Marketer Ecom Agency UpSell
Ecom Agency UpSell

  1. Trang chủ
  2. Cộng đồng
  3. Chia sẻ & Downloads

Làm thế nào để thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho tối ưu?

  • 10/11/2023
  • 481
  • 0

Bất kể quy mô công ty của bạn như thế nào, cũng đều cần có hệ thống theo dõi sản phẩm đang bán. Nếu không, sẽ có nguy cơ xảy ra tình trạng dư thừa hàng tồn kho hoặc thay thế hàng tồn kho nhanh hơn trước khi hết hàng. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho được coi là cách tốt nhất để tránh các tình huống này. Với hệ thống này, bạn cũng tránh được rắc rối khi cố gắng theo dõi hàng tồn kho của mình theo cách thủ công vì điều này chỉ làm tăng khả năng mắc lỗi khi thực hiện đếm, dự báo hoặc theo dõi. 

Với tư cách là một doanh nhân, bạn nên thiết lập một hệ thống quản lý hàng tồn kho để đảm bảo bạn không mắc phải những sai lầm có thể tránh được này, từ đó hợp lý hóa hoạt động hàng ngày. Dưới đây là hướng dẫn về các bước cần thực hiện khi thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho tối ưu.  

Làm thế nào để thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho tối ưu?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là gì?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là sự kết hợp của các thủ tục, công nghệ và quy trình cho phép bạn duy trì và giám sát mức tồn kho một cách dễ dàng. Có nghĩa rằng, bạn có thể sử dụng các công cụ như nhận dạng tần số vô tuyến hoặc phần mềm theo dõi hàng tồn kho RFID và những công cụ tương tự để theo dõi trạng thái sản phẩm trên toàn bộ chuỗi cung ứng một cách dễ dàng.

Các chương trình quản lý hàng tồn kho giúp các công ty có cái nhìn toàn cảnh về toàn bộ chuỗi cung ứng: từ sản xuất đến bán hàng. Loại hàng tồn kho bạn sẽ xử lý thường phụ thuộc vào mặt hàng bạn đang bán và điều này bao gồm:

  • Nguyên liệu thô; 

  • Hàng hóa bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO);  

  • Hàng hóa để bán hoặc thành phẩm; 

  • Hàng tồn kho dự phòng, để đảm bảo sẵn sàng khi nhu cầu tăng hoặc thiếu nhà cung cấp

  • Hàng đang trong quá trình hoàn thiện. 

Nhưng với hệ thống quản lý hàng tồn kho, bạn sẽ nắm bắt được số lượng hàng tồn kho mà mình có, cách quản lý và vị trí ở đâu. Do đó, bạn sẽ không phải vật lộn với các vấn đề như hàng tồn kho dư thừa hoặc quá ít, dòng tiền bị hạn chế và các vấn đề khác. 

Các bước cần làm khi thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho

Có một số bước bạn nên làm theo khi thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho cho nhu cầu hàng tồn kho của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

1. Khái niệm hóa

Khi tạo hệ thống quản lý hàng tồn kho, điều đầu tiên cần làm là kiểm tra các hoạt động hàng ngày của công ty. Làm điều này sẽ giúp xác định chính xác các khu vực chức năng liên quan và với dữ liệu có thể dễ dàng theo dõi. 

Bạn nên xem xét những hệ thống mà các doanh nghiệp khác trong ngành sử dụng để đánh giá xem chúng đã giúp nâng cao hiệu quả như thế nào. Ngoài ra, cần xác định những yếu tố cần thiết, vì điều này sẽ giúp tạo ra giải pháp thiết thực để giải quyết các vấn đề cụ thể. 

2. Xác định mục tiêu kinh doanh 

Lý do chính xác để thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho là gì? Bạn phải tự hỏi mình câu hỏi này ngay từ đầu khi thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho và những lý do phổ biến bao gồm:

  • Để tăng doanh thu; 

  • Để giảm thiểu chi phí tồn kho;

  • Để tăng sự hài lòng của khách hàng; 

  • Để giải quyết vấn đề về giá.  

Để làm điều này, bạn cần thiết lập một mục tiêu rõ ràng từ đầu để đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm hiểu rõ trong việc quản lý hàng tồn kho.

3. Chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho 

Trước khi quản lý tất cả dữ liệu, bạn cần chọn một phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp. Hãy làm điều này trước khi xác định kiểu kiểm soát hàng tồn kho để sử dụng hoặc ghi lại các mặt hàng một cách có hệ thống. 

