Cách thức hoạt động và mẹo tối ưu “dòng chảy” của quy trình quản lý đơn hàng

Lưu đồ quy trình quản lý đơn đặt hàng điển hình minh họa ba bước: nhận đơn đặt hàng, thực hiện và giải quyết đơn đặt hàng của khách hàng. Với việc áp dụng quy trình quản lý đơn hàng theo cách thủ công, thật khó để đạt được điều đó.

Nếu bạn ưu tiên tốc độ và độ chính xác trong quá trình thực hiện đơn hàng, bài viết này sẽ khám phá cách cải thiện quy trình quản lý đơn hàng của bạn.

Quy trình quản lý đơn hàng là gì?

Khi một khách hàng đặt hàng trực tuyến, một số hành động nhất định sẽ diễn ra trước khi đơn hàng của họ được thực hiện. Những hành động đó tạo nên quy trình quản lý đơn hàng.

Quy trình làm việc trong quản lý đơn đặt hàng đề cập đến các hoạt động giúp thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng. Chúng bao gồm mọi thứ từ việc chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, tạo hóa đơn, quản lý hàng tồn kho và đóng gói các mặt hàng để vận chuyển.

Quy trình làm việc của quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả có vai trò quan trọng đối với các nhà bán lẻ trực tuyến ngày nay. 56% khách hàng mong đợi việc giao hàng nhanh chóng, không có lỗi và không ngại chuyển sang đối thủ cạnh tranh sau khi có trải nghiệm thực hiện đơn hàng tiêu cực.

Lưu đồ quản lý đơn hàng là gì?

Lưu đồ quản lý đơn đặt hàng là một hình ảnh đồ họa hoặc sơ đồ của các quy trình liên quan đến quản lý đơn hàng. Lưu đồ chứa các hình dạng, đường nét và màu sắc, tất cả đều giúp cung cấp hình ảnh trực quan về các quá trình thực hiện đơn hàng trông như thế nào.

Quy trình thủ công giới hạn quản lý đơn hàng diễn ra như thế nào?

Nhiều sự thiếu hiệu quả trong quá trình quản lý đơn hàng là kết quả của việc sử dụng các công nghệ không hiệu quả. Hai lựa chọn phổ biến là chỉ cần sử dụng nền tảng thương mại điện tử hoặc tạo bảng tính.

Các nền tảng thương mại điện tử có thể xử lý một số phần của quy trình quản lý đơn hàng nhưng có những hạn chế. Các công cụ quản lý đơn hàng được tích hợp trong hầu hết các nền tảng chỉ cho phép bạn nắm bắt và theo dõi các đơn hàng từ trang thương mại điện tử của mình.

Bạn có thể làm được điều này nếu tất cả các đơn đặt hàng đến từ trang web thương mại điện tử và bạn không bán qua bất kỳ kênh của bên thứ ba nào. Tuy nhiên, nếu bạn bán hàng qua nhiều kênh hoặc nếu bạn có nhiều kho hàng, thì bạn sẽ cần một hệ thống bổ sung để quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng từ các kênh khác.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng quy trình thủ công để quản lý đơn đặt hàng trên các kênh bán hàng khác nhau. Điều này thường liên quan đến việc sử dụng bảng tính để tổng hợp các đơn đặt hàng từ mỗi kênh. Hàng tồn kho được cập nhật thủ công. Những thay đổi này sau đó được áp dụng thủ công cho từng kênh bán hàng. Nếu công ty có nhiều kho, một thành viên trong nhóm phải tự chọn kho để xử lý vấn đề giao nhận đơn hàng.

Quản lý đơn đặt hàng thủ công tốn nhiều thời gian, tài nguyên và không thể thay đổi quy mô. Thời gian mà nhân viên dành để cập nhật hệ thống có thể được dành cho các nhiệm vụ khác tốt hơn. Các quy trình thủ công cũng dễ xảy ra lỗi do con người hơn, điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ hơn nữa trong việc thực hiện các đơn đặt hàng.

Bật mí mẹo cải thiện quy trình quản lý đơn hàng

Hệ thống quản lý đơn hàng độc lập (OMS) cung cấp công cụ toàn diện để theo dõi và quản lý hàng tồn kho cũng như đơn hàng trên nhiều kênh. Với công cụ quản lý đơn hàng tập trung, bạn không bị tắc nghẽn khi phải đăng nhập vào nhiều hệ thống để hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu. Ví dụ: đăng nhập riêng vào Amazon và eBay để xử lý đơn đặt hàng.

