Shipping Label là gì và hoạt động như thế nào trong E-commerce?

Có rất nhiều yếu tố mà các nhà quản trị cần chú ý khi thành lập doanh nghiệp trực tuyến, và nhãn vận chuyển (Shipping Label) là một trong số đó.

Nếu là người mới bắt đầu kinh doanh, bạn có thể gặp nhiều khó khăn với hàng loạt thông tin được in trên nhãn. Tuy nhiên, nhãn là một yếu tố quan trọng để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ. In nhãn vận chuyển gần đây đã trở thành tiêu chuẩn công nghiệp để vận chuyển hàng hóa thành công. Mỗi dịch vụ chuyển phát nhanh đều có mẫu nhãn gửi thư riêng, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình giao hàng.

Nhãn vận chuyển có thể là một phần nhỏ trong “thế giới” thương mại điện tử tổng thể. Tuy nhiên, điều này rất quan trọng đối với hoạt động logistics trong và ngoài nước, có tác dụng hỗ trợ tối ưu hóa các hoạt động thực hiện đơn hàng. Nếu không có nhãn vận chuyển phù hợp, đơn đặt hàng có thể bị đặt nhầm chỗ, dẫn đến trải nghiệm tiêu cực cho khách hàng, giảm mức độ trung thành với thương hiệu và mất doanh thu. Phần lớn các doanh nghiệp logistics bên thứ ba cần dán nhãn trước để nhận gói hàng. 

Nhãn vận chuyển được thêm vào mỗi lô hàng và mặt hàng được vận chuyển nhằm mục đích chuyển giao thông tin. Các hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn nắm bắt những thông tin cơ bản về nhãn vận chuyển và tầm quan trọng của chúng trong bất kỳ hoạt động vận chuyển thương mại điện tử nào.

Nhãn vận chuyển là gì và hoạt động như thế nào?

Nói theo cách thông thường:

• Nhãn vận chuyển là thẻ nhận dạng, mô tả một mặt hàng trên đường vận chuyển, bao gồm tất cả các thông tin quan trọng về hàng hóa. Trên nhãn có chứa tên và địa chỉ của người nhận, trọng lượng, số theo dõi, mã vạch...
• Nhãn vận chuyển cũng bao gồm thông tin về phương thức vận chuyển (ví dụ: Chuyển phát nhanh, Tiêu chuẩn...), cho phép người vận chuyển đảm bảo rằng dịch vụ đã thanh toán sẽ được cung cấp.
• Mỗi nhãn vận chuyển là duy nhất và các nhãn trước đó không thể sử dụng lại.
• Nhãn mới phải được tạo cho mỗi lô hàng.

Nhãn vận chuyển là thẻ nhận dạng, mô tả một mặt hàng trên đường vận chuyển, bao gồm tất cả các thông tin quan trọng về hàng hóa.

Về cơ bản, nhãn vận chuyển thường mang những thông tin sau:

• Địa chỉ nơi đi/ nơi về 
• Địa chỉ nơi đến
• Hạng vận chuyển 
• Trọng lượng gói hàng
• Mã vạch vận chuyển có số theo dõi điện tử (do hãng vận chuyển tạo ra)

Nhãn vận chuyển thông thường bao gồm mã vạch. Mã vạch cho phép bạn, người vận chuyển và người tiêu dùng theo dõi sản phẩm và lý tưởng nhất là hạn chế sản phẩm thất lạc. Mã này được quét ở nhiều giai đoạn trong suốt quá trình giao hàng, bao gồm khi sản phẩm được gửi đi, khi sản phẩm đến và rời khỏi cơ sở vận chuyển cũng như khi sản phẩm đến điểm đến cuối cùng.

In nhãn vận chuyển như thế nào?

Có hai phương pháp tạo nhãn vận chuyển. Nhãn vận chuyển hiện được tạo bằng kỹ thuật số bởi các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển. Điều này giúp đơn giản hóa công việc của một công ty trực tuyến vì họ không còn phải bận tâm về bố cục và mẫu của các thẻ này. 

Nếu nhãn vận chuyển được tạo bằng cơ sở in nhãn của hãng vận chuyển thì dữ liệu giám sát và xác nhận lô hàng phải được gửi qua email thực tế cho khách hàng để họ có thể theo dõi đơn hàng đã đặt ở cuối, với quy trình tương tự để xác minh giao hàng. Một số nhà cung cấp dịch vụ sử dụng chiến lược trả tiền theo nhu cầu sử dụng phù hợp với các nhà bán lẻ có quy mô vừa và nhỏ. Ngược lại, những người khác sử dụng hệ thống tính phí hàng tháng, lý tưởng cho các nhà phân phối thương mại điện tử số lượng lớn.

