• Chỉ định từng lô hàng hợp nhất cho đối tác vận chuyển tốt nhất để giao hàng đúng thời hạn.

Số hóa và tự động hóa đã trở thành một tiêu chuẩn trong ngành hậu cần nhằm tăng cường các quy trình sử dụng nhiều lao động như lưu kho thủ công.
Nguồn: Envato

5. Thực hiện quy trình đã thiết lập

Sau khi hoàn thành tất cả các bước nói trên, lúc này, doanh nghiệp có thể tập trung thực hiện các quy trình đã đặt ra. Trước hết, nhà bán lẻ nên tạo ra một thỏa thuận với tất cả các đối tác tham gia vào quá trình hợp nhất. Điều này liên quan đến việc xem xét và tạo ra một hợp đồng xác định vai trò và trách nhiệm của từng bên liên quan, mức độ dịch vụ và chi phí.

Sau đó, chủ doanh nghiệp có thể bắt đầu giai đoạn thử nghiệm để xác định và loại trừ các rủi ro như chậm trễ lấy hàng và gián đoạn giao hàng. Bằng cách này, họ cũng có thể ban hành các biện pháp khắc phục như sử dụng dịch vụ theo dõi chính xác để thông báo cho khách hàng về việc lô hàng đến sớm hoặc giao hàng trễ.

Cuối cùng, công ty có thể thực hiện các giao dịch kiểm tra kiểm toán, hiểu rõ năng lực 3PL của mình và thiết lập các biện pháp kiểm soát chất lượng và tuân thủ bảo mật.

Kết luận

Hợp nhất đơn hàng đã trở thành một xu hướng được đón nhận nồng nhiệt trong ngành thương mại điện tử, mang lại lợi ích to lớn cho cả doanh nghiệp và kho hàng, như giảm thời gian gửi đơn hàng và thực hành tính bền vững... Hơn nữa, một bộ phận đáng kể khách hàng cảm thấy việc hợp nhất đơn hàng có tác động tích cực đến môi trường. Vì vậy, việc đầu tư và áp dụng hợp nhất đơn hàng là một chiến lược tốt cho các nhà bán lẻ đang vận hàng cửa hàng thương mại điện tử.

* Nguồn: Clickpost

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88