Phân công công việc làm sao để tối ưu tối đa năng suất lao động
Phân công công việc cho nhân viên vốn là một nhiệm vụ cơ bản của các nhà lãnh đạo, quản lý, nhưng phân công sao cho hiệu quả nhất lại là một bài toán không hẳn dễ dàng. Nhân viên có hoàn thành tốt công việc hay không phụ thuộc phần lớn vào việc nhà quản lý phải có kỹ năng giao việc tốt hay không.
Từ góc nhìn của một CEO, Jayson DeMers – nhà sáng lập và điều hành của AudienceBloom, công ty tư vấn SEO đặt tại Seattle (Mỹ), dưới đây sẽ là 7 hướng dẫn giúp nhà quản lý phân công công việc cho nhân viên một cách hiệu quả nhất.
I. 7 hướng dẫn xuất sắc về phân công công việc cho nhân viên
Cùng đi tìm hiểu về 7 hướng dẫn xuất sắc về phân công công việc cho nhân viên.
1. Xác định và phân loại các nhiệm vụ để giao phó
Bước đầu tiên để phân công công việc cho nhân viên hiệu quả là phân loại được loại nhiệm vụ nào phù hợp để ủy quyền và loại nhiệm vụ nào không. Điều này đặc biệt quan trọng, nhất là đối với những người quản lý mới vì họ thường có tâm lý “ôm đồm”, ngại chia việc.
Ban đầu có thể có những khó khăn khiến bạn phân vân, và cảm thấy mình có thể tự giải quyết mọi nhiệm vụ, nhưng hãy luôn nghĩ rằng, bạn không có “ba đầu sáu tay”, và nhân viên của bạn cần bạn giao nhiệm vụ để họ được làm việc và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
Một cách khác để gỡ rối cho tình huống trên, đó là chia nhỏ công việc của mình thành những nhiệm vụ mang tính chuyên biệt, theo từng chức năng rõ ràng. Lúc này, hãy bắt đầu với việc cân nhắc những nhiệm vụ đơn giản, yêu cầu ít kỹ năng nhất và bạn sẽ đào tạo người khác để xử lý chúng. Đây cũng là cách đơn giản để bạn quen dần với việc chia sẻ công việc cho nhân viên của mình.
2. Thiết lập mục tiêu rõ ràng cho từng nhiệm vụ
Phân công công việc với mục tiêu rõ ràng là điều mà các nhà quản lý thông minh thường làm để tạo dựng cho nhân viên thói quen làm việc khoa học ngay từ đầu. Mục tiêu rõ ràng đồng nghĩa với việc nhân viên của bạn nhận được “đề bài” rõ ràng, như vậy là họ được tạo điều kiện tốt nhất để có thể thực hiện công việc một cách chính xác, đúng hướng và đúng yêu cầu.
Vì vậy, cho dù bạn đang quản lý công việc hay giao phó loại nhiệm vụ nào, hãy đảm bảo dành thời gian để làm rõ tất cả các mục tiêu của nhiệm vụ, trao đổi kỹ với nhân viên để tránh việc mất thời gian giải quyết những phát sinh khi thông tin bị sai lệch hoặc không thực hiện công việc đúng như yêu cầu.
Tùy thuộc vào tính chất công việc bạn giao và đối tượng đảm nhận, việc trao đổi trực tiếp với nhân viên để đưa ra những yêu cầu cụ thể, giải đáp thắc mắc kịp thời sẽ góp phần đảm bảo công việc được hoàn thành đúng với mục tiêu đã đề ra, giảm thiểu lỗi phát sinh không đáng có. Sau cùng, khi đã thống nhất mục tiêu cho từng nhiệm vụ, bạn nên gửi một email giao việc chính thức như một văn bản chốt để nhân viên cùng các bên liên quan nắm rõ.
3. Phát huy thế mạnh của nhân viên
Nhân viên của bạn với những background khác nhau sẽ có những điểm mạnh, điểm yếu, kỹ năng và sở thích khác nhau. Tận dụng tốt những lợi thế và năng lực của mỗi cá nhân sẽ mang lại hiệu quả toàn diện nhất về teamwork cũng như về công việc. Là một nhà quản lý tinh tế, bạn hãy chịu khó quan sát để "hiểu" nhân viên nhất có thể và phát huy năng lực của họ một cách tối đa.
Ví dụ, bạn có hai nhiệm vụ muốn ủy thác: một là gọi điện cho khách hàng và hai là viết một bản đề xuất tới khách hàng. Bạn có hai thực tập sinh - một người có kỹ năng giao tiếp ấn tượng và người kia là một “nhà văn” tuyệt vời. Với ví dụ đơn giản này, bạn chắc chắn phân định được rõ nhiệm vụ nào nên giao cho nhân sự nào rồi.
Nếu bạn không chắc chắn nên giao nhiệm vụ cho ai, bước đầu, hãy công khai đưa ra danh sách các đầu việc và cho phép nhân viên của bạn chủ động đề xuất nhận nhiệm vụ phù hợp với năng lực và điểm mạnh. Điều này không những giúp nâng cao tính chủ động, sáng tạo của nhân viên mà còn giúp bạn xây dựng hình ảnh một người "sếp" tâm lý, biết lắng nghe cấp dưới của mình.