OMS xử lý các đơn đặt hàng từ bất kỳ kênh nào, cung cấp thông tin chi tiết cho mọi đơn đặt hàng ở một nơi duy nhất. Các phần của quy trình làm việc được tự động hóa, loại bỏ nhiều quy trình thủ công. Một số tác vụ mà OMS có thể tự động hóa bao gồm:

• Xử lý thanh toán của khách hàng

• Định tuyến các đơn đặt hàng đến kho thích hợp, đặc biệt đối với những người bán hàng làm việc với nhiều nhà cung cấp

• Chọn hãng vận chuyển tốt nhất dựa trên vị trí của khách hàng

• In nhãn vận chuyển

• Chuyển thông tin vào hệ thống kế toán

• Cập nhật mức tồn kho theo thời gian thực

• Gửi tin nhắn giao dịch như email xác nhận

Với OMS, thông tin di chuyển giữa các phần khác nhau của hệ thống thương mại điện tử của bạn ngay lập tức. Điều này cho phép các đơn đặt hàng được xử lý và giao nhanh hơn. Ít thao tác nhập thủ công hơn cũng dẫn đến ít lỗi hơn trong suốt quá trình thực hiện.

6 bước quan trọng trong quy trình quản lý đơn hàng

Trên lưu đồ của bạn, các bước cơ bản để thực hiện các đơn đặt hàng của khách hàng bao gồm nhận đơn đặt hàng, thực hiện và giải quyết đơn hàng. Để giúp bạn hiểu rõ hơn, hãy xem 6 bước sau:

1. Khách hàng đặt hàng trên trang thương mại điện tử của công ty hoặc kênh bán hàng của bên thứ ba.

2. Công ty ghi lại và chấp nhận đơn đặt hàng sau khi xác thực chi tiết thanh toán thông qua cổng thanh toán.

3. Một email xác nhận được gửi đến khách hàng xác minh việc mua hàng.

4. Chi tiết đơn đặt hàng được gửi đến nhà kho của công ty hoặc nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL).

5. Sản phẩm được chọn lọc, đóng gói và vận chuyển đến tay khách hàng.

6. Khách hàng nhận được email xác nhận giao hàng và đơn đặt hàng.

Nhìn bề ngoài, quá trình này có vẻ đơn giản. Tuy nhiên từng bước sẽ trở nên phức tạp hơn khi bạn có đơn đặt hàng đến từ các kênh bán hàng khác nhau. Các công ty thương mại điện tử không có giải pháp tập trung để quản lý quy trình có thể gặp phải tình trạng hoạt động không hiệu quả.

Tự động hóa quy trình với OMS

Một OMS có thể hợp lý hóa quy trình quản lý đơn đặt hàng của bạn để cho phép bạn giao các đơn đặt hàng của khách hàng một cách chính xác và nhanh chóng. Phần mềm OMS theo dõi số lượng hàng tồn kho với sự trợ giúp của SKU có thể quét được.

Khi nhân viên quét SKU trên sản phẩm, phần mềm sẽ tự động xóa mặt hàng đó khỏi kho của bạn. Điều này mang đến cái nhìn chính xác về kho hàng của bạn và giảm thời gian cần thiết để cập nhật số lượng trên bảng tính theo cách thủ công.

OMS cũng theo dõi và giám sát thông tin chi tiết của khách hàng trên nhiều kênh bán hàng. Điều đó có nghĩa là nếu bạn là người bán trên Amazon, eBay hoặc Shopify, bạn có thể có một nền tảng trung tâm nơi tất cả dữ liệu khách hàng có thể được lưu trữ và truy cập dễ dàng.

Các kênh thương mại điện tử cũng có các tính năng theo dõi dữ liệu khách hàng và xử lý đơn hàng. Tuy nhiên, chúng bị hạn chế. Ví dụ: nếu bạn là người bán trên Amazon, bạn có thể xem các đơn đặt hàng và giao dịch bán hàng mà bạn đã hoàn thành. Nhưng bạn không thể theo dõi dữ liệu trên Shopify thông qua nền tảng bán hàng của Amazon.