Phương pháp tạo nhãn vận chuyển

Từ đơn đặt hàng

• Chọn nhà cung cấp dịch vụ giao hàng trực tuyến (phần lớn các hãng vận chuyển lớn cho phép bạn in nhãn vận chuyển trực tuyến).
• Điều hướng đến trang “Đơn hàng” trên trang web của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.
• Từ phần “Đã vận chuyển”, nhấp đúp vào đơn hàng mà bạn muốn in nhãn.
• Di chuột qua phần “Lô hàng” để xem “Nút In Nhãn/ Tải Nhãn xuống”.

Tạo từ lô hàng

• Điều hướng đến phần “Lô hàng” trên trang web của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.
• Chọn “Đơn hàng đang vận chuyển” rồi nhấp vào “Thêm > In nhãn/ Tải xuống”

Các doanh nghiệp thương mại điện tử nên chuyển các nhãn này qua quy trình in thử trước khi in nhãn vận chuyển cuối cùng theo đơn đặt hàng đã đăng ký. Sau khi (các) mẫu được phê duyệt để dán lên thùng/ hộp/ gói hàng được gửi đi cho người mua cuối cùng, quy trình gắn thẻ nhãn lô hàng được coi là hoàn tất.

Bạn có thể in nhãn vận chuyển từ nhà nếu bạn điều hành cửa hàng trực tuyến tại nhà và không cần hệ thống quản lý kho hàng. Nhãn gửi thư thường có kích thước 4x6 inch và 5,5x8,5 inch. Bạn vẫn cần phải suy nghĩ về các tùy chọn vận chuyển thương mại điện tử, mua bao bì thương mại điện tử và đánh giá giá vận chuyển.

Phương pháp in nhãn vận chuyển

Nếu bạn in nhãn tại nhà, có hai phương pháp được sử dụng rộng rãi và được quốc tế công nhận để in nhãn vận chuyển:

• Máy in phun hoặc in laser thông thường: Nhìn chung, bạn nên tránh sử dụng những máy in này vì chúng sử dụng nhiều mực và khá tốn kém. Ngoài ra, cần phải có một ít keo để dính vào nhãn in trên bao bì. Tuy nhiên, nếu chỉ cần in một vài nhãn, thì máy in phun hoặc in laser là lựa chọn phù hợp. 
• Máy in nhãn nhiệt: Những máy in này nhằm mục đích in nhãn và là giải pháp thay thế phổ biến nhất trên toàn cầu. Máy không cần sử dụng mực; thay vào đó, máy sử dụng cuộn giấy in nhãn. Nhiệt nhúng vào bản in, cho phép thẻ hiển thị thông tin chính xác mà không có vết bẩn trong khi vẫn có thời hạn sử dụng lâu dài. Mặt khác, máy in nhiệt là thiết bị đắt tiền sẽ chỉ có ý nghĩa nếu bạn cần sản xuất nhãn vận chuyển với số lượng lớn.

Các loại nhãn vận chuyển

Nhãn vận chuyển có nhiều hình thức, kích cỡ và màu sắc. Các nhãn này được đặt hàng cụ thể và có thể được cá nhân hóa. Tính linh hoạt của nhãn cho phép theo dõi tốt hơn đáng kể từng đơn hàng được thực hiện. Danh sách sau đây bao gồm một số loại nhãn vận chuyển phổ biến được sử dụng trên toàn cầu:

• Nhãn mũi tên: Các mũi tên được in trên thẻ cho biết mặt nào của gói hàng sẽ hướng lên trên. Nhãn này thường được tìm thấy trên các mặt hàng điện, điện tử hoặc công nghiệp.
• Nhãn dễ vỡ: Các nhãn này cho biết bên trong gói hàng rất dễ vỡ và cần được xử lý cẩn thận. Ví dụ: nếu hộp chứa đồ thủy tinh thì phải xử lý cẩn thận để đến nơi an toàn. Vì vậy, nhãn dễ vỡ đóng một vai trò thiết yếu trong việc cung cấp các đồ vật dễ bị hư hỏng. Hơn nữa, nhãn mác như vậy phải đủ bắt mắt để người ta nhìn thấy; chúng thường được in với màu sắc rực rỡ.
• Nhãn vận chuyển quốc tế: Do thương mại toàn cầu ngày càng mở rộng, những nhãn hiệu này ngày càng trở nên phổ biến hơn. Mỗi ngày, hàng triệu chuyến hàng được chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác. Loại nhãn này bao gồm giải thích chi tiết về thành phần bên trong thùng chứa và liệu sản phẩm có cần được bảo vệ khỏi những thay đổi thời tiết khắc nghiệt hay không. Nếu cần thiết, sử dụng nhãn phù hợp sẽ cung cấp thông tin về tính dễ vỡ của mặt hàng.
• Nhãn chấm: Các nhãn này cho biết chất bên trong thùng chứa có dễ cháy, ăn mòn, nổ, độc hại... hay không. Những dấu hiệu như vậy rất quan trọng và sự vắng mặt của nhãn chấm có thể gây nguy hiểm cho cả người và tài sản. Do đó, các nhãn này thường được in với màu sắc tươi sáng, phông chữ lớn. 

