Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho trong dịp lễ với số lượng đơn hàng cao?

Kỳ nghỉ lễ không chỉ là khoảng thời gian thú vị đối với tất cả mọi người mà còn là dịp để doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu của mình. Nghiên cứu cho biết gần 30% tổng doanh số bán lẻ diễn ra từ Black Friday đến Giáng sinh, trong khi một nghiên cứu khác cho biết  mọi người  đã chi tiêu khoảng 843 tỷ USD trong kỳ nghỉ lễ năm 2021.

Nhưng để có được phần thưởng hậu hĩnh này, doanh nghiệp cần phải bước vào kỳ nghỉ lễ với sự chuẩn bị tối đa và đủ hàng tồn kho. Có đơn đặt hàng đổ về nhưng không đủ hàng để hỗ trợ hoặc hàng hóa bị giữ trong kho không bán chạy có thể dẫn đến mất doanh thu cho doanh nghiệp.

Để xử lý đơn đặt hàng dày đặc và tránh làm khách hàng thất vọng hoặc mất doanh thu, việc lập kế hoạch và quản lý hàng tồn kho cẩn thận trở nên quan trọng. Bài viết sau sẽ giới thiệu cho bạn 7 chiến lược hàng đầu để bạn có thể quản lý hàng tồn kho nhằm đảm bảo nguồn cung hàng hóa khi số lượng đơn hàng tăng cao.

7 chiến lược quản lý hàng tồn kho trong mùa lễ

Việc quản lý hàng tồn kho có thể gặp khó khăn trong suốt cả năm, nhưng đặc biệt là trong mùa lễ—do khối lượng đặt hàng cao, thời gian giao hàng dài hơn cũng như sự chậm trễ liên quan đến vận chuyển và giao hàng. Tuy nhiên, việc kiểm soát hàng tồn kho và vượt qua mùa cuối năm suôn sẻ không phải là không thể, miễn là bạn luôn cảnh giác và thực hiện theo các chiến lược sau.

1. Dự báo nhu cầu chính xác

Điều đầu tiên cần ghi nhớ là bắt đầu lên kế hoạch trước cho mùa lễ hội—để những ngày nghỉ lễ không làm phiền bạn và bạn không phải loay hoay với việc đặt hàng, mua sắm và thực hiện các đơn đặt hàng cho đến cuối mùa. Khi lập kế hoạch tồn kho cho mùa nghỉ lễ, mục tiêu là đặt hàng đủ để không bán hết sớm. Nhưng đồng thời, bạn cần đảm bảo không đặt hàng quá nhiều và có nguy cơ tạo ra tình trạng ứ đọng hàng.

Vì vậy, làm thế nào để đạt được số dư hàng tồn kho tối ưu? Đó là bằng cách dự báo nhu cầu phù hợp, bao gồm:

• Nhìn vào nhu cầu trong kỳ nghỉ lễ vừa qua: Mở dữ liệu của bạn từ một vài mùa nghỉ lễ vừa qua và xem mặt hàng nào bạn đã bán được nhiều nhất và mặt hàng nào mang lại nhiều lợi nhuận nhất. Ngoài ra, hãy kiểm tra thời điểm doanh số bán hàng tăng vọt và liệu bạn đã hết hàng trong các mùa trước hay chưa.

• Phân tích xu hướng bán hàng của bạn: Ngoài những mùa nghỉ lễ trước, dữ liệu bán hàng của bạn từ những tháng gần đây cũng có thể cung cấp thông tin chi tiết về các sản phẩm bán chạy nhất của cửa hàng và hành vi của người mua. Điều quan trọng là phân tích những gì bán được trong ngành của bạn, trong mùa lễ và trong suốt cả năm.

• Hiểu xu hướng thị trường: Điều quan trọng là phải theo dõi các xu hướng hiện tại và biết những mặt hàng nào trong ngành của bạn sẽ có nhu cầu trong mùa này. Social media có thể là một nơi tuyệt vời cho việc này, giúp bạn hiểu nên dự trữ những gì.

2. Đặt hàng sớm với nhà cung cấp

Mùa nghỉ lễ luôn bận rộn với tất cả mọi người, kể cả các nhà sản xuất và nhà cung cấp của bạn. Điều này rất quan trọng đối với bạn khi đặt và xác nhận trước đơn đặt hàng của mình để có thể giao hàng kịp thời và doanh nghiệp có thể giải quyết mọi vấn đề tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng trước khi mùa cao điểm bắt đầu.

