Đánh giá 6 nền tảng làm việc số hợp nhất dành cho doanh nghiệp SME

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc áp dụng công nghệ vào quản lý và vận hành doanh nghiệp đã trở thành xu hướng không thể phủ nhận. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), việc áp dụng nền tảng làm việc số hợp nhất đã trở thành một giải pháp thông minh, giúp họ nâng cao hiệu suất làm việc, quản lý tài nguyên một cách hiệu quả, và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Nhìn chung, nền tảng làm việc số hợp nhất đang nắm giữ khả năng thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp SME.

Nền tảng làm việc số hợp nhất là gì?

Nền tảng làm việc số hợp nhất là một hệ thống tích hợp các công cụ, ứng dụng và quy trình kinh doanh vào một nền tảng duy nhất. Mục tiêu của nền tảng này là tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt, giúp các thành viên trong tổ chức có thể tương tác, chia sẻ thông tin, làm việc chung và quản lý dự án một cách hiệu quả. Nền tảng làm việc số hợp nhất thường tích hợp các công cụ như hội thoại trực tiếp, chia sẻ tài liệu, quản lý dự án, lên lịch làm việc, và nhiều tính năng khác, tạo nên một môi trường làm việc tích hợp và tối ưu hóa các quy trình công việc. Điều này giúp tăng cường sự đồng thuận, tăng cường hiệu suất làm việc, và cải thiện khả năng quản lý của tổ chức.

Lợi ích của nền tảng làm việc số hợp nhất

Nền tảng làm việc số hợp nhất mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), bao gồm:

• Tích hợp quy trình làm việc: Nền tảng làm việc số hợp nhất cho phép tổ chức tích hợp các quy trình làm việc khác nhau vào một nền tảng duy nhất. Điều này giúp tối ưu hóa các quy trình và loại bỏ sự tách rời giữa các ứng dụng và công cụ, tạo điều kiện cho làm việc hiệu quả hơn.
• Tăng cường tương tác và giao tiếp: Nền tảng làm việc số hợp nhất cung cấp các công cụ giao tiếp trực tiếp như tin nhắn, cuộc họp video, chia sẻ tài liệu, tạo điều kiện cho việc tương tác nhanh chóng và thuận lợi giữa các thành viên trong tổ chức.
• Cải thiện quản lý dự án: Nền tảng này hỗ trợ việc quản lý dự án từ việc gán công việc, theo dõi tiến độ, lên lịch làm việc đến chia sẻ thông tin và báo cáo. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án được triển khai đúng hạn, theo đúng kế hoạch và tối ưu hóa sự cộng tác giữa các thành viên trong dự án.
• Tiết kiệm thời gian và tài nguyên: Nhờ tích hợp các công cụ và quy trình, nền tảng làm việc số hợp nhất giúp giảm thiểu thời gian và công sức phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tiết kiệm tài nguyên.
• Dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin: Thông tin và tài liệu có thể được lưu trữ và chia sẻ một cách dễ dàng trên nền tảng này, giúp các thành viên trong tổ chức dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin cần thiết.
• Tăng cường tính linh hoạt: Nền tảng làm việc số hợp nhất cho phép làm việc từ xa, cung cấp khả năng truy cập thông tin từ mọi nơi và thiết bị. Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt trong tổ chức và hỗ trợ mô hình làm việc linh hoạt.
• Tăng cường động viên và đồng thuận: Việc chia sẻ thông tin, công việc và kết quả làm việc trên cùng một nền tảng làm việc tạo ra sự đồng thuận và động viên trong tổ chức, thúc đẩy sự hợp tác và sáng tạo.

Các tính năng quan trọng cần có của một nền tảng làm việc số hợp nhất

Tích hợp ứng dụng và công cụ: Nền tảng làm việc số hợp nhất cho phép tích hợp và kết nối các ứng dụng và công cụ khác nhau mà doanh nghiệp sử dụng. Điều này giúp người dùng truy cập một nơi để làm việc mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.

• Giao tiếp và tương tác: Nền tảng này cung cấp các công cụ giao tiếp như tin nhắn, cuộc họp video, chia sẻ tài liệu, giúp người dùng tương tác và làm việc cùng nhau dễ dàng, bất kể khoảng cách địa lý.
• Quản lý dự án: Tính năng quản lý dự án cho phép gán công việc, theo dõi tiến độ, lên lịch làm việc và chia sẻ thông tin. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án được triển khai đúng hạn và tối ưu hóa sự cộng tác.
• Lưu trữ và chia sẻ thông tin: Người dùng có thể lưu trữ và chia sẻ thông tin, tài liệu và dữ liệu một cách dễ dàng trên nền tảng, tạo điều kiện cho việc truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi.
• Điều chỉnh và linh hoạt: Nền tảng này cho phép làm việc từ xa, tạo điều kiện cho tính linh hoạt trong mô hình làm việc của doanh nghiệp.
• Bảo mật và kiểm soát truy cập: Tính năng quan trọng khác là khả năng quản trị viên thiết lập quyền truy cập cho từng người dùng. Điều này giúp đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và sử dụng dữ liệu số hóa.
• Giám sát và báo cáo: Nền tảng cung cấp khả năng giám sát tiến độ công việc, thống kê và tạo báo cáo về hiệu suất làm việc, giúp quản lý có cái nhìn toàn cảnh và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Hỗ trợ tương tác xã hội: Một số nền tảng cung cấp tích hợp các tính năng xã hội như bài viết, bình luận và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức.

