Làm thế nào để tối ưu hóa và quản lý kho thương mại điện tử tốt hơn?

Lưu kho và vận chuyển đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh E-commerce. Tính kịp thời và chính xác của các đơn đặt hàng ảnh hưởng đến sự hài lòng và khả năng giữ chân khách hàng, đồng thời thiết lập tỷ lệ hoàn vốn và theo khả năng sinh lời ủy quyền. Ngoài ra, hiệu quả trong việc lưu trữ hàng hóa cũng ảnh hưởng đến diện tích kho bãi mà doanh nghiệp cần thuê, cũng như chi phí bảo hiểm, bảo trì và số lượng nhân viên.

Tất nhiên những điều nói trên không thể xảy ra nếu kho hàng không được tối ưu hóa. Do đó, doanh nghiệp cần xác định cách tối ưu cũng như các bước cần thực hiện nhằm tối đa hóa hiệu quả và lợi nhuận.

Mẹo tối ưu và quản lý kho thương mại điện tử

1. Tối ưu hóa cách bố trí và lưu trữ kho hàng

Sắp xếp kho là quá trình xác định vị trí lưu trữ thích hợp nhất cho từng sản phẩm trong kho. Tối ưu hóa kho hàng cho phép nhân viên kho hàng chọn đơn hàng nhanh hơn, từ đó, nhân viên có thể giao hàng vào ngày hôm sau hoặc giao ngay trong ngày. Kiểu bố trí kho thương mại điện tử này cũng đảm bảo doanh nghiệp đang tận dụng tối đa không gian lưu trữ trong kho của mình.

Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa kho hàng theo cách thủ công, nhưng quá trình này yêu cầu phân tích rất nhiều dữ liệu – ít nhất là có giá trị cho cả năm, bao gồm tính thời vụ và mức tăng trưởng hàng tồn kho dự kiến. Vì vậy, doanh nghiệp nên đầu tư vào một hệ thống tối ưu hóa để tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng khác.

Nguồn: Supply Chain Junction

Cân nhắc quan trọng:

Nhiều kho hàng mắc sai lầm khi chỉ tính toán không gian lưu trữ họ cần mà không tính đầy đủ các hoạt động khác của kho hàng. Hãy nhớ tính đến những điều sau đây, cũng như số lượng nhân viên cần thiết để vận hành chúng:

• Tiếp nhận hàng hóa (bao gồm dỡ hàng, kiểm tra kiểm soát chất lượng và dán nhãn).
• Lưu trữ (lên kế hoạch cho không gian lưu trữ bổ sung để dự đoán sự tăng trưởng).
• Chuyển tiếp hàng hóa (kết hợp không gian cho các đơn đặt hàng có giá trị ít nhất một ngày).
• Vận chuyển (không chỉ bao gồm đóng gói và vận chuyển mà còn kiểm soát chất lượng, dán nhãn và chia nhỏ các pallet lớn hơn).
• Diện tích bổ sung cho hàng trả lại và hàng hóa hư hỏng.

2. Xem xét thiết bị cần thiết

Thiết bị nhà kho có thể cần thiết tùy thuộc vào sản phẩm, khối lượng và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung, hầu hết các kho hàng và trung tâm thực hiện thương mại điện tử đều có các mục tiêu cơ bản giống nhau: Tối đa hóa không gian, tăng hiệu quả trong luồng hàng hóa, cải thiện khả năng hiển thị và thực hiện tất cả theo cách an toàn cho nhân viên và hàng hóa.

Có 4 loại thiết bị kho cơ bản, dựa trên các chức năng của kho:

• Kho lưu trữ: Thiết bị lưu trữ bao gồm mọi thứ, từ kệ và giá đỡ kho lớn đến thùng và ngăn kéo nhỏ.
• Thiết bị xử lý vật liệu: Thiết bị xử lý vật liệu là một danh mục rộng bao gồm thiết bị vận chuyển, thiết bị tải đơn vị, thiết bị lưu trữ và thiết bị định vị.
• Thiết bị đóng gói và vận chuyển: Bao gồm mọi thứ cần thiết để lắp ráp, đóng gói và dán nhãn đơn đặt hàng để chuẩn bị vận chuyển.
• Thiết bị mã vạch: Trong nhà kho hiện đại ngày nay, những thiết bị quản lý hàng tồn kho này xứng đáng có một danh mục riêng. Thiết bị mã vạch bao gồm đầu đọc mã vạch cũng như máy in, nhãn và phần mềm thương mại điện tử đi kèm.

