Mẹo khắc phục 3 lỗi quản lý hàng tồn kho thương mại điện tử

Có rất nhiều yếu tố có thể tạo hoặc phá vỡ một hoạt động kinh doanh thương mại điện tử. Mặc dù quản lý hàng tồn kho không phải là ưu tiên hàng đầu trong suy nghĩ của nhiều người, nhưng đó vừa là một trong những lỗi dễ khắc phục nhất vừa là một trong những lỗi phổ biến nhất, đặc biệt là trong kho bãi. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho phép doanh nghiệp thương mại điện tử: 

• Xác định số lượng của từng mặt hàng tồn kho để đặt hàng

• Xác định thời điểm thích hợp để đặt hàng

• Vận hành trôi chảy, nhận biết trước thách thức

• Đáp ứng một cơ sở khách hàng.

Do 95% công ty nhận ra rằng họ bị ảnh hưởng bởi sự gián đoạn chuỗi cung ứng vào năm 2021 và năm 2022 đã khiến nhiều tổ chức phải đau đầu về sự chậm trễ của chuỗi cung ứng, khó khăn trong việc thực hiện đơn hàng và lỗi hậu cần, việc tối ưu hóa quy trình tồn kho có thể là một giải pháp tương đối đơn giản, là con đường nhanh nhất đi đến thành công.

3 lỗi quản lý kho hàng ecommerce thường gặp

1. Không nắm vững được sự biến động của nhu cầu

Có rất nhiều yếu tố cần đưa vào và đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử. Các quy trình thương mại điện tử có liên quan với nhau và việc lập kế hoạch tồn kho có tác động/bị ảnh hưởng bởi quy trình thực hiện đơn hàng, quy trình trả lại hàng và hoạt động lưu kho cũng như bị ảnh hưởng bởi các vấn đề của nhà cung cấp, thời tiết, các sự cố quốc tế như chiến tranh và đại dịch, hay các điều kiện địa phương như công trường làm đường hoặc ngày khai trường, có thể ảnh hưởng đến hậu cần chặng cuối và sự sẵn có của nhân sự tương ứng.

Trên hết, mỗi yếu tố này có thể liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp và đối tác giao hàng – tất cả các khía cạnh của thương mại điện tử mà doanh nghiệp với tư cách là trung tâm không thể kiểm soát.

Tuy nhiên, việc có thể xác định thời điểm tăng hoặc giảm chính xác các đơn đặt hàng từ nhà cung cấp, sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định sáng suốt và khai thác dữ liệu lịch sử để khám phá các mẫu đều là những cách giúp bạn nắm vững nhu cầu không ổn định. Phần mềm có thể trợ giúp và có nhiều hệ thống phần mềm quản lý kho hiệu quả được cung cấp. 

Vấn đề xảy ra khi các công ty chỉ đơn giản là không tuân theo dữ liệu của họ - đây là một điểm mù rất phổ biến do tổ chức tin rằng sự tăng trưởng của mình nên được thúc đẩy bởi một sản phẩm, thương hiệu hoặc bộ sản phẩm hoặc thương hiệu khi dữ liệu cho thấy doanh thu đó đang được người khác tạo ra. Để tăng lợi nhuận, một nhà bán lẻ thương mại điện tử cần tập trung vào những gì dữ liệu cho biết đang tạo ra sự tăng trưởng và phân khúc hàng tồn kho để hầu hết nỗ lực đều dồn vào các dòng hàng có lợi nhuận. Nếu không làm chủ được khu vực tiềm ẩn nhiều biến động này,

2. Không duy trì được mối quan hệ tốt với nhà cung cấp

Không phải lúc nào người ta cũng thừa nhận rằng việc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả sẽ dẫn đến  mất lòng tin và thất vọng trong chuỗi cung ứng. Điều này có thể dẫn đến việc các tổ chức không được các nhà cung cấp ưa chuộng và không phải là ưu tiên khi đơn hàng được gửi đi. Các cách tiếp cận tiêu cực đối với thông tin liên lạc của nhà cung cấp bao gồm:

• Gửi các thông tin cụ thể hoặc yêu cầu nhận hàng hoặc giao hàng nhanh thay vì đặt hàng đúng số lượng hàng vào thời điểm tối ưu

• Khiếu nại về việc giao hàng/tồn kho khi nhà cung cấp không chịu trách nhiệm về vấn đề đó

• Không thanh toán hoặc thanh toán chậm vì không có quy trình thanh toán đầy đủ.

Phần mềm quản lý nhà cung cấp là một con đường để giải quyết những vấn đề này. Xây dựng các mối quan hệ cá nhân là một thành phần quan trọng khác của việc khuyến khích các đối tác trong chuỗi cung ứng đưa bạn lên đầu danh sách thay vì ở cuối danh sách. 