Đánh giá một số nền tảng làm việc số hợp nhất đang phổ biến tại Việt Nam

1. Microsoft Teams

Microsoft Teams là một trong những nền tảng làm việc số hợp nhất phổ biến, cung cấp nhiều tính năng giao tiếp và quản lý dự án. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Teams:

Ưu điểm:

• Tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng Microsoft: Teams tích hợp tốt với bộ ứng dụng Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Outlook và SharePoint, giúp người dùng dễ dàng chia sẻ và làm việc trên các tài liệu.
• Giao tiếp đa dạng: Teams cung cấp tích hợp chat, cuộc họp video, cuộc gọi âm thanh và cuộc trò chuyện nhóm, giúp cải thiện tương tác và trao đổi thông tin nhanh chóng.
• Tạo kênh và quản lý dự án: Người dùng có thể tạo các kênh riêng cho từng dự án hoặc chủ đề, giúp quản lý thông tin và công việc một cách có tổ chức.
• Tích hợp ứng dụng bên ngoài: Teams hỗ trợ tích hợp các ứng dụng và dịch vụ bên ngoài như Asana, Trello, Slack, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Lưu trữ trực tuyến: Teams cung cấp lưu trữ trực tuyến thông qua OneDrive và SharePoint, cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả.

Nhược điểm:

• Phức tạp cho người dùng mới: Giao diện phong phú và nhiều tính năng có thể làm khó khăn cho người dùng mới tiếp cận và làm quen.
• Yêu cầu tài khoản Microsoft: Để sử dụng Teams, người dùng cần có tài khoản Microsoft, điều này có thể gây khó khăn đối với một số người không quen thuộc với hệ thống này.
• Yêu cầu kết nối Internet ổn định: Để sử dụng các tính năng video và cuộc họp trực tuyến, Teams đòi hỏi kết nối Internet ổn định.
• Tích hợp với các ứng dụng khác có hạn chế: Mặc dù hỗ trợ tích hợp với một số ứng dụng bên ngoài, nhưng tích hợp có thể có hạn chế về tính năng so với các nền tảng khác.

Tổng thể, Microsoft Teams là một công cụ mạnh mẽ cho việc cải thiện giao tiếp và quản lý dự án trong doanh nghiệp, tuy nhiên, việc hiểu rõ và sử dụng hiệu quả các tính năng cần có sự đầu tư thời gian và học hỏi.

2. Google Workspace

Google Workspace (trước đây là G Suite) là một bộ ứng dụng và dịch vụ làm việc cộng tác của Google, được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin, giao tiếp và làm việc nhóm. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của Google Workspace:

Ưu điểm:

• Tích hợp với Google Apps: Google Workspace tích hợp tốt với các ứng dụng của Google như Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets và Slides, tạo ra một môi trường làm việc liền mạch và có tổ chức.
• Giao tiếp và chia sẻ dễ dàng: Google Workspace cho phép chia sẻ và cộng tác trực tiếp trên tài liệu, bảng tính và slide mà không cần phải tạo nhiều phiên bản.
• Lưu trữ trực tuyến: Google Drive cung cấp lưu trữ trực tuyến với khả năng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.
• Gmail: Gmail của Google Workspace cung cấp giao diện người dùng thân thiện và khả năng tùy chỉnh cao, cũng như cung cấp tích hợp nhiều tính năng bảo mật.
• Tích hợp ứng dụng bên ngoài: Google Workspace hỗ trợ tích hợp nhiều ứng dụng và dịch vụ bên ngoài, tạo sự linh hoạt trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc.

Nhược điểm:

• Hạn chế tích hợp với các ứng dụng Microsoft: Mặc dù có tích hợp với một số ứng dụng Microsoft, nhưng khả năng tương tác và tích hợp có thể hạn chế so với các nền tảng khác.
• Có thể khó hiểu đối với người dùng mới: Giao diện của một số ứng dụng Google có thể làm khó khăn cho người dùng mới hoặc những người không quen thuộc với môi trường này.
• Yêu cầu tài khoản Google: Tương tự như Microsoft Teams, để sử dụng Google Workspace, người dùng cần có tài khoản Google.
• Dễ bị phân tán: Vì có nhiều tính năng và ứng dụng, người dùng có thể dễ dàng bị phân tán và không tập trung vào công việc chính.