Bên cạnh việc nêu cụ thể với nhà cung cấp về số lượng bạn mong đợi, điều quan trọng là phải truyền đạt điểm đặt hàng lại của bạn cho họ và thảo luận về lịch trình giao hàng thuận tiện cho cả hai bên. Nếu họ nêu ra bất kỳ vấn đề nào, hãy thử điều chỉnh số lượng đặt hàng của bạn hoặc tìm kiếm sản phẩm thay thế để bạn có thể nhận được lượng hàng tồn kho cần thiết trước thời hạn.

Ngoài ra, hãy ghi nhớ thời gian giao sản phẩm khi đặt hàng. Đảm bảo đặt đủ số lượng sản phẩm sẽ mất nhiều thời gian bổ sung hơn để bạn không phải đối mặt với tình trạng hết hàng.

3. Phối hợp marketing sản phẩm với hàng tồn kho của bạn

Mặc dù có nhiều yếu tố, bao gồm cả xu hướng thị trường, quyết định nhu cầu về một sản phẩm nhưng nó cũng phụ thuộc vào cách bạn marketing sản phẩm đó. Ví dụ: chạy các chiến dịch social media cho một sản phẩm hoặc quảng cáo sản phẩm đó trên trang chủ của bạn có thể dẫn đến doanh số bán hàng tăng đột biến. Và việc hết hàng có thể khiến khách hàng thất vọng và làm hỏng hình ảnh thương hiệu của bạn.

Vì vậy, điều quan trọng là phải phối hợp những gì bạn quảng cáo với cổ phiếu bạn đang nắm giữ hoặc đang mong đợi.

Tập trung vào việc quảng bá các sản phẩm bạn có đủ hàng hoặc có thể bổ sung nhanh chóng để kịp thời xử lý doanh số bán hàng tăng đột biến. Điều này sẽ giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả và giúp đảm bảo bạn không bán quá mức và gây thất vọng cho khách hàng.

4. Hợp lý hóa quy trình thực hiện đơn hàng

Việc thực hiện đơn hàng bao gồm tất cả mọi thứ, từ chọn hàng đến đóng gói và vận chuyển đơn hàng cũng như xử lý hàng trả lại—và việc hợp lý hóa tất cả các quy trình này có thể giúp bạn đạt được một số thành công trong mùa lễ.

Bước đầu tiên ở đây là sắp xếp trước kho hàng và đảm bảo tất cả các sản phẩm đều ở đúng vị trí và được dán nhãn chính xác. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xử lý khối lượng đặt hàng cao và hàng tồn kho một cách có hệ thống hơn.

Tiếp theo, cần tối ưu hóa quy trình giao hàng. Việc vận chuyển có thể mất nhiều thời gian hơn bình thường trong mùa bận rộn, vì vậy, điều cần thiết là phải có một hệ thống vững chắc để sản phẩm có thể được giao đến khách hàng kịp thời.

Nếu có khối lượng hàng tồn kho lớn hoặc đang mong đợi đơn hàng lớn, hãy cân nhắc nhờ sự trợ giúp của công ty hậu cần bên thứ ba (3PL) để xử lý việc lưu kho, đóng gói hoặc vận chuyển cho bạn. Nếu bạn đã làm việc với 3PL, hãy đảm bảo kiểm tra họ trước khi mùa bán hàng mới bắt đầu để tránh mọi vấn đề liên quan đến thực hiện đơn hàng.

Việc đổi trả cũng là điều không thể tránh khỏi trong những ngày lễ vì sẽ luôn có khách hàng muốn đổi những món quà họ nhận được. Tuy nhiên, chính sách hoàn trả được đề cập rõ ràng trên trang web và nêu bật các sản phẩm có thể trả lại có thể giúp tránh việc trả lại hàng không cần thiết và giúp việc quản lý hàng tồn kho trở nên suôn sẻ hơn.

Dưới đây là ví dụ về chính sách hoàn trả của cửa hàng Thương mại điện tử trực tuyến:

5. Tiến hành kiểm tra hàng tồn kho

Mùa lễ buộc doanh nghiệp phải giám sát chặt chẽ hàng tồn kho và kiểm tra thường xuyên để có thể phát hiện và khắc phục các vấn đề như tồn kho quá nhiều và thiếu hàng kịp thời.

Ngoài ra, hãy tiếp tục kiểm tra tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho của bạn và điều chỉnh cho phù hợp. Tỷ lệ doanh thu thấp cho thấy tình trạng tồn kho quá mức hoặc hiệu suất bán hàng kém, vì vậy hãy cân nhắc giảm quy mô đơn đặt hàng dự kiến cho các sản phẩm đó.

