Vì sao hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) gặp lỗi và bật mí cách khắc phục

Quy trình bảo trì hiện tại bạn đang sử dụng có bị lỗi không? Yêu cầu công việc của bạn có bị mất, công việc bị đình trệ, SLA bị bỏ lỡ và chi phí tăng cao? Nếu vậy, vấn đề ở đây là gì và cách thức bạn giải quyết như thế nào?

Nếu những vấn đề này quen thuộc thì bạn nên biết rằng nhiều doanh nghiệp ecommerce khác cũng gặp tình trạng tương tự. Có thể đó là do bạn đang sử dụng email và trang tính Excel để cố gắng sắp xếp lại quy trình công việc của mình (nghiên cứu cho biết 90% bảng tính chứa các liên kết bị hỏng, công thức có vấn đề và các lỗi khác). Nhưng nhiều công ty - ngay cả những công ty đã mua phần mềm FM đắt tiền để hợp lý hóa cách thức làm việc - có thể thấy quy trình của họ bị hỏng theo thời gian. Việc có một quy trình và chương trình đào tạo được ghi chép đầy đủ sẽ không thu hẹp được những khoảng trống trong quy trình do phần mềm cồng kềnh và không đầy đủ tạo ra.

5 lý do khiến quy trình vận hành và quản lý đơn hàng thất bại

1. Quy trình làm việc không được tối ưu hóa cho thiết bị di động

Bạn có thể có sẵn các loại quy trình làm việc kỹ thuật số nhưng chúng không được tối ưu hóa cho thiết bị di động. Nền tảng FM không thể truy cập được trên máy tính bảng và điện thoại có thể khiến nhóm của bạn từ bỏ quy trình. Khi gặp vấn đề về ghi nhật ký, người dùng có thể bị ràng buộc với máy tính để bàn nên không thể báo hiệu các vấn đề ngay khi họ nhìn thấy chúng - hoặc theo cách không đầy đủ. Đồng thời, các kỹ sư có thể không thể tìm kiếm trợ giúp để tiến hành khắc phục hoặc ghi lại giờ làm việc của họ theo thời gian thực.

Nếu không có quy trình làm việc được tối ưu hóa cho thiết bị di động:

• Các tiến trình có thể sụp đổ

• Dữ liệu quan trọng có thể không được thu thập

• Việc theo dõi/hỗ trợ kỹ sư rất khó khăn

• Bảo mật có thể bị xâm phạm khi sử dụng các kênh/nền tảng trái phép

Thay vào đó, hãy chọn phần mềm CAFM dựa trên đám mây an toàn và có thể truy cập được từ mọi thiết bị. Và đảm bảo rằng giao diện được tối ưu hóa cho thiết bị di động.

2. Bạn vẫn đang ghi lại các yêu cầu công việc theo cách thủ công

Trên thực tế, quy trình có thể không thành công vì khách hàng phải gọi điện cho bộ phận trợ giúp hoặc gửi email để bạn thay mặt họ hoàn thành lệnh sản xuất. Điều này đang khiến cho mọi thứ chậm lại và tiêu tốn thời gian cũng như nguồn lực.

Các công cụ CAFM phù hợp sau đây có thể giúp bạn giải quyết vấn đề:

• Biểu mẫu yêu cầu lệnh sản xuất của người dùng được tối ưu hóa cho thiết bị di động - đảm bảo mọi người đều có thể ghi lại sự cố dù họ ở đâu

• Thu thập dữ liệu có cấu trúc về việc tạo lệnh sản xuất - luôn nhận được dữ liệu bạn cần trực tiếp từ người yêu cầu

• Chụp ảnh/quay video - để kỹ sư của bạn có thể biết chính xác điều gì đang xảy ra 

• Lựa chọn SLA dựa trên người yêu cầu và nhà thầu - hiểu rõ những kỳ vọng về dịch vụ ngay từ đầu

Thực hiện đúng điều này và bạn có thể bắt đầu dành thời gian cho các nhiệm vụ mang tính chiến lược và mang lại lợi ích về mặt thương mại, thay vì chỉ đơn giản là quản trị viên. 

