Kế hoạch nhân sự là gì? Cách xây dựng kế hoạch nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Nhân sự là tài sản quý báu của mỗi doanh nghiệp. Để đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của doanh nghiệp, việc xây dựng kế hoạch nhân sự hiệu quả là chìa khóa giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra. Mỗi một tổ chức, doanh nghiệp sẽ có một kế hoạch nhân lực khác nhau tùy vào cơ cấu, quy mô của tổ chức đó. 

1. Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là một quá trình xây dựng chiến lược cho công ty do bộ phận nhân sự đảm nhiệm để đánh giá, xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức. Nói cách khác, một kế hoạch quản lý nhân sự tốt giúp bạn hiểu số lượng và loại nhân viên mà tổ chức của bạn cần để hoàn thành mục tiêu của mình. 

Tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng một kế hoạch nhân sự khác nhau, có thể bao gồm toàn bộ công ty hoặc áp dụng cho các nhóm hoặc phòng ban nhỏ hơn và thậm chí cả các dự án cá nhân.

2. Các bước xây dựng kế hoạch nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Dưới đây là 6 bước cơ bản cho một bản kế hoạch nhân sự mà bạn có thể tham khảo để áp dụng

Bước 1: Thiết lập mục tiêu và xây dựng chiến lược 

Trước khi xây dựng kế hoạch nhân sự, doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu mà tổ chức của mình đang hướng đến. Các mục tiêu này bao gồm việc hiểu rõ  chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp và nhu cầu nhân sự để thực hiện chiến lược đó. Xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ định hướng của đơn vị và điều chỉnh kế hoạch nhân sự cho phù hợp.

Bước 2: Phân tích tình hình nhân sự hiện có

Để xây dựng một kế hoạch nhân sự thành công, trước hết bạn cần phải nắm rõ tình hình nhân sự hiện tại của tổ chức. Nếu thông tin nhân sự được lưu trữ trên nhiều nguồn, bạn cần phải tổng hợp dữ liệu đó thành một nguồn duy nhất và chính xác. 

Khi bạn có dữ liệu nhân sự, bạn có thể đánh giá môi trường nhân sự hiện tại và tìm ra những thông tin có thể giúp bạn ra quyết định. Các yếu tố quan trọng cần được chú ý bao gồm:

• Số lượng người trong biên chế

• Phân bổ nhân viên trong các nhóm công việc

• Kỹ năng và năng lực của lực lượng lao động

• Những nhân viên có hiệu suất làm việc tốt có thể trở thành các nhà lãnh đạo tiềm năng và những người có thành tích thấp hoặc có khả năng nghỉ việc.

• Tuổi và thời gian làm việc của nhân viên 

Bước 3: Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai

Sau khi phân tích, đánh giá nhân sự hiện tại, doanh nghiệp cần thực hiện dự đoán về nhu cầu nhân sự trong tương lai. Để làm điều này, bạn cần xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến quyết định và cơ hội nhân sự, bao gồm mục tiêu kinh doanh, doanh thu, những thay đổi trong nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh thu hút nhân tài quan trọng, tỷ lệ thất nghiệp,… Tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài này có thể ảnh hưởng đến lực lượng lao động và nhu cầu nhân sự trong doanh nghiệp.

Phân tích khoảng cách giữa nhu cầu và nguồn lực tương lai

Để đưa ra dự đoán tự tin và chính xác hơn, bạn có thể sử dụng các phương pháp sau đây:

• Phân tích kỹ thuật số: Sử dụng các công cụ và phần mềm phân tích dữ liệu để phân tích xu hướng và dữ liệu của công ty và ngành nghề.

• Thăm dò và khảo sát: Tiến hành các cuộc khảo sát và phỏng vấn với nhân viên hiện tại và tiềm năng để thu thập thông tin về nhu cầu nhân sự và các yếu tố ảnh hưởng.

• Phân tích kinh tế học: Nghiên cứu các xu hướng kinh tế và dự báo tương lai để đưa ra các dự đoán về nhu cầu nhân sự của công ty.

• Đánh giá hiệu suất nhân viên: Đánh giá và phân tích hiệu suất nhân viên hiện tại để đưa ra các dự đoán về nhu cầu nhân sự trong tương lai.

Xây dựng các kịch bản: Tạo ra nhiều kịch bản khác nhau để đưa ra dự đoán về nhu cầu nhân sự của công ty trong các tình huống khác nhau và đưa ra các kế hoạch ứng phó.

Bước 4: Thực hiện phân tích các lỗ hổng

Sau khi hoàn thành việc đánh giá nhân sự cũng là lúc doanh nghiệp  có thể so sánh hai báo cáo để tìm ra các khoảng trống. 

• Doanh nghiệp cần xem xét vị trí hiện tại của nhân viên của mình và điều gì cần thiết để cải thiện vị trí của họ. 

• Doanh nghiệp cần phân tích sự khác biệt giữa hai báo cáo và xác định xem có cần thêm nhân viên không. 

• Doanh nghiệp cần đánh giá liệu lực lượng lao động hiện tại của bạn có đáp ứng được mục tiêu kinh doanh trong tương lai hay không, và liệu có thiếu kỹ năng nào cần để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Khi doanh nghiệp đã hoàn thành quá trình này, biểu đồ cung và cầu kỹ năng có thể giúp tổ chức định vị số lượng nhân viên và ứng viên có các kỹ năng mà mình cần và liệu doanh nghiệp cần tuyển dụng hay đào tạo để đáp ứng được các yêu cầu của mình.

Bước 5: Xây dựng kế hoạch triển khai

Lập kế hoạch nhân sự

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch phân bổ nhân sự. Quá trình này bao gồm các hoạt động như:

• Tái cơ cấu nhân sự: Tinh chỉnh và bố trí lại nhân sự trong các bộ phận sao cho phù hợp dựa trên kinh nghiệm, năng lực và chuyên môn của từng nhân viên.

• Luân chuyển nhân sự: Đề bạt, tiến cử hoặc chuyển nhân sự giữa các phòng ban dựa trên các tiêu chí cụ thể.

• Tuyển dụng: Xác định số lượng nhân sự cần tuyển, hình thức tuyển dụng và thời gian tuyển dụng để đảm bảo quá trình diễn ra theo đúng kế hoạch và hiệu quả, tránh tình trạng tuyển dụng quá nhiều nhân sự không cần thiết.

Bước 6: Đánh giá và hoàn thiện kế hoạch

Sau khi hoàn thành kế hoạch nhân sự, việc đánh giá kết quả là rất quan trọng để xem xét những thành công và thất bại trong quá trình thực hiện. Điều này giúp các nhà quản lý đánh giá kết quả, phát hiện ra các điểm yếu và đưa ra giải pháp khắc phục để cải thiện trong kế hoạch tiếp theo. 

Hy vọng bài viết trên có thể giúp các nhà quản lý xây dựng được kế hoạch nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp. Để giúp các nhà quản lý có kế hoạch nhân sự hiệu quả, mình xin chia sẻ Bộ tài liệu kế hoạch nhân sự tại đây: Bộ biểu mẫu kế hoạch nhân sự