Warehouse KPIs: Ví dụ và những phương pháp hay nhất

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của kho hàng cung cấp thông tin về trạng thái hàng tồn kho và hiệu suất kho hàng. Mặc dù vậy, không thể theo dõi tất cả các hoạt động kho hàng 24/24. Hệ thống quản lý kho hàng giúp xác định KPI cần theo dõi thích hợp để đo lường hiệu quả và năng suất.

Mỗi kho hàng có cách thức hoạt động khác nhau. Điều quan trọng là bạn cần xác định mục tiêu cụ thể để thực hiện và cách thức đạt mục tiêu đó. Là một người quản lý kho hàng chuyên nghiệp, bạn cần xác định các chỉ số hiệu suất mà kho hàng của bạn cần và cách theo dõi chúng.

KPI kho hàng là gì?

KPI đánh giá và xác định các mục tiêu quan trọng trong hoạt động quản lý kho hàng. Chúng giúp bạn thiết lập các tiêu chuẩn hàng tháng và xác định quy trình ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng các số liệu này để so sánh hiệu suất của kho hàng với đối thủ cạnh tranh, bao gồm việc theo dõi cách nhận hàng, xử lý và vận chuyển hàng hóa.

Sự thành công của kho hàng phụ thuộc vào việc đo lường đúng KPI, chẳng hạn như chi phí đóng gói, hiệu quả nhận hàng, thời gian đặt hàng theo chu kỳ của khách hàng, độ chính xác của hàng tồn kho,...

Theo dõi KPI kho hàng giúp bạn phân tích các xu hướng và mẫu theo thời gian và thực hiện các chiến lược để duy trì tính cạnh tranh. Hầu hết các hệ thống quản lý kho hàng có thể đo lường độ chính xác của hàng tồn kho và tối ưu hóa việc theo dõi. Bạn có thể chọn KPI dựa trên yêu cầu lưu kho của mình.

Giám sát KPI là hoạt động quan trọng vô cùng. Trong lĩnh vực kho hàng, các KPI có liên quan đến việc đánh giá sự hiệu quả của việc quản lý các lô hàng, quản lý không gian trong kho, xử lý hàng bán trả lại, quá trình chọn và đóng gói đơn hàng, cũng như quá trình tiếp nhận và lưu trữ hàng hóa. Dưới đây là một số phân tích về cách theo dõi KPI mang lại lợi ích cho hoạt động kho hàng.

Lợi ích của hoạt động theo dõi KPI kho hàng

Tối ưu hóa chi phí

Để tối ưu hóa chi phí trong quản lý kho hàng của bạn, việc lấy hàng và đóng gói thường đòi hỏi một khoảng tiền đáng kể. Khi bạn mở rộng hoạt động kinh doanh, việc thuê thêm nhân viên để xử lý đơn đặt hàng có thể dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng của các khoản chi phí. Với KPI kho hàng, bạn có thể xác định chi phí lấy hàng và đóng gói chính xác dựa trên số giờ hoạt động, tổng số đơn hàng đã chọn, thời gian lấy hàng tích lũy, chi phí vật tư tiêu hao và thời gian chu kỳ đặt hàng.

Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Bất kể là quản lý giao tiếp với khách hàng hay cải thiện quá trình vận chuyển đơn hàng, điều quan trọng là phải theo dõi KPI trên thương mại điện tử. Chiến lược này giúp xác định thời gian vận chuyển và độ chính xác của đơn hàng. Vận chuyển chính xác giúp dự đoán thời gian đặt hàng hoặc các vấn đề giao hàng sắp tới. Dữ liệu này cho phép bạn xử lý các vấn đề liên quan đến vận chuyển trước khi chúng phát sinh.

Tăng cường an toàn tại nơi làm việc

Ngành vận tải và lưu trữ là một trong những ngành hàng đầu gây ra thương tích tại nơi làm việc, với 59 vụ tai nạn vào năm 2021. Công nhân của bạn sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi họ cảm thấy an toàn trong môi trường làm việc.