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cung cấp một bản phác thảo cho quá trình này. Khi quyết định mua phần mềm nào và thuê công ty bên thứ ba. nên đánh giá xem mình sẵn sàng chi bao nhiêu cho một phần mềm và cách phần mềm đó xử lý các tác vụ phức tạp để biết chính xác các tính năng cần có. 

4. Sắp xếp vị trí lưu trữ 

Cần đưa ra một kế hoạch tổ chức rõ ràng, phù hợp nhất với dòng sản phẩm của mình. Điều này rất quan trọng để tối đa hóa mọi không gian lưu trữ. Chỉ sau khi hoàn thiện việc này, bạn mới nên bắt đầu dán nhãn cho sản phẩm; nghĩa là, nêu rõ tên và vị trí sẽ dễ dàng theo dõi hơn. 

Đảm bảo chọn phương án tổ chức hợp lý bằng cách dán nhãn cho các cột, hàng, số kệ và lối đi. Bằng cách này, ngay cả những người không quen với hệ thống quản lý hàng tồn kho cũng có thể dễ dàng theo dõi một mặt hàng. Sau khi chọn một hệ thống ghi nhãn cụ thể, có thể tạo ra các nhãn vật lý để phân biệt các không gian khác nhau. Điều này rất quan trọng vì những gì có vẻ đơn giản đối với bạn có thể gây nhầm lẫn cho người khác. 

5. Mô tả các mặt hàng

Khi cơ sở lưu trữ đã có hệ thống ghi nhãn rõ ràng, bước tiếp theo là phát triển hệ thống ghi nhãn cho sản phẩm. Nếu các sản phẩm khác nhau về màu sắc hoặc kích thước, chúng phải được ghi nhãn riêng biệt. 

Đối với hệ thống ghi nhãn, hãy đảm bảo hệ thống ghi nhãn mang tính thông tin để đảm bảo không có sự nhầm lẫn về những gì có trong mỗi pallet, hộp hoặc thùng chứa. Nhờ đó, nhân viên có thể dễ dàng theo dõi số lượng mặt hàng trong kho tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này có thể giúp nhân viên không bị nhầm lẫn khi họ vẫn đang làm quen với hệ thống quản lý hàng tồn kho. 

6. Đánh số các mục của bạn 

Để dễ dàng định vị sản phẩm, bạn nên đánh số cho từng sản phẩm. Đây là một kỹ thuật nhanh hơn và rút ngắn hơn để phân biệt số lượng, kích cỡ, màu sắc và chi tiết sản phẩm. Khi dòng sản phẩm phát triển, những con số này sẽ đóng vai trò là tài liệu tham khảo hữu ích. Điều này giúp tránh đặt sai mặt hàng và loại bỏ mọi sai sót, nhầm lẫn khi đặt hàng sản phẩm. 

Sau khi áp dụng hệ thống số, hãy tạo hệ thống số cho sản phẩm của mình. Điều này sẽ giúp ích cho bất kỳ ai nhập hoặc xem hệ thống quản lý hàng tồn kho. Làm như vậy sẽ loại bỏ mọi nhầm lẫn khi thực hiện các lô hàng hoặc thực hiện các đơn đặt hàng của chúng tôi.

7. Thực hiện việc đo lường

Thông thường, Sản phẩm thường có kích thước khác nhau tùy thuộc vào tính chất của sản phẩm và cách đóng gói. Đối với các thùng chứa, nên có hệ thống đánh số. 

Ví dụ: Khi xử lý thùng rượu, hãy đảm bảo ghi chính xác số lượng chai rượu 750ml trong mỗi thùng. Dù có vẻ đơn giản, nhưng việc làm này giúp tránh sai sót và đảm bảo tính chính xác trong việc xử lý hàng tồn kho.

8. Tính mức tồn kho 

Đây là bước cuối cùng khi thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập vị trí, số đo, con số và mô tả vào bảng tính hoặc phần mềm quản lý hàng tồn kho. Sau đó, bắt đầu đếm để xác định con số chính xác cho mỗi sản phẩm. Bạn nên chú ý đến số lượng bắt đầu để xác nhận rằng hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn là hoạt động chính xác và đúng. 

Quản lý hàng tồn kho đúng cách là một thách thức vì việc dự đoán chính xác nhu cầu có thể khó khăn. Sai lầm có thể dẫn đến tình trạng hàng tồn kho thừa hoặc thiếu, cả hai đều có thể gây lãng phí tiền bạc. Đây là lý do tại sao cần phải có một hệ thống quản lý hàng tồn kho để giảm thiểu những vấn đề như vậy xảy ra. Và để giúp bạn triển khai hệ thống này, chi tiết trong bài viết này là các bước nên tuân theo khi thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho.   

Nguồn: Corporatevision

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.