Nguồn: Supply Chain Junction

3. Tự động hóa

Khi bạn cho rằng thương mại điện tử đã làm cho quy trình duyệt và mua hiệu quả hơn nhiều thông qua tự động hóa, thì việc tiếp tục hợp lý hóa trong suốt quy trình đến chọn và vận chuyển sản phẩm là điều hợp lý.

Tự động hóa không nhất thiết phải là một sự thay đổi hoàn toàn đối với nhà kho mà có thể là các khoản đầu tư nhỏ vào các máy đơn tác vụ:

• Máy quét mã vạch có thể giúp hợp lý hóa việc lấy hàng và loại bỏ số lượng chu kỳ, đồng thời cải thiện độ chính xác.
• Băng chuyền có thể di chuyển các thùng chứa nặng từ khu vực này sang khu vực khác một cách an toàn, loại bỏ nhu cầu khuân vác hàng hóa và giảm bớt căng thẳng cho nhân viên. Ngoài ra, xe nâng và xe nâng pallet có thể thực hiện công việc nhanh chóng, dễ dàng và an toàn.
• Máy quét trọng lượng DIM bằng laser có thể tự động tính toán các phép đo của lô hàng, đảm bảo độ chính xác và đẩy nhanh quá trình vận chuyển.
• Máy móc dành cho các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như chia nhỏ pallet nhằm tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Những máy này có điểm hòa vốn xảy ra theo tháng, thay vì theo năm. Do đó, việc đầu tư từng phần vào loại thiết bị này ngay từ đầu có thể giúp doanh nghiệp cải thiện dần ROI.

Nguồn: Supply Chain Junction

4. Tối ưu hóa đường vận chuyển

Trước sự trỗi dậy của thương mại điện tử, các nhà kho và trung tâm phân phối đã quen với việc xử lý các đơn đặt hàng số lượng lớn. Trong khi đó, việc xử lý các đơn đặt hàng nhỏ hơn và thậm chí cả các mặt hàng riêng lẻ, đòi hỏi một chiến lược lấy hàng hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý kho có khả năng chọn đường vận chuyển tối ưu nhất cho kho vì nó dựa trên logarit toán học. Dưới đây là một số phương pháp hay cần tuân thủ, bất kể bạn đang tạo đường dẫn chọn thủ công hay tự động hóa:

• Có các phương pháp chọn hàng khác nhau (chọn theo đợt, chọn theo lô hoặc chọn theo vùng), nắm rõ sự khác biệt để đưa ra quyết định phù hợp.
• Các đơn đặt hàng phải được thực hiện theo cách mà các mặt hàng riêng lẻ trong một khu vực được chọn trước khi chuyển sang khu vực tiếp theo
• Những món đồ thường được mua cùng nhau nên được cất gần nhau.
• Thứ tự lấy hàng phải theo tuyến tính, nhân viên kho hàng hoàn thành công việc lấy hàng của họ tại một địa điểm gần với khu vực vận chuyển cuối cùng. Nếu nhân viên kho hàng phải quay lại hoặc thường xuyên băng qua các lối đi, thì có lẽ doanh nghiệp đang mắc lỗi lớn trong quản lý kho hàng.

Chọn theo cụm là một phương pháp dễ dàng để bắt đầu nếu doanh nghiệp muốn tối ưu hóa kho hàng của mình cho thương mại điện tử. Đó là một chiến lược tiết kiệm chi phí, tập trung vào việc chọn các mặt hàng thay vì đặt hàng. Trong phương pháp này, một người lấy hàng sẽ thu thập nhiều đơn hàng cùng một lúc và đặt chúng vào các thùng riêng biệt để tránh sai sót. Chọn hàng theo cụm giúp giảm thời gian di chuyển của công nhân, giúp đẩy nhanh quá trình lấy hàng và mang lại khả năng đáp ứng thời gian giao hàng chặt chẽ hơn.