Tổng thể, Google Workspace là một giải pháp hữu ích để tăng cường giao tiếp và cộng tác trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, người dùng cần phải quen thuộc với các ứng dụng và tính năng của Google để tận dụng tốt nhất từ nền tảng này.

3. Slack

Slack là một nền tảng trò chuyện cộng tác được thiết kế để hỗ trợ việc giao tiếp và làm việc nhóm trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của Slack:

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Slack có giao diện trực quan và thân thiện với người dùng, giúp họ dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác trong các kênh và cuộc trò chuyện.
• Tích hợp nhiều ứng dụng: Slack cho phép tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau như Google Drive, Trello, Dropbox, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Tích hợp hồ sơ công việc: Người dùng có thể tạo hồ sơ công việc và tác vụ trực tiếp trong Slack, giúp tăng cường quản lý và theo dõi công việc.
• Thông báo và thông tin trong thời gian thực: Slack cung cấp thông báo trong thời gian thực và các kênh trò chuyện, giúp người dùng nắm bắt thông tin mới một cách nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Thư rác thông điệp: Do tính năng thông báo thời gian thực, Slack có thể dẫn đến hiện tượng thư rác thông điệp khi người dùng thường xuyên nhận được nhiều thông báo.
• Phụ thuộc vào kết nối Internet: Slack yêu cầu kết nối Internet ổn định để hoạt động hiệu quả, gây khó khăn khi làm việc ngoài môi trường có mạng không ổn định.
• Dễ tạo ra quá nhiều kênh: Người dùng có thể dễ dàng tạo ra quá nhiều kênh trò chuyện, dẫn đến việc phân tán thông tin và làm khó khăn trong việc quản lý.
• Tích hợp đắt đỏ: Một số tích hợp ứng dụng và tính năng cao cấp của Slack có thể đắt đỏ và tăng chi phí sử dụng.

Tổng thể, Slack là một công cụ mạnh mẽ để cải thiện giao tiếp và cộng tác trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, người dùng cần xem xét cẩn thận về việc sử dụng và quản lý các kênh trò chuyện để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

4. Asana

Asana là một nền tảng quản lý công việc và dự án, giúp các doanh nghiệp tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và cộng tác hiệu quả. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của Asana:

Ưu điểm:

• Giao diện trực quan và thân thiện: Asana có giao diện dễ sử dụng và trực quan, giúp người dùng dễ dàng tạo và quản lý các công việc và dự án.
• Quản lý dự án và công việc: Asana cho phép tạo các dự án, tác vụ và nhiệm vụ, sau đó gán chúng cho các thành viên trong nhóm. Điều này giúp theo dõi tiến độ và ưu tiên hóa công việc.
• Lên kế hoạch và lên lịch công việc: Asana cho phép tạo lịch làm việc, xác định thời hạn và ưu tiên các công việc, giúp tối ưu hóa thời gian và tài nguyên.
• Tích hợp và mở rộng: Asana tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau như Slack, Google Drive, Dropbox, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.

Nhược điểm:

• Phức tạp cho những người mới sử dụng: Mặc dù giao diện trực quan, Asana có thể cảm thấy phức tạp đối với người mới bắt đầu sử dụng, đặc biệt khi quản lý các dự án phức tạp.
• Cần thời gian để đào sâu: Để tận dụng hết tính năng của Asana, người dùng cần dành thời gian để tìm hiểu và đào sâu vào cách sử dụng nền tảng này.
• Giới hạn trong phiên bản miễn phí: Phiên bản miễn phí của Asana có giới hạn về số lượng thành viên và tính năng, cần nâng cấp để truy cập các tính năng cao cấp.
• Không phải là công cụ toàn diện cho tất cả mọi người: Mặc dù Asana rất mạnh mẽ, nó có thể không phù hợp cho tất cả loại công việc và doanh nghiệp.

Tổng thể, Asana là một công cụ quản lý công việc và dự án mạnh mẽ, nhưng người dùng cần dành thời gian để tìm hiểu và tận dụng hết tính năng của nó.

5. Trello

Trello là một công cụ quản lý công việc và dự án dựa trên hình ảnh thẻ trên bảng, giúp người dùng theo dõi và tổ chức công việc một cách trực quan. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của Trello:

Ưu điểm:

• Giao diện đơn giản và thân thiện: Trello có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và trực quan, giúp người dùng dễ dàng tạo và quản lý các thẻ công việc và bảng.
• Quản lý linh hoạt: Trello cho phép tạo các thẻ công việc và kéo thả chúng trên các bảng khác nhau để tổ chức công việc theo cách phù hợp với người dùng.
• Theo dõi tiến độ công việc: Trello cung cấp tính năng kết hợp thẻ với các danh sách công việc để theo dõi tiến độ và ưu tiên hóa công việc.
• Tích hợp với ứng dụng và dịch vụ khác: Trello tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác như Google Drive, Dropbox, Slack, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.