3. Nhóm lao động vẫn bị “choáng ngợp” bởi quá nhiều cuộc gọi và email

Bạn không có một hệ thống duy nhất để khách hàng của bạn ghi lại các yêu cầu công việc và thông qua đó để liên hệ với các kỹ sư và nhà thầu. Các cuộc gọi và email đang đổ về những người khác nhau theo những cách khác nhau, kết quả là, nhân viên phải mất hàng giờ để theo đuổi các kỹ sư và nhà thầu qua điện thoại. Vấn đề này khiến cho quá trình bị “sụp đổ”!

Thay vào đó, hãy tìm giải pháp CAFM cung cấp:

• Tính năng cập nhật thông báo tự động - để thông báo liên tục cho tất cả các bên liên quan

• Chức năng tìm kiếm dễ dàng - để có thể theo dõi các truy vấn

• Lời nhắc và cảnh báo của nhà thầu - đối với SLA có nguy cơ / các chú thích và dịch vụ bị vi phạm hoặc quá hạn

• Luồng hoạt động lệnh sản xuất để cộng tác hiệu quả hơn

4. Bạn không thể biết điều gì đang xảy ra với yêu cầu công việc của mình

Dữ liệu, thông tin liên lạc, tài liệu và lịch sử đơn hàng sản xuất nằm rải rác trên các hệ thống khác nhau. Bạn không thể biết điều gì đang xảy ra với từng công việc. Việc thiếu giám sát và theo dõi sẽ dẫn đến công việc bị đình trệ, công việc trùng lặp, lãng phí tiền bạc và thiếu dữ liệu để tối ưu hóa nhiệm vụ trong tương lai.

Chọn các công cụ CAFM cung cấp:

• Bảng điều khiển hoạt động theo thời gian thực - theo dõi trạng thái công việc/KPI trong thời gian thực

• Truyền thông công cộng và riêng tư - duy trì liên lạc trôi chảy

• Lưu trữ tệp, ảnh và tài liệu - liên kết tài liệu với nội dung

• Xóa dấu vết kiểm tra lệnh sản xuất - để tuân thủ và tối ưu hóa quy trình

• Xóa số liệu SLA được ghi lại cho nhà thầu - để theo dõi KPI có ý nghĩa

• Các thông tin quan trọng như ETA, Ngày đến hạn, Ngày hành động - đặt kỳ vọng rõ ràng và giảm số lượng liên hệ được gửi đến

5. Quy trình không được tự động hóa

Trên thực tế, có thể bạn đã hiểu rõ về hệ thống làm việc, truyền đạt với nhân viên về cách giải quyết các yêu cầu công việc đến hàng nghìn lần, đưa ra các bước tuân thủ chi tiết và được ghi chép đầy đủ... Nhưng nếu các quy trình này không được tự động hóa hỗ trợ (hoặc nếu chúng chỉ được tự động hóa một phần), các bước quan trọng có thể bị bỏ qua hoặc quy trình làm việc có thể bị đình trệ.

Bạn cần chọn một hệ thống cho phép bạn xây dựng quy trình làm việc được tối ưu hóa cho thiết bị di động phù hợp với mình. Do đó, hãy lựa chọn một CAFM đi kèm:

• Trình tạo quy trình làm việc động/tùy chỉnh

• Nhận dạng đơn hàng công việc trùng lặp

• Thông báo tự động, ví dụ: Lời nhắc của nhà thầu

• Tự động hóa được kích hoạt, ví dụ như tự động phân loại 

• Trải nghiệm người dùng được cá nhân hóa - giúp người dùng chỉ nhìn thấy những gì họ cần xem

Quản lý quy trình làm việc hiệu quả là cách thức thực hiện tự động hóa và kết hợp các thủ tục, giúp thu hẹp khoảng cách quy trình và cải thiện mức độ dịch vụ. Đồng thời đảm bảo rằng các công việc luôn được chuyển qua hệ thống của bạn và bạn đang ghi lại bằng chứng về những gì  đang làm để tối ưu hóa và kiểm tra trong tương lai.

Nguồn: Expansivefm

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88