Nguồn: Envato

5. Thiết lập nguyên tắc kho hàng

Ở giai đoạn này, đã đến lúc doanh nghiệp bắt đầu xây dựng một số chính sách và hướng dẫn kho hàng cho nhân viên. Lộ trình chọn hàng phù hợp chỉ là bước khởi đầu, nhà quản lý còn cần xem xét các quy trình an toàn, quy trình làm việc và kiểm soát chất lượng/ độ chính xác của đơn hàng. Hãy thiết lập các chính sách ngay bây giờ để kiểm soát chất lượng và độ chính xác của đơn đặt hàng, bởi vì những chính sách này sẽ tạo nên phần cốt lõi cho quá trình đào tạo nhân viên:

• Quy trình an toàn: Bây giờ là lúc để thiết lập bằng văn bản các quy trình an toàn mà nhân viên cần phải tuân theo.
• Quy trình làm việc: Toàn bộ quy trình từ lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển sẽ là một phần của quy trình làm việc duy nhất, được ghi chép đầy đủ. Phần lớn quy trình công việc này sẽ do cách thiết lập của doanh nghiệp quyết định.
• Kiểm soát chất lượng và độ chính xác: Thiết lập các nguyên tắc kiểm soát chất lượng ở từng giai đoạn đặt hàng. Hãy bắt đầu với hoạt động nhận hàng và với các câu hỏi như “Điều gì được xem là có thể chấp nhận trong trường hợp đơn đặt hàng được trả lại?”, “Làm thế nào đảm bảo độ chính xác của đơn đặt hàng?”, “Làm thế nào để xử lý hàng hóa trả lại?”, “Làm thế nào để xác định hàng hóa hư hỏng để báo cáo?”, “Mỗi mục  sẽ được kiểm tra hay nhân viên sẽ sử dụng kiểm tra thống kê?”...
• Vận chuyển: Có phải tất cả các mặt hàng đều có trong đơn hàng không? Chúng có được đóng gói phù hợp không? Địa chỉ trên nhãn có khớp với địa chỉ trên đơn đặt hàng ban đầu không? Phương thức vận chuyển (đường bộ, đường hàng không...) có chính xác không?

Lưu ý: Điều này cần được xác định bởi chính sách kho hàng, chẳng hạn như tần suất xảy ra các đợt lấy hàng, cần bao nhiêu hàng tồn kho để chuyển sang giai đoạn chuyển tiếp, khi nào hàng hóa chuyển sang bước lưu trữ và lưu trữ tại đâu. Hãy cố gắng xem quy trình làm việc từ quan điểm của nhân viên, sau đó tối đa hóa năng suất của họ và giảm thiểu sự nhầm lẫn bằng cách sử dụng hệ thống quản lý kho bãi phù hợp.

Nguồn: Envato

6. Đào tạo và tối ưu hóa nhân viên

Đào tạo không chỉ là truyền đạt kiến thức mà là cung cấp cho nhân viên những kỹ năng chính mà họ sẽ cần để làm việc nhanh chóng và hiệu quả. Các nguồn lực dành cho đào tạo sẽ tự đền đáp theo thời gian về tốc độ, hiệu quả, ít sai sót hơn và môi trường làm việc an toàn hơn.

Bằng cách tối ưu hóa lao động và sử dụng dữ liệu để dự đoán các biến động theo mùa, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mình không rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa nhân viên.

7. Sử dụng đúng phần mềm quản lý kho

Một hệ thống quản lý kho hàng tối ưu sẽ loại bỏ rất nhiều công việc phức tạp bằng cách sử dụng các hệ thống tự động hóa và hợp lý hóa bằng cách tích hợp với ERP và quy trình công việc.

“Với sự gia tăng của thương mại điện tử và thực hiện đơn hàng đa kênh, nhiều công ty đã nhận ra rằng hệ thống hiện tại của họ chỉ phù hợp với môi trường truyền thống, nơi thường có mức chọn hàng thấp nhất. Trong khi đó, quá trình chọn nhiều mặt hàng riêng lẻ cho thương mại điện tử cần một cách thức quản lý hoàn toàn khác”, Dwight Klappich – Phó Chủ Tịch Nghiên cứu của Gartner – cho biết.

Nguồn: Pexels

Có nhiều dịch vụ trong các phần mềm quản lý kho này, ở nhiều mức giá khác nhau và với các tính năng khác nhau, nhưng đây là một số điều cơ bản mà doanh nghiệp nên tìm kiếm:

• Tiếp nhận đầu vào và kiểm soát hàng tồn kho (door-to-door).
• Quản lý quy trình công việc Chọn/ Đóng gói/ Vận chuyển với quy trình công việc được định hướng, tối ưu hóa và lập kế hoạch lịch trình.
• Báo cáo do người dùng xác định phản ánh KPI của riêng doanh nghiệp.
• Đưa ra các cảnh báo chính.
• Tích hợp dễ dàng thông qua API.
• Khả năng mở rộng.