Vì vậy, để theo dõi tất cả dữ liệu đó, bạn phải tạo một bảng tính bằng Excel và nhập chúng một cách riêng biệt. Điều này khiến bạn tiêu tốn khá nhiều thời gian và khiến bạn căng thẳng.

Cải thiện quy trình quản lý đơn hàng với biểu đồ luồng

Bằng cách xây dựng lưu đồ, bạn có thể có được cái nhìn tổng quát về quy trình quản lý đơn đặt hàng của mình trông như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn xác định điểm tắc nghẽn.

Khi bạn có cái nhìn rõ ràng về sự thiếu hiệu quả trong các quy trình của mình, bạn có thể tìm ra giải pháp cho chúng. Nhờ bạn bạn dễ dàng xác định hệ thống quản lý đơn hàng nào là lý tưởng để giải quyết những vấn đề đó.

Dưới đây là 5 phương pháp hay nhất để tạo biểu đồ luồng tốt:

1. Chọn một phần mềm trực quan

Khi chọn phần mềm để thiết kế lưu đồ quản lý đơn đặt hàng của bạn, hãy đảm bảo rằng phần mềm đó thân thiện với người dùng. Phần mềm phải có chức năng kéo và thả cùng nhiều tùy chọn định dạng. Những đặc điểm này sẽ giúp bạn tạo biểu đồ của mình một cách dễ dàng và với tốc độ nhanh chóng.

2. Nhất quán

Văn bản và kích thước hình dạng không phù hợp có thể làm cho lưu đồ của bạn trông lộn xộn và khó hiểu. Lưu đồ có tổ chức hơn cho phép bạn tập trung và đưa ra quyết định tốt hơn.

Để đạt được sự nhất quán trong thiết kế lưu đồ, hãy bắt đầu với việc tạo tất cả các hình dạng có cùng kích thước. Tiếp theo, sử dụng các màu tương tự cho các quy trình tương tự. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng màu xanh lam để biểu thị bước xử lý đơn hàng, sau đó sử dụng màu vàng để làm nổi bật quy trình đóng gói và vận chuyển; các bước sau khi giao hàng có thể có màu cam.

Nếu có các bước trong quy trình quản lý đơn đặt hàng của bạn không được tự động hóa, bạn cũng có thể chỉ ra chúng trong biểu đồ của mình bằng các hình dạng hoặc màu sắc khác nhau.

3. Chú ý đến khoảng cách

Giãn cách các yếu tố thiết kế của bạn khiến người xem dễ nhìn hơn. Tránh ép quá nhiều phần tử lại với nhau trên một lưu đồ.

Mặc dù sẽ tốt hơn nếu khớp mọi yếu tố có thể có trên một trang để có chế độ xem tổng quát, nhưng bạn nên xem xét việc tạo một lưu đồ khác và tiếp tục thiết kế của mình ở đó. Bạn có thể liên kết các biểu đồ mới và cũ với các metadata khác nhau.

4. Sử dụng ký hiệu quyết định

Trên lưu đồ của bạn, bạn có thể chỉ ra các quyết định của mình đối với các tình huống nhất định. Ví dụ: một khách hàng đặt hàng nhưng thông tin thẻ tín dụng của anh ta không hợp lệ. Bạn có thể minh họa các tình huống thay thế có thể xảy ra sau đó.

OMS của bạn có thể hủy đơn đặt hàng hoặc nhắc khách hàng nhập thông tin mới. Nếu khách hàng sửa thông tin của mình, phần mềm có thể xác nhận đơn đặt hàng và thu thập dữ liệu.

5. Sử dụng các từ kích hoạt

Lưu đồ của bạn nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Điều này có nghĩa là bạn nên sử dụng các từ kích hoạt trong câu. Ví dụ: sử dụng "Xử lý đơn hàng" và "Đóng gói đơn đặt hàng" thay cho "xử lý đơn đặt hàng của khách hàng" và "đóng gói đơn đặt hàng của khách hàng".

Từ kích hoạt là những từ bắt đầu một hành động hoặc quá trình. Những từ ngữ này ngắn gọn nhưng có thể đi thẳng vào vấn đề, không giống như các câu đầy đủ. Việc sử dụng các câu đầy đủ sẽ chiếm nhiều không gian hơn trên biểu đồ của bạn và khiến người dùng trở nên khó hiểu.

Nguồn: Fabric

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88