Nhãn vận chuyển là cần thiết vì chúng hỗ trợ nhân viên bưu chính xác định nơi giao hàng. Những thẻ này cũng đảm bảo rằng sản phẩm của bạn được xử lý một cách cẩn thận nhất. Nếu không có những dấu hiệu này, người vận chuyển thư sẽ có rất ít thông tin về gói hàng của bạn.

Các yếu tố cần lưu ý khi in nhãn vận chuyển

Dưới đây là một số cân nhắc khác khi nói đến nhãn vận chuyển:

• Hướng dẫn chi tiết: Ghi chú trên bao bì nếu mặt hàng cần có hướng dẫn cụ thể. Điều này có thể bao gồm việc cảnh báo sản phẩm “Dễ vỡ”, “Dễ hỏng” hoặc “Dễ cháy” (các nhà cung cấp dịch vụ cũng thường hỏi điều này). Bạn cũng nên lưu ý xem sản phẩm có phải là “This Side Up” (mặt này của gói hàng cần đặt hướng lên trên) hay không. Những yêu cầu đặc biệt này sẽ đảm bảo đơn hàng đến tận nhà người nhận trong tình trạng lý tưởng.
• Phiếu đóng gói: Người bán hàng thương mại điện tử luôn cung cấp phiếu đóng gói, thường được gọi là vận đơn. Phiếu đóng gói được đặt bên trong gói hàng (hoặc bên ngoài, trong ví nhựa) và biên lai. Nhãn phải bao gồm chi tiết liên hệ của công ty, địa chỉ của khách hàng, ngày và số giao hàng, sản phẩm trong hộp và số lượng, số chăm sóc khách hàng và bất kỳ nhận xét hoặc thông tin nào khác liên quan đến việc trả lại, hoàn tiền...
• Vị trí nhãn: Nhãn vận chuyển phải được đặt phía trên sản phẩm. Lưu ý kiểm tra để đảm bảo nhãn có thể nhìn thấy đầy đủ và không có cạnh nào bị gấp lại vì điều này có thể che giấu thông tin quan trọng hoặc khiến thông tin trở nên khó đọc. Ngoài ra, hãy cẩn thận làm phẳng nhãn dán sau khi dán keo, tránh làm mã vạch bị khó đọc.

Lưu ý kiểm tra để đảm bảo nhãn có thể nhìn thấy đầy đủ và không có cạnh nào bị gấp lại, đồng thời cẩn thận làm phẳng nhãn sau khi dán keo.

Những lưu ý cần cân nhắc khi lựa chọn đối tác in nhãn vận chuyển

• Độ phân giải: Khi nói đến việc in nhãn vận chuyển, độ phân giải là điểm quan trọng hơn hầu hết các yếu tố khác. Do đó, hãy lưu ý đến độ phân giải khi chọn máy in nhãn vận chuyển. Độ phân giải của máy in càng cao thì khả năng đọc càng sắc nét. Điều này cho phép máy quét kiểm tra lô hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn.
• Có thể điều chỉnh kích thước: Nếu vận chuyển hàng hóa với đủ hình dạng và kích cỡ, bạn sẽ cần in nhãn với các số đo khác nhau. Hơn nữa, nhãn có thể có thông tin khác nhau cho từng sản phẩm và có kích thước khác nhau. Do đó, cần xem liệu máy in có hỗ trợ in nhãn với nhiều kích cỡ khác nhau hay không. Một số máy in cung cấp các kích thước được xác định trước để chọn, trong khi một số máy in hiện đại hơn cho phép bạn tùy chỉnh kích thước của nhãn.
• Kết nối: Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét khi chọn máy in lý tưởng là khả năng kết nối. Máy in hiện có các tùy chọn kết nối, bao gồm cả kết nối không dây ở một số kiểu máy cụ thể. Hãy nhớ rằng chỉ cần đầu tư vào những chức năng có giá trị đối với doanh nghiệp. 
• Hiệu quả: Khách hàng ngày càng mong đợi vào việc giao hàng nhanh khi hoạt động kinh doanh thương mại điện tử phát triển phổ biến trên toàn thế giới. Các công ty không ngừng tìm kiếm các phương pháp để cải thiện mọi khía cạnh trong chuỗi cung ứng của họ và in ấn là một phần quan trọng của quá trình đó. Khi bạn mua một máy in có tốc độ in nhanh hơn, số phút (thậm chí số giây) bạn tiết kiệm được có thể nhanh chóng tăng lên thành số giờ, giúp tăng năng suất và doanh thu cho tổ chức.