Mặt khác, tỷ lệ cao cho thấy doanh số bán hàng tốt nhưng cũng khó theo kịp nhu cầu, vì vậy hãy nhanh chóng bổ sung các mặt hàng này. Nếu không thể đặt hàng với các nhà cung cấp ban đầu của mình do thời gian giao hàng dài hoặc không có sản phẩm, hãy chuyển sang các sản phẩm thay thế của họ để nhanh chóng bổ sung thêm các mặt hàng.

Thiết lập thông báo đặt hàng lại để được thông báo khi sản phẩm sắp hết hàng cũng có thể giúp duy trì mức tối thiểu và ngăn chặn tình trạng doanh số bán hàng bị chậm lại.

6. Dự báo trong trường hợp giao hàng trễ

Do mùa nghỉ lễ khá bận rộn, hàng tồn kho của bạn có thể bị trì hoãn và  mất nhiều thời gian hơn để đơn hàng đến tay khách hàng. Vì vậy, hãy tính đến những sự chậm trễ có thể xảy ra này và dành một vài ngày làm khoảng đệm khi chuẩn bị lịch trình và mốc thời gian.

Điều này một lần nữa đòi hỏi phải có trước lượng hàng bạn cần và tăng tốc hệ thống vận chuyển và giao hàng để gửi đơn đặt hàng kịp thời. Việc đặt ngưỡng cao hơn cho thông báo sắp xếp lại đơn hàng cũng có thể hữu ích—nó sẽ giúp bạn có thêm thời gian để bổ sung thêm sản phẩm mà không bị mất doanh số bán hàng.

7. Chuẩn bị cho tình trạng tồn kho quá mức và hết hàng

Cho dù bạn có lập kế hoạch cẩn thận đến đâu thì việc tồn kho quá mức hoặc bán hết sản phẩm sớm hơn dự kiến vẫn là điều bình thường. Nhưng thay vì để doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn, tốt hơn hết bạn nên lập kế hoạch cho những vấn đề này để có thể biến chúng thành những tình huống thuận lợi cho doanh nghiệp của mình.

Nếu bạn tình cờ nắm giữ lượng hàng dư thừa, đợt giảm giá chớp nhoáng là một cách tuyệt vời để giải phóng lượng hàng đó và tăng doanh thu trong kỳ nghỉ lễ của bạn.

Tạo các gói sản phẩm và giảm giá cũng là một chiến lược tuyệt vời để tăng doanh số bán hàng và giải quyết hàng tồn kho dư thừa. Bạn thậm chí có thể kết hợp các mặt hàng tiêu thụ chậm của mình với những mặt hàng có doanh số bán hàng tốt hoặc cung cấp dưới dạng tiện ích bổ sung khi mua hàng như Sephora thực hiện tại đây.

Mặt khác, việc bán hết được coi là tốt vì kết quả cho thấy bạn đã đăng ký số lượng đơn đặt hàng cao và nhu cầu về sản phẩm vẫn còn. Nhưng điều đó chỉ tốt khi có cách bổ sung hàng tồn kho - nếu không doanh nghiệp sẽ mất doanh thu và lượng khách hàng quý giá.

Lý tưởng nhất là liên hệ với nhà cung cấp và đặt thêm hàng tồn kho nếu hết hàng. Nhưng các nhà cung cấp của bạn không phải lúc nào cũng có thể nhận được các đơn đặt hàng vào phút cuối trong mùa bận rộn.

Một điều bạn có thể làm khi gặp phải tình huống này là đánh dấu ngay sản phẩm đó là “hết hàng” trên trang web của mình—để tránh tình trạng bán quá mức—và đề cập đến việc liệu/khi nào sản phẩm đó có hàng trở lại. Việc có một hệ thống thông báo cho người mua hàng khi sản phẩm về hàng cũng là một cách hữu hiệu để cứu vãn doanh số bị mất.

Ngoài ra, bạn có thể mở chương trình đặt hàng trước (pre-order) cho một số sản phẩm của mình. Bằng cách này, khách hàng sẽ có thể đặt hàng và nhận hàng vào một vài ngày sau đó, giúp bạn có thời gian bổ sung hàng hóa, đồng thời tránh bị mất doanh thu.

Tóm lại

Chìa khóa để có một kỳ nghỉ lễ suôn sẻ và có lợi nhuận là lên kế hoạch trước và có đủ hàng tồn kho để thực hiện đơn hàng. Mặc dù không có công thức chung nào cho việc điều hành doanh nghiệp, nhưng các chiến lược được nêu ở trên có thể giúp bạn lập kế hoạch và quản lý hàng tồn kho trong kỳ nghỉ lễ cũng như tận dụng mùa mua sắm thành công nhất.

Nguồn: Sellerchamp

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88