Ở các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ, những mối quan hệ này thực sự dễ dàng hơn để xây dựng và duy trì, trong khi ở các tổ chức lớn hơn có thể có các bộ phận phòng ban (ví dụ: mua sắm và lưu kho) có nghĩa là thông tin liên lạc đến từ một nơi trong khi nhu cầu được điều khiển từ nơi khác. Các mối quan hệ làm việc chuyên nghiệp là cần thiết, nhưng việc chuyển từ hình thức sang gắn kết cần có 3 thành phần.

Các kênh liên lạc rõ ràng – bạn có cần cả kênh liên lạc nội bộ và bên ngoài không và nếu có, có nên cung cấp thông tin giống nhau cho cả hai không? Bạn chia sẻ tài liệu như thế nào – điều đó có minh bạch đối với các bên giao tiếp hay một số phần của quá trình giao tiếp sử dụng các hệ thống và tài liệu khác nhau cho những người khác?

Chắc chắn rằng cả chuỗi cung ứng và hậu cần đều tiềm ẩn khả năng xảy ra nhiều nút thắt và tắc nghẽn. Đó là một phản ứng tự nhiên khi cố gắng đổ lỗi cho người khác khi có thứ gì đó không được giao đến, cho dù đó là ở nhà kho hay đến cửa trước của khách hàng, nhưng việc áp dụng quan điểm cân bằng khi những vấn đề đó phát sinh sẽ tạo ra cơ hội giao tiếp tốt hơn. Thay vì đổ lỗi cho nhà cung cấp/đối tác hậu cần khi gặp vấn đề phát sinh, một tổ chức xem xét nghiêm túc phong cách giao tiếp của mình có thể học hỏi được nhiều điều và cải thiện vị thế của mình với các nhà cung cấp và khách hàng.

Chấp nhận vị trí của bạn trong hàng đợi - đây là sai lầm thường gặp nhất ở các công ty khởi nghiệp và các tổ chức rất nhỏ, nơi mỗi đơn hàng đều giống như một quyết định được thực hiện hoặc thất bại. Đáng buồn thay, điều đó không đúng và bất kỳ nhà cung cấp nào cũng có thể đáp ứng nhu cầu của nhiều khách hàng. 

Khi đơn đặt hàng của một công ty khởi nghiệp không lớn hoặc không khẩn cấp, chúng sẽ không được ưu tiên hàng đầu và việc yêu cầu nó phải được đối xử như vậy sẽ tạo ra những mối quan hệ không tốt và bị mang tiếng là “khách hàng khó tính”. Cũng giống như những khách hàng giận dữ có thể trở nên tức giận một cách vô lý nếu đơn hàng của họ không được giao đúng hẹn, các công ty có thể coi dịch vụ xử lý đơn hàng của nhà cung cấp của họ giống như những vị thần trong chai thay vì những hệ thống bị ép buộc cố gắng hết sức vì tất cả những người có liên quan.

3. Không đầu tư tự động hóa quy trình kho bãi

Việc phụ thuộc quá nhiều vào hệ thống thủ công có thể làm tăng khả năng xảy ra lỗi kiểm kê. Biết khi nào nên tự động hóa các quy trình là đặc điểm nổi bật của nhiều hoạt động kho hàng thành công và từ đó trở thành nền tảng thành công của thương mại điện tử. Vì kho hàng của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là điểm mấu chốt của quá trình thực hiện thương mại điện tử nên việc quản lý kho hàng xuất sắc là rất quan trọng vì có khả năng:

• Giữ cho hàng tồn kho được cập nhật liên tục

• Giảm sai sót trong quá trình thực hiện

• Làm trơn tru các quá trình cần thiết

• Đảm bảo đúng nhân sự ở đúng nơi vào đúng thời điểm

Tự động hóa quy trình là gì? Đó là một số cách để hợp lý hóa hệ thống bằng cách giảm sự tham gia của con người để giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian thực hiện nhiệm vụ, từ đó giảm thiểu chi phí. 

Một số ví dụ: tận dụng dữ liệu giúp quản lý cả hàng tồn kho và hậu cần, phần mềm có thể xác định chính xác các mặt hàng SKU và máy móc có thể tăng tốc độ hoàn thành nhiệm vụ. Tự động hóa có thể được áp dụng để thu thập dữ liệu, quản lý các tác vụ lặp đi lặp lại, liên kết dữ liệu với các hoạt động và phản hồi các quy trình mới để tìm hiểu xem chúng có được tối ưu hóa hoàn toàn và hiệu quả hay không. 

Về mặt kho bãi, tự động hóa quy trình có thể bao gồm việc nhân viên sử dụng điện thoại thông minh để liên lạc, đảm bảo dữ liệu chính xác được chia sẻ qua hệ thống và đầu tư vào máy móc để lấy hàng và đóng gói nhằm đẩy nhanh quá trình thực hiện đơn hàng.

Nguồn: Whichwarehouse

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88