Chỉ số KPI an toàn xác định tần suất xảy ra sự cố kho hàng như hỏng hóc thiết bị, thời gian bị chấn thương, tỷ lệ thương tích,... Thông qua KPI này, bạn có thể đảm bảo thiết bị của mình được bảo trì đúng cách và các quy trình nội bộ an toàn.

Tăng cường hiệu quả kho hàng

Theo dõi hiệu suất tổng thể của kho và tìm kiếm những điểm cần cải thiện. Ví dụ: nếu chuyên môn của bạn là vận chuyển và nhận hàng. Trong trường hợp đó, bạn có thể bắt đầu theo dõi số lượng mặt hàng đã vận chuyển so với mặt hàng ước tính, tỷ lệ trả hàng, giao hàng đúng hạn và thời gian giao hàng.

Bạn có thể làm theo quy trình tương tự với các hoạt động kho hàng khác và bắt đầu theo dõi năng suất và hiệu quả của kho hàng.

Theo dõi một số KPI kho hàng hàng đầu

Có một số KPI kho hàng quan trọng mà bạn cần bắt đầu theo dõi ngay hôm nay. Việc lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý kho phù hợp sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để thực hiện. Một WMS chuẩn mạnh là lý tưởng để đo lường KPI của kho hàng cũng như khả năng hiển thị hàng tồn kho, hoạt động kho hàng và sự hài lòng của khách hàng.

1. Chọn đơn hàng

Chọn đơn hàng là một trong những hoạt động kho hàng phức tạp và mất nhiều thời gian và nó ảnh hưởng đến thời gian khách hàng nhận được sản phẩm. Việc chọn các mặt hàng không chính xác có thể phải chịu tổn thất lớn. Bạn cần quy trình làm việc hiệu quả để theo dõi hiệu suất lấy hàng và độ chính xác của đơn hàng.

Làm thế nào để cải thiện?

Để chính xác trong quá trình lấy hàng bạn phải cung cấp dữ liệu về các mặt hàng và đơn hàng đã chọn. Nếu bạn bắt đầu thấy độ chính xác giảm xuống, đó là dấu hiệu để bạn bắt đầu đào tạo nhân viên của mình.

Một KPI khác mà bạn có thể theo dõi là hiệu quả chọn hàng. KPI này sẽ giúp bạn theo dõi số lượng hàng hóa được chọn mỗi giờ. Dưới đây là một số mẹo để cải thiện độ chính xác khi chọn:

• Sắp xếp kho hàng của bạn và sử dụng hệ thống lấy hàng thích hợp nhất.

• Sử dụng hệ thống chọn và đóng gói với máy quét mã vạch kỹ thuật số.

• Giảm thiểu luân chuyển lao động bằng cách đầu tư vào những người lao động có kinh nghiệm.

2. Tỷ lệ đơn hàng dự trữ

Thông qua dữ liệu về tỷ lệ đơn hàng dự trữ, bạn có thể hiểu rõ hơn về các lượt mua hàng thành công. Con số này cung cấp các dự báo và phân tích tỷ lệ đơn hàng dự trữ. Ví dụ: nếu bạn thấy tỷ lệ đơn hàng dự trữ cao, nghĩa là bạn đang nhận được đơn đặt hàng cho các mặt hàng đã hết hàng. Backorders (Đơn hàng dự trữ) là đem lại trải nghiệm không tốt cho khách hàng. Do đó hãy bắt đầu theo dõi KPI này càng sớm càng tốt.

Làm thế nào để cải thiện?

Tỷ lệ đơn hàng dự trữ cao cho thấy việc theo dõi, lập kế hoạch và dự báo hàng tồn kho  không hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo để cải thiện tỷ lệ đơn hàng dự trữ:

• Áp dụng các phương pháp theo dõi và quản lý hàng tồn kho tốt hơn để tránh bán quá nhiều.

• Giảm thiểu luân chuyển lao động bằng cách đầu tư vào những người lao động có kinh nghiệm.