Nhược điểm:

• Giới hạn trong quản lý dự án lớn: Dù thích hợp cho công việc cá nhân hoặc dự án nhỏ, Trello có thể không hiệu quả cho việc quản lý các dự án lớn và phức tạp.
• Thiếu tính năng cao cấp trong phiên bản miễn phí: Phiên bản miễn phí của Trello có giới hạn về số lượng thẻ, tùy chỉnh và tính năng, cần nâng cấp để truy cập các tính năng cao cấp.
• Không thích hợp cho quy trình công việc phức tạp: Dù linh hoạt, Trello có thể không đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp có quy trình công việc phức tạp và chi tiết.
• Hiển thị giới hạn: Dù có giao diện trực quan, Trello có thể trở nên rối mắt và khó theo dõi khi có quá nhiều thẻ và bảng.

Tổng thể, Trello là một công cụ quản lý công việc đơn giản và trực quan, phù hợp cho các dự án nhỏ và công việc cá nhân. Tuy nhiên, nó có thể không thích hợp cho các doanh nghiệp có quy trình làm việc phức tạp và cần nhiều tính năng cao cấp.

6. Lark Suite

Lark Suite là nền tảng làm việc số hợp nhất, bao gồm tất cả các tính năng từ cơ bản đến nâng cao, phục vụ đa dạng các nhu cầu trong doanh nghiệp như nhắn tin, họp, lên lịch, lưu trữ, quản lý công việc,... Lark Suite phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hiệu suất và gia tăng tính liền mạch trong giao tiếp, phối hợp giữa các nhân sự, phòng ban trong doanh nghiệp. Cùng điểm qua những ưu, nhược điểm của Lark Suite trong phần dưới đây:

Ưu điểm:

• Tính toàn diện cao: Lark Suite cung cấp nhiều ứng dụng như Messenger, Docs, Meeting, Calendar, Base, Wiki,... giúp tạo môi trường làm việc liền mạch và tinh gọn.
• Dễ dàng tiếp cận, triển khai và tùy biến: Lark Suite cung cấp các công cụ no-code, dễ dàng sử dụng và không đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về công nghệ; giao diện UX/UI đẹp mắt, thân thiện và sử dụng mượt mà trên mọi thiết bị.
• Hệ sinh thái mở: Cá nhân hay tổ chức có thể tích hợp và đồng bộ dữ liệu từ các ứng dụng, nền tảng thứ ba vào Lark Suite khi có nhu cầu.
• Hạ tầng công nghệ mạnh mẽ: Lark Suite là một nền tảng đám mây hoàn chỉnh và được xây dựng trên cơ sở hạ tầng công nghệ mạnh mẽ, đảm bảo tính ổn định và sẵn sàng hoạt động mọi lúc, mọi nơi.
• Tiết kiệm chi phí: Các tính năng của Lark Suite đa dạng, giúp giải quyết hầu hết mọi nhu cầu từ cơ bản đến nâng cao của doanh nghiệp, với mức chi phí chỉ bằng 50% so với tổng chi phí đầu tư vào các ứng dụng khác có cùng loại chức năng.
• Bảo mật cao: Lark Suite tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế như ISO 27001, GDPR, CCPA, giúp đảm bảo an toàn cho dữ liệu doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Còn mới trên thị trường: So với các ứng dụng và nền tảng làm việc số khác đã tồn tại từ lâu trên thị trường, Lark Suite vẫn là cái tên còn mới và đang trong giai đoạn phát triển & hoàn thiện. Bởi vậy, Lark Suite chưa thể có lượng người dùng đủ lớn như Microsoft Teams hay Google Workspace.
• Cần thời gian để thích nghi: Vì là cái tên còn mới nên Lark Suite cũng cần thời gian để tiếp cận và trở nên quen thuộc với người dùng. Ngược lại, các doanh nghiệp cũng cần thời gian để tìm hiểu, làm quen, chuyển đổi và thích nghi với các tính năng và chức năng trong Lark Suite. 

Tổng kết lại, trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và thay đổi nhanh chóng, việc sử dụng nền tảng làm việc số hợp nhất là một bước quan trọng để đẩy mạnh chuyển đổi số cho doanh nghiệp SME. Với tính linh hoạt, tích hợp ứng dụng đa dạng và khả năng tương tác tốt, nền tảng này mang lại nhiều ưu điểm quan trọng cho việc quản lý dự án, giao tiếp và làm việc hiệu quả.