Việc duy trì hệ thống quản lý kho cũ có thể dẫn đến tình trạng tắc nghẽn và chậm trễ trong việc thực hiện một lượng lớn đơn đặt hàng. Điều này là do các giải pháp cũ có khả năng hạn chế, bao gồm cả việc không thể sử dụng các công nghệ kho hiện đại. Để tối ưu hóa kho hàng cho thương mại điện tử, doanh nghiệp nên nâng cấp lên hệ thống quản lý tiên tiến được trang bị để hoạt động tốt với các công nghệ hiện đại như thiết bị di động, dự báo số lượng. Việc tận dụng các công nghệ mới sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kho hàng và đối mặt tốt hơn với một số thách thức chính liên quan đến thương mại điện tử.

8. Tích hợp hệ thống

Việc tích hợp cho phép các hệ thống kinh doanh chia sẻ dữ liệu liền mạch, mở ra nhiều cơ hội để cắt giảm chi phí, tăng hiệu quả và giảm lỗi.

• Những hệ thống nào cần được tích hợp?
• Phần mềm kênh/ phần mềm giỏ hàng/ POS
• Phần mềm lập kế hoạch vận chuyển
• Hệ thống kế toán
• Hệ thống đặt hàng
• Giải pháp ERP hiện có

9. Xác định KPI và thiết lập thu thập dữ liệu

Các chỉ số kho hàng và KPI phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp xác định các điểm tắc nghẽn, lập kế hoạch vận hành kho hàng và đo lường sự hài lòng của khách hàng nói chung.

Có nhiều KPI doanh nghiệp nên xem xét theo dõi để quản lý kho tối ưu và một giải pháp quản lý kho tốt có thể thu thập tất cả những chỉ số này một cách dễ dàng. Dưới đây là 4 KPI cơ bản:

• Thời gian hoàn thành đơn hàng: Tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một đơn hàng, bao gồm lấy hàng, đóng gói và vận chuyển.
• Vòng quay hàng tồn kho: Tần suất bán hết toàn bộ hàng tồn kho (hoặc một lượng hàng tồn kho nhất định).
• Tần suất các mặt hàng được trả lại: Bộ phận dịch vụ khách hàng cũng nên ghi lại lý do trả lại, vì điều này sẽ gợi ý vấn đề có thể xảy ra ở khâu nhận hàng, lấy hàng, kiểm soát chất lượng...
• Chi phí vận chuyển trên mỗi gói hàng: Tổng chi phí để di chuyển một SKU hoặc đơn đặt hàng, bao gồm chi phí lao động, thiết bị xử lý và thiết bị an toàn...

Có nhiều KPI doanh nghiệp nên xem xét theo dõi để quản lý kho tối ưu và một giải pháp quản lý kho tốt có thể thu thập tất cả những chỉ số này một cách dễ dàng.
Nguồn: Envato

10. Tối ưu hóa quy trình logistics ngược

Trước đây, nhiều công ty không quan tâm đến việc tối ưu hóa quy trình logistics ngược của họ, điều này khiến họ gặp khó khăn trong việc quản lý lợi nhuận một cách hiệu quả và hợp lý trong thời đại thương mại điện tử ngày nay. Cung cấp trải nghiệm đổi trả không rắc rối đã trở nên quan trọng trong việc đạt được sự hài lòng của khách hàng. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải tối ưu hóa quy trình logistics ngược.

11. Luôn cập nhật công nghệ

Sản phẩm mới, công nghệ mới và mô hình kinh doanh mới có nghĩa là những gì hiệu quả cách đây vài năm có thể không còn tối ưu ở thời điểm hiện tại. Khi khách hàng phát triển, doanh nghiệp phải dự đoán đúng nhu cầu của họ và chủ động điều chỉnh cho phù hợp.

Sở hữu hệ thống quản lý kho hàng linh hoạt có thể tích hợp và cung cấp các tùy chọn cho một số giải pháp trong tương lai như máy học (machine learning) và tự động hóa. Những công nghệ này không còn nằm trong danh sách các doanh nghiệp đang tìm kiếm mà là một điều cần thiết để đối phó với những thay đổi đột ngột về nhu cầu và thích ứng với các công nghệ mới phát sinh để tối đa hóa quy trình làm việc.

* Nguồn: Supply Chain Junction

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, Tik Tok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88