3. Tỷ lệ hoàn trả

Tỷ lệ hoàn trả xác định tần suất khách hàng trả hàng cho bạn. Theo dõi KPI này cung cấp cho bạn ý tưởng tổng thể về sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên,cách tốt nhất để xác định nguyên nhân của sự hoàn trả là phân tích các trường hợp hoàn trả dựa trên lý do cụ thể.

Ví dụ: Nếu khách hàng trả lại một sản phẩm nói rằng mặt hàng được giao không đúng, bạn cần bắt đầu xem xét cách cải thiện quy trình lấy hàng.

Làm thế nào để cải thiện?

Dưới đây là một số mẹo bạn có thể làm theo để cải thiện tỷ lệ hoàn trả:

• Đảm bảo mô tả sản phẩm chính xác.

• Cung cấp máy quét mã vạch cho nhà đóng gói để vận chuyển chính xác.

• Đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo tốt.

• Xác định và phân đoạn các mặt hàng bị trả lại theo lý do.

4. Thời gian đặt hàng

KPI về thời gian xử lý đơn hàng là một chỉ số quan trọng cho việc quản lý kho, giúp bạn theo dõi khoảng thời gian từ khi đặt hàng cho đến khi hàng đến tay khách hàng. Đối với khách hàng, thời gian đặt hàng càng ngắn, họ càng hài lòng.

Làm thế nào để cải thiện?

Bạn có thể làm theo các mẹo dưới đây để cải thiện thời gian đặt hàng của mình:

• Chọn hệ thống lấy hàng phù hợp.

• Quản lý đơn đặt hàng của bạn một cách có hệ thống.

• Vận chuyển các đơn hàng số lượng lớn để lấy thêm hàng ra khỏi kho hàng ngày.

• Sử dụng các dịch vụ vận chuyển nhanh chóng.

5. Vòng quay hàng tồn kho

KPI về vòng quay hàng tồn kho cho biết bạn bán và vận chuyển hàng hóa nhanh như thế nào sau khi hàng hóa được đưa vào kho. KPI này cung cấp thông tin chính xác về các mặt hàng được chuyển ra khỏi kho lưu trữ. Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho là một KPI kho hàng mà bạn không muốn bỏ lỡ. Bạn di chuyển hàng hóa từ kho của mình càng nhanh thì chi phí lưu trữ càng ít.

Theo dõi chỉ số hiệu suất này cho phép bạn cải thiện các hoạt động mua hàng của mình.

Làm thế nào để cải thiện?

Một số cách lý tưởng để cải thiện vòng quay hàng tồn kho là:

• Xác định hàng tồn kho chậm luân chuyển và hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho.

• Cải thiện kỹ năng dự báo hàng tồn kho.

6. Nhận hàng

Nhận hàng là một hoạt động nhập kho quan trọng. Đây là bước đầu tiên mà mọi chuyên gia kho hàng nên theo dõi và xử lý. Mặc dù việc nhận hàng có vẻ như là một nhiệm vụ bình thường, nhưng người nhận cần thông tin chính xác về lượng hàng sắp đến, lượng hàng được giao hàng tuần, số lượng hàng bị trả lại do hư hỏng hoặc lấy hàng không hiệu quả,...

Theo dõi KPI này là rất quan trọng để nâng cao hiệu suất giao hàng.

Làm thế nào để cải thiện?

Bạn có thể bắt đầu bằng cách ghi lại thời gian của tất cả sản phẩm đã giao và sau đó thực hiện một bản ghi khác khi hàng đã sẵn sàng để cất đi. Dưới đây là một số mẹo bạn có thể làm theo để cải thiện hoạt động nhận hàng:

• Tạo SKU khác nhau cho các sản phẩm riêng lẻ và các biến thể của chúng.

• Chỉ định từng SKU cho các vị trí hàng hóa cụ thể.

• Giao các quy trình và nhiệm vụ cho nhân viên có kinh nghiệm.