Khi nói đến việc in nhãn vận chuyển, độ phân giải là điểm quan trọng hơn hầu hết các yếu tố khác.

Khắc phục sự cố về nhãn vận chuyển

Nhãn vận chuyển lỗi có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh công ty trong mắt người tiêu dùng tiềm năng. Sai sót về nhãn có thể từ sai sót nhỏ đến sai sót thực sự nghiêm trọng. Chất lượng in là một trong những vấn đề phổ biến nhất mà các đối tác in nhãn phải đối mặt. Bên cạnh đó là vô số các vấn đề khác như bọt khi tạo nếp nhăn trên nhãn, bong cạnh/ rách trong quá trình dán, lỗi dính và các vấn đề khác…

Chất kết dính chất lượng thấp, các vấn đề về ứng dụng hoặc điều kiện thời tiết khắc nghiệt đều góp phần gây ra lỗi trên nhãn bao bì. Mỗi khiếm khuyết sẽ có tác động tiêu cực đến hình ảnh công ty. Do đó, điều cần thiết là xác định nguồn gốc của những thách thức này và giải quyết chúng.

Mặc dù quy trình ghi nhãn thường không phải là ưu tiên chính của thương mại điện tử nhưng nó có tác động đến trải nghiệm của người tiêu dùng, đặc biệt khi xuất hiện vấn đề hư hỏng. Với quy trình ghi nhãn vận chuyển trơn tru, doanh nghiệp có thể tránh được sự chậm trễ hoặc giao hàng không chính xác, thiếu sản phẩm và nhiều sự cố khác. Dưới đây là một số điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Bảo quản lâu dài: Tình trạng bong tróc, phai màu của hàng hóa đặt bên ngoài có thể do môi trường gây ra.
• Lỗi quét mã vạch: Việc làm hỏng thiết kế của mã vạch có thể nhanh chóng dẫn đến lỗi nhãn vận chuyển, dẫn đến sản phẩm bị giao chậm hoặc bị thất lạc.
• Cài đặt máy in: Trong trường hợp máy in cố định, nhiều bước bổ sung sẽ dẫn đến việc mất thời gian, giá nhãn cao hơn và có nhiều khả năng xảy ra lỗi hơn khi nhãn được vận chuyển giữa các máy in và nơi chúng được sử dụng. Di chuyển nhãn đến nơi chúng sẽ được sử dụng hoặc thậm chí tốt hơn là đặt chúng vào xe đẩy sẽ giúp bạn tiết kiệm công sức và tránh các lỗi liên quan đến quy trình ghi nhãn.
• Áp dụng kỹ thuật phù hợp: Rõ ràng, các vấn đề nhỏ về nhãn có thể xảy ra do các yêu cầu về chất kết dính khác nhau. Nhiệt độ, độ ẩm và khả năng tiếp xúc với các yếu tố đều ảnh hưởng đến thời điểm và vị trí nhãn được dán trên hàng hóa.

Với quy trình ghi nhãn vận chuyển trơn tru, doanh nghiệp có thể tránh được sự chậm trễ hoặc giao hàng không chính xác, thiếu sản phẩm và nhiều sự cố khác.

Kết luận

Sự hài lòng của khách hàng là rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể cải thiện điểm này bằng cách sử dụng phần mềm vận chuyển để xử lý các thủ tục vận chuyển như sản xuất nhãn mác. Các ứng dụng vận chuyển như ClickPost, ShipRocket, Orderhive, Eshopbox... thực sự cần thiết để tạo nhãn vận chuyển cho nhiều hãng vận chuyển từ một trang tổng quan duy nhất. Nhờ đó, hoạt động kho hàng và nhận đơn hàng sẽ trở nên hiệu quả hơn.

* Nguồn: ClickPost

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88