4. Xây dựng tiến trình công việc có deadline rõ ràng
Kế hoạch phân công công việc không thể thiếu những mốc thời gian rõ ràng cho từng giai đoạn. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhiệm vụ chạy tiến độ hoặc các nhiệm vụ phức tạp gồm nhiều phân đoạn như quản lý dự án. Việc sắp sếp công việc hợp với các mốc thời gian này cần được xây dựng dựa trên tính khả thi, bám sát tiến độ mục tiêu và đảm bảo có thể đạt được đúng hạn. Người quản lý cần làm việc cùng cấp dưới để thiết lập một mốc thời gian hợp lý từ khi bắt đầu giao việc cho đến khi hoàn thành công việc.
Giống như bước thiết lập mục tiêu công việc, bạn nên gửi một bản tóm tắt qua email nhắc lại từng giai đoạn của tiến trình. Làm như vậy đảm bảo rằng mỗi thành viên của dự án có quyền truy cập vào cùng một thông tin đã thỏa thuận và không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót.
Giao việc với deadline rõ ràng cũng giúp nhân viên của bạn tránh được tình trạng chểnh mảng trong công việc, từ đó tăng khả năng tập trung và hiệu suất làm việc để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ dự kiến.
5. Theo dõi, giám sát thường xuyên và tránh “quản lý vi mô”
Cũng theo Jayson DeMers, quản lý vi mô là điều mà người quản lý không nên làm hoặc có làm cũng không nên quá tập trung vào đó. Là cấp trên, trong quy trình phân công công việc, bạn không nên đầu tư thời gian vào quản lý vi mô, thay vào đó hãy dừng lại ở mức theo dõi, giám sát xem nhân viên thực hiện đúng quy trình hay chưa, tiến độ công việc liệu có đảm bảo không, có sai sót nào lớn xảy ra trong quá trình thực thi không… để kịp thời đưa ra những phản hồi, điều chỉnh.
Điều này đặc biệt ý nghĩa đối với các nhiệm vụ dài hạn, nó giúp người quản lý có cái nhìn sâu sắc về tiến độ dự án và cho nhân viên của bạn cơ hội đưa ra bất kỳ câu hỏi nào về trở ngại nào phát sinh trong suốt quá trình thực hiện công việc.
6. Thiết lập uy quyền và sự tôn trọng
Với vai trò là người quản lý, bạn cần thể hiện được uy quyền của mình đối với nhân viên, tuy nhiên cần ở một mức độ phù hợp, vừa phải, cứng rắn nhưng cũng mềm dẻo khi cần thiết. Bạn không nên luôn dùng sự áp đặt, tạo sức ép lên nhân viên của mình bởi xét ở khía cạnh ngoài công việc, họ không hẳn là cấp dưới, mà còn là những đồng nghiệp của bạn. Do vậy, hãy tạo dựng một mối quan hệ tốt với nhân viên trên tinh thần hợp tác, tương hỗ lẫn nhau để đội nhóm cùng hoàn thành tốt công việc một cách thoải mái nhất có thể.
Song song với uy quyền, hãy cho nhân viên của bạn thấy rằng bạn luôn dành sự tôn trọng tối đa cho họ, để họ hiểu rằng họ đang nhận được sự tin tưởng và đánh giá cao tự người quản lý của mình. Tạo nên một môi trường làm việc gần gũi, thân thiện cũng là cách để rút ngắn khoảng cách giữa “sếp” với nhân viên và càng làm cho họ có thiện cảm và kính nể bạn hơn.
7. Sử dụng “vòng lặp phản hồi” để việc ủy quyền trong tương lai dễ dàng hơn
Phân công công việc cho nhân viên một cách hiệu quả một phần chính là kết quả của việc quản lý mối quan hệ hiệu quả. Sau khi giao nhiệm vụ, hãy thường xuyên tương tác với nhân viên của bạn cũng như các bên liên quan về những nhiệm vụ đã giao để lắng nghe và rút kinh nghiệm. Lắng nghe những chia sẻ từ phía nhân viên, hỏi xem họ có thực sự thoải mái khi nhận nhiệm vụ không, những điểm khó khăn, thuận lợi khi họ thực thi công việc là gì, những thông tin và nguồn lực mà bạn cung cấp đã đầy đủ để hỗ trợ họ thực hiện tốt công việc hay chưa...
Với vai trò là người phân việc, bạn có thể sử dụng những thông tin trên làm cơ sở tạo ra những ý tưởng tốt hơn cho việc phân nhiệm vụ dễ dàng và hiệu quả trong tương lai. Đó được gọi là "vòng lặp phản hồi".
Tạm kết
Trên đây là 7 hướng dẫn xuất sắc về phân công công việc cho nhân viên mà mọi nhà quản lý cần biết và áp dụng, cùng gợi ý về sự cải tiến hiệu quả giao việc nhờ công nghệ thay vì các thao tác thủ công. Hy vọng đây sẽ là những kiến thức hữu ích giúp nhà quản lý nâng cao kỹ năng giao việc và trở thành một nhà quản lý giỏi, góp phần thúc đẩy việc tạo giá trị cho sự thành công của các doanh nghiệp trong tương lai.
Tải ngay mẫu phân công công việc tại đây