7. Chi phí vận chuyển

Giữ hàng tồn kho quá lâu có thể khiến doanh nghiệp của bạn tốn một khoản tiền khá lớn. Theo dõi chi phí vốn, lưu trữ, thiết bị, phần mềm và nguyên vật liệu giúp bạn biết mình đã chi bao nhiêu cho hàng tồn kho. KPI này giúp dễ dàng theo dõi các chi phí bổ sung và phân tích các lĩnh vực có lợi nhuận.

Làm thế nào để cải thiện?

Bạn có thể cho biết hàng tồn kho hiện mang lại bao nhiêu lợi nhuận bằng cách theo dõi KPI chi phí vận chuyển. Dưới đây là một số lời khuyên bạn cần xem xét:

• Tự động hóa quản lý hàng tồn kho để ngăn ngừa hao hụt hàng tồn kho.

• Áp dụng tự động hóa nhà kho để giảm chi phí lao động.

Một số phương pháp thực hành hay nhất

Tính đến thời điểm hiện tại, bạn đã nắm được một số KPI quản lý kho hàng mà bạn có thể theo dõi. Các số liệu này sẽ giúp xác định các vấn đề về kho hàng và cho phép bạn theo dõi rủi ro trước khi chúng xảy ra. Hãy xem xét một số phương pháp hay nhất để đo lường KPI quản lý kho hàng dưới đây.

Xác định mục tiêu kho hàng

Để đảm bảo theo dõi KPI quản lý kho hàng một cách hiệu quả, bạn cần đặt ra các mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được. Việc này giúp tất cả hoạt động liên quan đến quản lý kho hoạt động hiệu quả nhất. Việc phân tích số liệu trở nên dễ dàng hơn khi bạn biết loại KPI nào bạn đang muốn theo dõi.

Thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong hệ thống quản lý kho và hàng tồn kho, đồng thời đảm bảo tất cả các bộ phận có thể xem chuỗi cung ứng và nhận ra các thay đổi theo thời gian thực.

Chọn đúng KPI

Bắt đầu chọn KPI phù hợp với nhân viên của mình và thực hiện các điều chỉnh phù hợp thay vì tập trung vào các hoạt động tổng thể của kho hàng.

Chẳng hạn, bạn có thể chọn KPI quản lý kho hàng cụ thể cho người đặt hàng, chẳng hạn như chỉ số chất lượng, chi phí lấy hàng và số lượng đơn hàng được chọn hàng giờ. Đối với nhà đóng gói, bạn có thể chọn KPI liên quan đến chu kỳ thời gian cho mỗi lần nhận hàng, chi phí nhận hàng và khối lượng nhận mỗi giờ,...Đối với người gửi hàng, bạn có thể điều chỉnh KPI như thời gian chu kỳ cho mỗi đơn hàng, chi phí vận chuyển, đơn hàng được xử lý mỗi giờ,...

Khi bạn có tất cả dữ liệu từ các chỉ số này, bạn có thể cập nhật các bản cập nhật có liên quan và thông báo cho nhân viên về chúng.

Phân tích hiệu suất hoàn thành

Sử dụng số liệu KPI để phân tích hiệu suất trong quá trình thực hiện đơn hàng của bạn. Phân tích chuỗi cung ứng và xác định các lĩnh vực làm chậm quá trình thực hiện đơn hàng.

Khi bạn xác định được những lĩnh vực này, hãy gửi báo cáo cho nhân viên của mình và bắt đầu lập biểu đồ các chỉ số hiệu suất để cải thiện năng suất.

Tiến hành kiểm soát thường xuyên

Bạn cần tiến hành kiểm soát nội bộ thường xuyên để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Bắt đầu bằng cách tập trung vào các khía cạnh mà kho có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kho hàng, chẳng hạn như hệ thống lưu trữ, số liệu hiệu suất của khách hàng, lưu lượng kho, hệ thống an ninh, cách bố trí kho,...

Kết luận

Bạn có thể đo lường KPI của hoạt động quản lý kho hàng bằng các phương pháp hoặc công thức khác nhau, chính vì vậy áp dụng KPI vào hệ thống và công cụ quản lý kho là một lựa chọn hợp lý.

Nguồn: Selecthub

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, Tik Tok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88